E-faktury KSeF w Microsoft 365

Tworzenie faktury w prostym formularzu krok po kroku, automatyczna walidacja przed wysyłką oraz przekazanie do KSeF jednym kliknięciem. Status w module softXspace365 na jednym ekranie: szkic → wysyłanie → wysłano → potwierdzono.

Faktury od dostawców są automatycznie pobierane do systemu co godzinę. Bez ręcznego pobierania z portalu KSeF – księgowa po uruchomieniu aplikacji widzi wszystkie dokumenty gotowe do akceptacji.

Moduł automatycznie śledzi powiązania między fakturami zaliczkowymi a rozliczeniowymi. Koniec z dodatkowymi tabelami Excel do ręcznego śledzenia dokumentów.

Korekty tworzone są jednym kliknięciem na podstawie faktury źródłowej. Numeracja, powiązanie z dokumentem pierwotnym oraz przeliczenia kwot odbywają się automatycznie. Pełne wsparcie dla typów dokumentów KOR, KOR_ZAL i KOR_ROZ.

System automatycznie dopasowuje fakturę przychodzącą do otwartego zamówienia lub umowy w softXspace365.Contract i pokazuje sugestię wraz z poziomem pewności. Księgowa otrzymuje gotową propozycję księgowania zamiast pustej karty – godziny weryfikacji ręcznej zamieniają się w minuty.

Moduł waliduje każdą fakturę według schematu FA(3) zanim trafi do KSeF. Błędy są wykrywane wcześniej – zanim dokument zostanie odrzucony przez system państwowy.

Standardowa VAT, uproszczona UPR, zaliczkowa ZAL, rozliczeniowa ROZ, korygujące KOR / KOR_ZAL / KOR_ROZ. Każdy typ z dedykowaną sekcją pól i walidacją schematu FA(3) – jeden interfejs zamiast siedmiu formularzy.

Obsługa NIP, PESEL, unijnego numeru VAT oraz zagranicznych identyfikatorów podatkowych. Moduł rozpoznaje różnice w formatach automatycznie i mapuje dane bez potrzeby ręcznej konfiguracji.

Automatyczne obliczanie kwot netto, VAT i brutto na poziomie pozycji i podsumowań. System sam przelicza wartości po zmianie ilości lub ceny – bez korzystania z Excela.

Obsługa wszystkich 13 kodów GTU (GTU_01–GTU_13) na poziomie pozycji faktury. Wsparcie procedur podatkowych zgodnych ze schematem FA(3) dla niestandardowych scenariuszy sprzedaży.

Wszystkie specjalne oznaczenia: MPP (Split Payment), reverse charge, metoda kasowa, zwolnienia, samofakturowanie oraz OSS – w przejrzystym i intuicyjnym formularzu, bez szukania pola wśród 400 atrybutów schematu.

Obsługa wielu płatności dla jednej faktury, automatyczne powiązanie z rachunkami bankowymi z białej listy, kontrola kwot i terminów płatności bez ręcznego śledzenia w arkuszu kalkulacyjnym.

Automatyczne powiązanie faktur zaliczkowych z fakturami rozliczeniowymi. System sam śledzi relacje między fakturami bez ręcznego nadzoru księgowości.

Korekta tworzona jednym kliknięciem z oryginalnej faktury. Numeracja, powiązanie z dokumentem źródłowym oraz przeliczenie kwot odbywają się automatycznie według reguł FA(3). Eliminacja błędów wynikających z ręcznej numeracji.

Każda faktura jest walidowana według aktualnego schematu FA(3) jeszcze przed wysyłką do KSeF. Błędy wykrywane są wcześniej – zanim dokument zostanie odrzucony przez system.

Status faktury aktualizuje się automatycznie: szkic → wysyłanie → wysłano → potwierdzono przez KSeF. Numer KSeF i czas potwierdzenia zapisywane są automatycznie w karcie faktury.

Oficjalne Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jest automatycznie zapisywane w karcie faktury natychmiast po jej potwierdzeniu w KSeF. UPO stanowi prawne potwierdzenie wystawienia faktury – bez konieczności ręcznego pobierania dokumentów z portalu Ministerstwa Finansów.

System automatycznie pobiera nowe faktury z KSeF co godzinę, przetwarza je i tworzy karty dokumentów. Księgowa rano otwiera aplikację – wszystkie dane są już gotowe do akceptacji, bez konieczności logowania się do portalu.

