Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest Transformacja Cyfrowa?
Transformacja cyfrowa co to? Transformacja cyfrowa (cyfrowa transformacja) to strategiczny proces zmiany modelu biznesowego firmy przez wykorzystanie technologii cyfrowych. Obejmuje digitalizację dokumentów, automatyzację procesów, analitykę danych, chmurę i nowoczesne narzędzia pracy zespołowej.
Transformacja cyfrowa firmy to nie tylko zakup nowego oprogramowania — to zmiana kultury organizacyjnej, procesów i sposobu podejmowania decyzji. Digitalizacja biznesu jest jednym z filarów tej transformacji, ale nie wyczerpuje jej istoty. Nowoczesna transformacja cyfrowa co to jest w praktyce? To ekosystem integracji danych, ludzi i procesów w jednej platformie — dla średnich i dużych firm standardem jest Microsoft 365 z softXspace365.
Cztery Filary Transformacji Cyfrowej
Profesjonalna transformacja cyfrowa firmy obejmuje cztery obszary — każdy wymaga dedykowanej strategii i narzędzi.
-
Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów z OCR i AI — przejście z papieru na elektroniczne archiwum przeszukiwalne w Microsoft 365.
-
Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów biznesowych z Power Automate — workflow akceptacji, obieg dokumentów i faktur, integracje z ERP.
-
Analityka i BI
Power BI i analityka biznesowa — dashboardy dla zarządu, decyzje oparte na danych, prognozy AI.
-
Współpraca zespołowa
Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive — cyfrowa przestrzeń pracy hybrydowej z jednym logowaniem i bezpieczeństwem korporacyjnym.
Cyfrowa Transformacja Procesów
Cyfrowa transformacja procesów to kluczowy etap wdrożenia. Obejmuje analizę procesów AS-IS (jak jest), projektowanie TO-BE (jak powinno być) oraz migrację do cyfrowych narzędzi. Cyfryzacja obiegu dokumentów jest zwykle pierwszym krokiem — szybki zwrot z inwestycji i widoczne efekty w 2-3 miesiące.
Typowe procesy do digitalizacji w firmie: obieg faktur KSeF, akceptacje umów (CLM), wnioski HR, raportowanie projektów. Wszystko jako workflow Power Automate z dashboardami Power BI — widzialne w kanałach Microsoft Teams.
Procesy do Cyfryzacji w Firmie
Pięć najczęstszych procesów, które firmy digitalizują w ramach transformacji cyfrowej.
-
Obieg dokumentów
Papierowe archiwum i maile → elektroniczny obieg dokumentów w SharePoint z workflow akceptacji, wersjonowaniem i audit trail.
-
Obieg faktur (KSeF)
Faktury papierowe → KSeF + OCR: automatyczny odczyt, walidacja i routing do księgowości.
-
Zarządzanie umowami (CLM)
Word w szufladach → rejestr umów z cyklem życia, podpisem elektronicznym i alertami terminowymi.
-
Procesy HR
Papierowe wnioski urlopowe → workflow w Teams z integracją kalendarza i systemu kadrowo-płacowego.
-
Raportowanie zarządu
Excel-e przesyłane mailem → real-time dashboardy Power BI z automatycznym odświeżaniem i alertami KPI.
Narzędzia do Transformacji Cyfrowej
Skuteczna transformacja cyfrowa wymaga ekosystemu narzędzi — nie jednego produktu. Dla firm średnich i dużych w Polsce standardem jest Microsoft 365 (platforma + Office online + Teams), rozszerzony o Power Platform (Automate, Apps, BI) oraz dedykowane moduły DMS/CLM/OCR.
Kluczowe zalety ekosystemu Microsoft: jedno logowanie (Entra ID), jedna subskrypcja, natywne integracje, certyfikacje bezpieczeństwa (ISO 27001, RODO), globalny support, aktualizacje bez przerw. Zamiast łączyć 5-10 osobnych systemów — jedna platforma z rozszerzeniami jak softXspace365.
Stack Narzędzi Transformacji Cyfrowej
Kompletny ekosystem narzędzi cyfrowej transformacji w ramach Microsoft 365 — pięć warstw platformy.
-
Cyfrowa przestrzeń pracy
Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange. Komunikacja, współpraca i pliki w jednej platformie dla pracowników biurowych i zdalnych.
-
Platforma aplikacji
Power Apps — tworzenie aplikacji biznesowych metodą low-code. Citizen developers budują aplikacje w tygodniach, nie miesiącach.
-
Silnik automatyzacji
Power Automate — workflow bez kodowania, 1000+ konektorów, RPA i AI Builder. Automatyzacja procesów biznesowych na wszystkich poziomach.
