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Moderne ІТ-Lösungen zur Automatisierung des Dokumentenworkflows

Unsere Lösungen helfen beim Aufbau eines modernen elektronischen Dokumentenworkflows, der die Prozesse im Zusammenhang mit der Erstellung von Dokumenten, ihrer Freigabe, Unterzeichnung und Bekanntmachung, der Ausführung von Aufträgen und der Kontrolle des Dokumentendurchlaufs in allen Phasen seines Lebenszyklus automatisiert

Elektronischer Dokumentenworkflow und Dokumentenmanagement

Wir bieten Ihnen Lösungen, die nicht nur eine zuverlässige und sichere Ablage von Dokumenten ermöglichen, sondern auch die Kosten für Routinevorgänge deutlich senken. Durch die Automatisierung können Sie organisatorische Abläufe erheblich beschleunigen, den Arbeitskomfort und die Effizienz der Mitarbeiter steigern und die Kontrollierbarkeit der Prozesse erhöhen. Die Implementierung eines rechtssicheren Schriftverkehrs ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus mit einer digitalen Signatur zu versehen

Automatisierung von klassischen Dokumentenworkflow-Prozessen

Automatisierung von klassischen Dokumentenworkflow-Prozessen

Automatisieren Sie die Erledigung eingehender und ausgehender Korrespondenz und unternehmensinterner Dokumente: Bearbeiten Sie Briefe, Anträge, Vertragsdokumente, interne Bewerbungen, Organisations- und Verwaltungsdokumente sowie Sitzungsprotokolle, überwachen Sie die Ausführung von Aufgaben und die Vorbereitung von Antworten usw. Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmensdokuments zu optimieren: Sie können die Erstellung von Dokumenten durch das automatische Ausfüllen von Vorlagen erheblich beschleunigen, Dokumente mit digitalen Signaturen schnell freigeben und unterzeichnen, Aufgaben und ihre Verteilung effektiv kontrollieren sowie ein elektronisches Dokumentenarchiv aufbauen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter online mit Kollegen an elektronischen und gescannten Dokumenten arbeiten. Automatisiert werden Routineprozesse wie die Erfassung gemäß Nomenklatur, die Prüfung auf Duplikate, die Überprüfung durch den Vorgesetzten, die Erstellung von Beschlüssen und Anordnungen, die Ausführungskontrolle, die Vorbereitung von Antworten und die Übernahme in das elektronische Archiv. Gleichzeitig können unsere Lösungen in die Systeme von Drittunternehmen integriert werden und den Schriftverkehr direkt in das System einscannen

Bearbeitung von internen Aufträgen und Anordnungen

Bearbeitung von internen Aufträgen und Anordnungen

Mit unseren Lösungen können Sie die Bearbeitung von internen Aufträgen und Anweisungen zu den wichtigsten Aktivitäten des Unternehmens, zu administrativen, wirtschaftlichen und personellen Fragen usw. automatisieren. Erstellen Sie Aufträge und Anordnungen in Minutenschnelle mit Hilfe von Standardvorlagen, genehmigen und unterzeichnen Sie sie mit einer digitalen Signatur, überwachen Sie die Ausführung und die Fristen für die Umsetzung von Entscheidungen, und speichern Sie alles im Archiv

Durchführung von Meetings und Ausarbeitung von Protokollen und Entscheidungen

Durchführung von Meetings und Ausarbeitung von Protokollen und Entscheidungen

Optimieren Sie die Prozesse der Vorbereitung von Online- oder Offline-Besprechungen sowie die Protokollierung und Überwachung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage der Besprechungsergebnisse: Genehmigen Sie die Tagesordnung, Datum/Uhrzeit und Ort, reservieren Sie materielle Ressourcen, versenden Sie Einladungen, stimmen Sie über Fragen ab, erstellen Sie automatisch Protokolle auf der Grundlage der Tagesordnung und erstellen Sie Aufgaben mit der Festlegung von Verantwortlichen und Fristen. Gleichzeitig wird das Protokoll automatisch mithilfe einer intelligenten Vorlage erstellt, die Abstimmungsergebnisse, Vorschläge und Kommentare, Vorgaben und Beschlüsse enthält. Dies hilft, die Abläufe zu standardisieren, die Kontrollierbarkeit von Prozessen und die Interaktion im Team zu erhöhen und ermöglicht eine schnelle und effektive Entscheidungsfindung durch das Management

Automatisierung vertraglicher Aktivitäten

Automatisierung vertraglicher Aktivitäten

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung eines vollständigen internen, rechtlich verbindlichen Workflows für Vertragsdokumente, der es Ihnen ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu automatisieren: Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung mit QES, Überwachung, Verlängerung und Speicherung. Unsere Lösungen optimieren die Prozesse zur Bearbeitung unterschiedlicher Vertragsdokumente: Verträge, Zusatzvereinbarungen, Urkunden, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse, Angebote usw. Die Implementierung sorgt für Transparenz, Standardisierung und hohe Geschwindigkeit bei der Durchführung von Vertragsaktivitäten, minimiert die finanziellen Risiken und das Risiko des Verlusts vertraulicher Informationen erheblich, erweitert die Kontrollmöglichkeiten über die Ausführung in jeder Phase und verbessert die Interaktion mit Kunden und Lieferanten

