Elektroniczny obieg faktur i integracja z KSeF

Obieg faktur to uporządkowany proces przetwarzania dokumentów finansowych w organizacji – od momentu otrzymania lub wystawienia faktury, przez weryfikację i zatwierdzenie, aż po księgowanie i archiwizację.

Etapy obiegu faktur kosztowych (zakupowych):

1. Wpływ faktury: Faktura trafia do systemu – z e-maila, skanu, KSeF, EDI lub ręcznie wprowadzona. Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI) rozpoczyna przetwarzanie faktur.
2. Rejestracja: Nadanie numeru wewnętrznego, przypisanie do dostawcy, kategoryzacja, wstępna dekretacja. System fakturowania automatycznie klasyfikuje dokumenty.
3. Weryfikacja merytoryczna: Sprawdzenie czy towar/usługa została dostarczona, porównanie z zamówieniem i protokołem odbioru.
4. Zatwierdzanie faktur: Akceptacja przez osoby upoważnione zgodnie z matrycą uprawnień (wartość, kategoria, budżet). Workflow faktur kieruje dokument do właściwych osób.
5. Dekretacja księgowa: Przypisanie kont, MPK, projektów, stawek VAT. Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem.
6. Księgowanie: Zapis w systemie FK, generowanie przelewu lub dodanie do paczki płatności.
7. Archiwizacja: Trwałe przechowywanie z pełną ścieżką audytu zgodnie z przepisami (min. 5 lat).

Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 automatyzuje każdy z tych etapów, redukując czas przetwarzania faktur o 70%.

Gotowe rozwiązanie KSeF łączy odbiór e-faktur z obiegiem dokumentów i akceptacją w jednym systemie.

KSeF integracja z softXspace365 zapewnia pełną automatyzację obsługi e-faktur zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. KSeF jest obowiązkowy w Polsce od 2026 roku, a obowiązek wystawiania faktur wchodzi etapami. Ostatni etap przypada na 1 stycznia 2027 roku.

Otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od tego, od kiedy firma ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Harmonogram wdrożenia KSeF:

• Od 1 lutego 2026: podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł
• Od 1 kwietnia 2026: pozostali podatnicy VAT, z wyjątkiem firm, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł (brutto) miesięcznie: te mają czas do końca 2026 roku
• Od 1 stycznia 2027: wszyscy pozostali, w tym firmy wcześniej odroczone (do 10 000 zł brutto miesięcznie)

Źródło: Ministerstwo Finansów, Zakres obowiązkowego KSeF.

Jak działa integracja KSeF?

Faktury sprzedażowe:

1. Tworzysz fakturę w softXspace365
2. System automatycznie wysyła do KSeF (API)
3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
4. Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF

Faktury zakupowe:

1. softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
2. OCR nie jest potrzebny, bo dane są ustrukturyzowane
3. Faktura trafia do obiegu faktur
4. Workflow faktur kieruje do zatwierdzania

Korzyści z KSeF:

• Eliminacja faktur papierowych
• Automatyczna weryfikacja kontrahentów
• Jednolity format, czyli łatwiejsze przetwarzanie faktur
• Faktury ustrukturyzowane przechowuje KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia. Poza KSeF pozostają między innymi faktury z kas rejestrujących, paragony z NIP i dokumenty od kontrahentów zagranicznych, a po upływie 10 lat faktury trzeba przechowywać we własnym zakresie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego

softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF oraz obieg faktur po stronie firmy: KSeF dostarcza fakturę, a akceptacja i dekretacja pozostają po Państwa stronie.

Przetwarzanie faktur w softXspace365 wykorzystuje zaawansowane technologie OCR i AI do automatycznej ekstrakcji danych.

Jak działa OCR faktur?

1. Skanowanie/import:
Faktura trafia do systemu jako obraz (skan, zdjęcie, PDF).

2. Rozpoznawanie tekstu:
Technologia OCR konwertuje obraz na tekst. AI identyfikuje strukturę dokumentu.

3. Ekstrakcja danych:
System automatycznie rozpoznaje:

• Numer faktury i data wystawienia
• Dane dostawcy (nazwa, NIP, adres)
• Kwoty (netto, VAT, brutto)
• Pozycje i ilości
• Termin płatności
• Numer konta bankowego

4. Walidacja:
Porównanie z danymi w systemie – weryfikacja NIP, sprawdzenie duplikatów.

5. Automatyczna kategoryzacja:
Na podstawie dostawcy i treści – przypisanie kategorii wydatku.

Dokładność przetwarzania:

• 95%+ dla standardowych faktur
• 99%+ dla faktur z KSeF (dane ustrukturyzowane)
• Uczenie maszynowe poprawia dokładność w czasie

Obsługiwane formaty:

• PDF (natywne i skanowane)
• Obrazy (JPG, PNG, TIFF)
• Faktury z KSeF (XML)
• E-faktury EDI

Przetwarzanie faktur w softXspace365 eliminuje ręczne przepisywanie i związane z tym błędy.