soft Xpansion logo

Меnu

Automatyzacja Procesów Biznesowych w Microsoft 365

Przekształć swoją firmę dzięki automatyzacji procesów biznesowych na platformie Microsoft 365. softXspace365 eliminuje powtarzalne zadania, przyspiesza obieg dokumentów i uwalnia czas Twojego zespołu na działania strategiczne. Automatyzacja procesów w firmie bez programowania — w modelu low-code/no-code. Zarządzanie procesami w firmie jeszcze nigdy nie było tak proste. Procesy biznesowe zautomatyzowane w środowisku, które Twoi pracownicy już znają.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Co to jest CLM? Contract Lifecycle Management Definicja

System Obiegu Dokumentów – Automatyzacja Procesów Biznesowych

Contract Lifecycle Management (CLM) to metodyka i technologia zarządzania całym cyklem życia umowy — od pierwszego projektu, przez negocjacje i podpisanie, aż po realizację, odnowienie lub zakończenie.

Contract lifecycle management co to? To kompleksowe podejście do zarządzania umowami, które obejmuje wszystkie etapy (etapy cyklu życia umowy w CLM): 

  1. Inicjacja i tworzenie (Creation). Przygotowanie projektu umowy na podstawie szablonów. Definiowanie warunków, klauzul i parametrów handlowych.
  2. Negocjacje (Negotiation). Wymiana wersji między stronami. Śledzenie zmian, komentarze, porównywanie wersji — wszystko w jednym miejscu.
  3. Zatwierdzanie wewnętrzne (Approval). Workflow zatwierdzania przez dział prawny, finanse, zarząd. Automatyczne eskalacje i przypomnienia.
  4. Podpisanie (Signing). Elektroniczny podpis zgodny z eIDAS. Podpis prosty, zaawansowany lub kwalifikowany — zależnie od wymogów.
  5. Wykonanie i monitoring (Execution). Śledzenie realizacji zobowiązań. Alerty przed upływem terminów, monitorowanie KPI kontraktu.
  6. Odnowienie lub zakończenie (Renewal/Termination). Automatyczne powiadomienia o zbliżającym się końcu umowy. Proces odnowienia lub zamknięcia kontraktu.

softXspace365 wspiera wszystkie etapy Contract Lifecycle Management, integrując je z ekosystemem Microsoft 365.

Zarządzanie Umowami w Organizacji – Proces i Role

  • Dział Sprzedaży

    Inicjowanie umów z klientami, negocjowanie warunków handlowych, monitorowanie odnowień. Zarządzanie umowami sprzedażowymi bezpośrednio z CRM

  • Dział Prawny

    Weryfikacja klauzul, zarządzanie ryzykiem prawnym, zatwierdzanie niestandardowych warunków. Biblioteka zatwierdzonych klauzul i szablonów

  • Dział Zakupów

    Umowy z dostawcami, negocjacje cenowe, zarządzanie kontraktami zakupowymi. Integracja z procesem zamówień i P2P

  • Dział Finansów

    Kontrola zobowiązań i należności, weryfikacja warunków płatności, raportowanie kontraktowe. Zarządzanie umowami a kontroling finansowy

  • Dział HR

    Umowy pracownicze, NDA, umowy B2B z kontraktorami. Zarządzanie kontraktami kadrowymi z integracją z systemami HR

  • Zarząd

    Zatwierdzanie umów strategicznych, widoczność portfela kontraktowego, raportowanie ryzyka. Zarządzanie umowami na poziomie strategicznym.

System do Zarządzania Umowami – Funkcjonalności CLM

  • Repozytorium umów

    Centralne miejsce przechowywania wszystkich kontraktów. Pełnotekstowe wyszukiwanie, tagowanie, kategoryzacja. Koniec z umowami rozproszonymi w mailach i folderach

  • Szablony i klauzule

    Biblioteka zatwierdzonych szablonów dla różnych typów umów. Klauzule biblioteczne do szybkiego wstawiania. Wymuszanie zgodności z politykami

  • Workflow zatwierdzania

    Konfigurowalne ścieżki akceptacji zależne od typu, wartości, ryzyka umowy. Automatyczne powiadomienia i eskalacje. Historia wszystkich zatwierdzeń

  • Negocjacje i redlining

    Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym. Porównywanie wersji, komentarze, sugestie. Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna

  • Elektroniczny podpis

    Integracja z dostawcami e-podpisu: Autenti, DocuSign, Adobe Sign, Profil Zaufany. Podpis bez opuszczania systemu CLM

  • Zarządzanie terminami

    Dashboard z widokiem na wszystkie terminy: wygaśnięcia, odnowienia, kamienie milowe. Automatyczne alerty przed upływem

  • Raportowanie i analityka

    Raporty o statusie portfela umów, czasie cyklu, bottleneckach. Integracja z Power BI dla zaawansowanej analityki

