Webinar: przejście do elektronicznego obiegu dokumentów

2 listopada 2021 roku soft Xpansion przeprowadził swój pierwszy webinar dla sektora publicznego – przy wsparciu Stowarzyszenia Małych Miast Ukrainy (Asocjacja małych miast Ukrainy) na temat „Jak szybko i komfortowo przejść z papierowego do elektronicznego obiegu dokumentów?". Celem było przedstawienie samorządom lokalnym i gminom praktycznego wprowadzenia do nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami.

Prelegenci i treść

Oleh Pidenko i Andrii Prosiekov opowiedzieli o doświadczeniach wdrażania nowoczesnych rozwiązań IT w sektorze publicznym, typowych problemach pracy z dokumentami w organach samorządu terytorialnego (OST) oraz ich rozwiązaniach. Prelegenci zademonstrowali korzyści i perspektywy rozwoju rozwiązania softXspace Government – zbudowanego na platformie open source Alfresco Community Edition.

Procesy automatyzowane przez softXspace Government

Rozwiązanie zapewnia transparentne, kontrolowane i zarządzalne procesy automatyczne:

• Dokumenty przychodzące i wychodzące
• Wewnętrzna korespondencja
• Polecenia, zarządzenia i uchwały
• Protokoły posiedzeń i decyzje
• Budowa elektronicznego archiwum dokumentów
• Kontrola wykonania dokumentów
• Zarządzanie kadrowe

Możliwości funkcjonalne i integracja

• Rezolucje, zadania, delegacja i kontrola wykonania
• Powiadomienia e-mail o zdarzeniach i zadaniach
• Jednoczesna edycja dokumentów bezpośrednio w systemie
• Moduł skanowania z rozpoznawaniem QR i kodów kreskowych
• Kalendarz zdarzeń i wyszukiwanie pełnotekstowe
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (ECP/KEP / QES)
• Model ról i bezpieczeństwa
• Praca z szablonami dokumentów
• Integracja przez REST API z portalami i systemami branżowymi

Korzyści platformy

• Podstawa: Alfresco Community Edition – open source
• Możliwa praca na w pełni bezpłatnym stacku (OS, DBMS, serwer aplikacji i wyszukiwania)
• Minimalne wymagania serwerowe
• Bardzo wysoka prędkość – kluczowe operacje do 2 sekund
• Poziom gwarancji Г2, zgodność z ДСТУ-4145-2002
• Możliwość budowy KSZI (Kompleksowy System Ochrony Informacji)

Oferta specjalna dla gmin

Celem webinaru była również prezentacja specjalnej oferty soft Xpansion dla ukraińskich gmin: wdrożenie typowego zakresu funkcjonalnego przy małym budżecie projektowym. Dzięki Alfresco Community Edition i konfiguracji przez platformę LowCode również małe samorządy mogą realizować cyfrowe procesy dokumentowe bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów licencji i infrastruktury. Praktyczne przykłady z Ministerstwa Transformacji Cyfrowej pokazują konkretną wartość dodaną.

Dziękujemy wszystkim uczestnikom i Stowarzyszeniu Małych Miast Ukrainy za pozytywne opinie. Nagranie webinaru jest dostępne na naszym kanale YouTube.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Alfresco Community Edition?

Alfresco Community Edition to bezpłatna platforma open source do Enterprise Content Management (ECM). Na jej podstawie soft Xpansion buduje rozwiązanie softXspace Government – z w pełni zintegrowanymi workflow, podpisem elektronicznym, archiwizacją i zarządzaniem rolami dla sektora publicznego Ukrainy.

Czym jest KSZI i dlaczego jest ważny?

KSZI (Kompleksowy System Ochrony Informacji) to wymóg ustawowy dla instytucji państwowych w Ukrainie. Zapewnia ochronę danych zgodnie z normami ДСТУ. softXspace Government wspiera budowę KSZI z poziomem gwarancji Г2 i kryptografią według ДСТУ-4145-2002.

Ile kosztuje softXspace Government dla gminy?

Dla gmin soft Xpansion oferuje pakiet specjalny z typowym zakresem funkcjonalnym przy minimalnym budżecie projektowym. Rozwiązanie działa na w pełni bezpłatnym stacku oprogramowania (Linux, PostgreSQL, Apache, Solr) – dzięki czemu odpadają koszty licencji infrastruktury podstawowej. Skontaktuj się z nami w sprawie indywidualnej oferty.

Webinar pokazał, jak nawet niewielkie samorządy mogą skutecznie wdrożyć cyfrowy obieg dokumentów bez konieczności inwestycji w drogie licencje komercyjne – kluczem jest właściwy wybór open-source platformy oraz partnera technologicznego z doświadczeniem w sektorze publicznym Ukrainy.

Dzięki podejściu opartemu na konfiguracji wizualnej i otwartemu stackowi technologicznemu wdrożenia są skalowalne i ekonomiczne nawet dla niewielkich gmin samorządowych w całej Ukrainie.

Powiązane artykuły:

• Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
• Webinar: e-obieg dokumentów + Memorandum z otwartymi miastami
• Usprawnienie zarządzania umowami z rozwiązaniami Low-Code
• Jak Novus zautomatyzował zarządzanie umowami: wyniki pierwszej fazy
• Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code

Przeczytaj też: wdrożenie systemu EDM w Radzie Miejskiej.