Automatyzacja HR w firmie: e-teczki, wnioski urlopowe, delegacje i onboarding
Wnioski urlopowe krążą mailem, zaświadczenie czeka kilka dni, akta osobowe leżą w segregatorach, a nowy pracownik przez pierwszy tydzień czeka na konto i sprzęt. System HR przenosi te sprawy w jedno miejsce, a automatyzacja HR odciąża dział kadr: pracownik składa wniosek w kilka kliknięć, kierownik zatwierdza go z telefonu, a dokumenty trafiają do elektronicznych akt osobowych z dostępem według uprawnień. Firmy pracujące w Microsoft 365 prowadzą wnioski urlopowe i delegacje w Teams oraz e-teczki pracowników w SharePoint z softXspace365. Duże organizacje, sieci handlowe, produkcja, banki i administracja przenoszą zarządzanie procesami HR i procesami kadrowymi na platformę softXspace z softXspace.HR: portal pracownika, rekrutacja i onboarding, ocena KPI, aplikacje mobilne i kwalifikowany podpis elektroniczny.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest system HR?
System HR (system kadrowy, aplikacja HR, platforma HR) to oprogramowanie wspierające dział HR w zarządzaniu pracownikami: od rekrutacji i onboardingu, przez elektroniczne akta osobowe, obieg wniosków i ewidencję czasu pracy, po offboarding. System HR dla firm centralizuje dokumentację pracowniczą i automatyzuje elektroniczne procesy kadrowe.
W firmach pracujących w Microsoft 365 część spraw kadrowych, czyli wnioski urlopowe, delegacje i akta osobowe, obsługuje softXspace365 w Teams i SharePoint, bez osobnej aplikacji. Cały proces HR (zatrudnienie, urlop, ocena, rozstanie) w jednym środowisku daje softXspace.HR na platformie softXspace. Aplikacja do zarządzania pracownikami działa w przeglądarce, w Teams i na telefonie, a portal pracownika HR (samoobsługa kadrowa) może być częścią portalu firmowego (intranetu). To także wielojęzyczny system HR: interfejs platformy softXspace działa po polsku, angielsku, ukraińsku i niemiecku.
Elektroniczne Akta Osobowe w SharePoint
Elektroniczne akta osobowe (teczka pracownika, e-teczka, dokumentacja pracownicza cyfrowa) to rewolucja w zarządzaniu dokumentami kadrowymi. Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 2019 r. pracodawca może prowadzić akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej – z zachowaniem struktury cztery części (A, B, C, D) i okresu retencji 10 lat.
Teczka pracownika w SharePoint to bezpieczne repozytorium z kontrolą uprawnień na poziomie dokumentu, wersjonowaniem i pełnotekstowym wyszukiwaniem. Digitalizacja dokumentów z OCR pozwala zmigrować papierowe archiwum HR do chmury w kilka tygodni. Dostęp do akt – tylko dla uprawnionych kadrowców, audit log zapisuje każde otwarcie dokumentu (gotowość na kontrole RODO).
Co Zawierają Elektroniczne Akta Osobowe
Cztery części akt osobowych zgodnie z polskim Kodeksem Pracy, prowadzone elektronicznie w SharePoint (softXspace365) albo na platformie softXspace.
-
Część A – Dokumenty rekrutacyjne
CV, list motywacyjny, świadectwa, dyplomy, referencje. Wszystko z etapu rekrutacji, przed nawiązaniem stosunku pracy.
-
Część B – Stosunek pracy
Umowa o pracę, aneksy, zakresy obowiązków, dokumenty awansowe, ocena okresowa. Rdzeń teczki pracownika.
-
Część C – Rozwiązanie umowy
Wypowiedzenie, porozumienie, świadectwo pracy, rozliczenia końcowe. Dokumenty z offboardingu.
-
Część D – Kary porządkowe
Upomnienia, nagany, kary pieniężne. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis usuwa się z akt (art. 113 Kodeksu pracy).
Obieg wniosków urlopowych i delegacji w Teams
Obieg wniosków urlopowych i delegacji (zarządzanie urlopami, wnioski pracownicze) to najczęstszy proces HR w firmie. W softXspace365 wniosek urlopowy lub o delegację składasz w Teams w minutę, kierownik zatwierdza go z telefonu, a zarządzenie trafia automatycznie do księgowości. Cała ścieżka od złożenia do zatwierdzenia zamyka się w 1 dzień: 0 papieru, 0 błędów.
softXspace.HR na platformie softXspace dodatkowo sam liczy daty i saldo dni urlopowych, prowadzi delegację z celem, trasą i budżetem przez akceptację przełożonego i działu finansowego, pokazuje kierownikowi kalendarz nieobecności zespołu i przekazuje dane do systemu kadrowo-płacowego. Podpis elektroniczny potwierdza decyzję. Wnioski urlopowe, chorobowe, delegacje i sprzęt w jednym portalu.
Onboarding i Offboarding Pracownika
Onboarding pracownika (proces wdrożenia) i offboarding pracownika (offboarding system, rozwiązanie umowy) to dwa kluczowe punkty cyklu życia pracownika. Na platformie softXspace moduł softXspace.HR automatyzuje oba procesy, skraca czas HR o 60-70% i eliminuje błędy ręczne.
Onboarding pracownika – Automatyzacja
Nowy pracownik w pierwszym dniu dostaje pakiet: konto Microsoft 365, uprawnienia do Teams i SharePoint, sprzęt (laptop, telefon), plan szkoleń – wszystko generowane automatycznie na podstawie stanowiska. Checklist IT + HR + kierownik przebiega równolegle, bez e-mailowego pingu.
Offboarding pracownika – Checklist
Offboarding system automatyzuje odebranie uprawnień, zwrot sprzętu, przekazanie obowiązków i wygenerowanie świadectwa pracy. Zamiast checklist Excel – automatyczny workflow z terminami i powiadomieniami dla IT, HR i księgowości.
Kroki Onboardingu Nowego Pracownika
Pięć głównych etapów onboardingu zautomatyzowanych w softXspace.HR na platformie softXspace.
-
Przygotowanie pre-boarding
Kontrakt podpisany cyfrowo, e-teczka utworzona, uprawnienia zamówione. 7 dni przed rozpoczęciem pracy.
-
Dzień 1 – Powitanie w Teams
Konto Microsoft 365 aktywne, kanał Teams z mentorem, pakiet welcome. Pracownik w biurze lub zdalnie – proces identyczny.
-
Szkolenia produktowe
Plan szkoleń automatyczny na podstawie stanowiska. Szkolenia Microsoft 365, szkolenia Microsoft Office i compliance – w LMS.
-
Zadania 30/60/90 dni
Kierownik widzi postęp adaptacji w dashboardzie. Check-iny automatyczne, ankieta satysfakcji.
-
Ocena próby
Automatyczne przypomnienie o końcu okresu próbnego. Formularz oceny, decyzja o przedłużeniu – cyfrowo.
Portal Pracownika – Samoobsługa
Portal pracownika (samoobsługa pracownicza, portal usługowy HR) to centralne miejsce, gdzie pracownik załatwia wszystkie sprawy kadrowe. Zamiast mailować do HR – loguje się w Teams, klika "Wniosek urlopowy" lub "Zaświadczenie o zatrudnieniu" i otrzymuje dokument automatycznie. Dział HR odciążony o 40-60% rutynowych pytań.
Portal pracownika softXspace.HR obsługuje: wnioski urlopowe i chorobowe, delegacje, zaświadczenia, dostęp do pasków płacowych, dane osobowe (zmiana adresu, konta bankowego), benefit platform, oceny okresowe. Aplikacja do zarządzania pracownikami działa w przeglądarce i w Teams – desktop, mobile, tablet.
Funkcje Portalu Pracownika
Sześć modułów samoobsługi HR najczęściej używanych w portalu pracownika.
-
Wnioski i zgody
Urlop, chorobowy, delegacja, sprzęt, szkolenie. Zatwierdzenia z podpisem elektronicznym.
-
Paski płacowe i PIT
Dostęp do historycznych dokumentów płacowych. PIT-11 i PIT-40 do pobrania, roczne zestawienia.
-
Dane osobowe
Pracownik sam aktualizuje adres, konto bankowe, kontakt awaryjny. Bez tickets do HR.
-
Zaświadczenia automatyczne
Zaświadczenie o zatrudnieniu, o zarobkach, do banku. Generowanie w 30 sekund z podpisem kwalifikowanym.
-
Benefit platform
Multisport, prywatna opieka medyczna, karty paliwowe. Zmiana pakietu jednym kliknięciem.
-
Ocena i feedback
Oceny okresowe 360°, self-assessment, feedback bieżący. Kalibracja w zespole, plan rozwoju.
