Portal firmowy i intranet dla firm: SharePoint, Teams albo własny serwer
Ogłoszenia giną w skrzynkach, procedury leżą w folderach sieciowych, a nowy pracownik o wszystko pyta kolegów. Portal firmowy, czyli intranet pracowniczy, zbiera komunikację wewnętrzną w firmie, bazę wiedzy, aktualności firmowe, wnioski i dokumenty w jednym miejscu: w przeglądarce, w Microsoft Teams i na telefonie. Duże organizacje, banki i administracja wybierają gotowy portal korporacyjny na platformie softXspace z Orchard Core: w chmurze, na własnych serwerach lub hybrydowo. Firmom pracującym w Microsoft 365 budujemy intranet na SharePoint i Teams.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest Portal Firmowy?
Co to jest portal firmowy? Portal firmowy (intranet firmowy, portal korporacyjny, portal wewnętrzny, portal intranetowy) to centralna platforma cyfrowa, w której pracownicy firmy uzyskują dostęp do wszystkich zasobów – aktualności, dokumentów, aplikacji biznesowych, bazy wiedzy, samoobsługi HR i komunikacji. Nowoczesny intranet dla firmy zastępuje rozproszone narzędzia (e-mail, foldery sieciowe, tablice ogłoszeń) jednym punktem dostępu. Oprogramowanie do firmowego intranetu wybiera się więc nie po liczbie funkcji, ale po tym, gdzie pracują ludzie: w Microsoft 365 czy w osobnym systemie.
Portal Microsoft 365 (portal microsoft, portal microsoft online) wykorzystuje SharePoint jako fundament oraz Teams jako kanał komunikacji. Portal office 365 zbudowany na SharePoint i Teams daje aktualności, bazę wiedzy, portal pracownika, dokumenty i wnioski. Wdrażamy go na platformie Microsoft albo jako portal korporacyjny softXspace. Portal firmy działa zarówno w przeglądarce, jak i w aplikacji Teams, na komputerze i na telefonie.
Intranet SharePoint – Centrum Informacji
Intranet SharePoint (portal sharepoint, sharepoint jako intranet) to najpopularniejszy fundament portali firmowych w Polsce i na świecie. SharePoint Online dostarcza: hierarchiczną strukturę stron (hub sites, communication sites, team sites), zarządzanie uprawnieniami na poziomie dokumentu, pełnotekstowe wyszukiwanie, wersjonowanie i zgodność z RODO.
Przy wdrożeniu intranetu SharePoint przygotowujemy strony działów (HR, finanse, IT, sprzedaż), publikowanie aktualności i SharePoint automatyzację z Power Automate dla workflow. Dokumenty i umowy w tym samym SharePoint prowadzi softXspace365. Strona intranetowa i cały intranet dla firmy stają się żywym centrum informacji: każdy dział ma swoją przestrzeń, a wspólne zasoby (księgowość, HR, polityki) są dostępne dla całej organizacji.
Funkcje Intranetu SharePoint
Sześć kluczowych funkcji intranetu opartego na SharePoint Online.
-
Strony działowe i hub sites
Każdy dział ma własną stronę połączoną w logiczną strukturę hub. HR, IT, finanse, sprzedaż – osobne przestrzenie.
-
Biblioteki dokumentów
Repozytoria dokumentów z wersjonowaniem, check-in/check-out, metadanymi i retention policies zgodnymi z RODO.
-
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Microsoft Search przeszukuje dokumenty, osoby, ekspertów, wiadomości. Znajdziesz informacje w sekundach.
-
Uprawnienia granularne
Kontrola dostępu na poziomie witryny, biblioteki, folderu i dokumentu. Integracja z Entra ID (Azure AD).
-
Power Pages i Power Apps
Dodaj do portalu aplikacje biznesowe low-code – formularze, dashboardy, procesy. Bez konieczności programowania.
-
Mobile SharePoint
Aplikacja mobilna – dostęp do portalu z telefonu. Oficjalne aplikacje iOS i Android od Microsoft.
Portal Pracowniczy – Samoobsługa i Wnioski
Portal pracowniczy (portal dla pracowników, portal wewnętrzny) to najczęściej używana część intranetu. Pracownik loguje się raz i widzi wszystkie swoje sprawy: wnioski urlopowe, wnioski do HR, IT i Service Desk, zadania do zatwierdzenia, szkolenia i dokumenty. Portal pracownika w systemie HR integruje się bezpośrednio z intranetem firmowym.
Portal usługowy HR w portalu korporacyjnym softXspace prowadzi każdy wniosek jedną ścieżką: urlopy z kalendarzem zespołu, paski płacowe, zaświadczenia o zatrudnieniu generowane w 30 sekund, onboarding nowego pracownika krok po kroku przez pierwsze 90 dni, karta obiegowa przy odejściu i ewidencja czasu akceptowana online. Dla banków i grup kapitałowych portal as a service banking łączy portal pracownika z systemami bankowymi i danymi wszystkich spółek grupy.
Komunikacja Wewnętrzna w Firmie
Komunikacja wewnętrzna w firmie to fundament zaangażowania pracowników. Portal firmowy łączy wszystkie kanały: oficjalne aktualności, kanały Teams, yammer/Viva Engage, e-mail (portal office outlook, portal office 365 outlook), newsletter wewnętrzny. Zamiast rozproszenia – jedna platforma z powiadomieniami push i metrykami zaangażowania. Dzięki temu każdy pracownik otrzymuje właściwą informację we właściwym momencie, niezależnie od lokalizacji i urządzenia.
