System Vulyk – Ministry of Digital Transformation

Opis projektu 

Centrum Obsługi Administracyjnej (COA) automatyzuje przyjmowanie wniosków od obywateli i osób prawnych o świadczenie usług administracyjnych, ich rozpatrywanie i wydawanie dokumentów końcowych. Korzystanie z modułu pozwala uprościć procedurę składania wniosków, zmniejszyć czas i pieniądze poświęcone na ich przetwarzanie, połączyć powiązane organizacje oraz zwiększyć poziom kontroli i raportowania 

Strona internetowa: vulyk.gov.ua

Funkcjonalność 

• Tworzenie elektronicznej karty dokumentu: wszystkie informacje są wprowadzane bezpośrednio w formie elektronicznej przez operatora systemu COA 
• Automatyczne generowanie wydrukowanego formularza wniosku na podstawie wprowadzonych danych o wnioskodawcy i wybranej usłudze administracyjnej 
• Automatyczne generowanie listy wymaganych dokumentów w zależności od wybranej usługi 
• Automatyczne generowanie wydruku dokumentów otrzymanych od wnioskodawcy i kontrola ich dostępności 
• Skanowanie dokumentów bezpośrednio z karty elektronicznej i automatyczne łączenie z nią, z pominięciem pośredniego zapisu na dysku lokalnym 
• Automatyczne generowanie numeru ewidencyjnego zgodnie z nomenklaturą spraw 
• Rozliczanie przekazywania oryginałów dokumentów 
• Integracja z aplikacją Diia do przyjmowania dokumentów 
• Integracja z Elektronicznym Systemem Interakcji Organów Wykonawczych 
• Integracja z systemami płatności dla natychmiastowych płatności za usługi administracyjne 
• Możliwość odczytywania paszportów i automatycznego wprowadzania danych z paszportu do Vulyk IS 
• Integracja z rejestrem wspólnot terytorialnych 
• Klient poczty: automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail i SMS do wnioskodawcy 
• Messenger-bot, viber-bot: możliwość otrzymania pomocy i uproszczenia świadczenia usług administracyjnych (informacja o usługach, rejestracja w kolejce, status rozpatrywania wniosku, otrzymywanie powiadomień) 
• Linki do innych dokumentów i zapisywanie różnych wersji dokumentów (obsługa wersjonowania) 
• Proces biznesowy przetwarzania dokumentów, który może obejmować: tworzenie, rejestrację, zatwierdzanie, uchwały, podpisywanie, realizację, raport i kontrolę terminów 

Zalety systemu 

• Scentralizowana instalacja: możliwość wdrożenia systemu w chmurze na poziomie krajowym i podłączenia dużej liczby społeczności poprzez rządowe programy rozwojowe 
• Instalacja lokalna: możliwość wdrożenia systemu w wydzielonym regionie 
• Szerokie możliwości personalizacji rozwiązania i jego rozwoju: tworzenie własnych procesów, raportów, formularzy użytkowników bez programowania 
• Potężne możliwości integracyjne: moduł ASC ma możliwość integracji z dowolnym systemem EDMS i portalami obsługującymi narzędzia integracyjne. Maksymalna wydajność modułu osiągana jest dzięki systemowi zarządzania dokumentami elektronicznymi SoftXspace Government 
• Wykorzystanie nowoczesnych technologii identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID lub kwalifikowany podpis elektroniczny 

Wyniki wdrożenia 

• Wdrożenie Vulyk pozwoliło ponad 500* Centrom Obsługi Administracyjnej (COA) zautomatyzować proces przyjmowania od obywateli i osób prawnych wniosków o świadczenie usług administracyjnych, ich rozpatrywania i wydawania dokumentów końcowych 
• Ponad 2500* administratorów CUA jest użytkownikami Vulyk IS 
• W trakcie funkcjonowania Vulyk IS przyjęto ponad 500 000* wniosków 

^{* Dane na październik 2021 r.}

Powiązane studia przypadków: budżet publiczny dla Eastern Europe Foundation, zarządzanie naprawami dla Ukrsibbank, system oceny kredytów dla Raiffeisen Bank, konto mieszkańca dla Baltic City Council, portal korporacyjny dla Kryvyi Rih City Council.