Automatisierung kollegialer Gremien

Registrieren Sie Fragen für die Besprechung mit allen Informationen: Name des Kollegialorgans, Beschreibung und Begründung, Erläuterungen und Kommentare, zusätzliche Dateien. Jede Frage wird mit einer automatisch vergebenen Registriernummer versehen
Zarejestruj pytanie na naradę z pełną informacją o nim: nazwa organu kolegialnego, opis i uzasadnienie, wyjaśnienia i komentarze, dodatkowe pliki. Każda sprawa jest rejestrowana z automatycznym numerem rejestracyjnym

Festlegung des Freigabepfads, Wahl des Freigabetyps (seriell, parallel oder gemischt), Definition der Genehmigenden, Konfiguration und Verwendung vordefinierter Vorlagen für Freigabephasen. Während der Freigabe besteht die Möglichkeit, Kommentare zu Beschlüssen zu hinterlassen und sie zur Überarbeitung zu senden

Automatisierte Erstellung der Tagesordnung mit genehmigten Fragen und vollständiger Information über die Besprechung: Datum, Ort, Teilnehmer und Redner, zu diskutierende Fragen, Dateien, Beschlussprojekte

Abstimmung über jeden Punkt der Tagesordnung mit der Möglichkeit, Anmerkungen zu machen und Kommentare und Vorschläge hinzuzufügen. Das System ermöglicht die Konfiguration der Entscheidungslogik im Falle einer gleichen Anzahl von Stimmen mit einer ausschlaggebenden Stimme

Automatische Erstellung von Protokollen auf der Grundlage der Besprechungsinhalte, inkl. Zusammenstellung der Abstimmungsergebnisse, Vorschläge und Kommentare, Termine und Beschlüsse. Das intelligente Vorlagenformular ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung der Protokolle

Hinzufügen von Benutzerterminen zur Ausführung gefasster Beschlüsse, inkl. Möglichkeit, diese zu überwachen

Die Delegierung von Aufgaben ermöglicht die Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters (Sekretärinnen und Sekretäre, Mitglieder von Kollegialorganen usw.) bei allen Vorgängen, die im üblichen Arbeitsrhythmus ablaufen

Sie können einem Dokument durch die Visualisierung der Unterschrift volle rechtliche Relevanz verleihen, da das System auch QES unterstützt

Bearbeiten Sie Dokumente direkt im System (Word, Excel, PDF und andere Office-Dateiformate), ohne zusätzliche Office-Software installieren zu müssen

Ein flexibles und multifunktionales Such-Feature ermöglicht ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente, während die Konfiguration von Filtern das Finde gewünschter Such-Ergebnisse weiter erleichtert

Die Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach beliebige Dokumente anhand ihres Inhalts zu finden

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, UA, EN, PL), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Interface-Sprachen 

Das System bietet ein übersichtliches und unkompliziertes Design, das den Benutzern ein einfaches und komfortables Arbeiten ermöglicht.

Systematisierte Darstellung der Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen

Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche und Möglichkeit zur vollständigen Anpassung an das Brand Book des Unternehmens, inkl. Funktion zur individuellen Konfiguration der Darstellung und des Erscheinungsbilds

Für noch komfortables Arbeiten können Rollenmodelle, Zugriffsrichtlinien, Wörterbücher und vieles Andere konfiguriert werden

Gestalten Sie Ihre individuellen, informationsanalytischen Berichte und exportieren Sie die Ergebnisse zur Visualisierung von Daten und Kennzahlen in Excel. So können Sie z. B. Betriebsdaten abrufen und diese in Bezug auf das Kollegialorgan analysieren (Anzahl der Besprechungen, Fragen, Beschlüsse, Termine u.v.m.)

Die Nutzung des Portals verringert den Zeitaufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen kollegialer Gremien (Vorbereitung und Genehmigung der Tagesordnung, Abstimmungen, Erstellung von Protokollen, Verteilung von Aufgaben und Überwachung ihrer Ausführung usw.), die Entscheidungsfindung und die Koordination der Durchführung

Permanenter Benutzer-Zugang zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Das System garantiert der Unternehmensleitung unterbrechungsfreies und effizientes Arbeiten und eignet sich perfekt für Banken und Finanzunternehmen, große Industrieunternehmen, Holdings und öffentliche Einrichtungen

Das System garantiert eine sichere Verarbeitung und zuverlässige Speicherung von Informationen und Dokumenten in der Cloud oder auf dem Unternehmensserver, so dass Sie Lecks bei vertraulichen Daten vermeiden können. Dank der Möglichkeit, die Zwei-Faktor-Autorisierung zu verwenden, können Sie sicher sein, dass der Zugang zu Informationen nur für die Mitarbeiter des Unternehmens verfügbar ist. 

Erhebliche Vereinfachung der Verwaltung von Vorgängen und bei Meetings kollegialer Gremien, Überwachung der Ausführung und damit Verringerung von Risiken bei der Umsetzung von Beschlüssen. Dank der einfachen Funktion zur Einhaltung von Ausführungsfristen können Sie eine angemessene Kontrolle gewährleisten und die Ausführungsdisziplin erhöhen

Dank standardisierter Prozesse für alle Arbeitsabläufe müssen Sie sich um Fehler bei der Erstellung oder Unterstützung wichtiger Geschäftsdokumente keine Sorgen machen. Konfigurieren Sie standardisierte Freigabewege, arbeiten Sie mit Vorlagen der typischen Dokumente, die bereits existieren und mit juristischem Fachwissen erstellt wurden, und für die Einhaltung der Vorschriften und aller festgelegten Verfahren sorgen. Stellen Sie eine 100%i-ge Umsetzung der Beschlüsse dank der Überwachung von Fristen und die pünktliche Erfüllung der Arbeitsaufgaben sicher. Sorgen Sie schließlich dafür, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterzeichnungsphasen durchlaufen

Die einfache Individualisierung des Portals ermöglicht Ihnen eine schnelle Implementierung im Unternehmen. Schnelle Adaptierbarkeit an Ihre Unternehmensregeln und Standards sowie an die lokale Gesetzgebung macht das System noch leistungsfähiger. Wir bieten auch Lösungen für Integrationsaufgaben, Schulungen und eine detaillierte Produktdokumentation, Qualitätsgarantie und Serviceunterstützung an

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Moderne Videokonferenzdienste mit der Durchführung von Online-Sitzungen verbinden

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften