Digitales Vertragsmanagement mit Vertragspartnern in 9 Wochen
28 November 2023
Die Automatisierung des Vertragsmanagements kann die Art und Weise transformieren, wie Ihr Unternehmen Dokumente mit Vertragspartnern handhabt. Verwalten Sie Verträge noch in Outlook und Excel? Unterzeichnen Sie auf Papier und versenden per Post? In nur 9 Wochen liefert soft Xpansion eine schlüsselfertige Contract-Lifecycle-Management-Lösung (CLM), die für Ihre Workflows konfiguriert ist.
Was Sie in 9 Wochen erhalten
Ein umfassendes System für die rechtlich verbindliche Dokumentenverwaltung mit Vertragspartnern, basierend auf der softXspace Contract-Plattform:
- Vertragsmanagementsystem — ein einheitlicher Arbeitsbereich für alle Mitarbeiter zur Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Verlängerung
- B2B-Vertragspartner-Portal — individuelle Konten für jeden Partner über softXspace Client Portal, das den Self-Service-Dokumentenaustausch ermöglicht
- Fertige EDI-Konnektoren (Vchasno, M.E.Doc) — Arbeiten in einer einzigen Oberfläche, ohne zwischen Systemen zu wechseln
So funktioniert es
- Automatisierte Workflows: Verträge, Abnahmeprotokolle, Rechnungen, Nachträge, elektronische Lieferscheine, Vertragspartner-Akkreditierung — alles wird automatisch mit Freigabeketten weitergeleitet
- Sofortige elektronische Signatur mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) für rechtlich verbindliche Ausführung
- Dokumentenerstellung in Minuten mit automatisierten Vorlagen und vorausgefüllten Daten aus Ihrem ERP
- Zentrales elektronisches Archiv mit 24/7-Zugriff, Volltextsuche und Versionskontrolle
- Integrationen mit ERP, CRM und anderen Unternehmenssystemen über API und EDI-Konnektoren
- Flexible Skalierung mit LowCode/NoCode-Tools — Prozesse erweitern ohne individuelle Entwicklung
Implementierungsprozess — Woche für Woche
soft Xpansion folgt einem strukturierten Implementierungsansatz, der sicherstellt, dass Ihr System in 9 Wochen einsatzbereit ist:
- Wochen 1–2: Analyse und Konfiguration. Unser Team erfasst Ihre bestehenden Vertrags-Workflows, identifiziert Engpässe und konfiguriert das System entsprechend Ihrer Geschäftsregeln und Freigabehierarchien.
- Wochen 3–5: Entwicklung und Integration. Wir verbinden softXspace Contract mit Ihren ERP- und CRM-Systemen, richten EDI-Konnektoren ein und erstellen individuelle Dokumentenvorlagen für jeden Vertragstyp.
- Wochen 6–7: Test und Pilotbetrieb. Eine Pilotgruppe von Anwendern validiert das System in realen Szenarien. Wir optimieren die Workflows basierend auf dem Feedback und stellen sicher, dass alle Integrationen korrekt funktionieren.
- Wochen 8–9: Go-Live und Schulung. Vollständige Bereitstellung in Ihrer gesamten Organisation mit praxisnaher Schulung für alle Benutzerrollen — vom Vertragsmanager über Freigeber bis hin zu Vertragspartnern.
Wichtigste Vorteile
- Betriebskosten um bis zu 60 % senken — Papier, manuelle Weiterleitung und doppelte Dateneingabe eliminieren
- Fehler eliminieren: Standardisierte Vorlagen, automatisierte Kontrollen und Fristenverfolgung gewährleisten Compliance
- All-in-One-Plattform für Dokumentenmanagement, Unterzeichnung und Archivierung
- 24/7-Zugriff mit strukturierter Ablage und sofortiger Volltextsuche über die gesamte Vertragshistorie
- Keine Verzögerungen: Sofortige digitale Unterzeichnung ersetzt tagelangen papierbasierten Kuriertausch
Für wen diese Lösung geeignet ist
- Banken und Finanzinstitute — Kreditverträge, Compliance-Dokumente und Kunden-Onboarding automatisieren
- Fertigungsunternehmen — Lieferantenverträge, Beschaffung und SLA-Überwachung verwalten
- Agrarwirtschaft — Kaufverträge, Logistikdokumente und saisonale Vereinbarungen bearbeiten
- Einzelhandels- und Vertriebsunternehmen — Lieferantenvereinbarungen und Lieferkettendokumentation optimieren
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Implementierung des Vertragsmanagements?
soft Xpansion liefert ein vollständig konfiguriertes Contract-Lifecycle-Management-System (CLM) in nur 9 Wochen, einschließlich Analyse, Integration mit Ihrem ERP/CRM, Test und Go-Live mit Benutzerschulung.
Mit welchen Systemen lässt sich softXspace Contract integrieren?
softXspace Contract lässt sich mit ERP-Systemen (SAP, 1C, Microsoft Dynamics), CRM-Plattformen, EDI-Anbietern (Vchasno, M.E.Doc) integrieren und unterstützt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für den rechtlich verbindlichen Dokumentenaustausch.
Können Vertragspartner auf das System zugreifen?
Ja. Das B2B-Vertragspartner-Portal bietet individuelle Konten für jeden Partner und ermöglicht Self-Service-Dokumentenaustausch, Vertragsunterzeichnung und Statusverfolgung — ganz ohne Telefonate oder E-Mails.
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Mit über 25 Jahren Erfahrung in Unternehmenssoftware und über 250 erfolgreichen Implementierungen liefert soft Xpansion Contract-Lifecycle-Management-Lösungen, denen Branchenführer vertrauen. Kunden wie KERNEL, Risoil und UKRSIBBANK verlassen sich auf softXspace Contract, um täglich tausende Vertragspartner-Dokumente zu verwalten.
Bereit, das papierbasierte Vertragsmanagement abzuschaffen? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung und erfahren Sie, wie Ihr Team in nur 9 Wochen live gehen kann.
