Nowoczesny obieg dokumentów bez papieru
Zapewnij sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów i archiwizacją oraz szybkie i rzetelne przetwarzanie dokumentów, nadaj dokumentom elektronicznym moc prawną za pomocą podpisów cyfrowych, ogranicz ryzyko błędów, usprawnij administrowanie i współpracę między pracownikami, a w efekcie znacznie obniż koszty oraz czas pracy osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego – w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Obieg dokumentów mający moc prawną
Dzięki nowoczesnemu elektronicznemu zarządzaniu dokumentami możesz nadać pełną moc prawną dokumentom podpisanym w systemie z wizualizacją podpisu cyfrowego. Zaletą rozwiązania jest to, że działy obsługi dokumentów nie muszą już niczego drukować, a takie dokumenty są traktowane na równi z papierowymi oryginałami z pieczęciami i podpisami. Ponadto można znacznie skrócić czas zatwierdzania i podpisywania dokumentów – z 2–3 tygodni do 2 dni, ujednolicić procesy, obniżyć koszty kancelarii i przechowywania dokumentów oraz pozbyć się kosztów logistycznych związanych z przesyłaniem papierowych kopii między rozproszonymi terytorialnie biurami
Przetwarzanie korespondencji przychodzącej
Zautomatyzuj całą pracę związaną z przetwarzaniem korespondencji przychodzącej: listów, odwołań, wniosków, reklamacji, skarg, propozycji i innych dokumentów. Nasze rozwiązania pozwalają nie tylko szybko i sprawnie przetwarzać dokumenty przychodzące, ale też zapewniają szybki dostęp do nich w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia. System elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwia zarejestrowanie dokumentu, utworzenie dla niego odpowiednich dekretacji oraz monitorowanie jego realizacji, w tym przygotowanie odpowiedzi. Ponadto bogate możliwości integracji pozwalają automatycznie przyjmować dokumenty niemal z każdego systemu informatycznego (poczty e-mail, usług online, stron i portali, systemów księgowych oraz innych produktów softXspace). Po zakończeniu wszystkich etapów przetwarzania dokument trafia automatycznie do archiwum dostępnego 24/7, w którym można go znaleźć za pomocą wygodnej, wielofunkcyjnej wyszukiwarki.
Automatyzacja dokumentów wychodzących firmy
Praca z dokumentami wychodzącymi to typowy proces w firmie, zarówno w obiegu papierowym, jak i elektronicznym: przygotowanie projektu dokumentu, jego zatwierdzenie i podpisanie, rejestracja, przekazanie kontrahentowi, archiwizacja oraz wyszukiwanie na żądanie. Zastosowanie dedykowanego systemu elektronicznego daje jednak wiele dodatkowych nowoczesnych narzędzi: automatyczne nadawanie numerów rejestracyjnych dokumentów, natychmiastowe przekazywanie zadań kolejnemu uczestnikowi obiegu, szablony ścieżek zatwierdzania (z możliwością samodzielnego budowania i szczegółową historią), tworzenie powiązań z innymi dokumentami, podpisywanie w samym systemie podpisem cyfrowym (QES) z zachowaniem możliwości poświadczenia podpisu papierowego oraz zarządzanie sposobami wysyłki do adresata. W efekcie koszty przygotowania całej dokumentacji wychodzącej, w szczególności przy dużej liczbie dokumentów pośrednich, znacznie się zmniejszają.
Koordynacja wewnętrznego obiegu dokumentów
Daj wszystkim pracownikom możliwość łatwej i szybkiej wymiany dowolnych dokumentów wewnętrznych w firmie: pism, zarządzeń, decyzji, poleceń, protokołów, sprawozdań oraz notatek wyjaśniających i służbowych. Nasze rozwiązanie realnie usprawnia współpracę między współpracownikami i skraca czas reakcji dzięki automatyzacji dużej części rutynowej pracy z dokumentami: przygotowania, zatwierdzania, podpisywania, rejestracji, tworzenia poleceń i zadań, ich realizacji i monitorowania oraz archiwizacji
Zespołowa praca online z dokumentami
Nasze rozwiązania zapewniają dostęp do dokumentów 24/7 na wszystkich etapach ich cyklu życia oraz pozwalają pracować na plikach zarówno samodzielnie, jak i razem ze współpracownikami w czasie rzeczywistym. Edytuj i przeglądaj dokumenty bezpośrednio w systemie, bez konieczności instalowania dodatkowych programów, dodawaj recenzje i komentuj dokumenty. Śledzenie wersji i historii zmian pozwala w dowolnym momencie przywrócić utracony plik lub sprawdzić autorów zmian. Możesz też łączyć dokumenty, aby pracować z całym zestawem potrzebnych informacji. Ważne również, że z dokumentami możesz pracować 24/7 z dowolnego miejsca i urządzenia, a system obsługuje dowolne formaty plików (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf i inne)
Automatyzacja obsługi umów
Oprócz korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wiele firm poświęca dużą część czasu i zasobów na obieg dokumentów umownych. Nasze produkty i rozwiązania pozwalają zautomatyzować przetwarzanie umów i różnych dokumentów kontraktowych (protokołów odbioru, faktur i aneksów) w jednym elektronicznym systemie – od zatwierdzenia i podpisania z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego po monitorowanie realizacji zobowiązań, prolongatę i bezpieczne przechowywanie. Dzięki produktowi Client Portal możliwa jest całkowicie cyfrowa wymiana dokumentów z kontrahentami firmy. Do automatycznego generowania dokumentów umownych – od szablonu po podpisany egzemplarz – służy system generowania dokumentów eddyDOCS.
