Jak Novus zautomatyzował zarządzanie umowami: wyniki pierwszej fazy
17 marca 2023
Novus, jedna z największych sieci supermarketów na Ukrainie, wybrała platformę Low-Code/No-Code softXspace do kompleksowej automatyzacji procesów zarządzania umowami. Głównym celem projektu było zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i optymalizacja procesów umownych na każdym etapie — niezbędny wymóg dla szybkiego i nieprzerwanego działania firmy.
Projekt rozpoczął się w 2023 roku wdrożeniem pierwszej fazy, koncentrującej się na automatyzacji procesów zarządzania umowami w dziale IT firmy. Celem było opracowanie kompleksowego systemu obejmującego wszystkie kluczowe etapy: przygotowanie umowy, zatwierdzanie, podpisywanie podpisem kwalifikowanym (KPE) oraz bezpieczne przechowywanie. Novus wybrał system zarządzania umowami oparty na platformie softXspace.
Wyzwania
Novus potrzebował scentralizowanego i efektywnego rozwiązania do zarządzania umowami w czasie rzeczywistym, zapewniającego pełną przejrzystość i kontrolę nad całym procesem.
Jednym z kluczowych wyzwań była integracja nowego systemu z istniejącymi usługami elektronicznego obiegu dokumentów, takimi jak Vchasno i M.E.Doc. Wymagało to elastycznej platformy zdolnej do bezproblemowej współpracy z różnymi systemami. Ponadto Novus szukał rozwiązania zapewniającego łatwy dostęp do dokumentów i zadań dla pracowników, minimalizującego czas poświęcany na rutynowe operacje.
Kluczowe funkcjonalności wdrożone w pierwszej fazie
- Portale pracownicze: Każdy pracownik posiada spersonalizowany pulpit z dostępem do zadań i dokumentów — jeden punkt wejścia z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie
- Zautomatyzowane przepływy pracy: Każda umowa przechodzi przez skonfigurowane ścieżki przetwarzania z automatycznym routingiem, regułami biznesowymi i powiadomieniami
- Podpis kwalifikowany: System umożliwia pełną cyfryzację cyklu życia umowy, w tym podpisywanie (KPE) i bezpieczne przechowywanie cyfrowe
- Integracja z usługami EDI: Dokumenty są automatycznie importowane do systemu i przetwarzane przez ustandaryzowane przepływy biznesowe
- Elastyczność Low-Code: Platforma oferuje szerokie możliwości dostosowywania, pozwalając Novus adaptować procesy, formularze i szablony bez programowania
Osiągnięte rezultaty
Do grudnia 2024 roku wyniki pierwszej fazy projektu są już imponujące:
- Ponad 10 typów dokumentów zautomatyzowanych, przyspieszających procesy i poprawiających nadzór
- System przetwarza umowy od 100+ kontrahentów w scentralizowanej platformie
- Tylko w Q4 2024 ponad 500 umów zostało przetworzonych i podpisanych cyfrowo
- 30+ pracowników pracuje w przyjaznym środowisku cyfrowym, redukując czas na powtarzalne zadania
Pierwsza faza wdrożenia stanowi solidny fundament do dalszego rozwijania funkcjonalności i obejmowania kolejnych typów dokumentów oraz procesów biznesowych w sieci Novus, z planowanym rozszerzeniem o moduły HR, zakupowe i kontroli kontrahentów.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego Novus wybrał platformę softXspace do zarządzania umowami?
Novus potrzebował scentralizowanego systemu integrującego się z usługami EDI (Vchasno, M.E.Doc) i zapewniającego podpis kwalifikowany. Platforma softXspace Low-Code/No-Code oferowała szybkie wdrożenie, elastyczne dostosowywanie i bezproblemową współpracę — niezbędne dla sieci handlowej przetwarzającej setki umów miesięcznie.
Jakie wyniki osiągnął Novus w pierwszej fazie?
Do grudnia 2024: ponad 10 typów dokumentów zautomatyzowanych, umowy od 100+ kontrahentów, 500+ umów przetworzonych i podpisanych cyfrowo w Q4, 30+ pracowników w usprawnonym środowisku cyfrowym.
Czy soft Xpansion może zautomatyzować zarządzanie umowami dla innych firm handlowych?
Tak. soft Xpansion dostarcza automatyzację zarządzania umowami w sektorze handlu i zakupów, dystrybucji i FMCG. Platforma softXspace obsługuje portale kontrahentów, zautomatyzowane ścieżki zatwierdzania, podpis kwalifikowany i integracje z ERP/CRM.
Perspektywy i dalsze kroki
Dyrektor Departamentu Zarządzania Informacją Novus, Stundža Mażvydas, zauważył, że współpraca z soft Xpansion w pełni spełniła oczekiwania dzięki indywidualnemu podejściu i elastycznym możliwościom platformy.
Następne etapy zakładają rozszerzenie funkcjonalności systemu, automatyzację nowych procesów biznesowych i integrację z innymi usługami korporacyjnymi.
Szukasz automatyzacji zarządzania umowami w handlu? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać konsultację.
