Moderne ІТ-Lösungen zur Automatisierung des Dokumentenworkflows

Automatisieren Sie die Erledigung eingehender und ausgehender Korrespondenz und unternehmensinterner Dokumente: Bearbeiten Sie Briefe, Anträge, Vertragsdokumente, interne Bewerbungen, Organisations- und Verwaltungsdokumente sowie Sitzungsprotokolle, überwachen Sie die Ausführung von Aufgaben und die Vorbereitung von Antworten usw. Unsere Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmensdokuments zu optimieren: Sie können die Erstellung von Dokumenten durch das automatische Ausfüllen von Vorlagen erheblich beschleunigen, Dokumente mit digitalen Signaturen schnell freigeben und unterzeichnen, Aufgaben und ihre Verteilung effektiv kontrollieren sowie ein elektronisches Dokumentenarchiv aufbauen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter online mit Kollegen an elektronischen und gescannten Dokumenten arbeiten. Automatisiert werden Routineprozesse wie die Erfassung gemäß Nomenklatur, die Prüfung auf Duplikate, die Überprüfung durch den Vorgesetzten, die Erstellung von Beschlüssen und Anordnungen, die Ausführungskontrolle, die Vorbereitung von Antworten und die Übernahme in das elektronische Archiv. Gleichzeitig können unsere Lösungen in die Systeme von Drittunternehmen integriert werden und den Schriftverkehr direkt in das System einscannen

Optimieren Sie die Prozesse der Vorbereitung von Online- oder Offline-Besprechungen sowie die Protokollierung und Überwachung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage der Besprechungsergebnisse: Genehmigen Sie die Tagesordnung, Datum/Uhrzeit und Ort, reservieren Sie materielle Ressourcen, versenden Sie Einladungen, stimmen Sie über Fragen ab, erstellen Sie automatisch Protokolle auf der Grundlage der Tagesordnung und erstellen Sie Aufgaben mit der Festlegung von Verantwortlichen und Fristen. Die automatisierung von geschäftsprozessen stellt sicher, dass das Protokoll automatisch mithilfe einer intelligenten Vorlage erstellt wird, die Abstimmungsergebnisse, Vorschläge, Kommentare, Vorgaben und Beschlüsse enthält. Dies hilft, die Abläufe zu standardisieren, die Kontrollierbarkeit von Prozessen und die Interaktion im Team zu erhöhen und ermöglicht eine schnelle und effektive Entscheidungsfindung durch das Management

Automatisierung der Prozesse zur Bedarfsermittlung, Planung und Erstellung von Jahreseinkaufsplänen. Die Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, sowohl Routine- als auch Großeinkäufe innerhalb des gesamten Unternehmens, einschließlich regional verteilter Einheiten, effektiv zu organisieren. Die verantwortlichen Personen können einfach und schnell eine Kaufanfrage erstellen und freigeben, in der das Verfahren, die Bedingungen, die Mengen, der Beschaffungsort usw. angegeben sind. Außerdem können die Mitarbeiter während der Beschaffung die Vorschläge der Beteiligten sammeln, analysieren und den Zuschlag nach einem Standardverfahren oder durch Abstimmungen, z. B. im Ausschreibungsausschuss, erteilen. Dadurch werden die Schnelligkeit der Entscheidungsfindung und die Ausführungsdisziplin erhöht, eine wirksame Kontrolle ermöglicht und sowohl die benötigte Zeit der Mitarbeiter reduziert als auch das Budget für die Beschaffung geschont

Der Workflow für Personalunterlagen umfasst in der Regel Prozesse wie Personalsuche, Einstellung, Onboarding, Dienstreisen, Urlaub, Prämien, Bescheinigungen vom Arbeitgeber, Versetzung von Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens, Entlassung, Änderung des Personalplans usw. Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus aller HR-Prozesse zu automatisieren: Erstellung, Einreichung, Genehmigung, Unterzeichnung mit der Möglichkeit der Nutzung von QES, Überwachung, Übertragung in ein elektronisches Archiv und Berichtswesen. Durch die Dokumentenmanagement Software zur Automatisierung der Arbeitsabläufe für Personalakten wird die Effizienz sowohl der Personalabteilung als auch der gesamten Organisation erhöht, die dezentrale Inanspruchnahme von Leistungen wird ermöglicht, ohne dass der Bewerber persönlich anwesend sein muss, und die Personalakten werden sicher aufbewahrt

Unsere Lösungen können die Arbeit des Sicherheitsdienstes eines Unternehmens bei der Ausstellung von Bescheinigungen und Genehmigungen, der Überprüfung oder der Erbringung anderer interner Dienstleistungen vollständig automatisieren. Die Mitarbeiter werden in der Lage sein, schnell und bequem, "mit einem Klick", Anträge für den Zutritt von Besuchern zum Büro, die Einfahrt von Fahrzeugen auf das Gelände, den Abtransport von Waren und Geräten (Laptop, Drucker, Projektor, usw.) und andere Anfragen an den Sicherheitsdienst des Unternehmens zu stellen. Die Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes wiederum werden in der Lage sein, ihre Arbeitsprozesse in Bezug auf die Prüfung/Genehmigung von Anträgen und die Unterrichtung der Kollegen über die Ergebnisse der Bearbeitung wirksam zu automatisieren

Aufbau eines End-to-End-Automatisierungs- und Geschäftsprozessmanagementsystems (BPMS), das den Betriebsablauf im Unternehmen vollständig transformiert und alle Abteilungen umfasst. Unsere softXspace-Plattform wird Ihnen helfen, alle internen und externen Prozesse effizient zu verwalten, vom klassischen Dokumenten-Workflow und HR bis hin zur Interaktion mit Geschäftspartnern und der Automatisierung von Back- und Front-Offices