Automatyzacja współpracy z kontrahentami
Nasz produkt Client Portal umożliwia wyłącznie cyfrową wymianę umów i innych dokumentów z kontrahentami firmy. Wprowadź proces akredytacji i wstępnej weryfikacji kontrahentów, który pozwoli zminimalizować ryzyko i stworzyć rejestr zaufanych, sprawdzonych kontrahentów. Zautomatyzuj obieg dokumentów z kontrahentami i wymieniaj dokumenty o znaczeniu prawnym, poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia. Konto w zewnętrznym portalu kontrahenta pozwoli użytkownikom zatwierdzać, podpisywać i wysyłać dokumenty, realizować zadania, omawiać otrzymane dokumenty, a także zarządzać upoważnionymi przedstawicielami i osobami podpisującymi. W efekcie zaoszczędzisz czas i pieniądze firmy na zarządzaniu wymianą dokumentów, skrócisz czas podejmowania decyzji, przyspieszysz procesy biznesowe i zyskasz większą lojalność partnerów, dostawców i klientów
Podłącz integracje
-
Platforma softXspace
Możliwości platformy softXspace pozwalają zautomatyzować codzienne procesy i szybko zbudować spójne środowisko pracy. Narzędzia low-code umożliwiają tworzenie formularzy, kart i scenariuszy obiegu bez dodatkowego programowania.
-
Linia produktów softXspace
Gotowe produkty softXspace, takie jak DMS, CLM czy moduły procesowe, można szybko łączyć z istniejącą infrastrukturą. Otwarta API (REST, SOAP, CMIS) upraszcza integrację w skali całej organizacji.
-
Systemy firm trzecich i ERP
Buduj jednolitą architekturę IT dzięki integracjom z systemami zewnętrznymi: ERP, ECM, DMS, CRM i portalami wewnętrznymi. Obsługujemy także integracje z systemami bankowymi i księgowymi.
-
Usługi chmurowe i online
Integruj usługi Microsoft 365 i Google Workspace oraz narzędzia online: podpis elektroniczny, portale wymiany dokumentów i serwisy weryfikacji kontrahentów. Dzięki temu procesy działają w jednym, spójnym środowisku.
-
Skanowanie i rozpoznawanie dokumentów
Moduł OCR pozwala automatycznie rozpoznawać treść skanów, wyszukiwać dane w dokumentach i przetwarzać kody QR oraz kreskowe. Dokumenty trafiają do obiegu bez ręcznego przepisywania.
-
Usługi podpisywania dokumentów
Zapewnij prawnie wiążący obieg dokumentów dzięki integracjom z usługami podpisu: QES/KPE, Diia.Signature, DSS, Adobe Acrobat Sign i DocuSign. Dostępna jest także wizualizacja podpisu i obsługa kluczy sieciowych/chmurowych.
Platforma low-code, no-code i AI dla dużych firm i administracji publicznej
- 14 gotowych modułów: dokumenty, umowy, archiwum, HR, portale
- Własne procesy i formularze bez programowania
- Raporty i dashboardy o procesach i KPI
Dokumenty, umowy, CRM i portal dla kontrahentów w Microsoft 365
- Natywnie w SharePoint i Teams
- Start w 1 dzień z Microsoft Marketplace
- Licencja per użytkownik, 30 dni za darmo
Obieg dokumentów i archiwum 4
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Automatyzacja obiegu dokumentów
Generuj dokumenty z szablonów i automatyzuj obieg dokumentów
Business
Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)
Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code
Archive
Archiwum dokumentów elektronicznych
Uniwersalny system bezpiecznego, kontrolowanego i zarządzanego przechowywania dokumentów elektronicznych
Stosujemy wyłącznie nowoczesne i sprawdzone technologie
Oprócz gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług indywidualnego rozwoju, wdrożeń i wsparcia. Nasze zespoły techniczne tworzą wysoko wykwalifikowani eksperci, a zgodnie z potrzebami klientów proponujemy rozwój na takich nowoczesnych platformach i powiązanych technologiach, jak Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion i OrchardCore
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wyślemy e-mailem
Chcesz zacząć?
Najlepszym sposobem na poznanie naszych rozwiązań jest umówienie się na bezpłatne, indywidualne demo. Nasz ekspert pokaże Ci szczegółowo, jak zautomatyzować zarządzanie dokumentami właśnie w Twojej firmie.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