System automatycznie proponuje dopasowanie faktury zakupu do otwartego zamówienia lub umowy. Wyświetlany jest poziom pewności oraz krótki opis podstawy dopasowania – księgowa jedynie zatwierdza, zamiast ręcznie wyszukiwać dokumenty.

Dane kontrahenta są automatycznie pobierane z oficjalnego polskiego Wykazu Podatników VAT (tzw. białej listy) na podstawie numeru NIP. Jeden wpis NIP wystarcza do uzupełnienia wszystkich danych – bez literówek i ręcznej weryfikacji.

Warunkowa widoczność sekcji według wybranego typu faktury: system pokazuje wyłącznie pola wymagane dla danego scenariusza. Dzięki temu nawet nowy pracownik może samodzielnie wystawić pierwszą fakturę już w dniu wdrożenia.

Faktura w pełni zgodna z polskimi standardami, dostępna w gotowym układzie do podglądu i wydruku. Możliwość wysyłki do kontrahenta e-mailem lub zapisania do PDF bez konieczności dodatkowej konfiguracji.

Grupa kapitałowa funkcjonuje w jednym systemie. Każdy NIP posiada własne ustawienia KSeF, token oraz środowisko pracy. Jedna księgowość obsługuje cały holding bez konieczności przełączania się między instalacjami.

Proces najpierw walidowany jest w środowisku testowym KSeF, a następnie przenoszony do środowiska produkcyjnego. Przełączenie odbywa się poprzez zmianę ustawień, bez konieczności reinstalacji – administrator wykonuje tę operację w 5 minut.

Rejestr obejmuje informacje o tym, kiedy i jakie faktury zostały odebrane lub wysłane, a także jakie błędy wystąpiły. Zapewnia pełną przejrzystość pracy z systemem KSeF oraz eliminuje „ślepe punkty” w procesie.

Z poziomu karty faktury dostępne są wszystkie powiązane dokumenty: umowa, zamówienie oraz korekta. Księgowa, otwierając fakturę, od razu widzi pełny kontekst biznesowy – bez konieczności przeszukiwania archiwum.

Nowe faktury zakupu, błędy wysyłki oraz zbliżające się terminy płatności są automatycznie przekazywane do Microsoft Teams i Outlook, czyli tam, gdzie pracownicy już wykonują swoją pracę, bez potrzeby korzystania z dodatkowych skrzynek czy systemów.

Każda operacja na fakturze jest automatycznie rejestrowana: kto ją utworzył, kto zaakceptował, kiedy została wysłana oraz jaka była odpowiedź KSeF. System zapewnia kompletny ślad audytowy dla potrzeb kontroli KAS – bez konieczności ręcznego zbierania logów.

Możliwość osadzenia wysyłki KSeF w dowolnym procesie biznesowym: płatność otrzymana → automatyczne wygenerowanie faktury → wysyłka → pobranie UPO. Integracja realizowana przez Power Platform, bez konieczności programowania.

Brak zewnętrznych SaaS oraz brak transferu danych poza organizację. Pełna zgodność z RODO od pierwszego dnia, bez konieczności zawierania dodatkowych umów powierzenia danych z zewnętrznymi dostawcami.

Bezpośrednia integracja z oficjalnym API KSeF. Obsługa wszystkich operacji: wysyłka faktur, pobieranie UPO, odbiór faktur zakupowych oraz kontrola statusów dokumentów. Dostęp do środowisk testowych i produkcyjnych.

Automatyczne pobieranie i uzupełnianie danych kontrahenta z oficjalnego polskiego rejestru (tzw. biała lista) na podstawie numeru NIP.

Automatyczne dopasowanie faktur zakupu do odpowiednich zamówień i umów. System wskazuje poziom pewności oraz krótki opis podstawy dopasowania.

Szansa sprzedażowa wygrana → umowa podpisana → faktura tworzona i wysyłana automatycznie do KSeF. Brak ręcznego przekazywania dokumentów między systemami.

Podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym przed wystawieniem faktury. Przechowywanie faktur wraz z umowami w jednym, spójnym obiegu dokumentów.

Integracja z systemami SAP, Microsoft Dynamics 365, Comarch ERP, enova365 – realizowana jest za pomocą standardowych narzędzi Power Platform.

Gotowy model danych do Power BI: dashboardy według statusów FA(3), typów faktur, kontrahentów i błędów KSeF – bez konieczności pisania zapytań.

Powiadomienia o nowych Zakupach, błędach wysyłki i terminach płatności – powiadomienia trafiają bezpośrednio do narzędzi, z których pracownicy korzystają na co dzień – tam, gdzie faktycznie wykonują swoją pracę.

Umowy podpisywane są w narzędziu wykorzystywanym przez Państwa organizację – Autenti, mSzafir, Certum, Adobe Acrobat Sign, DocuSign lub u dowolnego dostawcy podpisu zgodnego z eIDAS. Po podpisaniu umowy w module softXspace365.Contract system automatycznie generuje fakturę w module e-faktur, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych.

Od 1 lutego 2026 – duzi podatnicy, od 1 kwietnia 2026 – wszyscy pozostali. Moduł zapewnia zgodność z wymogami compliance do wskazanych terminów, bez konieczności realizacji pilnych wdrożeń ani awaryjnej rozbudowy systemu.

Brak zewnętrznych SaaS i przekazywania faktur do dostawców. Całość działa w Microsoft 365 w Państwa tenancie. Pełna zgodność z RODO od pierwszego dnia, bez dodatkowych zastrzeżeń ze strony Inspektora Ochrony Danych.

Jeżeli Państwa organizacja korzysta już z Microsoft 365, rozwiązanie nie wymaga wdrażania dodatkowych licencji, zakupu nowych serwerów ani tworzenia odrębnej infrastruktury IT czy zespołu wsparcia.

Księgowa nie musi ręcznie wyszukiwać odpowiedniego zamówienia do każdej faktury zakupu – system automatycznie proponuje dopasowanie wraz z poziomem pewności. Dzięki temu wielogodzinna, rutynowa praca zostaje zastąpiona szybką weryfikacją trwającą zaledwie kilka minut.

Holdingi obejmujące wiele podmiotów nie wymagają tworzenia odrębnych instalacji systemu. Każdy NIP posiada własną, niezależną konfigurację KSeF w ramach jednego, wspólnego środowiska. Dla działu księgowości całej grupy dostępny jest jeden spójny interfejs, zapewniający centralne zarządzanie procesami.

Rozwiązanie zostało opracowane przez zespół posiadający doświadczenie w polskich realiach podatkowych. Uwzględnia schemat FA(3) opublikowany przez Ministerstwo Finansów 8 maja 2025 r., obsługę wszystkich 7 typów faktur oraz pełną integrację z API KSeF. System był testowany w środowisku produkcyjnym Ministerstwa Finansów.

Centra danych Microsoft zlokalizowane w regionach UE posiadają certyfikaty ISO 27001 oraz SOC 2, co zapewnia pełną zgodność z RODO od pierwszego dnia. Szyfrowanie danych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) oraz ochrona przed wyciekiem danych są dostępne w ramach Państwa licencji Microsoft 365 – bez konieczności tworzenia dodatkowego budżetu na bezpieczeństwo.

Rozwiązanie bazuje na środowisku Microsoft 365 i narzędziach, z których pracownicy korzystają już na co dzień, takich jak Teams, Outlook czy SharePoint. Brak konieczności nauki nowego interfejsu pozwala skrócić czas adaptacji użytkowników i znacząco przyspieszyć wdrożenie.

Wykorzystanie istniejącej licencji Microsoft 365 pozwala ograniczyć dodatkowe koszty infrastruktury IT – bez potrzeby utrzymywania osobnych serwerów, licencji czy dedykowanego wsparcia. Model subskrypcyjny minimalizuje nakłady początkowe i eliminuje konieczność wysokich inwestycji CAPEX.

Sporne faktury mogą być omawiane bezpośrednio w czacie Teams, równolegle z analizą dokumentu, natomiast proces akceptacji może odbywać się z poziomu Outlooka – bez konieczności zmiany kontekstu pracy. Korespondencja, decyzje oraz dokumentacja pozostają zintegrowane w jednym środowisku.

Ponad 430 milionów użytkowników biznesowych na świecie; ponad 90% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 pracuje na Microsoft 365. Inwestycja długoterminowa, niezależna od przyszłości pojedynczego dostawcy rozwiązań biznesowych.

Wdrożenie z Microsoft AppSource w Państwa Microsoft 365 trwa kilka godzin, a nie tygodnie. Bez długich projektów wdrożeniowych i bez konieczności angażowania zewnętrznych konsultantów na miesiące.