Digitalizacja dokumentów i OCR: skanowanie i rozpoznawanie dokumentów
Papierowe archiwum, faktury od kuriera i skany w folderach sieciowych: dokumentu nie da się znaleźć po treści, a dane ktoś przepisuje ręcznie. Digitalizacja dokumentów łączy skanowanie dokumentów, OCR i rozpoznawanie dokumentów: skanowanie wsadowe i strumieniowe z kodami QR i kreskowymi, odczyt tekstu z druku, pisma ręcznego, PDF i zdjęć, a potem obieg i archiwum z wyszukiwaniem po treści. Digitalizacja faktur, umów i korespondencji kończy się w systemie, a nie w folderze ze skanami. Małe i średnie firmy digitalizują dokumenty z OCR w Microsoft 365, duże organizacje, banki i administracja na platformie softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest Digitalizacja Dokumentów?
Digitalizacja dokumentów co to? Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania papierowych archiwów i plików analogowych w cyfrowe, strukturalne dane dostępne w systemach IT. Obejmuje skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR), klasyfikację i indeksowanie, a efektem jest wyszukiwalne archiwum elektroniczne i podstawa do automatyzacji procesów. Oprogramowanie do digitalizacji ma sens dopiero wtedy, gdy skan od razu trafia do obiegu i archiwum.
Cyfryzacja obiegu dokumentów wykracza poza samo skanowanie: łączy OCR z workflow, DMS i integracjami ERP. Digitalizacja firmy (digitalizacja biznesu) to strategia obejmująca przejście na elektroniczne obiegi dokumentów, e-faktury KSeF i systemy DMS.
Etapy Digitalizacji Dokumentów
Cztery kluczowe etapy procesu digitalizacji – od skanera po gotowe archiwum elektroniczne.
-
Skanowanie
Skanowanie dokumentów w wysokiej rozdzielczości: skanery rolkowe, płaskie i mobilne (telefon). JPG, PDF/A i TIFF dla archiwum.
-
OCR i rozpoznawanie
OCR rozpoznaje tekst na skanach: w dokumentach drukowanych i pisanych ręcznie, w PDF i na zdjęciach.
-
Klasyfikacja i indeksowanie
AI rozpoznaje typ dokumentu (faktura, umowa, wniosek) i wyciąga metadane (NIP, data, kwota). Kod kreskowy lub QR wiąże skan z kartą dokumentu, a dokument trafia automatycznie do właściwego folderu.
-
Archiwum elektroniczne
Dokumenty trafiają do archiwum w Microsoft 365 (SharePoint) albo na platformie softXspace, z wyszukiwaniem pełnotekstowym, wersjonowaniem i uprawnieniami.
OCR – Rozpoznawanie Tekstu
OCR jak działa? OCR (Optical Character Recognition) to technologia automatycznego rozpoznawania tekstu z obrazów: skanów dokumentów, zdjęć, PDF-ów. OCR rozpoznawanie tekstu łączy analizę obrazu z modelami językowymi AI, a silnik wykrywa linie, słowa, znaki i przekształca je w edytowalny tekst.
OCR dla zeskanowanych dokumentów zamienia obraz strony w tekst, po którym przeszukasz archiwum. Nowoczesne systemy OCR (Azure AI Document Intelligence, Google Cloud Vision, Tesseract) osiągają 99%+ skuteczności dla wydruków komputerowych i 95%+ dla wysokiej jakości skanów. Rozpoznawanie dokumentów to szerszy proces: OCR plus klasyfikacja typu dokumentu (faktura, umowa, wniosek) plus ekstrakcja danych strukturalnych (NIP, data, kwota).
Funkcje OCR w Biznesie
Pięć kluczowych zastosowań OCR w cyfryzacji procesów firmowych.
-
OCR faktur (KSeF)
Automatyczne wyciąganie danych z faktur – sprzedawca, NIP, numer, kwota, pozycje. Walidacja i eksport do ERP. Integracja z obiegiem faktur KSeF.
-
OCR umów i dokumentów prawnych
Ekstrakcja klauzul, stron umowy, terminów wygaśnięcia. Automatyczna klasyfikacja typów umów (najem, kupno, NDA, HR).
-
OCR formularzy i wniosków
Rozpoznanie pól formularza, ekstrakcja danych klienta, wniosków HR, reklamacji. Zamiana papieru na strukturalne dane w bazie.
-
OCR dokumentów tożsamości
Rozpoznawanie paszportów, dowodów osobistych, certyfikatów. Kluczowe dla onboardingu klientów i compliance KYC/AML.
-
OCR rękopisów i notatek
Nowoczesne modele AI rozpoznają pisma odręczne, notatki ze spotkań, formularze wypełniane ręcznie. Przydatne w archiwizacji historycznej.
Skanowanie Dokumentów
Skanowanie dokumentów to pierwszy etap digitalizacji, czyli przekształcenie papieru w obraz cyfrowy. Dokumenty word mogą powstawać bezpośrednio w formie elektronicznej, ale archiwa istniejące jako papier wymagają skanowania. Skanery mogą być płaskie (A4, A3), rolkowe (masowe archiwum), mobilne (kamera telefonu).
