Tworzenie dokumentów z szablonów: generator i kreator dokumentów dla firm
Umowy, oferty i pisma powstają przez kopiowanie starego pliku i przepisywanie danych, a błąd w kwocie albo nazwie kontrahenta wychodzi dopiero u klienta. Generator dokumentów tworzy dokument z szablonu w kilka minut: dane kontrahenta, warunki i kwoty podstawia z karty, CRM lub ERP, a gotowy plik zapisuje jako PDF i wysyła do akceptacji i podpisu. Kreator dokumentów pozwala działom samym utrzymywać szablony, bez programowania. Firmy pracujące w Microsoft 365 tworzą dokumenty w Word, Teams i SharePoint z softXspace365, duże organizacje, banki i administracja na platformie softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest Automatyczne Tworzenie Dokumentów?
Co to jest tworzenie dokumentów? Tworzenie dokumentów (tworzenie dokumentu, tworzenie dokumentow bez diakrytyków) to proces generowania dokumentów biznesowych – umów, faktur, ofert, raportów, zaświadczeń – z predefiniowanych szablonów i danych źródłowych. Automatyczne Tworzenie Dokumentów eliminuje ręczne wypełnianie Word/Excel i redukuje błędy o 90%.
Tworzenie dokumentów online w generatorze dokumentów w Microsoft 365 działa w przeglądarce, w Teams i w SharePoint – bez instalacji osobnego oprogramowania. Generator pobiera dane z CRM/ERP (Dynamics 365, SAP, enova365, Comarch), wypełnia pola w szablonie Word, eksportuje do PDF/A i zapisuje w archiwum. Cały proces – 10 sekund zamiast 30 minut manualnej pracy.
Jakie Dokumenty Można Generować?
Sześć typów dokumentów biznesowych najczęściej generowanych automatycznie z szablonów w softXspace365 i na platformie softXspace.
-
Umowy i aneksy
Umowy handlowe, umowy o pracę, umowy NDA, aneksy. Integracja z rejestrem umów i podpisem elektronicznym.
-
Faktury i rachunki
Faktury sprzedażowe, proforma, korekty, noty. Integracja z KSeF i eksport do XML.
-
Oferty i zamówienia
Oferty handlowe z katalogu produktów, zamówienia, potwierdzenia. Dane pobierane z CRM.
-
Raporty i analityka
Raporty miesięczne, kwartalne, roczne. Dane z Power BI, dashboardy, KPI – w formacie Word/PDF.
-
Zaświadczenia HR
Zaświadczenia o zatrudnieniu, o zarobkach, świadectwa pracy. Na platformie softXspace portal pracownika generuje zaświadczenie w 30 sekund.
-
Dokumenty prawne
Pełnomocnictwa, regulaminy, polityki RODO. Wersjonowanie, audit trail, retention policies.
Tworzenie PDF z Szablonów
Tworzenie PDF to najczęstsza operacja przy generowaniu dokumentów biznesowych. W softXspace365 tworzenie PDF przebiega automatycznie: szablon Word → wypełnianie danymi → eksport do PDF/A zgodnego z ISO 19005. Plik jest natychmiast gotowy do wysyłki, podpisu elektronicznego i archiwizacji.
tworzenie dokumentu pdf
Tworzenie dokumentu PDF z Word wykorzystuje natywny eksport Microsoft 365 – bez instalacji Adobe Acrobat. Dla dokumentów prawnych generujemy PDF/A (long-term archival) z embeddowanymi czcionkami, metadanymi RODO i cyfrową pieczęcią kwalifikowaną. Więcej o podpisywaniu PDF w Microsoft 365.
Szablony Dokumentów – Biblioteka i Zarządzanie
Szablony dokumentów (tworzenie szablonów) to fundament automatycznego generowania. Biblioteka szablonów w SharePoint obejmuje wszystkie typy dokumentów firmy – z zachowaniem brand identity, wersjonowaniem i kontrolą uprawnień. Każdy dział (HR, sprzedaż, prawny, księgowość) ma dostęp do swoich szablonów.
kreator dokumentów
Kreator dokumentów w softXspace365 to interfejs low-code, w którym użytkownik składa nowy szablon: dodaje pola merge (imię, kwota, data), reguły warunkowe (klauzule zależne od typu kontraktu), podpisy elektroniczne i metadane. Bez konieczności programowania, bez IT – HR/prawny/sprzedaż sami tworzą i edytują szablony w 30 minut.
