soft Xpansion logo

Меnu

SharePoint Automatyzacja – Workflow i Obieg Dokumentów

Wykorzystaj pełny potencjał platformy SharePoint Microsoft dzięki softXspace365. Automatyzuj workflow SharePoint, zarządzaj obiegiem dokumentów i buduj rozwiązania DMS bez programowania. Zintegrowane środowisko Microsoft 365 dla nowoczesnych firm.

Skontaktuj się Umów demo
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Platforma SharePoint w Twojej Firmie

DMS na SharePoint – Profesjonalne Zarządzanie Dokumentami

Platforma SharePoint to fundament cyfrowego środowiska pracy w Microsoft 365. Jednak sam SharePoint to dopiero początek – prawdziwa wartość pojawia się, gdy dodasz do niego automatyzację procesów biznesowych i profesjonalne zarządzanie dokumentami. 

softXspace365 rozszerza natywne możliwości SharePoint Microsoft o zaawansowane funkcje DMS: elektroniczny obieg dokumentów, workflow zatwierdzania, podpis elektroniczny i archiwizację. Wszystko to bez konieczności pisania kodu – w modelu low-code/no-code. 

Dzięki aplikacji SharePoint od softXspace365 Twój zespół zyskuje:

  • Intuicyjny interfejs do zarządzania dokumentami
  • Automatyczne workflow i powiadomienia
  • Pełną integrację z Teams, Outlook i Power Platform
  • Zgodność z RODO i regulacjami branżowymi

Aplikacja SharePoint + softXspace365 dla Biznesu

Aplikacja SharePoint + softXspace365 dla Biznesu

Aplikacja SharePoint + softXspace365 to gotowe rozwiązanie biznesowe, które instalujesz w swoim środowisku Microsoft 365 w kilka minut. Nie musisz budować od zera – otrzymujesz sprawdzone procesy obiegu dokumentów, które możesz dostosować do specyfiki swojej organizacji.

W przeciwieństwie do typowych rozwiązań opartych na listach SharePoint, nasza aplikacja softXspace365 oferuje profesjonalny interfejs użytkownika, zaawansowane wyszukiwanie i pełną historię zmian każdego dokumentu.

Workflow SharePoint – Automatyzacja Procesów Dokumentowych

Workflow SharePoint – Automatyzacja Procesów Dokumentowych

Workflow SharePoint w softXspace365 to coś więcej niż proste przepływy zatwierdzania. To kompleksowy system automatyzacji procesów biznesowych, który obsługuje nawet najbardziej złożone scenariusze. 

Dzięki integracji z Power Automate możesz tworzyć workflow, które:

  • Automatycznie kierują dokumenty do odpowiednich osób
  • Eskalują sprawy po przekroczeniu terminów
  • Wysyłają powiadomienia przez Teams i e-mail
  • Generują raporty i zestawienia
  • Archiwizują dokumenty po zakończeniu procesu

Wszystkie workflow są w pełni konfigurowalne – bez pisania kodu. Użyj gotowych szablonów lub zbuduj własne procesy dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.

Funkcji workflow dla Każdej Branży

  • Obieg faktur

    Automatyczny obieg faktur od wpływu do zapłaty. Skanowanie, OCR, weryfikacja, akceptacja wielopoziomowa i integracja z systemem finansowo-księgowym

  • Obieg umów

    Zarządzanie cyklem życia umów: od draftu, przez negocjacje i zatwierdzenia, po podpis elektroniczny i archiwizację. Pełna kontrola wersji i historia zmian.

  • Wnioski pracownicze

    Elektroniczne wnioski urlopowe, delegacje, szkolenia i zakupy. Workflow zatwierdzania z automatyczną walidacją limitów i powiadomieniami dla przełożonych.

  • Korespondencja

    Rejestracja i obieg pism przychodzących i wychodzących. Automatyczne przypisywanie do spraw, śledzenie terminów i generowanie raportów.

SharePoint a OneDrive – Kiedy Używać Którego Narzędzia?

SharePoint a OneDrive – Kiedy Używać Którego Narzędzia?