CLM System – Korzyści dla Organizacji

Podpis Dokumentów PDF i Word

Wdrożenie CLM system (system zarządzania cyklem życia umów) przynosi wymierne korzyści: 

  • Redukcja czasu tworzenia umów o 50-80%: Szablony, klauzule biblioteczne, automatyczne uzupełnianie danych. Nowa umowa w minuty zamiast godzin.
  • Skrócenie cyklu negocjacji o 30-50%: Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym, natychmiastowe powiadomienia, równoległa praca nad dokumentem.
  • Eliminacja przegapionych terminów: Automatyczne alerty przed upływem ważnych dat. Dashboard z widokiem na wszystkie terminy w organizacji.
  • Redukcja ryzyka prawnego: Wymuszanie użycia zatwierdzonych szablonów i klauzul. Obowiązkowe zatwierdzenia przez dział prawny.
  • Pełna audytowalność: Historia każdej zmiany, każdego zatwierdzenia, każdego podpisu. Zgodność z regulacjami i politykami.
  • ROI w pierwszym roku: Oszczędność czasu prawników, szybsze zamykanie transakcji, redukcja kar za przegapione terminy.

Program do Zarządzania Umowami – Wybór Rozwiązania

Cyfrowy Obieg Dokumentów – Od Papieru do Chmury

Wybierając program do zarządzania umowami, warto zwrócić uwagę na kluczowe kryteria:

  • Integracja z istniejącym środowiskiem: Czy system integruje się z Twoimi narzędziami? CRM, ERP, poczta, komunikator? softXspace365 jest natywnie zbudowany na Microsoft 365.
  • Łatwość użycia: Czy użytkownicy będą chcieli korzystać z systemu? Intuicyjny interfejs to klucz do adopcji. softXspace365 działa w znajomym środowisku Teams i SharePoint.
  • Skalowalność: Czy system poradzi sobie ze wzrostem liczby umów i użytkowników? Architektura chmurowa Microsoft gwarantuje skalowalność.
  • Bezpieczeństwo: Gdzie przechowywane są Twoje kontrakty? softXspace365 wykorzystuje infrastrukturę Microsoft Azure z certyfikacjami ISO, SOC, GDPR.
  • Koszty: Czy model cenowy jest przejrzysty? Korzystasz z istniejących licencji Microsoft 365, co obniża TCO.
Zarządzanie kontraktami z softXspace365 to połączenie funkcjonalności enterprise z prostotą wdrożenia.

Rejestr Umów – Centralne Repozytorium Kontraktów

Obieg Dokumentów w Firmie

Rejestr umów to fundament każdego systemu CLM. softXspace365 oferuje profesjonalne repozytorium dokumentów kontraktowych z zaawansowanymi funkcjami wyszukiwania i klasyfikacji.

Funkcje rejestru umów:

  • Centralne przechowywanie wszystkich typów umów
  • Metadane i tagowanie dla łatwego wyszukiwania
  • Wersjonowanie i historia zmian
  • Kontrola dostępu na poziomie dokumentu
  • Integracja z SharePoint i OneDrive
Typy umów w rejestrze:
  • Umowy sprzedażowe i handlowe
  • Kontrakty z dostawcami
  • Umowy pracownicze i B2B
  • NDA i umowy poufności
  • Umowy najmu i leasingu
Zarządzanie umowami bez centralnego rejestru to chaos. softXspace365 wprowadza porządek i kontrolę.

Zarządzanie Umowami w Microsoft 365

  • Microsoft Teams

    • Powiadomienia o umowach wymagających akcji
    • Zatwierdzanie bezpośrednio w Teams
    • Dyskusje o kontraktach w kanałach
    • Karty umów z kluczowymi informacjami

  • SharePoint

    • Przechowywanie dokumentów kontraktowych
    • Metadane i klasyfikacja umów
    • Wersjonowanie i historia zmian
    • Biblioteki szablonów i klauzul

  • Outlook

    • Rejestracja e-maili związanych z umowami
    • Powiadomienia o terminach i zadaniach
    • Tworzenie umów z załączników
    • Śledzenie korespondencji negocjacyjnej

  • Dynamics 365

    • Tworzenie umów bezpośrednio z opportunities
    • Synchronizacja danych klienta
    • Widok kontraktów w CRM
    • Integracja z procesem sprzedaży

  • Power BI

    • Dashboardy i raporty kontraktowe
    • Analiza cyklu życia umów
    • KPI i metryki CLM
    • Raportowanie dla zarządu

  • Power Automate

    • Automatyzacja workflow zatwierdzania
    • Integracja z systemami zewnętrznymi
    • Powiadomienia i przypomnienia
    • Raporty i alerty

Integracje CLM z Systemami Biznesowymi

  • Integracja z E-podpisem

    • Autenti, DocuSign, Adobe Sign
    • Profil Zaufany
    • Podpis kwalifikowany
    • Podpis bez opuszczania systemu