-
Platforma analityczna
Power BI + Microsoft Fabric — dashboardy, ETL, hurtownia danych, AI. Analityka dla wszystkich ról od analityka po CEO.
-
DMS i branżowe moduły
softXspace365 — gotowe moduły DMS, CLM, KSeF, OCR, HR. Wdrożenie w tygodniach zamiast miesięcy.
Automatyzacja jako Fundament Transformacji
Bez automatyzacji transformacja cyfrowa firmy pozostaje tylko w sferze dokumentów — zastąpieniem papieru plikami. Prawdziwa zmiana zaczyna się, gdy procesy zaczynają działać automatycznie, bez ręcznego pilnowania przez człowieka.
Automatyzacja procesów biznesowych z Power Automate i softXspace365 daje: eliminację powtarzalnych zadań (40-60% czasu biurowego), szybsze akceptacje (z tygodni do dni), mniej błędów (80% redukcja opóźnień), pełny audit trail. Typowy ROI z wdrożenia automatyzacji: 6-12 miesięcy.
Korzyści z Transformacji Cyfrowej
Sześć konkretnych efektów biznesowych udanej transformacji cyfrowej firmy.
-
Szybsze decyzje
Dashboardy real-time zamiast tygodniowych raportów w Excelu. Menedżer widzi sytuację natychmiast i reaguje od razu.
-
Redukcja kosztów
Papier, druk, archiwum fizyczne, kurierzy — zniknęły. Mniej czasu na akceptacje i pilnowanie procesów. ROI 6-12 miesięcy.
-
Praca hybrydowa
Zespoły biurowe i zdalne pracują w tym samym środowisku — dokumenty, spotkania, akceptacje dostępne z dowolnego miejsca.
-
Zgodność i audyt
RODO, ISO 27001, eIDAS, compliance sektorowe. Pełny audit trail każdego dokumentu i procesu — łatwe audyty zewnętrzne.
-
Skalowalność
Dodanie nowych pracowników, działów, procesów bez zmiany infrastruktury. Microsoft 365 skaluje się od 10 do 100 000 użytkowników.
-
Retencja i morale
Nowoczesne narzędzia przyciągają młodsze pokolenia. Mniej frustrujących procesów papierowych — wyższa satysfakcja zespołu.
Transformacja Cyfrowa z softXspace365
system transformacji cyfrowej to gotowy pakiet transformacji cyfrowej dla firm w Microsoft 365. Klient dostaje kompletny ekosystem DMS, CLM, KSeF, OCR, HR i Power BI dashboardów — natywnie zintegrowany z SharePoint i Teams, bez dodatkowej infrastruktury.
Platforma pokrywa wszystkie cztery filary transformacji: digitalizacja dokumentów, automatyzacja procesów, analityka i współpraca. Wdrożenie podstawowego pakietu: 6-10 tygodni, pełna transformacja z integracjami ERP: 3-6 miesięcy. Zaufali nam Risoil, KERNEL i inni liderzy polskiego rynku.
Od Czego Zacząć Transformację Cyfrową?
Digitalizacja firmy od czego zacząć? Najczęstsza pierwsza faza to obieg faktur KSeF (wymagana ustawowo od 2026) i elektroniczny obieg dokumentów. Szybki ROI, widoczne efekty w 2-3 miesiące, pozwala uzasadnić dalsze inwestycje.
Druga faza: CLM dla umów, automatyzacja HR, dashboardy Power BI. Trzecia faza: integracje ERP, zaawansowana analityka AI, portal klienta. Cała transformacja cyfrowa firmy średniej wielkości zajmuje 12-18 miesięcy — z wyraźnym ROI w każdej fazie.
Zakres Wdrożenia Transformacji
Pięć etapów wdrożenia transformacji cyfrowej firmy — od analizy do wsparcia powdrożeniowego.
-
Audyt i strategia
Analiza procesów AS-IS, mapowanie TO-BE, wybór priorytetów, ROI calculation. Strategia 3-fazowa z quick wins.
-
Digitalizacja archiwum
OCR i import historycznych dokumentów do Microsoft 365. Klasyfikacja AI, metadane, archiwum PDF/A.
-
Automatyzacja procesów
Power Automate workflows dla akceptacji, eskalacji, integracji. Gotowe szablony softXspace365 dla typowych procesów.
-
Analityka i dashboardy
Power BI dashboardy dla PMO, zarządu i operacji. Real-time KPI, prognozy AI, alerty anomalii.
-
Szkolenia i change management
Warsztaty dla pracowników, kierownictwa i administratorów. Change management, adoption program, helpdesk.
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij Transformację Cyfrową Firmy
Pokażemy plan transformacji cyfrowej dla Twojej firmy z quick wins w 2-3 miesiące. 30 minut z konsultantem Microsoft Partner.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
