System Vulyk — Ministry of Digital Transformation

System informacyjny Vulyk został wdrożony przez Ministerstwo Transformacji Cyfrowej Ukrainy we współpracy z Akademią Elektronicznego Zarządzania i Soft Xpansion w ramach projektu EGO4UKRAINE przy wsparciu programu U-LEAD with Europe

Opis projektu

Centrum Obsługi Administracyjnej (COA) automatyzuje przyjmowanie wniosków od obywateli i osób prawnych o świadczenie usług administracyjnych, ich rozpatrywanie i wydawanie dokumentów końcowych. Korzystanie z modułu pozwala uprościć procedurę składania wniosków, zmniejszyć czas i pieniądze poświęcone na ich przetwarzanie, połączyć powiązane organizacje oraz zwiększyć poziom kontroli i sprawozdawczości

Strona internetowa: vulyk.gov.ua

Funkcjonalność

Tworzenie elektronicznej karty dokumentu: wszystkie informacje są wprowadzane bezpośrednio w formie elektronicznej przez operatora systemu COA
Automatyczne generowanie wydrukowanego formularza wniosku na podstawie wprowadzonych danych o wnioskodawcy i wybranej usłudze administracyjnej
Automatyczne generowanie listy wymaganych dokumentów w zależności od wybranej usługi
Automatyczne generowanie wydruku dokumentów otrzymanych od wnioskodawcy i kontrola ich dostępności
Skanowanie dokumentów bezpośrednio z karty elektronicznej i automatyczne łączenie z nią, z pominięciem pośredniego zapisu na dysku lokalnym
Automatyczne generowanie numeru ewidencyjnego zgodnie z nomenklaturą spraw
Rozliczanie przekazywania oryginałów dokumentów
Integracja z aplikacją Diia do przyjmowania dokumentów
Integracja z Elektronicznym Systemem Interakcji Organów Wykonawczych
Integracja z systemami płatności dla natychmiastowych płatności za usługi administracyjne
Możliwość odczytywania paszportów i automatycznego wprowadzania danych z paszportu do Vulyk IS
Integracja z rejestrem wspólnot terytorialnych
Klient poczty: automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail i SMS do wnioskodawcy
Messenger-bot, viber-bot: możliwość otrzymania pomocy i uproszczenia świadczenia usług administracyjnych (informacja o usługach, rejestracja w kolejce, status rozpatrywania wniosku, otrzymywanie powiadomień)
Linki do innych dokumentów i zapisywanie różnych wersji dokumentów (obsługa wersjonowania)
Proces biznesowy przetwarzania dokumentów, który może obejmować: tworzenie, rejestrację, zatwierdzanie, uchwały, podpisywanie, realizację, raport, kontrolę terminów itp.

Zalety systemu

Scentralizowana instalacja: możliwość wdrożenia systemu w chmurze na poziomie krajowym i podłączenia dużej liczby społeczności poprzez rządowe programy rozwojowe
Instalacja lokalna: możliwość wdrożenia systemu w wydzielonym regionie
Szerokie możliwości personalizacji rozwiązania i jego rozwoju: tworzenie własnych procesów, raportów, formularzy użytkowników bez programowania
Potężne możliwości integracyjne: moduł ASC ma możliwość integracji z dowolnym systemem EDMS i portalami obsługującymi narzędzia integracyjne. Maksymalna wydajność modułu osiągana jest dzięki systemowi zarządzania dokumentami elektronicznymi SoftXspace Government
Wykorzystanie nowoczesnych technologii identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID lub kwalifikowany podpis elektroniczny

Wyniki wdrożenia

Wdrożenie Vulyk pozwoliło ponad 500* Centrom Obsługi Administracyjnej (COA) zautomatyzować proces przyjmowania od obywateli i osób prawnych wniosków o świadczenie usług administracyjnych, ich rozpatrywania i wydawania dokumentów końcowych
Ponad 2500* administratorów CUA jest użytkownikami Vulyk IS
W trakcie funkcjonowania Vulyk IS przyjęto ponad 500 000* wniosków

^{* Dane na październik 2021 r.}

Powiązane studia przypadków: budżet publiczny dla Eastern Europe Foundation, zarządzanie naprawami dla Ukrsibbank, system oceny kredytów dla Raiffeisen Bank, konto mieszkańca dla Baltic City Council, portal korporacyjny dla Kryvyi Rih City Council.