Parametry skanowania dla archiwum prawnie wiążącego: rozdzielczość 300 DPI dla czarno-białego tekstu, 600 DPI dla dokumentów z pieczątkami i podpisami, format PDF/A (zgodny z ISO 19005 dla długoterminowego archiwum). Integracja skanera z microsoft 365 przez Universal Print lub SharePoint Import.
Sposoby Skanowania Dokumentów
Cztery podejścia do skanowania dokumentów w firmie – od wolumenowego po mobilne.
-
Masowe skanowanie rolkowe
Skanery produkcyjne do masowego skanowania dokumentów: 100+ stron na minutę, skan dwustronny, automatyczny podajnik. Dla dużych archiwów i projektów digitalizacji.
-
Skanery płaskie i MFP
Urządzenia wielofunkcyjne w biurze: skanowanie na żądanie, zapis do SharePoint, Email-to-folder. Codzienna digitalizacja.
-
Skanowanie mobilne
Aplikacje Microsoft Lens i Office Mobile: kamera telefonu, przycięcie kadru i OCR. Faktura od kuriera od razu w systemie.
-
Skanowanie zewnętrzne (outsourcing)
Firmy specjalistyczne do masowej digitalizacji archiwów: skanowanie, OCR i import do systemu jako projekt jednorazowy.
Digitalizacja dokumentów: softXspace365 albo platforma softXspace
Platforma DMS z OCR łączy skanowanie, rozpoznawanie tekstu, obieg i archiwum w jednym systemie, więc nie trzeba spinać osobnych narzędzi. Cyfryzacja obiegu dokumentów z OCR staje się jednym procesem: skan trafia do systemu, AI klasyfikuje dokument i rozpoznaje dane, workflow uruchamia akceptacje, a archiwum zapisuje wersję końcową z wyszukiwaniem po treści. Integracja z OCR działa też przy migracji: papierowe archiwum przenosisz do systemu i przeszukujesz po treści.
W Microsoft 365 robi to softXspace365: skanowanie wsadowe, OCR druku i pisma ręcznego, kody QR i kreskowe oraz ewidencja papierowych oryginałów w karcie dokumentu. Rozpoznawanie typu dokumentu i danych działa na Azure AI Document Intelligence, silniku OCR klasy premium od Microsoft, razem z elektronicznym obiegiem dokumentów, KSeF i CLM. Duże organizacje, banki i administracja korzystają z modułu skanowania i rozpoznawania platformy softXspace: skanowanie strumieniowe, kody kreskowe i QR, rozpoznawanie tekstu z dokumentów w dowolnym formacie.
Scenariusze digitalizacji dokumentów
Pięć scenariuszy, w których skan od razu trafia do obiegu i archiwum.
-
Digitalizacja faktur
Skan, OCR, klasyfikacja, walidacja NIP i KSeF, a potem ścieżka akceptacji w księgowości. Średnio 90% faktur przetwarzanych bez ręcznej interwencji. E-faktury z KSeF przychodzą już jako dane.
-
OCR umów i klauzul
Skan umowy: ekstrakcja stron, terminów i klauzul specjalnych oraz automatyczna aktualizacja rejestru umów CLM.
-
Dokumenty kadrowe
Wnioski i dokumenty kadrowe obsługuje platforma softXspace z modułem HR: skan, rozpoznawanie tekstu i archiwum z uprawnieniami.
-
OCR wniosków klienckich
Wnioski, reklamacje i formularze od klientów: OCR, routing do CRM i workflow odpowiedzi.
-
Archiwum cyfrowe
Masowa digitalizacja archiwum: skanowanie wsadowe, OCR, klasyfikacja i import do archiwum z wyszukiwaniem po treści.
Wdrożenie Digitalizacji i OCR
Wdrożenie digitalizacji dokumentów obejmuje konfigurację skanerów, OCR, obiegu i archiwum. softXspace365 startuje z Microsoft Marketplace w 1 dzień z gotowymi typami dokumentów, a migracja dokumentów z OCR i integracje z ERP to projekt wyceniany według zakresu; typowy czas wdrożenia pełnego pakietu OCR i DMS to 4-8 tygodni. Microsoft Partner, 25+ lat doświadczenia i 750+ projektów w ponad 20 krajach.
Zaufali nam liderzy sektorów agro (Risoil, KERNEL), FMCG, bankowości i administracji publicznej. Projekty zgodne z RODO, ISO 27001 i wymaganiami archiwizacji długoterminowej (PDF/A).
Zakres Wdrożenia Digitalizacji
Pięć etapów wdrożenia digitalizacji dokumentów i OCR – od analizy po szkolenia.
Inwentaryzacja papieru, klasyfikacja dokumentów, priorytetyzacja digitalizacji. Plan migracji i harmonogram.
Tuning silnika Azure AI Document Intelligence, modele dla faktur, umów i wniosków, kody kreskowe i QR. Walidacja skuteczności na Twoich dokumentach.
Konfiguracja MFP, Universal Print, Microsoft Lens. Skanowanie z biura, z telefonu, z outsourcingu.
Konfiguracja obiegów dokumentów, archiwum SharePoint, wyszukiwania pełnotekstowego, uprawnień RBAC.
Warsztaty dla pracowników biurowych i administratorów. Dokumentacja, video tutoriale, helpdesk.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij digitalizację dokumentów
Umów prezentację: pokażemy skanowanie, OCR i wyszukiwanie po treści na Twoich dokumentach i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
