Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
28 listopada 2023
Automatyzacja zarządzania umowami może całkowicie zmienić sposób, w jaki Twoja firma obsługuje dokumenty z kontrahentami. Nadal zarządzasz umowami w Outlooku i Excelu? Podpisujesz na papierze i wysyłasz pocztą? W zaledwie 9 tygodni soft Xpansion dostarczy gotowe rozwiązanie do zarządzania cyklem życia umów (CLM) skonfigurowane pod Twoje procesy.
Co otrzymasz w 9 tygodni
Kompleksowy system do prawnie wiążącego obiegu dokumentów z kontrahentami, zbudowany na platformie softXspace Contract:
- System zarządzania umowami — jednolita przestrzeń robocza dla wszystkich pracowników do zarządzania pełnym cyklem życia umowy, od projektu po odnowienie
- Portal kontrahenta B2B — indywidualne konta dla każdego partnera przez softXspace Client Portal, umożliwiające samoobsługową wymianę dokumentów
- Gotowe konektory EDI (Vchasno, M.E.Doc) — praca w jednym interfejsie bez przełączania między systemami
Jak to działa
- Zautomatyzowane przepływy pracy: umowy, akty, faktury, aneksy, e-dokumenty przewozowe, akredytacja kontrahentów — wszystko automatycznie z łańcuchami zatwierdzeń
- Natychmiastowy podpis kwalifikowany (KPE) — prawnie wiążące podpisywanie dokumentów elektronicznych
- Tworzenie dokumentów w minuty — automatyczne szablony z danymi z Twojego ERP
- Scentralizowane archiwum elektroniczne — dostęp 24/7, wyszukiwanie pełnotekstowe i kontrola wersji
- Integracje z systemami ERP, CRM i innymi przez API i konektory EDI
- Elastyczne skalowanie za pomocą narzędzi Low-Code/No-Code — rozszerzaj procesy bez programowania
Proces wdrożenia — tydzień po tygodniu
soft Xpansion stosuje ustrukturyzowane podejście do wdrożenia, zapewniając uruchomienie systemu w 9 tygodni:
- Tygodnie 1–2: Analiza i konfiguracja. Nasz zespół mapuje istniejące procesy umowne, identyfikuje wąskie gardła i konfiguruje system zgodnie z regułami biznesowymi i hierarchiami zatwierdzeń.
- Tygodnie 3–5: Rozwój i integracja. Łączymy softXspace Contract z Twoimi systemami ERP i CRM, konfigurujemy konektory EDI i tworzymy szablony dokumentów dla każdego typu umowy.
- Tygodnie 6–7: Testy i pilot. Grupa pilotażowa użytkowników waliduje system w rzeczywistych scenariuszach. Dostosowujemy przepływy na podstawie feedbacku.
- Tygodnie 8–9: Uruchomienie i szkolenie. Pełne wdrożenie w całej organizacji ze szkoleniem dla wszystkich ról — od menedżerów umów po zatwierdzających i kontrahentów.
Kluczowe korzyści
- Redukcja kosztów operacyjnych do 60% — eliminacja papieru, ręcznego routingu i podwójnego wprowadzania danych
- Eliminacja błędów: ustandaryzowane szablony, automatyczne kontrole i śledzenie terminów zapewniają zgodność
- Platforma all-in-one do zarządzania dokumentami, podpisywania i archiwizacji
- Dostęp 24/7 z ustrukturyzowanym przechowywaniem i natychmiastowym wyszukiwaniem pełnotekstowym
- Bez opóźnień: natychmiastowe podpisywanie cyfrowe zastępuje dni kurierskiej wymiany papierowej
Dla kogo to rozwiązanie
- Banki i instytucje finansowe — automatyzacja umów kredytowych, dokumentów zgodności i onboardingu klientów
- Firmy produkcyjne — zarządzanie umowami z dostawcami, zamówienia i śledzenie SLA
- Agrobiznes — umowy zakupowe, dokumenty logistyczne i umowy sezonowe
- Firmy handlowe i dystrybucyjne — usprawnienie umów z vendorami i dokumentacji łańcucha dostaw
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo trwa wdrożenie systemu zarządzania umowami?
soft Xpansion dostarcza w pełni skonfigurowany system zarządzania cyklem życia umów (CLM) w zaledwie 9 tygodni, obejmując analizę, integrację z ERP/CRM, testy i uruchomienie ze szkoleniem.
Z jakimi systemami integruje się softXspace Contract?
softXspace Contract integruje się z systemami ERP (SAP, 1C, Microsoft Dynamics), platformami CRM, dostawcami EDI (Vchasno, M.E.Doc) oraz obsługuje kwalifikowane podpisy elektroniczne (KPE) do prawnie wiążącej wymiany dokumentów.
Czy kontrahenci mogą korzystać z systemu?
Tak. Portal kontrahenta B2B zapewnia indywidualne konta dla każdego partnera, umożliwiając samoobsługową wymianę dokumentów, podpisywanie umów i śledzenie statusu — bez telefonów i e-maili.
Zacznij już dziś
Z ponad 25-letnim doświadczeniem w oprogramowaniu korporacyjnym i 250+ udanymi wdrożeniami, soft Xpansion dostarcza rozwiązania do zarządzania cyklem życia umów, którym zaufali liderzy branżowi. Klienci jak KERNEL, Risoil i UKRSIBBANK polegają na softXspace Contract w codziennym zarządzaniu tysiącami dokumentów kontrahenckich.
Gotowy na eliminację papierowego zarządzania umowami? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną konsultację i zobaczyć, jak Twój zespół może uruchomić system w zaledwie 9 tygodni.