Automatisierung von Beschaffungs- und Verkaufsprozessen

Automatisierung von Beschaffungs- und Verkaufsprozessen

Automatisierung der Prozesse zur Bedarfsermittlung, Planung und Erstellung von Jahreseinkaufsplänen. Die Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, sowohl Routine- als auch Großeinkäufe innerhalb des gesamten Unternehmens, einschließlich regional verteilter Einheiten, effektiv zu organisieren. Die verantwortlichen Personen können einfach und schnell eine Kaufanfrage erstellen und freigeben, in der das Verfahren, die Bedingungen, die Mengen, der Beschaffungsort usw. angegeben sind. Außerdem können die Mitarbeiter während der Beschaffung die Vorschläge der Beteiligten sammeln, analysieren und den Zuschlag nach einem Standardverfahren oder durch Abstimmungen, z. B. im Ausschreibungsausschuss, erteilen. Dadurch werden die Schnelligkeit der Entscheidungsfindung und die Ausführungsdisziplin erhöht, eine wirksame Kontrolle ermöglicht und sowohl die benötigte Zeit der Mitarbeiter reduziert als auch das Budget für die Beschaffung geschont

Externer Dokumentenworkflow mit Vertragspartnern

Externer Dokumentenworkflow mit Vertragspartnern

Automatisieren Sie den Dokumentenworkflow mit Geschäftspartnern und den Austausch von rechtlich verbindlichen Dokumenten, die mit einer digitalen Signatur versehen sind, von jedem Ort der Welt und von jedem Gerät aus. Mit unseren Lösungen können Sie Verträge, Rechnungen, Akten und Spezifikationen austauschen, Bestellungen und Anfragen entgegennehmen oder Ihren Geschäftspartnern Zugang zu Unternehmensinformationen verschaffen. Alle Lieferanten, Kunden oder Partner können Prozesse der Akkreditierung und Vorabprüfung durchlaufen, was die Risiken minimiert und dazu beiträgt, ein Verzeichnis vertrauenswürdiger und bewährter Geschäftspartner zu erstellen

Automatisierung der Arbeitsabläufe für Personalunterlagen und HR-Prozesse

Automatisierung der Arbeitsabläufe für Personalunterlagen und HR-Prozesse

Der Workflow für Personalunterlagen umfasst in der Regel Prozesse wie Personalsuche, Einstellung, Onboarding, Dienstreisen, Urlaub, Prämien, Bescheinigungen vom Arbeitgeber, Versetzung von Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens, Entlassung, Änderung des Personalplans usw. Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus aller HR-Prozesse zu automatisieren: Erstellung, Einreichung, Genehmigung, Unterzeichnung mit der Möglichkeit der Nutzung von QES, Überwachung, Übertragung in ein elektronisches Archiv und Berichtswesen. Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe für Personalakten wird die Effizienz sowohl der Personalabteilung als auch der gesamten Organisation erhöht, die dezentrale Inanspruchnahme von Leistungen wird ermöglicht, ohne dass der Bewerber persönlich anwesend sein muss, und die Personalakten werden sicher aufbewahrt

Automatisierung von administrativen und kaufmännischen Anfragen

Automatisierung von administrativen und kaufmännischen Anfragen

Sorgen Sie durch die Automatisierung von administrativen und kaufmännischen Anfragen für einen komfortablen Betriebsablauf für die Mitarbeiter des Unternehmens, wie z.B. Anfragen für die Reparatur von Geräten oder die Reinigung von Räumen, die Bestellung eines Firmenwagens, von Schreibwaren oder von Mittagessen für das Büro, Anfragen für die Einrichtung von elektrischen Geräten, das Nachfüllen von Druckerpatronen, usw. Die Funktionalität unserer Lösungen ermöglicht es allen Mitarbeitern des Unternehmens, Anfragen zu stellen, zu bewilligen und je nach Bedarf an die entsprechende Abteilung zu senden. Die Qualität der Ausführung des Anliegens kann bewertet werden, während die verantwortlichen Mitarbeiter die Ressourcen effektiv planen und Zeit sparen können

Automatisierung unternehmensinterner Sicherheitsprozesse

Automatisierung unternehmensinterner Sicherheitsprozesse

Unsere Lösungen können die Arbeit des Sicherheitsdienstes eines Unternehmens bei der Ausstellung von Bescheinigungen und Genehmigungen, der Überprüfung oder der Erbringung anderer interner Dienstleistungen vollständig automatisieren. Die Mitarbeiter werden in der Lage sein, schnell und bequem, "mit einem Klick", Anträge für den Zutritt von Besuchern zum Büro, die Einfahrt von Fahrzeugen auf das Gelände, den Abtransport von Waren und Geräten (Laptop, Drucker, Projektor, usw.) und andere Anfragen an den Sicherheitsdienst des Unternehmens zu stellen. Die Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes wiederum werden in der Lage sein, ihre Arbeitsprozesse in Bezug auf die Prüfung/Genehmigung von Anträgen und die Unterrichtung der Kollegen über die Ergebnisse der Bearbeitung wirksam zu automatisieren

Teamarbeit mit Dokumenten online

Teamarbeit mit Dokumenten online

Unsere Lösungen bieten einen 24/7-Zugriff auf Dokumente in allen Phasen ihres Lebenszyklus und ermöglichen es Ihnen, sowohl unabhängig als auch mit Kollegen gleichzeitig in Echtzeit an Dateien zu arbeiten. Bearbeiten und lesen Sie Dokumente direkt im System, ohne zusätzliche Programme installieren zu müssen, fügen Sie Überarbeitungen hinzu und kommentieren Sie das Dokument. Die Versionsverfolgung und die Überwachung des Änderungsverlaufs ermöglichen es Ihnen, eine gelöschte Datei jederzeit wiederherzustellen oder die Urheber von Änderungen zu ermitteln. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Dokumente für komplexe Arbeiten mit allen erforderlichen Informationen zu verknüpfen. Wichtig ist auch, dass Sie rund um die Uhr und von jedem Gerät aus mit den Dokumenten arbeiten können und die Verwendung beliebiger Dateiformate (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf, etc.) unterstützt wird

Ende-zu-Ende-Automatisierung

Ende-zu-Ende-Automatisierung

Aufbau eines End-to-End-Automatisierungs- und Geschäftsprozessmanagementsystems (BPMS), das den Betriebsablauf im Unternehmen vollständig transformiert und alle Abteilungen umfasst. Unsere softXspace-Plattform wird Ihnen helfen, alle internen und externen Prozesse effizient zu verwalten, vom klassischen Dokumenten-Workflow und HR bis hin zur Interaktion mit Geschäftspartnern und der Automatisierung von Back- und Front-Offices

Integrationen herstellen

  • softXspace-Plattform

    Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere LowCode-Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m.

  • softXspace-Produktlinie

    Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

  • Drittanbieter-Systeme

    Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Unsere Produkte zur Automatisierung des Dokumentenworkflows

Wir verwenden moderne und bewährte Technologien

Wir verwenden moderne und bewährte Technologien

Neben unseren fertigen Produkten und Lösungen bieten wir eine breite Palette an individuellen Entwicklungs-, Implementierungs- und Supportdienstleistungen an. Unsere technischen Teams bestehen aus hochqualifizierten Experten. Je nach den Anforderungen unserer Kunden schlagen wir die Entwicklung auf folgenden modernen Plattformen und verwandten Technologien vor: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

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Warum vertrauen Unternehmen uns?

  • 25+

    Jahre erfolgreiche Tätigkeit auf dem globalen Markt  für IT-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement

  • 50+

    zufriedene Kunden weltweit verwenden unsere Lösungen für elektronisches Dokumentenmanagement

  • 60+

    erfolgreich abgeschlossene Projekte zur Implementierung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen und digitalem Dokumentenworkflow

  • 15+

    entwickelte Softwareprodukte für die Automatisierung des Dokumentenmanagements

  • 100+

    hochkarätige Experten 

  • 360 °

    komplettes Spektrum an Dienstleistungen, angefangen von der Prüfung und Erstellung der Unternehmensanforderungen bis hin zur Umsetzung und Support

Unsere Kunden

Bank Portal

Modern universal bank

Pivdenny Bank

One of the largest commercial banks with Ukrainian capital operating on the domestic financial market

COFCO Agri Resources Ukraine

One of the largest manufacturers, processors and traders of agricultural products

KERNEL

The world's leading and Ukraine’s largest producer and exporter of sunflower oil

UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

RISOIL S.A.

One of the largest exporters of crude oil and by-products of sunflower processing from Ukraine

ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

ING Bank

Among top 3 banks servicing international clients in Ukraine

ArcelorMittal

World’s leading steel company

Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of digitalization

Naftogaz Digital Technologies

The first internal IT service center in the public sector of Ukraine

Piraeus Bank

The largest Greek bank and the company in the country

AVK Company

One of the leaders of the national confectionery market

Niva Pereyaslavshchina

TOP-3 among pork producers in Ukraine

Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

Metinvest

International mining and metals company, one of the largest companies in Central and Eastern Europe

Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

Cyber Police Department of the National Police of Ukraine

Implementation of state policy in the field of combating cybercrime

Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

Rubizhne City Council

Local self-government body

Chortkiv City Council

Local self-government body

Turbogaz

Development, manufacture, installation and maintenance of equipment for the gas industry

Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

Baltic City Council

Local self-government body

Minister of Energy and Environmental Protection of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of fuel and energy complex

Energodar City Council

Local self-government body

Shakhivska Amalgamated Territorial Community

Local self-government body

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