Funkcje Kreatora Szablonów
Sześć kluczowych funkcji kreatora szablonów w softXspace365.
-
Pola merge z CRM/ERP
Automatyczne wypełnianie pól z Dynamics 365, SAP, enova365. Drag-drop mapping pól.
-
Reguły warunkowe
Klauzule zależne od wartości pól. Np. "jeśli kwota > 100k, dodaj klauzulę zarządu".
-
Wersjonowanie szablonów
Historia zmian, rollback, audit trail. Compliance z regulacjami prawnymi.
-
Brand identity firmy
Logotyp, kolory, czcionki, nagłówki. Wszystkie szablony zgodne z księgą znaku.
-
Szablony DOCX i bloki powtarzalne
Szablony w formacie DOCX z blokami powtarzalnymi: sekcja albo wiersz tabeli klonuje się dla każdej pozycji, np. produktu, raty czy załącznika.
-
Wysyłka do kontrahenta i szablony publiczne
Gotowy dokument wysyłasz kontrahentowi prosto z systemu. Szablony publiczne udostępniasz kontrahentom i partnerom.
Generowanie Dokumentów z Danych ERP i CRM
Integracja generatora dokumentów z systemami ERP/CRM to kluczowa wartość biznesowa. Gdy sprzedawca domyka deal w Dynamics 365 lub SAP CRM – umowa jest generowana automatycznie z danych kontraktu, produkowych i klienta. Nie trzeba przepisywać niczego.
softXspace365 integruje się z: Microsoft Dynamics 365 (Sales, Finance, Customer Service), SAP ERP, enova365, Comarch Optima, Symfonia, a także z własnymi systemami przez REST API. Power Automate obsługuje flow generowania, Power Apps – interfejs użytkownika do uruchomienia generatora.
Tworzenie Dokumentów w softXspace365
softXspace365 dostarcza kompletny generator dokumentów natywnie zintegrowany z Microsoft 365. Moduły: biblioteka szablonów w SharePoint, kreator szablonów low-code, integracja z ERP/CRM, generator PDF/A, archiwum i workflow akceptacji. softXspace365 instalujesz z Microsoft Marketplace i zaczynasz pracę w 1 dzień, z gotowymi szablonami umów, protokołów, faktur i aneksów; dopasowanie do Twoich procesów to projekt wyceniany po analizie. Duże organizacje, banki i administracja generują dokumenty na platformie softXspace, w chmurze lub na własnych serwerach.
Klient dostaje: szablony umów (handlowe, B2B, HR), faktur (sprzedaż, korekty, KSeF), zaświadczeń, ofert. Integracja z workflow, rejestrem umów i podpisem elektronicznym. Zaufali nam liderzy sektorów agro (Risoil, KERNEL), FMCG, bankowości i administracji publicznej. Microsoft Partner z 25+ lat doświadczenia.
Wdrożenie Generatora Dokumentów
Pięć etapów wdrożenia automatycznego tworzenia dokumentów w Microsoft 365.
-
Audyt obecnych dokumentów
Inwentaryzacja typów dokumentów, szablonów Word/Excel, wolumenów. Identyfikacja procesów do automatyzacji.
-
Projekt biblioteki szablonów
Architektura SharePoint, kategorie szablonów, uprawnienia. Brand identity firmy.
-
Konfiguracja kreatora i mergów
Pola merge z CRM/ERP, reguły warunkowe, testy jakości generowanych dokumentów.
-
Integracja z workflow i podpisem
Power Automate flows, podpis kwalifikowany, archiwum PDF/A. KSeF dla faktur.
-
Szkolenia i hypercare
Warsztaty dla kreatorów szablonów (HR, prawny, sprzedaż), dokumentacja, helpdesk 30 dni.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zautomatyzuj tworzenie dokumentów
Umów prezentację: pokażemy generator dokumentów na Twoich szablonach i danych z CRM/ERP i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