Wielu użytkowników Microsoft 365 zastanawia się nad różnicą między SharePoint a OneDrive. Oba narzędzia służą do przechowywania plików, ale mają różne zastosowania: 

  • OneDrive to osobista przestrzeń dyskowa – idealna do prywatnych dokumentów i plików roboczych, nad którymi pracujesz samodzielnie.
  • SharePoint to platforma do współpracy zespołowej – tu przechowujesz dokumenty firmowe, które wymagają wspólnej pracy, wersjonowania i zarządzania uprawnieniami. 

softXspace365 działa na SharePoint, ponieważ procesy biznesowe wymagają współdzielenia dokumentów, workflow zatwierdzania i kontroli dostępu – funkcji niedostępnych w OneDrive.

SharePoint OneDrive – Synchronizacja i Dostęp Offline

SharePoint OneDrive – Synchronizacja i Dostęp Offline

Integracja SharePoint OneDrive pozwala na synchronizację bibliotek dokumentów z lokalnym dyskiem. Dzięki temu możesz pracować nad dokumentami nawet bez dostępu do internetu – zmiany zostaną zsynchronizowane automatycznie po połączeniu.

softXspace365 w pełni wspiera tę funkcjonalność. Dokumenty z systemu DMS są dostępne zarówno przez przeglądarkę, aplikację Teams, jak i zsynchronizowany folder na dysku lokalnym.

DMS na SharePoint – Profesjonalne Zarządzanie Dokumentami

DMS na SharePoint – Profesjonalne Zarządzanie Dokumentami

DMS na SharePoint to odpowiedź na potrzeby firm, które chcą wykorzystać istniejącą infrastrukturę Microsoft 365 do profesjonalnego zarządzania dokumentami.

Sam SharePoint oferuje podstawowe funkcje przechowywania plików, ale brakuje mu kluczowych możliwości DMS: 

  • Zaawansowane metadane i klasyfikacja dokumentów
  • Automatyczny obieg dokumentów z workflow
  • Elektroniczny podpis i weryfikacja
  • Retencja i archiwizacja zgodna z przepisami
  • Pełna ścieżka audytu i historia zmian

softXspace365 wypełnia te luki, przekształcając SharePoint w pełnoprawny system DMS klasy enterprise. Nie tracisz inwestycji w licencje Microsoft – budujesz na tym, co już masz.

Integracje SharePoint z Ekosystemem Microsoft 365

Teams SharePoint – Dokumenty w Centrum Współpracy

Teams SharePoint – Dokumenty w Centrum Współpracy

Integracja Teams SharePoint oznacza, że każdy zespół w Microsoft Teams ma automatycznie przypisaną witrynę SharePoint. softXspace365 wykorzystuje tę architekturę, umożliwiając:

  • Dostęp do dokumentów DMS bezpośrednio z aplikacji Teams
  • Powiadomienia o zadaniach workflow w kanałach Teams
  • Podpisywanie dokumentów bez opuszczania Teams
  • Współedycję dokumentów z poziomu czatu

To naturalne środowisko pracy – Twój zespół nie musi się uczyć nowego interfejsu.

Power BI SharePoint – Analityka Dokumentów

Power BI SharePoint – Analityka Dokumentów

Połączenie Power BI SharePoint otwiera drogę do zaawansowanej analityki dokumentów. softXspace365 udostępnia dane o obiegu dokumentów do Power BI, umożliwiając:

  • Dashboardy pokazujące status procesów w czasie rzeczywistym 
  • Analizę wydajności workflow i identyfikację wąskich gardeł
  • Raporty zgodności i audytu 
  • Trendy w ilości i typach dokumentów

Zarząd i menedżerowie otrzymują pełny wgląd w procesy dokumentowe bez konieczności przeszukiwania systemu.

Excel SharePoint Integration – Dane i Raporty w Czasie Rzeczywistym

Excel SharePoint Integration – Dane i Raporty w Czasie Rzeczywistym

Excel SharePoint Integration w softXspace365 to dwukierunkowa integracja, która łączy moc arkuszy kalkulacyjnych z centralnym repozytorium dokumentów. 

