Компанія Novus, одна з найбільших українських мереж супермаркетів, обрала Low-Code/No-Code платформу softXspace для комплексної автоматизації процесів роботи з договорами. Головна мета проєкту — підвищити ефективність управління документами та оптимізувати роботу з договорами на всіх етапах, що є критично важливим для швидкої та безперебійної діяльності компанії.
Проект стартував у 2023 році з реалізації першого етапу автоматизації договірних документів для ІТ-напрямку компанії. Завдання полягало у створенні комплексної системи, що охоплює всі ключові етапи: підготовку, узгодження, підписання цифровим підписом (КЕП) та зберігання документів. Для цього було обрано Система управління договорами на базі платформи softXspace, що дало змогу Novus автоматизувати ряд процесів та забезпечити прозорість і контроль за кожним етапом роботи з документами.
Виклики
Компанія потребувала комплексного рішення, яке б дозволило централізовано та ефективно управляти договорами в реальному часі, забезпечуючи високу прозорість і контроль.
Один із головних викликів — інтеграція з наявними сервісами електронного документообігу, такими як Вчасно та M.E.Doc. Це вимагало гнучкої платформи, здатної безперебійно взаємодіяти з різними системами. Крім того, команда Novus шукала рішення, яке б забезпечило зручний доступ до документів і завдань для співробітників, мінімізуючи час на рутинні операції та спрощуючи пошук необхідної інформації.
Впровадження ключових функцій на першому етапі
Серед основних елементів впровадженої системи:
- Персональні кабінети співробітників: тепер кожен працівник має єдину точку доступу до своїх завдань і документів, що значно спрощує процес роботи з ними в будь-який час та з будь-якої точки світу.
- Автоматизовані процеси: кожен документ має індивідуальні процеси опрацювання, автоматизовані маршрути, правила та нотифікації.
- Цифровий підпис: система забезпечує повну цифровізацію договірного документообігу, включаючи підписання та зберігання документів із КЕП.
- Інтеграція з сервісами ЕДО: документи автоматично потрапляють у систему та обробляються за уніфікованими бізнес-процесами, що дозволяє ефективно працювати без необхідності постійно перемикатися між різними платформами.
- Low-Code можливості: гнучкість у налаштуванні процесів, форм і шаблонів, що дозволяє легко змінювати систему під потреби бізнесу
Більше про функціональність впровадженої системи можна дізнатись за посиланням:Автоматизація управляння договорами в компанії NOVUS
Досягнуті результати
На грудень 2024 року результати першого етапу проекту вже є вражаючими:
- Автоматизовано понад 10 типів документів, що значно прискорило процеси та зробило їх більш контрольованими.
- Компанія в одному місці обробляє документи від 100+ контрагентів
- Всього за IV квартал 2024 року було оброблено та підписано більше 500 документів.
- 30+ співробітників працюють у зручному цифровому середовищі, що дозволяє суттєво скоротити час на рутинні завдання.
Ці результати вже сьогодні дають Novus можливість не лише підвищити ефективність бізнес-процесів, але й значно знизити навантаження на співробітників, даючи їм більше часу для роботи над важливими завданнями.
Перспективи та подальші кроки
Директор департаменту інформаційного менеджменту компанії Novus, Стунджа Мажвидас, зазначив, що співпраця з soft Xpansion повністтю виправдала очікування завдяки індивідуальному підходу та гнучким можливостям платформи. Проект не лише досягнув усіх своїх цілей, а й відкрив нові можливості для подальшого розвитку.
На наступних етапах планується розширення функціональності системи, автоматизація нових бізнес-процесів та інтеграція з іншими корпоративними сервісами
Ми в свою чергу пишаємось спільними успіхами з командою Novus та разом плануємо подальші кроки!