System kadrowy w chmurze i program kadrowo-płacowy
softXspace.HR nie zastępuje programu kadrowo-płacowego, tylko z nim współpracuje: dane pracowników, wnioski i dokumenty przechodzą do SAP, Comarch ERP Optima i XL, enova365, Sage Symfonia, systemów HRM/HCM oraz e-Płatnika (ZUS). System kadrowy działa w chmurze Microsoft (Azure) z SLA 99,9%, pełnym backupem i replikacją geograficzną albo na serwerach firmy.
Z Microsoft 365 łączy się przez Entra ID (dawne Azure AD), Teams służy jako kanał wniosków i komunikacji, dokumenty trafiają do SharePoint, a Power BI pokazuje dashboardy HR: rotację, absencję i koszty. Szkolenia Microsoft 365, szkolenia Office 365, szkolenia Microsoft Office i elektroniczny obieg dokumentów szkolenie dla działu HR dostarczamy w pakiecie wdrożeniowym.
Digitalizacja HR – Korzyści dla Firmy
Digitalizacja HR i cyfryzacja HR: pięć kluczowych korzyści dla firmy.
-
60-70% mniej pracy operacyjnej HR
Automatyzacja wniosków, zaświadczeń, onboardingu. Kadrowi zajmują się strategią, nie papierami.
-
Gotowość na kontrole RODO
Rejestr dostępu do akt, polityki retencji, usuwanie danych osoby skonfigurowane pod wymagania organizacji. Gotowość na audyty ISO 27001.
-
Szybszy onboarding (2 dni zamiast tygodnia)
Nowy pracownik produktywny od pierwszego dnia – konta, uprawnienia, plan szkoleń gotowe.
-
Oszczędność archiwum papierowego
Eliminacja segregatorów, szaf, archiwum zewnętrznego. 10 lat retencji w SharePoint za ułamek kosztu.
-
Dashboardy HR w Power BI
Rotacja, absencja, koszty wynagrodzeń, koszty szkoleń – Power BI w czasie rzeczywistym.
softXspace365 czy softXspace.HR: co wybrać
Firmy pracujące w Microsoft 365, które chcą uporządkować dokumenty kadrowe, zaczynają od softXspace365: wnioski urlopowe i delegacje w Teams, akceptacja kierownika z telefonu, zarządzenie automatycznie w księgowości i akta osobowe w jednym miejscu z dostępem według uprawnień.
Pełne rozwiązania dla HR to softXspace.HR na platformie softXspace, przeznaczony dla organizacji od 500 pracowników: portal pracownika, rekrutacja i onboarding, oceny KPI, trzy moduły (HR-Basis, Recruiting&Onboarding, KPI), aplikacje mobilne iOS i Android, kwalifikowany podpis elektroniczny, kreatory No-Code i integracja z systemami kadrowo-płacowymi. Wdrożenie modułu HR-Basis trwa od 1 do 4 miesięcy, pełnego pakietu od 4 do 8 miesięcy, w chmurze lub na własnej infrastrukturze. Zaufali nam liderzy sektorów agro, FMCG, bankowości i administracji publicznej.
Zakres Wdrożenia Systemu HR
Pięć etapów wdrożenia systemu HR z softXspace365 albo softXspace.HR.
-
Audyt procesów HR
Mapa obecnych procesów, punktów bólu, integracji. Definicja priorytetów i KPI cyfryzacji HR.
-
Migracja akt osobowych
Digitalizacja papierowego archiwum z OCR. Klasyfikacja dokumentów AI, import do SharePoint z uprawnieniami.
-
Konfiguracja workflow HR
Wnioski urlopowe, onboarding, offboarding, ocena okresowa. Integracja z systemem kadrowo-płacowym.
-
Portal pracownika i Teams
Publikacja portalu, aplikacja Teams, szkolenia dla HR i pracowników. Rollout etapami – pilot, pilot2, full.
-
Szkolenia i hypercare
Warsztaty dla HR, dokumentacja, helpdesk 30 dni. Iteracje optymalizacyjne na podstawie feedback.
