E-faktury KSeF w Microsoft 365

Tworzenie faktury w prostej formie krok po kroku, walidacja przed wysyłką, przekazanie do KSeF jednym przyciskiem. Status w module softXspace365 na jednym ekranie: szkic → wysyłanie → wysłane → potwierdzone.

Faktury od dostawców automatycznie trafiają do systemu co godzinę. Bez ręcznego pobierania z portalu KSeF — księgowa rano otwiera aplikację i widzi wszystkie wczorajsze dokumenty gotowe do akceptacji.

Moduł automatycznie śledzi powiązanie każdej ZAL z fakturą rozliczeniową ROZ. Bez równoległych tabel Excel, żeby pamiętać która ZAL należy do której ROZ.

Korekty tworzone jednym kliknięciem z faktury źródłowej. Numeracja, odniesienia do oryginału i przeliczenia kwot — automatyczne. Pełne wsparcie dla KOR, KOR_ZAL i KOR_ROZ.

System sam dopasowuje fakturę przychodzącą do otwartego zamówienia lub umowy z softXspace365.Contract i pokazuje sugestię z poziomem pewności. Księgowa widzi gotową propozycję, a nie pustą kartę — godziny weryfikacji ręcznej zamieniają się w minuty.

Moduł waliduje każdą fakturę według schematu FA(3) zanim trafi do KSeF. Błędy widoczne wcześniej — nie po odrzuceniu przez system państwowy.

Standardowa VAT, uproszczona UPR, zaliczkowa ZAL, rozliczeniowa ROZ, korygujące KOR / KOR_ZAL / KOR_ROZ. Każdy typ z dedykowaną sekcją pól i walidacją schematu FA(3) — jeden interfejs zamiast siedmiu formularzy.

NIP, PESEL, unijny numer VAT, identyfikator zagraniczny — najczęstsze warianty identyfikacji nabywcy. Moduł obsługuje różnice w formatach automatycznie, bez ręcznego mapowania pól.

Wyliczanie netto, VAT i brutto według pozycji i sum, agregacja według stawek, automatyczne przeliczenie przy zmianie ilości lub ceny — bez ręcznych formuł w arkuszach Excel.

Wsparcie 13 kodów GTU (GTU_01 do GTU_13) na poziomie pozycji faktury. Procedury podatkowe (Procedura) — dla specjalnych przypadków sprzedaży opisanych w schemacie FA(3).

Wszystkie specjalne oznaczenia: MPP (Split Payment), reverse charge, metoda kasowa, zwolnienia, samofakturowanie, OSS — w przejrzystej formie, bez szukania pola wśród 400 atrybutów schematu.

Kilka płatności na jednej fakturze, powiązanie z rachunkami bankowymi z białej listy, kontrola kwot i terminów płatności bez ręcznego śledzenia w arkuszu kalkulacyjnym.

Powiązanie faktur zaliczkowych z fakturami rozliczeniowymi śledzone automatycznie. ZAL i kolejna ROZ powiązane przez system, nie przez księgową ręcznie w równoległej tabeli.

Korekta tworzona jednym kliknięciem z oryginalnej faktury. Numeracja, odniesienie do oryginału, przeliczenie kwot — automatycznie według reguł FA(3). Bez błędów ręcznej numeracji.

Każda faktura walidowana według aktualnego schematu FA(3) przed wysyłką do KSeF. Błędy widoczne wcześniej, nie po odrzuceniu przez system państwowy — bez ślepych prób.

Status aktualizowany na bieżąco: szkic → wysyłanie → wysłane → potwierdzone przez KSeF. Numer KSeF i czas potwierdzenia zapisywane w karcie faktury automatycznie.

Oficjalne potwierdzenie od Ministerstwa Finansów zapisywane w karcie faktury natychmiast po potwierdzeniu KSeF. UPO jako prawne potwierdzenie wystawienia — bez ręcznego pobierania z portalu.

Co godzinę system pobiera nowe faktury z KSeF, przetwarza je i tworzy karty dokumentów. Księgowa rano otwiera aplikację — wszystko gotowe do akceptacji, bez logowania na portal.

System proponuje dopasowanie Faktury Zakupu do otwartego zamówienia lub umowy. Poziom pewności i opis podstawy widoczne od razu — księgowa zatwierdza zamiast szukać.

Dane kontrahenta pobierane z otwartego polskiego rejestru Wykaz Podatników VAT (biała lista) po NIP. Jeden wpis NIP — wszystkie dane podstawione, bez literówek i ręcznego sprawdzania.

Warunkowa widoczność sekcji według wybranego typu faktury: pokazane tylko pola potrzebne dla danego scenariusza. Nowy pracownik wystawia pierwszą fakturę samodzielnie w dniu wdrożenia.

Gotowy układ faktury do podglądu i wydruku zgodny z polskimi standardami. Można wysłać kontrahentowi mailem lub zapisać do PDF bez dodatkowych ustawień.

Grupa kapitałowa pracuje w jednym systemie. Każdy NIP — własne ustawienia KSeF, token, środowisko. Jedna księgowość obsługuje cały holding bez przeskakiwania między instalacjami.

Najpierw walidacja procesu na środowisku testowym KSeF, potem przejście na produkcyjne. Przełączenie przez ustawienia, bez reinstalacji — administrator robi to w 5 minut.

Kiedy, jakie faktury przyszły, co zostało wysłane, jakie błędy wystąpiły. Pełna przejrzystość pracy z systemem państwowym KSeF — bez ślepych miejsc w procesie.

Z karty faktury widoczne powiązane dokumenty: umowa, zamówienie, korekta. Księgowa otworzyła fakturę — od razu widzi kontekst biznesowy, bez przeszukiwania archiwum.

Nowa Faktura Zakupu, błąd wysyłki, zbliżający się termin płatności — powiadomienia trafiają do Microsoft Teams i Outlook, tam gdzie pracownik już pracuje, a nie do osobnej skrzynki.

Każde działanie z fakturą rejestrowane: kto utworzył, kto zaakceptował, kiedy wysłano, co odpowiedział KSeF. Gotowy ślad audytu dla kontroli KAS — bez ręcznego zbierania logów.

Wbuduj wysyłkę KSeF w dowolny zewnętrzny proces biznesowy: płatność otrzymana → autogeneracja faktury → wysyłka → UPO. Przez Power Platform — bez kodowania.

Żadnych zewnętrznych SaaS, żadnego wywozu danych poza firmę. Gotowość RODO od pierwszego dnia, bez dodatkowych umów o powierzenie danych z zewnętrznymi dostawcami.

Bezpośrednia integracja z oficjalnym API. Wszystkie operacje: wysyłka, pobranie UPO, odbiór Zakupów, kontrola stanów faktury. Środowiska testowe i produkcyjne.

Automatyczne podstawienie danych kontrahenta z otwartego polskiego rejestru państwowego (biała lista) po NIP.

Automatyczne dopasowanie Faktur Zakupu do zamówień i umów. Poziom pewności i krótki opis podstawy dopasowania.

Szansa wygrana → umowa podpisana → faktura automatycznie tworzona i wysyłana do KSeF. Bez przekazywania dokumentów ręcznie między systemami.

Podpisanie kwalifikowanym podpisem na umowie przed wystawieniem faktury. Przechowywanie faktur obok umów w jednym obiegu dokumentów.

Integracja z SAP, Microsoft Dynamics 365, Comarch ERP, enova365 — przez standardowe narzędzia Power Platform.

Gotowy model danych do Power BI: dashboardy według statusów FA(3), typów faktur, kontrahentów i błędów KSeF — bez pisania zapytań.

Powiadomienia o nowych Zakupach, błędach wysyłki, terminach płatności — tam, gdzie pracownik już pracuje.

Umowa podpisana w usłudze, której Państwo używają — Autenti, mSzafir, Certum, Adobe Acrobat Sign, DocuSign lub własny dostawca podpisu (eIDAS). Po podpisie umowy w softXspace365.Contract moduł e-faktur tworzy fakturę automatycznie — bez ręcznego przepisywania danych.

Od 1 lutego 2026 — duzi podatnicy, od 1 kwietnia 2026 — wszyscy pozostali. Moduł zamyka wymogi compliance do tej daty — bez awaryjnej rozbudowy i pilnych projektów wdrożeniowych.

Żadnych zewnętrznych SaaS, żadnego przekazywania faktur zewnętrznym dostawcom. Wszystko w Microsoft 365 w Państwa tenancie. Gotowość RODO od pierwszego dnia, bez pytań od Inspektora Ochrony Danych.

Jeśli pracują Państwo już na Microsoft 365 — żadnej dodatkowej infrastruktury, żadnych osobnych subskrypcji i osobnego zespołu IT do wsparcia.

Księgowa nie szuka odpowiedniego zamówienia dla każdej Faktury Zakupu — system proponuje dopasowanie z poziomem pewności. Godziny rutynowej pracy zamieniają się w minuty weryfikacji.

Holdingi z kilkoma podmiotami nie tworzą osobnych instalacji. Każdy NIP — własne ustawienia KSeF w jednym wspólnym systemie. Jeden interfejs dla księgowości holdingu.

Rozwiązanie budowane przez zespół z polskim doświadczeniem podatkowym: schemat FA(3) opublikowany przez MF 8 maja 2025, wszystkie 7 typów faktur, pełne API KSeF — testowane na środowisku produkcyjnym Ministerstwa Finansów.

Centra danych Microsoft w regionach UE z certyfikatami ISO 27001 i SOC 2 — pełna gotowość RODO od pierwszego dnia. Szyfrowanie, MFA, ochrona przed wyciekami — w Państwa licencji Microsoft 365, bez osobnego budżetu na bezpieczeństwo.

Teams, Outlook, SharePoint — zespół już potrafi z nich korzystać. Brak fazy "naucz się nowego interfejsu", która zwykle zżera 30% czasu wdrożenia.

Jedna licencja Microsoft 365 pokrywa podstawową infrastrukturę. Żadnych osobnych serwerów, osobnych licencji, osobnego zespołu wsparcia. Subskrypcja miesięczna — bez projektu CAPEX i dużych inwestycji początkowych.

Sporne faktury omawia się w czacie Teams obok dokumentu — akceptacja w Outlook bez zmiany kontekstu. Korespondencja, decyzja i sam dokument trzymają się razem.

Ponad 430 milionów użytkowników biznesowych na świecie; ponad 90% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 pracuje na Microsoft 365. Inwestycja długoterminowa, niezależna od losu pojedynczego dostawcy.

Wdrożenie z Microsoft AppSource w Państwa Microsoft 365 — godziny, nie tygodnie. Bez długich projektów wdrożeniowych i bez zatrudniania zewnętrznych konsultantów na miesiące.