Як Novus автоматизував управління договорами: підсумки першого етапу

Компанія Novus, одна з найбільших українських мереж супермаркетів, обрала Low-Code/No-Code платформу softXspace для комплексної автоматизації процесів роботи з договорами. Головна мета проєкту – підвищити ефективність управління документами та оптимізувати роботу з договорами на всіх етапах, що є критично важливим для швидкої та безперебійної діяльності компанії.

Проєкт стартував у 2023 році з реалізації першого етапу автоматизації договірних документів для ІТ-напрямку компанії. Завдання полягало у створенні комплексної системи, що охоплює всі ключові етапи: підготовку, узгодження, підписання цифровим підписом (КЕП) та зберігання документів. Для цього було обрано Система управління договорами на базі платформи softXspace, що дало змогу Novus автоматизувати ряд процесів та забезпечити прозорість і контроль за кожним етапом роботи з документами.

Виклики

Компанія потребувала комплексного рішення, яке б дозволило централізовано та ефективно управляти договорами в реальному часі, забезпечуючи високу прозорість і контроль.

Один із головних викликів – інтеграція з наявними сервісами електронного документообігу, такими як Вчасно та M.E.Doc. Це вимагало гнучкої платформи, здатної безперебійно взаємодіяти з різними системами. Крім того, команда Novus шукала рішення, яке б забезпечило зручний доступ до документів і завдань для співробітників, мінімізуючи час на рутинні операції та спрощуючи пошук необхідної інформації.

Впровадження ключових функцій на першому етапі

Серед основних елементів впровадженої системи:

• Персональні кабінети співробітників: тепер кожен працівник має єдину точку доступу до своїх завдань і документів, що значно спрощує процес роботи з ними в будь-який час та з будь-якої точки світу.
• Автоматизовані процеси: кожен документ має індивідуальні процеси опрацювання, автоматизовані маршрути, правила та нотифікації.
• Цифровий підпис: система забезпечує повну цифровізацію договірного документообігу, включаючи підписання та зберігання документів із КЕП.
• Інтеграція з сервісами ЕДО: документи автоматично потрапляють у систему та обробляються за уніфікованими бізнес-процесами, що дозволяє ефективно працювати без необхідності постійно перемикатися між різними платформами.
• Low-Code можливості: гнучкість у налаштуванні процесів, форм і шаблонів, що дозволяє легко змінювати систему під потреби бізнесу

Більше про функціональність впровадженої системи можна дізнатись за посиланням:Автоматизація управляння договорами в компанії NOVUS

Досягнуті результати

На грудень 2024 року результати першого етапу проєкту вже є вражаючими:

- Автоматизовано понад 10 типів документів, що значно прискорило процеси та зробило їх більш контрольованими.

- Компанія в одному місці обробляє документи від 100+ контрагентів

- Всього за IV квартал 2024 року було оброблено та підписано більше 500 документів.

- 30+ співробітників працюють у зручному цифровому середовищі, що дозволяє суттєво скоротити час на рутинні завдання.

Ці результати вже сьогодні дають Novus можливість не лише підвищити ефективність бізнес-процесів, але й значно знизити навантаження на співробітників, даючи їм більше часу для роботи над важливими завданнями.

Найчастіші запитання

Чому Novus обрав softXspace?

Novus потребував систему з інтеграцією EDI (Вчасно, M.E.Doc) та КЕП. softXspace Low-Code/No-Code забезпечив швидке впровадження.

Які результати?

10+ типів документів, 100+ контрагентів, 500+ договорів у Q4 2024, 30+ працівників у цифровому середовищі.

Чи може soft Xpansion автоматизувати договори для іншого ритейлу?

Так. Портали контрагентів, схвалення, КЕП, інтеграції ERP/CRM.

Зв'яжіться з нами для консультації.

Перспективи та подальші кроки

Директор департаменту інформаційного менеджменту компанії Novus, Стунджа Мажвидас, зазначив, що співпраця з soft Xpansion повністтю виправдала очікування завдяки індивідуальному підходу та гнучким можливостям платформи. Проєкт не лише досягнув усіх своїх цілей, а й відкрив нові можливості для подальшого розвитку.

На наступних етапах планується розширення функціональності системи, автоматизація нових бізнес-процесів та інтеграція з іншими корпоративними сервісами

Ми в свою чергу пишаємось спільними успіхами з командою Novus та разом плануємо подальші кроки!

Пов'язані статті:

• Система автоматизації управління договорами для бізнесу
• Тепер взаємодія ЦНАПів з іншими установами через СЕВ ОВВ стала ще зручніша!
• Автоматизація документообігу: трансформація ефективності бізнесу
• Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
• Офіційна позиція компанії soft Xpansion щодо війни в Україні

Читайте також: soft Xpansion відкриває офіс у Вінниці.