Zautomatyzuj wnioski i usługi HR
Uprość i zwiększ efektywność zarządzania zasobami ludzkimi – zautomatyzuj cały zakres procesów HR: rekrutację, świadectwa pracy, zatwierdzanie urlopów, zwolnienia lekarskie, podróże służbowe, organizację miejsca pracy i zmiany kadrowe. Pomożemy Ci również zorganizować łatwy dostęp do zamawiania usług HR poprzez współpracę z terminalami samoobsługowymi dla pracowników, którzy nie mają osobistego miejsca pracy. Wszystkie wnioski są automatycznie adresowane zgodnie z opracowanymi ścieżkami procesów biznesowych (tworzenie, zatwierdzanie, podpisywanie, kontrola, raportowanie i przechowywanie). Wszystko to znacznie zaoszczędzi czas zarówno specjalistom ds. HR, jak i wszystkim pracownikom firmy: pozwoli im pracować i korzystać z usług zdalnie, bez konieczności obecności wnioskodawcy, uprości wyszukiwanie i monitorowanie oraz zapewni niezawodne przechowywanie dokumentacji HR
Zarządzanie zasobami ludzkimi i szkolenie pracowników
Automatyzacja procesów onboardingu i outboardingu dla nowych pracowników: ustalanie i monitorowanie zadań na okres próbny, chatbot onboardingowy dla nowych pracowników (o firmie, opisy stanowisk, linki do zasobów informacyjnych), wypowiedzenia i protokoły podpisów. Rozwiązanie umożliwia automatyzację procesów szkoleniowych pracowników: opracowanie e-kursu, udział w szkoleniach i szkoleniach zaawansowanych, przeprowadzanie ankiet i testów. Kalendarz wydarzeń oraz integracja planów szkoleniowych z kalendarzami osobistymi i firmowymi pozwoli efektywnie zaplanować czas pracy i zawsze być świadomym nadchodzących wydarzeń
Planowanie i ocena celów
Moduł planowania celów umożliwia przejrzyste i efektywne wyznaczanie celów operacyjnych i strategicznych zarówno dla firmy jak i poszczególnych działów. Każdy cel może zawierać cele cząstkowe (kaskadowe) oraz zadania z przypisaną odpowiedzialnością i monitoringiem. Menedżerowie będą mogli definiować indywidualne cele dla swoich podwładnych oraz tworzyć plany rozwoju kompetencji z późniejszym monitorowaniem realizacji celów i rozwoju pracowników
Wdrożenie rozwiązań portalowych
Portal korporacyjny to źródło ogólnodostępnych, niezbędnych i przydatnych informacji dla wszystkich pracowników organizacji, w tym dla działu personalnego lub jednostki HR. Blok HR portalu korporacyjnego zawiera informacje o karierze, ścieżkach raportowania pracowników, celach strategicznych, a wszystkie informacje na portalu prezentowane są w ustrukturyzowanej formie, co znacznie skraca czas potrzebny na ich odnalezienie. W związku z wdrożeniem portalu wzrasta poziom świadomości i szybkość rozpowszechniania informacji w zespole – każdy pracownik ma możliwość łatwego wyszukiwania współpracowników w książce telefonicznej, informacji i dokumentów na portalu. A co najważniejsze, portal korporacyjny sprzyja kształtowaniu kultury korporacyjnej w firmie
Podłącz integracje
-
Platforma softXspace
Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej
-
Linia produktów softXspace
Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami i zamówieniami. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy
-
Systemy firm trzecich
Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację
-
Serwisy chmurowe
Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel i Power BI), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar i Meet). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi i usługami weryfikacji kontrahentów.
-
Moduł skanowania i rozpoznawania
Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi
-
Produkty Microsoft
Integracja z całą infrastrukturą rozwiązań Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel i Power BI), Microsoft Entra ID oraz możliwość pełnej integracji z firmowym IT opartym na produktach Microsoft
Platforma low-code, no-code i AI dla dużych firm i administracji publicznej
- 14 gotowych modułów: dokumenty, umowy, archiwum, HR, portale
- Własne procesy i formularze bez programowania
- Raporty i dashboardy o procesach i KPI
Dokumenty, umowy, CRM i portal dla kontrahentów w Microsoft 365
- Natywnie w SharePoint i Teams
- Start w 1 dzień z Microsoft Marketplace
- Licencja per użytkownik, 30 dni za darmo
Obieg dokumentów i archiwum 3
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Automatyzacja obiegu dokumentów
Generuj dokumenty z szablonów i automatyzuj obieg dokumentów
Business
Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)
Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zautomatyzuj HR w swojej firmie
Umów prezentację: pokażemy e-teczki, wnioski urlopowe, delegacje, onboarding i portal pracownika na Twoich procesach i pomożemy wybrać między softXspace365 a softXspace.HR.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
