Automatisierung von Vertriebs- und Beschaffungsprozessen

Kaum ein Kauf oder Verkauf ist ohne Verfahren zur Freigabe und Unterzeichnung von Verträgen vollständig, aber diese Verfahren sind nicht immer schnell, und die Ausführungsprozesse bleiben nicht zwangsläufig kontrollierbar. Unsere Produkte helfen den Führungskräften in Vertriebs- oder Beschaffungsabteilungen, die vertraglichen Aktivitäten des Unternehmens effektiv und einfach zu organisieren, angefangen von der Überprüfung/Akkreditierung der Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Partner) und der Vertragsfreigabe bis hin zur Überwachung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen und deren Verlängerung. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Implementierung eines vertragsrechtlich verbindlichen Dokumentenworkflows in Ihrem Unternehmen, und das alles mit 24/7-Zugriff von jedem Ort und jedem Gerät aus. Automatisieren Sie die Prozesse der Erstellung, Freigabe und Unterzeichnung (mit QES-Signaturen) von Verträgen sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Vertragspartnern, überwachen Sie die Vertragsabwicklung und Zahlungsprozesse (Rechnungen, Belege, Zusatzvereinbarungen, Spezifikationen). Die Implementierung sorgt für Transparenz, Standardisierung und Tempo bei der Durchführung von Vertragsaktivitäten, minimiert die finanziellen Risiken und die Gefahr des Verlusts vertraulicher Informationen erheblich, erhöht die Ausführungskontrolle in jeder Phase und verbessert die Interaktion mit Kunden und Lieferanten

Anstelle von komplizierten und aufwändigen Prozessen zum Unterschreiben und Versenden von Papierdokumenten (Bestellungen, Verträge, Urkunden, Rechnungen, Anhänge, Angebote, etc.) verwenden Sie elektronische – mit QES (qualifizierte elektronische Signaturen) unterschriebene – Dokumente. Schaffen Sie einen modernen internen und externen elektronischen Dokumentenworkflow, der Dokumenten, die im System mit einer visuell sichtbaren digitalen Signatur unterzeichnet wurden, volle Rechtsgültigkeit verleiht. Solche Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden und sind Papieroriginalen mit Siegel und Unterschrift gleichgestellt. Mit einem rechtssicheren Dokumentenworkflow verkürzt sich die Zeit für die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten von 2 bis 3 Wochen auf 2 Tage. Die Prozesse werden standardisiert, juristische Kosten und Lagerungskosten für Dokumente werden gesenkt. Außerdem entfallen Logistikkosten für den Transport von Papierkopien zwischen verschiedenen Standorten