Kanały Komunikacji Wewnętrznej
Dwa główne kanały komunikacji wewnętrznej zintegrowane w portalu firmowym.
-
Aktualności firmowe i ogłoszenia
Aktualności firmowe i tablica ogłoszeń online – sekcja news na stronie głównej intranetu. Zarząd publikuje komunikaty strategiczne, marketing – kampanie i sukcesy klientów, HR – informacje o benefitach i szkoleniach. Każdy artykuł ma metadane (kategoria, dział, pilność) i może być filtrowany.
-
Integracja z Microsoft Teams
Integracja z Microsoft Teams (portal teams) oznacza, że aktualności, dokumenty i aplikacje z portalu są dostępne bezpośrednio w Teams – w kanałach, chatach i tabach. Pracownik nie przełącza aplikacji. Microsoft Teams staje się oknem do całego intranetu.
Baza Wiedzy Firmowa
Baza wiedzy firmowa (centrum informacji firmowej, knowledge base) to uporządkowany zbiór wiedzy organizacji: procedur, instrukcji, polityk, wzorów dokumentów, FAQ. Zamiast szukać wiedzy w głowach weteranów, pracownik sam znajduje odpowiedź w portalu. Szczególnie ważne przy onboardingu nowych osób i rotacji.
Baza wiedzy w SharePoint korzysta z Microsoft Search (wyszukiwanie pełnotekstowe), stron procedur i wiki. W portalu korporacyjnym softXspace każdy artykuł ma właściciela i datę przeglądu, a pracownik potwierdza zapoznanie się z dokumentem. Digitalizacja dokumentów z OCR pozwala przenieść papierowe instrukcje i procedury do cyfrowej bazy wiedzy. Copilot w Microsoft 365 odpowiada na pytania pracowników z bazy wiedzy firmy.
Struktura Bazy Wiedzy Firmowej
Pięć głównych kategorii wiedzy organizacyjnej w portalu firmowym.
-
Procedury i polityki
Polityka RODO, polityka sprzętu, procedury BHP, regulaminy. Zawsze aktualna wersja, historia zmian.
-
Instrukcje pracy
Jak obsługiwać klienta, jak wypełnić fakturę, jak zgłosić błąd IT. Instrukcje step-by-step z screenshot.
-
Onboarding nowych pracowników
Ścieżki onboardingu per stanowisko. Szkolenia, kontakty, checklisty pierwszych 90 dni.
-
FAQ i helpdesk
Najczęstsze pytania IT, HR, księgowości. Copilot + wyszukiwanie pełnotekstowe.
-
Wzory dokumentów
Szablony umów, wniosków, notatek służbowych. Generowanie z predefiniowanymi polami.
Funkcje portalu firmowego w Microsoft 365
Sześć funkcji portalu firmowego, które konfigurujemy przy wdrożeniu intranetu w Microsoft 365.
-
Strona główna spersonalizowana
Każdy pracownik widzi treści dostosowane do roli i działu. Aktualności, zadania, dokumenty – w jednym miejscu.
-
Aplikacje biznesowe w portalu
Power Apps zintegrowane z intranetem. Wnioski, formularze, dashboardy bez przełączania aplikacji.
-
Microsoft Viva Connections
Oficjalny employee experience hub od Microsoft. Aktualności, zasoby, zadania – w Teams.
-
Powiadomienia i newsletter
Automatyczny newsletter e-mail + push w Teams. Kierownicy widzą metryki otwarć i zaangażowania.
-
Wielojęzyczność
Portal firmowy w wielu językach (PL, EN, UA, DE). Automatyczne tłumaczenie Microsoft Translator.
-
Analityka portalu w Power BI
Dashboardy popularności treści, czasu na stronie, zaangażowania. Power BI w czasie rzeczywistym.
Portal firmowy: Microsoft 365 albo platforma softXspace
Firmom pracującym w Microsoft 365 budujemy intranet SharePoint połączony z Teams: stronę główną, strony działów, portal pracownika, bazę wiedzy, aktualności i centrum dokumentów. To projekt na SharePoint dopasowany do firmy, prowadzony przez nas jako Microsoft Partner, a dokumenty, umowy i workflow dokumentów w tym samym SharePoint prowadzi softXspace365.
Gotowym produktem jest portal korporacyjny softXspace na platformie softXspace z Orchard Core, wybierany przez duże organizacje, banki i administrację: wnioski HR, IT i Service Desk, onboarding, kalendarze urlopów, mapę biur, ankiety i CMS do aktualności. Działa w chmurze, na własnych serwerach lub hybrydowo, z integracją z Microsoft 365, ERP i systemami kadrowymi. Zaufali nam liderzy sektorów agro, FMCG, bankowości i administracji publicznej.
Intranet dla Firmy – Wdrożenie
Jak wdrożyć intranet w firmie: pięć etapów, od audytu komunikacji do szkoleń, zwykle w 4-8 tygodni.
Analiza obecnych kanałów komunikacji, punktów bólu, ankieta pracownicza. Architektura informacji portalu.
Hub sites, communication sites, team sites. Uprawnienia, nawigacja, branding firmowy.
Import z poprzedniego intranetu (WordPress, Confluence, starszy SharePoint).
Viva Connections, Teams taby, push notifications. Portal pracownika i workflow wniosków.
Warsztaty dla ambasadorów, dokumentacja, kampania komunikacyjna. Wsparcie po starcie portalu.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zbuduj portal firmowy i intranet
Umów prezentację: pokażemy portal firmowy na Twoich procesach i pomożemy wybrać między intranetem w Microsoft 365 a portalem korporacyjnym softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
