Wie Novus das Vertragsmanagement automatisierte: Erste Phase

Novus, eine der größten Supermarktketten in der Ukraine, hat sich für die LowCode/NoCode-Plattform softXspace entschieden, um ihre Vertragsmanagement-Prozesse umfassend zu automatisieren. Das Hauptziel des Projekts war die Verbesserung der Effizienz im Dokumentenmanagement und die Optimierung der Vertrags-Workflows in jeder Phase — eine wesentliche Voraussetzung für den schnellen und reibungslosen Geschäftsbetrieb des Unternehmens.

Das Projekt begann 2023 mit der Umsetzung der ersten Phase, die sich auf die Automatisierung der Vertragsmanagement-Prozesse innerhalb der IT-Abteilung des Unternehmens konzentrierte. Ziel war die Entwicklung eines umfassenden Systems, das alle kritischen Phasen abdeckt: Vertragsvorbereitung, Freigabe, digitale Unterzeichnung mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) und sichere Archivierung. Novus wählte das Vertragsmanagementsystem auf Basis der softXspace-Plattform, das die Automatisierung mehrerer Prozesse ermöglichte und gleichzeitig Transparenz und Kontrolle über jede Phase der Vertragsabwicklung sicherstellt.

Herausforderungen

Novus benötigte eine zentralisierte und effiziente Lösung, um Verträge in Echtzeit zu verwalten und dabei volle Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess zu gewährleisten.

Eine der größten Herausforderungen war die Integration des neuen Systems mit bestehenden elektronischen Dokumentenmanagement-Diensten wie Vchasno und M.E.Doc. Dies erforderte eine flexible Plattform mit nahtloser Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen. Darüber hinaus suchte Novus eine Lösung, die Mitarbeitern einfachen Zugang zu Dokumenten und Aufgaben bietet, den Zeitaufwand für Routineoperationen minimiert und die Informationssuche vereinfacht.

In der ersten Phase implementierte Kernfunktionen

Die erste Implementierungsphase führte mehrere Kernfunktionalitäten ein:

• Mitarbeiterportale: Jeder Mitarbeiter verfügt nun über ein personalisiertes Dashboard, das einen zentralen Zugriffspunkt auf alle Aufgaben und Dokumente bietet. Dies vereinfacht die Vertragsbearbeitung erheblich — von jedem Ort und zu jeder Zeit.
• Automatisierte Workflows: Jeder Vertrag durchläuft individuell angepasste Verarbeitungsabläufe, einschließlich automatisierter Weiterleitung, vordefinierter Geschäftsregeln und Benachrichtigungen für eine reibungslose und konsistente Bearbeitung.
• Digitale Signaturen: Das System ermöglicht die vollständige Digitalisierung des Vertragslebenszyklus, einschließlich elektronischer Unterzeichnung (QES) und sicherer digitaler Archivierung aller Dokumente.
• Integration mit E-Dokumenten-Diensten: Dokumente werden automatisch in das System importiert und über standardisierte Geschäfts-Workflows verarbeitet, wodurch der Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen entfällt.
• LowCode-Flexibilität: Die Plattform bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die es Novus ermöglichen, Prozesse, Formulare und Vorlagen an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen — ohne umfangreiche Programmierung.

Weitere Details zu den Systemfunktionen finden Sie hier: Automatisierung des Vertragsmanagements bei Novus.

Erzielte Ergebnisse

Bis Dezember 2024 sind die Ergebnisse der ersten Projektphase bereits beeindruckend:

- Über 10 Dokumententypen wurden automatisiert, was Prozesse beschleunigt und die Übersicht verbessert.

- Das System verarbeitet Verträge von über 100 Vertragspartnern auf einer zentralisierten Plattform.

- Allein im Q4 2024 wurden über 500 Verträge verarbeitet und digital unterzeichnet.

- Über 30 Mitarbeiter arbeiten in einer benutzerfreundlichen digitalen Umgebung, was den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben reduziert.

Diese Ergebnisse haben es Novus bereits ermöglicht, die operative Effizienz zu steigern, administrative Belastungen zu reduzieren und Mitarbeitern die Konzentration auf wertschöpfendere Aufgaben zu ermöglichen, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert.

Häufig gestellte Fragen

Warum hat Novus die softXspace-Plattform für das Vertragsmanagement gewählt?

Novus benötigte ein zentralisiertes System mit Integration bestehender EDI-Dienste (Vchasno, M.E.Doc) und qualifizierter elektronischer Signatur. Die softXspace-LowCode/NoCode-Plattform bot schnelle Bereitstellung, flexible Anpassung und nahtlose Interoperabilität — wesentlich für eine Einzelhandelskette, die monatlich Hunderte von Verträgen bearbeitet.

Welche Ergebnisse hat Novus in der ersten Phase erzielt?

Bis Dezember 2024: über 10 Dokumententypen automatisiert, Verträge von über 100 Vertragspartnern zentral verwaltet, über 500 Verträge allein im Q4 verarbeitet und digital unterzeichnet, über 30 Mitarbeiter arbeiten in einer optimierten digitalen Umgebung.

Kann soft Xpansion das Vertragsmanagement für andere Einzelhandelsunternehmen automatisieren?

Ja. soft Xpansion liefert Vertragsmanagement-Automatisierung für Einzelhandel, Distribution und FMCG. Die softXspace-Plattform unterstützt Vertragspartner-Portale, automatisierte Freigabe-Workflows, E-Signaturen und ERP/CRM-Integrationen — skalierbar von einer einzelnen Abteilung bis zur unternehmensweiten Bereitstellung.

Ausblick und weitere Schritte

Der Direktor der Informationsmanagement-Abteilung von Novus, Stundža Mažvydas, betonte, dass die Zusammenarbeit mit soft Xpansion dank des individuellen Ansatzes und der flexiblen Möglichkeiten der Plattform die Erwartungen vollständig erfüllte. Das Projekt erreichte nicht nur alle gesetzten Ziele, sondern eröffnete auch neue Möglichkeiten für die Weiterentwicklung.

In den nächsten Phasen ist geplant, die Systemfunktionalität zu erweitern, neue Geschäftsprozesse zu automatisieren und mit weiteren Unternehmensdiensten zu integrieren.

Wir sind stolz auf unsere gemeinsamen Erfolge mit dem Novus-Team und planen gemeinsam die nächsten Schritte!

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