  • Integracja z ERP

    • SAP, Dynamics 365 BC/F&O, Oracle
    • Import danych kontrahentów
    • Synchronizacja warunków finansowych
    • Eksport zobowiązań do księgowości

  • Integracja z CRM

    • Salesforce, Dynamics 365, HubSpot
    • Automatyczne tworzenie umów z szans sprzedaży
    • Synchronizacja danych klienta i warunków
    • Widok statusu kontraktu w CRM

  • Integracja z HR

    • Workday, SAP SuccessFactors
    • Umowy pracownicze
    • Onboarding i offboarding
    • Zarządzanie NDA

Najczęściej Zadawane Pytania

Contract lifecycle management (CLM) to metodyka i technologia zarządzania całym cyklem życia umowy. CLM obejmuje wszystkie etapy od inicjacji i tworzenia projektu, przez negocjacje, zatwierdzanie wewnętrzne, podpisanie, realizację i monitoring, aż po odnowienie lub zakończenie kontraktu.

System CLM automatyzuje te procesy, eliminując ręczne działania, redukując ryzyko błędów i przyspieszając cykl kontraktowy. Contract lifecycle management to standard w nowoczesnych organizacjach dbających o efektywność i compliance.

Jak zarządzać umowami w firmie efektywnie? Oto 7 kroków do profesjonalnego zarządzania kontraktami:

  1. Scentralizuj repozytorium Wszystkie umowy w jednym miejscu. Koniec z rozproszeniem w mailach, folderach, szufladach.
  2. Zdefiniuj procesy Kto tworzy umowy? Kto zatwierdza? Jakie są progi wartościowe? Ustal jasne reguły.
  3. Stwórz szablony Przygotuj standardowe szablony dla typowych umów. Zatwierdź je z działem prawnym.
  4. Wprowadź workflow Zdefiniuj ścieżki zatwierdzania dla różnych typów i wartości umów.
  5. Wdróż e-podpis Przyspiesz finalizację umów. Eliminuj druk, kurierów, czekanie.
  6. Monitoruj terminy Ustaw alerty przed kluczowymi datami: wygaśnięcie, odnowienie, kamienie milowe.
  7. Wdróż system CLM Ręczne zarządzanie umowami nie skaluje się. System jak softXspace365 automatyzuje cały proces.
Zarządzanie umowami w firmie to inwestycja, która się zwraca.

Wdrożenie systemu CLM (Contract Lifecycle Management) przynosi wymierne korzyści biznesowe:

Korzyści operacyjne:

  • Skrócenie czasu tworzenia umów o 50-80%
  • Redukcja cyklu negocjacji o 30-50%
  • Eliminacja ręcznego wyszukiwania dokumentów
  • Automatyzacja workflow i zatwierdzeń
Korzyści finansowe:
  • Eliminacja przegapionych terminów i kar
  • Szybsze zamykanie transakcji = szybszy revenue
  • Redukcja kosztów administracyjnych
  • Identyfikacja możliwości renegocjacji
Korzyści prawne:
  • Wymuszenie zgodności z politykami
  • Pełna ścieżka audytu
  • Redukcja ryzyka sporów
  • Standaryzacja klauzul i warunków
ROI systemu CLM: Typowy zwrot z inwestycji w pierwszym roku. Oszczędności czasu pokrywają koszty wdrożenia.

Koszt systemu do zarządzania umowami zależy od kilku czynników:

Model licencjonowania:

  • SaaS (subskrypcja): opłata miesięczna/roczna per użytkownik
  • Hybrid: kombinacja modeli
Czynniki wpływające na cenę:
  • Liczba użytkowników
  • Wolumen umów i dokumentów
  • Moduły (e-podpis, OCR, integracje)
  • Poziom wsparcia i SLA
softXspace365 – model cenowy: Korzystasz z istniejących licencji Microsoft 365, co znacząco obniża TCO w porównaniu do standalone CLM. Opłata za softXspace365 to subskrypcja per użytkownik. 

Skontaktuj się po bezpłatną wycenę.

Tak, profesjonalny program do zarządzania umowami powinien integrować się z kluczowymi systemami:

Integracja z CRM (Dynamics 365, Salesforce):

  • Automatyczne tworzenie umów z opportunities
  • Synchronizacja danych klienta
  • Widok statusu kontraktu w CRM
Integracja z ERP (SAP, Dynamics 365 BC):
  • Import danych kontrahentów
  • Synchronizacja warunków finansowych
  • Eksport zobowiązań do księgowości
softXspace365 oferuje natywną integrację z Dynamics 365 oraz konektory do innych systemów.

Zacznij Profesjonalne Zarządzanie Umowami

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak Contract Lifecycle Management z softXspace365 może usprawnić zarządzanie umowami w Twojej organizacji. Zarządzanie kontraktami z softXspace365 — CLM system dla Microsoft 365.

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami