softXspace365 – Digitaler Workspace und Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen - in Microsoft 365

Wie können Geschäftsprozesse einfach und schnell automatisiert werden, um die Tätigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so bequem und effizient wie möglich zu gestalten? 

Wie lassen sich Aufgaben schnell und mit minimalem Zeit- und Ressourcenaufwand erledigen? 

Wie kann ein dauerhafter Zugriff auf alle Dokumente gewährleistet und ein einziger digitaler Arbeitsbereich für das Unternehmen eingerichtet werden? 

Wie können solche Fragen überhaupt beantwortet werden, ohne zusätzliches Kopfzerbrechen und ohne große Investitionen in IT-Lösungen?! 

In diesem Artikel geben wir Antworten auf diese Fragen, bieten eine Lösung an und sprechen vor allem darüber, wie man diese mit Hilfe unseres modernen Produkts softXspace365 sofort in die Praxis umsetzen kann. 

Über das Produkt und warum softXspace365 eine gute Wahl ist 

Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, weil es alles enthält, was man für die Nutzung von Office-Dokumenten und an Tools für die Zusammenarbeit benötigt. Darüber hinaus bietet es die Infrastruktur, um überall und jederzeit arbeiten zu können. Gleichzeitig möchten Unternehmen zusätzlich zum Microsoft 365-Abonnement in der Regel ihre Geschäftsprozesse automatisieren. 

Unserer Erfahrung nach verwenden Unternehmen im Durchschnitt etwa 200-300 Dokumenttypen, je nach Tätigkeitsbereich oder Größe des Unternehmens können es sogar noch mehr sein. Dies betrifft Vertragsangelegenheiten, die Beschaffung, das Sekretariat, Verwaltungsdokumente, HR-Dokumente, diverse interne Anfragen und vieles mehr. All diese Dokumente müssen registriert und ihre automatisierte Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung, Nachverfolgung und Ablage müssen sichergestellt werden. Daher steht jedes Unternehmen ab einem bestimmten Zeitpunkt unweigerlich vor der Herausforderung, von einem papier- oder Excel-basierten Dokumentenfluss zu einem konsolidierten System mit automatisierten Prozessen überzugehen. Um eine derartige Aufgabe zu lösen, gehen die Unternehmen in der Regel zwei Wege: 

1. Investitionen in die teure Entwicklung von Lösungen von Grund auf 
2. Suche nach bereits fertigten Lösungen, die nur an die Unternehmensprozesse angepasst werden müssen

Es liegt auf der Hand, dass die erste Option neben ihrem hohen Preis auch andere Besonderheiten aufweist – eine langwierige Umsetzung und das Erfordernis einer qualifizierten Aufgabenbeschreibung, um wirklich gute Ergebnisse zu erzielen. Die häufigere Wahl ist daher eine fertige Lösung mit bewährten Funktionen und einem reichhaltigen Werkzeugkasten für individuelle Anpassungen. So können nicht nur die eigenen Prozesse ohne Änderungen beibehalten werden, sondern es wird auch die Flexibilität geboten, sie in Zukunft zu konfigurieren. Genau eine solche Lösung bieten wir an! 

softXspace365 ist ein fertiges Produkt von soft Xpansion für Microsoft 365. Es basiert auf modernen Technologien der Microsoft Power Platform, die nicht nur die Integration in die Microsoft-Cloud-Infrastruktur ermöglichen, sondern auch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems mit KI-gestützten Tools. 

Darüber hinaus steht Ihnen direkt von Anfang an ein einsatzbereiter Workspace, eine Prozessbibliothek, digitale Unterschriftsfunktionen, Analyse-Dashboards und vieles mehr zur Verfügung. Insbesondere mit dem eingebauten No-Code Geschäftsprozessdesigner ist es einfach, Prozesse ohne Programmierung zu automatisieren - einfach und mithilfe der Expertise der Fachleute Ihres Unternehmens. Wir bieten auch einen Turn-Key-Service an, der Produktanpassung, Ausrichtung auf Ihre Unternehmenslandschaft, Schulung und kostenlosen Garantie-Support umfasst! 

Wenn Sie sich für softXspace365 entscheiden, können Sie die Vorteile einer Investition in Microsoft 365 voll ausschöpfen und ohne zusätzliche Kosten Prozesse jeglicher Komplexität schnell digitalisieren. 

Wir sind seit mehr als 25 Jahren auf dem globalen Softwaremarkt tätig, wobei wir seit über 15 Jahren Microsoft-Technologien einsetzen. Daher wissen wir genau, was ein modernes Unternehmen von einem IT-Produkt erwarten kann - Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit, einen fairen Preis, schnelle Anpassung und Optimierung, einfache Implementierung und Wartung sowie eine sichere Basisinfrastruktur. In Anbetracht all dieser Faktoren haben wir unser eigenes Softwareprodukt softXspace365 und eine darauf basierende Produktlinie für Microsoft 365 geschaffen und entwickeln unsere Lösungen kontinuierlich weiter. 

Typische Probleme und Risiken, wenn ein einheitliches System für das Prozess- und Dokumentenmanagement fehlt 

Im Allgemeinen sehen sich Unternehmen ohne dedizierte Systeme und IT-Lösungen mit einer Reihe typischer Probleme in ihrem Prozessmanagement konfrontiert, die zu einer ineffizienten Nutzung der Arbeitszeit, zu Gewinneinbußen oder zu einem sinkenden Servicelevel für die Kundinnen und Kunden führen. Hier einige Beispiele: 

• Erhöhter Zeitverlust: Unternehmen verbringen oft viel Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Dokumenten, Routinearbeiten und der Durchführung sich wiederholender Aufgaben;
• Ineffektives Prozessmanagement: Nicht systematisierte Prozesse zur Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten sowie zur Erstellung, Durchführung und Überwachung von Aufgaben verlangsamen die Arbeit erheblich und erhöhen die Betriebskosten;
• Unzureichende Kontrollierbarkeit: Ohne ein etabliertes Prozessmanagementsystem bestehen in Unternehmen oft Probleme aufgrund einer schwachen Kontrolle der durchgeführten Tätigkeiten insgesamt oder der Ausführung von Aufgaben, ohne dass die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden;
• Niedriges Kommunikationsniveau: Je mehr Abteilungen im Unternehmen vorhanden sind, desto schwieriger ist es, ohne einen gemeinsamen digitalen Arbeitsbereich über Aufgabenstellungen zu kommunizieren, Verantwortliche zuzuweisen und die Erfüllung der Aufgaben zu überwachen;
• Sicherheitsprobleme: Einige Unternehmen verwenden veraltete Systeme oder erledigen ihre Aufgaben sogar manuell, was früher oder später zu Datenverlusten führt, potenzielle Gefahren für die Sicherheit nach sich zieht und die Informationsverarbeitung insgesamt erschwert und verlangsamt;
• Datenduplikate: Die Mitarbeitenden verbringen unnötig viel Zeit mit der Duplizierung von Daten in unverbundenen Teilen ihrer Informationsumgebung und können aufgrund von nicht übereinstimmenden Daten aus verschiedenen Quellen auch falsche Arbeitsergebnisse erzielen. 

Unser digitaler Arbeitsbereich softXspace365 ist in der Lage, all diese Probleme schnell und effizient zu lösen und die Entstehung solcher Herausforderungen für die Zukunft zu verhindern. softXspace365 ist vielseitig und passt somit zu jedem Unternehmen, unabhängig von seinem Tätigkeitsfeld und seiner Größe. Die Mitarbeitenden können mit softXspace365 in einer zuverlässigen Microsoft-Umgebung (Teams oder SharePoint) agieren, und Dutzende von vorgefertigten Tools für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in ihren täglichen Arbeitssituationen nutzen. 

Digitaler Workspace und komplexe Automatisierung 

softXspace365 bietet nicht nur eine breite Palette an funktionalen Tools, sondern auch die Möglichkeit, einen einheitlichen Workspace für das gesamte Unternehmen, für alle Mitarbeitenden und für alle Teams zu schaffen. Gleichzeitig können Sie auf der Basis des Produkts jede Art von Prozess automatisieren und einen zentralen Zugang zum digitalen Raum des Unternehmens schaffen. 

Das Produkt bietet u.a. eine Bibliothek mit Prozess- und Formularvorlagen, die Sie sofort einsetzen oder schnell selbst oder mit unserer Hilfe an Ihr Unternehmen anpassen können: 

• Vielseitiges unternehmensinternes Dokument
• Vertrag, Zusatzvereinbarung, Rechnung, Akte
• Aufgabe für Mitarbeitende
• Serviceanweisung 

Aber noch wichtiger ist, dass es mit softXspace365 möglich ist, die Abläufe in allen Abteilungen des Unternehmens in kurzer Zeit zu automatisieren, indem eine Bibliothek mit automatisierten Prozessen gemeinsam genutzt wird. Dies eröffnet neue Horizonte für die effiziente Erledigung der Aufgaben durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da Sie alle Abteilungen des Unternehmens bei der Koordination ihrer Tätigkeiten unterstützen können. Dies gelingt, da Sie einen komfortablen digitalen Workspace für die Lösung der täglichen Aufgaben zur Verfügung stellen können: 

Vertrieb

• Verträge mit Geschäftspartnern
• Verkaufsanfragen
• Geschäftliche Angebote

Beschaffung 

• Verträge mit Lieferanten 
• Verkaufsplanung, RFI
• Akkreditierung von Zulieferern

Sekretariat

• Eingehende und ausgehende Dokumente
• Beschlüsse und Anweisungen
• Besprechungen und Protokolle

Personalwesen

• Personalbeschaffung
• Onboarding / Offboarding
• Urlaub/Dienstreisen/Krankenstand

Rechtsabteilung

• Dokumente und Referenzen
• Gerichtliche Dokumente
• NDA und Vereinbarungen

Archiv

• Standardisierte Referenzdokumentation
• Technische Dokumentation
• Korrespondenz

Projektabteilung

• Anforderungen und Dokumentation
• Meeting-Protokolle
• Budgets

Produktion

• Warenbestellung
• Technische Spezifikationen
• Lagerhaltung 

Dies sind nur einige der gängigsten Beispiele für die Prozessautomatisierung mit softXspace365. Mit dem No-Code Geschäftsprozessdesigner softXspace365 können Sie weitere Prozesse in Ihrem Unternehmen einrichten und automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Arbeit der Teams zu vereinfachen. 

No-Code Geschäftsprozessdesigner 

Mit dem No-Code Geschäftsprozessdesigner softXspace365 ist es möglich, sowohl typische als auch spezifische Arbeitsabläufe beliebiger Komplexität einfach und schnell zu automatisieren. Er ermöglicht die einfache Konfiguration von Prozessen zur Freigabe, Unterzeichnung, Steuerung, Ausführung, Einarbeitung, Überwachung, etc. 

Von nun an können Mitarbeitende auf einfache Weise Freigabestufen erstellen, Verantwortliche auswählen, die Reihenfolge der Aufgabendurchführung festlegen (parallel/sequenziell/gemischt), Fristen und Prioritäten definieren sowie einen Leitfaden und eine Aufgabenliste zu jeder Prozessstufe hinzufügen. Darüber hinaus kann die einmal erstellte Route als fertige Vorlage für zukünftige Zwecke gespeichert werden. Darüber hinaus bietet sich dem Systemadministrator die Möglichkeit, typische Routen für das Unternehmen vorbereiten und sie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freizugeben. 

Das System speichert Aufzeichnungen über alle jemals gestarteten, aktiven und geplanten Prozesse sowie den Status der zugehörigen Aufgaben. Daher können vernetzte Mitarbeitende alle Phasen des Prozesses zur Ausführung eines bestimmten Dokuments beobachten, den Status von Aufgaben verfolgen, Fristen überwachen und den gesamten Verlauf der Aktionen für ein Dokument einsehen (einschließlich der Anzeige der Aufgaben selbst). 

Aufgabenmanagement

Es ist bekannt, dass selbst kleine Teams bei ihrer täglichen Tätigkeit vielleicht Dutzende von Aufgaben generieren, wobei jeder einzelne Mitarbeitende eine komfortable Kontrolle über die eigenen Aufgaben benötigt, um keine Fristen zu verpassen und die Arbeit rechtzeitig und effizient zu erledigen. 

Um die Erledigung der täglichen Teamaufgaben so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir ein flexibles und bequemes Tool entwickelt. Jeder und jedem ist ein persönlicher Arbeitsbereich zugeordnet, in dem alle aktuellen Aufgaben zusammengestellt sind und über Neuigkeiten informiert wird, auch per E-Mail und über den Teams-Kanal. So wird eine effiziente Arbeitszeitverwaltung möglich. 

Mit Dokumenten und Dateien arbeiten 

In der Regel beschäftigen sich die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Tätigkeit mit Dutzenden verschiedener Dokumente: Briefe, Verträge, Urkunden, Rechnungen, geschäftliche Angebote, Sitzungsprotokolle, unterschiedlichste Anliegen, etc. Für eine effiziente Dokumentenverwaltung im Unternehmen haben wir in unserer Lösung eine ganze Reihe von Funktionen vorgesehen:

• Teamarbeit mit beliebigen Dateitypen: Dank der Office-Produkte, die bereits in Microsoft365 enthalten sind - Word, Excel, PowerPoint usw. - können Sie gemeinsam mit Ihrem Team an Unterlagen arbeiten und haben rund um die Uhr Zugriff darauf;
• Verwenden Sie klassisch unterzeichnete Dokumente: In unserem System können Sie nach wie vor traditionell in Papierform unterzeichnete Dokumente nutzen, indem Sie deren gescannte Kopien zur weiteren Bearbeitung hochladen;
• Digitale Signatur: Zusätzlich zur Verwendung gescannter Kopien bieten wir Ihnen an, Ihr Unternehmen vollständig zu digitalisieren und elektronischen Dokumenten eine echte rechtliche Verbindlichkeit zu verleihen, indem Sie sie mit einem der eingebauten Module, wie z. B. softXspace Sign, AdobeSign, DocuSign, digital signieren;
• Dokumentvorlagen: Erstellen Sie in wenigen Minuten mit Hilfe von Vorlagen (Word, Excel) neue typische Dokumente, die die Arbeit auch deshalb erleichtern, weil diese Vorlagen automatisch mit Kartenattributen gefüllt werden können; 
• Verbindungen: Stellen Sie Verbindungen zwischen Dateien und Karten her, um die Arbeit zu erleichtern; 
• Scannen und Erkennen von Dokumenten: Automatisieren Sie die Informationsgewinnung aus Dokumenten (handschriftlich, gedruckt, PDF, Bilder, etc.) durch die eingebaute Dokumentenerkennungsfunktion Azure Form Recognition (AI-Services) oder das softXspace.Scan&Recognition-Modul, das Ihnen auch die Verarbeitung von QR- und Barcodes ermöglicht.

Workspace und Einrichten des Produkts

Unser Produkt sollte nicht nur vielseitig sein, sondern auch komfortabel für den täglichen Einsatz. Aus diesem Grund haben wir eine Reihe von Funktionen vorgesehen, die den Bedienkomfort erhöhen und eine zusätzliche Konfiguration ermöglichen:

• Persönlicher Workspace: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf die eigenen Aufgaben, Dokumente, Vorlagen und ein eigenes Dashboard der wichtigsten Aktivitäten;
• Multiplattform: Es kann mit dem Produkt sowohl in Teams als auch in SharePoint gearbeitet werden, je nach Gewohnheit oder je nachdem, wo man sich wohler fühlt;
• Geschäftspartner-Verzeichnis: vorbereitetes Verzeichnis, in dem alle Informationen über die Geschäftspartner des Unternehmens - Kunden, Lieferanten, sonstige Partner - gespeichert werden;
• Erinnerungen und Benachrichtigungen: vordefinierte automatische Benachrichtigungen über Ereignisse oder Erinnerungen an wichtige Termine in Outlook (oder jedem anderen E-Mail-Client) und Teams, mit der Möglichkeit, diese zu konfigurieren;
• Suche und Filter: von Microsoft entwickelte, leistungsstarke integrierte Funktion für die Suche nach Informationen, die eine Volltextsuche und vordefinierte Filter umfasst;
• Auswertungen und Reporting: Funktion zur Erstellung von Auswertungen nach Prozessen, um diese zu optimieren und die Abläufe permanent zu verbessern, Konsolidierung aller Daten in einem Power BI-Dashboard, z. B. nach Auslastung der Mitarbeiter, Wert der unterzeichneten Verträge;
• Verwaltung: Das Produkt verfügt über Konfigurationsmöglichkeiten sowohl für das Rollenzugriffsmodell als auch für das Sicherheitsmodul. Weiter ermöglicht es Ihnen, Systemwörterbücher und Prozessvorlagen zu erstellen und zu konfigurieren. Sie können außerdem Aktionen selbst überwachen;
• Oberfläche und Individualisierung: Da die Lösung auf der Microsoft Power Platform aufbaut, können Prozesse, Karten und das gesamte Erscheinungsbild für ein bestimmtes Unternehmen und seine Anforderungen konfiguriert werden. Außerdem ist die Lösung mehrsprachig und unterstützt die gleichzeitige Verwendung mehrerer Sprachen.

Integrationen

Selbstverständlich lässt sich unser Produkt softXspace365 vollständig in jede Microsoft 365-Infrastruktur integrieren. Außerdem können wir Sie dabei unterstützen, das Produkt in die Microsoft-basierte IT-Landschaft Ihres Unternehmens zu integrieren, einschließlich der Verwendung einer vorkonfigurierten Integration mit Azure Active Directory.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen bereits Lösungen von Drittanbietern verwenden, ist dies überhaupt kein Problem. softXspace365 verfügt über alle notwendigen Funktionen zur Bewältigung verschiedener Integrationsaufgaben und kann mit folgenden Lösungen verbunden werden:

• Informationssysteme, wie Dynamics 365, SAP, Salesforce oder andere ERP-, ECM-, CRM-, DMS-Systeme
• Analyse-Services zur Überprüfung der Geschäftspartner
• Geschäftspartnerportale und Websites für den Austausch rechtlich relevanter Dokumente 
• Interne und externe Informationsportale

Vorteile der softXspace365-Implementierung

Wenn Sie eine Lösung für die Automatisierung von Prozessen und den Aufbau eines zentralen digitalen Workspace implementieren, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, zum Beispiel: 

• Zeit- und Ressourcenersparnis: Mithilfe der Automatisierung können Sie Betriebskosten um bis zu 60 % senken, Verwaltungskosten um 30 % reduzieren und die Zeit bis zur Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten von 2 bis 3 Wochen auf 1 Stunde verkürzen;
• Zuverlässige Ablage und 24/7-Zugriff: Die Speicherung von Dokumenten in der Cloud verhindert den Verlust vertraulicher Daten und ermöglicht den Nutzerinnen und Nutzern einen sicheren Zugriff zu jeder gewünschten Zeit;
• Interaktion und Kommunikation: Richten Sie Ihren eigenen digitalen Workspace so ein, dass er genau für Ihr Team geeignet ist, automatisieren Sie Ihre Prozesse und die Arbeit Ihrer Teams, erledigen Sie Aufgaben, arbeiten Sie überall und jederzeit, und vereinfachen Sie die Interaktion zwischen Mitarbeitenden aus den unterschiedlichsten Bereichen;
• Standardisierung von Abläufen: Vermeiden Sie Fehler bei der Bearbeitung von Vorgängen und Aufgaben, konfigurieren Sie Prozesse, arbeiten Sie mit Dokumentenvorlagen, die eine rechtliche Beurteilung durchlaufen haben, und sorgen Sie für die Einhaltung der Vorschriften und aller genehmigten Verfahren;
• Kontrolle von Bearbeitung und Ausführung: 100%ige Abwicklung dank der Überwachung von Fristen und der termingerechten Erledigung der Arbeitsschritte. Sie können sicher sein, dass Ihre Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterschriftsphasen durchlaufen;
• Schnelle Produkteinrichtung und Implementierung: Die einfache Einrichtung ermöglicht es Ihnen, das Produkt schnell in Ihrem Unternehmen zu implementieren, es an Ihre Prozesse und Unternehmensstandards anzupassen und zusätzliche Funktionen effektiv zu entwickeln;
• Unterstützung nach der Implementierung: Wir bieten Schulungen, eine ausführliche Produktdokumentation, Garantie- und Serviceleistungen des Herstellers und unterstützen Sie auch bei der Lösung neuer Integrationsaufgaben. 

Starten Sie jetzt!

Wenn Sie Ihr Unternehmen schnell automatisieren, die Produktivität und den Komfort für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigern möchten, sowie bereits Microsoft 365 verwenden oder es gerade erwerben möchten, ist softXspace365 die beste Ergänzung und genau das Richtige, um maximale Ergebnisse zu erzielen!

Wir hoffen, dass diese Informationen Sie dabei unterstützen werden, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, sind offen für neue Projekte und beraten Sie gerne bei der Implementierung von softXspace365. Kontaktieren Sie uns! Unsere Experten für die Implementierung von softXspace365 und Microsoft 365-Technologien werden Ihnen Antworten auf alle Fragen geben und bieten eine anschauliche Produktpräsentation an.