Webinar: e-obieg dokumentów + Memorandum z otwartymi miastami

18 listopada 2021 roku odbył się webinar „Komfortowy przejście do e-obiegu dokumentów – narzędzia i praktyka" dla sektora publicznego, zorganizowany przez soft Xpansion przy wsparciu Stowarzyszenia Otwartych Miast Ukrainy (Asocjacja vidkrytych mist Ukrainy). W ramach webinaru podpisano Memorandum o współpracy między Stowarzyszeniem a soft Xpansion.

Tematy webinaru

Podczas webinaru poruszono następujące zagadnienia:

• Rozwiązanie kluczowych problemów pracy z dokumentami w organach samorządu terytorialnego (OST)
• Komfortowe i proste przejście od tradycyjnych procesów dokumentowych do nowoczesnego, ekonomicznego formatu
• Zadania rozwiązywane przez automatyczne systemy elektronicznego obiegu dokumentów
• Efekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
• Korzyści z rozwiązania softXspace Government
• Doświadczenia wdrożeniowe i perspektywy rozwoju softXspace Government

Podpisanie Memorandum

W ramach webinaru zostało podpisane Memorandum o współpracy między Stowarzyszeniem Otwartych Miast a soft Xpansion. Otwiera to nowe możliwości wdrażania nowoczesnych rozwiązań IT w sektorze publicznym Ukrainy oraz tworzy podstawy do wspólnych projektów cyfryzacji ukraińskich gmin.

Nagranie i opinie

Dziękujemy wszystkim uczestnikom webinaru za aktywność, zainteresowanie i opinie zwrotne. Nagranie webinaru jest dostępne na naszym kanale YouTube: obejrzyj nagranie webinaru.

Co dalej dla cyfryzacji gmin

Stowarzyszenie Otwartych Miast Ukrainy zrzesza dziesiątki ukraińskich miast i gmin, które aktywnie wdrażają zasady otwartego rządzenia, transparentności decyzji oraz uczestnictwa obywatelskiego – a współpraca z soft Xpansion umożliwia im dostęp do sprawdzonych narzędzi cyfryzacji administracji publicznej.

Cyfryzacja samorządów lokalnych jest jednym z kluczowych warunków efektywnego dostarczania usług publicznych obywatelom oraz transparentnego zarządzania środkami publicznymi. softXspace Government wspiera ten cel od strony technologicznej, oferując sprawdzony zestaw modułów do obiegu dokumentów, archiwizacji i kontroli wewnętrznej.

Rozwiązanie integruje się z istniejącymi systemami HR, finansowymi oraz rejestrami państwowymi, zapewniając jednolitą warstwę zarządzania dokumentami w całej jednostce samorządu terytorialnego niezależnie od jej wielkości i specyfiki.

Wdrożenia w ramach Stowarzyszenia Otwartych Miast zazwyczaj obejmują również programy szkoleń dla pracowników merytorycznych i zarządzających, co przekłada się na wysoką adopcję i realne korzyści operacyjne już w pierwszych miesiącach pracy z systemem.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Stowarzyszenie Otwartych Miast Ukrainy?

Stowarzyszenie Otwartych Miast Ukrainy (Asocjacja vidkrytych mist Ukrainy) to związek ukraińskich gmin wspierających zasady otwartości, transparentności i cyfryzacji samorządu lokalnego oraz promujących nowoczesne praktyki e-Government na poziomie samorządowym.

Co przewiduje Memorandum z soft Xpansion?

Memorandum przewiduje wspólną pracę nad wdrażaniem nowoczesnych rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów w ukraińskich gminach, w tym wykorzystanie platformy softXspace Government, w celu przyspieszenia cyfryzacji administracji lokalnej.

Jak przebiega przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentów?

Przejście odbywa się stopniowo: analiza istniejących procesów dokumentowych, konfiguracja platformy softXspace Government zgodnie z wymaganiami gminy, szkolenie pracowników oraz uruchomienie produkcyjne. Skontaktuj się z nami w sprawie wdrożenia DMS w Twojej instytucji.

Wśród efektów wdrożenia obserwujemy znaczące skrócenie czasu obsługi spraw obywateli, redukcję kosztów archiwizacji papierowej, lepszą kontrolę terminów ustawowych oraz pełną ścieżkę audytu wszystkich operacji dokumentowych w jednostkach samorządu terytorialnego.

Stowarzyszenie Otwartych Miast oraz soft Xpansion planują w kolejnych latach dalsze rozszerzanie współpracy o nowe gminy oraz kolejne moduły funkcjonalne, dostosowane do specyfiki ukraińskiej administracji publicznej i wymagań regulacyjnych.

Zachęcamy zainteresowane gminy do bezpośredniego kontaktu w sprawie pilotażu rozwiązań dedykowanych dla samorządu lokalnego.

Wszystkie wdrożenia realizowane są zgodnie z wymogami GDPR oraz lokalnych regulacji ukraińskiego sektora publicznego.

Pełna dokumentacja techniczna dostępna na życzenie po podpisaniu NDA.

Powiązane artykuły:

• Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
• Webinar: przejście do elektronicznego obiegu dokumentów
• Usprawnienie zarządzania umowami z rozwiązaniami Low-Code
• Jak Novus zautomatyzował zarządzanie umowami: wyniki pierwszej fazy

Przeczytaj też: Światowy Dzień bez Papieru.