Możliwości integracji Excel z SharePoint:

  • Współedycja w czasie rzeczywistym – wiele osób pracuje
    jednocześnie nad tym samym arkuszem
  • Automatyczne zapisywanie – każda zmiana jest natychmiast
    zapisywana w SharePoint
  • Historia wersji – pełny dostęp do poprzednich wersji pliku
  • Kontrola dostępu – granularne uprawnienia na poziomie pliku,
    folderu lub biblioteki
  • Linki do danych – połączenie arkusza z listami SharePoint
    jako źródłem danych 

softXspace365 rozszerza te możliwości o automatyczne generowanie raportów Excel na podstawie danych z obiegu dokumentów.

Najczęściej Zadawane Pytania o SharePoint

SharePoint to platforma Microsoft do współpracy, zarządzania treścią i tworzenia witryn intranetowych. W ekosystemie Microsoft 365 SharePoint służy jako centralne repozytorium dokumentów firmowych, baza wiedzy organizacji i fundament dla aplikacji biznesowych.

SharePoint Microsoft oferuje:

  • Biblioteki dokumentów z wersjonowaniem
  • Witryny zespołowe i komunikacyjne
  • Listy do śledzenia danych strukturalnych
  • Integrację z Teams, OneDrive i Office
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe

softXspace365 rozszerza te możliwości o profesjonalne funkcje DMS i automatyzację procesów biznesowych.

SharePoint a OneDrive to dwa uzupełniające się narzędzia w Microsoft 365:

OneDrive:

  • Osobista przestrzeń dyskowa użytkownika
  • Pliki prywatne i robocze dokumenty
  • Synchronizacja z urządzeniami
  • Limit 1 TB na użytkownika (standardowo)

SharePoint:

  • Współdzielone repozytorium zespołowe
  • Dokumenty firmowe i projekty
  • Workflow i automatyzacja
  • Zaawansowane uprawnienia

W praktyce OneDrive to "Moje dokumenty", a SharePoint to "Dokumenty firmowe". softXspace365 działa na SharePoint, ponieważ procesy biznesowe wymagają współdzielenia i kontroli dostępu.

Workflow SharePoint można utworzyć na kilka sposobów:

Power Automate (zalecane):

  • Otwórz bibliotekę dokumentów w SharePoint
  • Kliknij "Automate" → "Create a flow"
  • Wybierz szablon lub utwórz od zera
  • Zdefiniuj wyzwalacz (np. "gdy dodano plik")
  • Dodaj akcje (zatwierdzenie, powiadomienie, kopiowanie)
  • Przetestuj i aktywuj

softXspace365 (dla zaawansowanych procesów): 

  • softXspace365 oferuje gotowe szablony workflow biznesowych – obieg faktur, umów, wniosków – które konfigurujesz bez pisania kodu. Wystarczy określić ścieżki zatwierdzania, warunki i terminy.
  • Nasze workflow obsługują scenariusze niedostępne w standardowym Power Automate: wielopoziomowe zatwierdzenia, eskalacje, podpisy elektroniczne i archiwizację.

Tak, softXspace365 instaluje się w Twoim istniejącym środowisku Microsoft 365 i SharePoint. Nie musisz migrować danych ani zmieniać infrastruktury. 

Proces wdrożenia:

  • Instalacja aplikacji w centrum administracyjnym Microsoft 365
  • Konfiguracja bibliotek dokumentów i metadanych
  • Ustawienie workflow i uprawnień
  • Szkolenie użytkowników

Twoje obecne pliki w SharePoint pozostają na miejscu – softXspace365 dodaje warstwę zarządzania i automatyzacji.

Koszt wdrożenia DMS na SharePoint z softXspace365 zależy od:

  • Liczby użytkowników
  • Wybranych modułów (obieg dokumentów, umowy, faktury)
  • Zakresu integracji z innymi systemami
  • Potrzeb szkoleniowych i wsparcia

Zaletą rozwiązania opartego na SharePoint jest wykorzystanie istniejących licencji Microsoft 365 – nie płacisz za dodatkową infrastrukturę ani hosting. 

Skontaktuj się z nami po indywidualną wycenę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Automatyzuj SharePoint z softXspace365

Automatyzuj SharePoint z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak softXspace365 przekształca SharePoint Microsoft w profesjonalny system DMS z workflow. Nasi eksperci pokażą Ci system w działaniu, odpowiedzą na pytania i pomogą zaplanować wdrożenie dostosowane do Twoich potrzeb

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami