Digitaler HR-Dokumentenumlauf für die größte Retail-Kette

Die Multimarket-Kette Avrora hat den Service „eKadry" auf Basis von softXspace.HR-Basis gestartet – ein HR-Portal für mehr als 16.000 Mitarbeiter mit elektronischer Signatur, Integration in das Buchhaltungssystem (ERP) und Active Directory.

Wenn eine Einzelhandelskette mit über 1.800 Filialen und 16.000 Mitarbeitern beschließt, vollständig auf papierbasierte Personalakten zu verzichten, ist das eine ernsthafte technische Herausforderung. Genau diese Aufgabe stellte uns die Multimarket-Kette Avrora – und das Ergebnis unserer gemeinsamen Arbeit ist der Service „eKadry".

Was sich für Mitarbeiter geändert hat

Jetzt kann jeder der 16.000+ Mitarbeiter in wenigen Minuten vom Smartphone aus Urlaub beantragen, eine Dienstreise anmelden, eine Bescheinigung bestellen oder die Kontodaten der Gehaltskarte ändern – mit rechtlich bindender elektronischer Signatur, ohne ein einziges Papierdokument. Führungskräfte haben eine eigene Oberfläche mit einem Team-Abwesenheitskalender erhalten.

Technische Basis: softXspace.HR-Basis und mobile Apps

Der Service läuft auf der softXspace-Plattform und dem Modul softXspace.HR-Basis – mit mobilen Apps für iOS und Android (biometrische Authentifizierung über Face ID und Fingerabdruck) sowie einer Desktop-Version mit Anmeldung über Active Directory.

Integrationen und schnelle Adoption

Für den raschen Rollout sorgten die folgenden Integrationen:

• Diia.Pidpys – rechtlich bindende Unterzeichnung von Dokumenten über das nationale ukrainische Portal
• PrivatBank – qualifizierte elektronische Signatur (ЕЦП)
• Monobank – Änderung der Kontodaten der Gehaltskarte
• Buchhaltungssystem (ERP) – Personalakten und Urlaubsberechnung
• Active Directory – zentrale Unternehmens-Authentifizierung

Über 93 % der Avrora-Mitarbeiter verfügten zum Startzeitpunkt bereits über eine qualifizierte elektronische Signatur – das beschleunigte die Einführung erheblich.

Drei Module von softXspace.HR

softXspace.HR-Basis ist eines von drei Modulen der Produktlinie softXspace.HR:

• HR-Basis – Personaldokumentenumlauf, Anträge, Bescheinigungen, Urlaub
• HR-Recruiting & Onboarding – Automatisierung von Einstellung und Adaption
• HR-KPI – Management von Produktivität und Personalentwicklung

Die Module lassen sich sowohl zusammen als auch einzeln einsetzen – Sie können mit einem Modul starten und schrittweise skalieren.

Bedeutung des Projekts und Medienecho

Avrora ist ein Beleg dafür, dass die softXspace-Plattform für große Enterprise-Szenarien bereit ist: von Dokumentenumlauf und Vertragsmanagement bis zu einer vollwertigen HR-Lösung für eine Kette mit Tausenden Filialen in der gesamten Ukraine.

Die Einführung von „eKadry" wurde in führenden ukrainischen Business-Medien behandelt: dev.ua, ThePage und Speka.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Avrora-Mitarbeiter nutzen eKadry?

Mehr als 16.000 Mitarbeiter der Multimarket-Kette Avrora (1.800+ Filialen) arbeiten im System eKadry auf Basis von softXspace.HR-Basis – mit elektronischer Signatur und Integration in ERP und Active Directory.

Welche Integrationen unterstützt softXspace.HR-Basis?

Diia.Pidpys, PrivatBank (ЕЦП), Monobank (Änderung der Gehaltskartendaten), das Buchhaltungssystem ERP sowie Active Directory für die zentrale Unternehmens-Authentifizierung. Die mobilen Apps unterstützen biometrische Anmeldung per Face ID und Fingerabdruck.

Kann man die softXspace.HR-Module einzeln einführen?

Ja. Die Produktlinie softXspace.HR umfasst drei Module (HR-Basis, HR-Recruiting & Onboarding, HR-KPI) – Sie können mit einem Modul starten und schrittweise skalieren. Kontaktieren Sie uns für eine Beratung.

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