Automatisierung des Vertragsmanagements für Unternehmen

01 Februar 2023

Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein mühsamer, fehleranfälliger und kostspieliger Prozess, der Effizienz und Compliance beeinträchtigt. Mit modernster Technologie revolutioniert das System zur Automatisierung des Vertragsmanagements diesen Prozess, indem es den gesamten Vertragslebenszyklus automatisiert — von der Erstellung bis zur Archivierung. Es eliminiert Fehler, beschleunigt Freigaben, verbessert die Zusammenarbeit und bietet vollständige Prozesstransparenz.

In diesem Artikel behandeln wir die Vorteile, Kernfunktionen und praktischen Anwendungen von Vertragsautomatisierungssystemen und erklären, warum sie für moderne Unternehmen, die Effizienz und Kosteneinsparungen anstreben, unverzichtbar sind.

Was ist ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements?

Ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements ist eine hochmoderne Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus — von der Erstellung über die Ausführung bis zur Archivierung — optimiert und verbessert. Das System nutzt Workflow-Automatisierung, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Konsistenz bei der Vertragsabwicklung sicherzustellen.

Vertragsautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Vertragsmanagement-Lebenszyklus zu automatisieren und den Prozess zu vereinfachen, wobei alle Schlüsselphasen abgedeckt werden: Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Ausführung, Verlängerung und Analyse. Sie bietet zentrale Funktionen wie Klauselbibliotheken, automatisierte Vorlagen, digitale Signaturen, Kollaborationstools und Workflows, um konforme Verträge zu erstellen, schneller freizugeben und die rechtliche Durchsetzbarkeit sicherzustellen.

Alle Verträge werden zentral, sicher und leicht zugänglich gespeichert. Die Datenintegration unterstützt dies, indem sie eine nahtlose Nutzung mit anderen Plattformen wie CRM und ERP ermöglicht und genaue, aktuelle Informationen in allen Systemen gewährleistet.

Warum Unternehmen ein Vertragsmanagementsystem benötigen

Vertragsmanagement ist entscheidend für die Effizienz eines Unternehmens und zur Risikovermeidung. Dennoch haben viele Organisationen in diesem Bereich Schwierigkeiten. Laut einer Studie von World Commerce and Contracting kann mangelhaftes Vertragsmanagement Unternehmen 9 % ihres Jahresumsatzes kosten.

Häufige Herausforderungen im Vertragsmanagement:

Fehlende klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Unklarheiten bei der Zuweisung vertragsbezogener Aufgaben werden von 40 % der Organisationen berichtet, was zu Ineffizienzen und Fehlern führt.
Verwaltung großer Vertragsvolumina: 89 % der Unternehmen müssen große Mengen einfacher Verträge bearbeiten, was zu wiederkehrenden administrativen Belastungen führt.
Nachverfolgung des Vertragsstatus: Ohne ein zentralisiertes System ist die Statusüberwachung schwierig und Verzögerungen sowie verpasste Fristen sind unvermeidbar.
Sicherstellung der Compliance: Manuelle Prozesse erschweren es, sicherzustellen, dass alle Verträge den Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen, was das Risiko erhöht.

Ein Vertragsmanagementsystem löst diese Probleme durch Automatisierung und Optimierung des Vertragslebenszyklus. Typische Funktionen des Systems sind Workflow-Automatisierung, Vereinbarungsmanagement, zentralisierte Ablage, Datenintegration, Klauselbibliotheken und digitale Signaturen. Diese Werkzeuge verbessern die Effizienz, eliminieren Fehler und gewährleisten Compliance.

Die Automatisierung des Austauschs hunderter Vertragsdokumente mit Vertragspartnern ist entscheidend, um Geschäftsabläufe zu beschleunigen. Dazu gehören Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Änderungsaufträge, Nachträge, Zahlungspläne, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Leistungsbeschreibungen (SOW). Die Automatisierung sowohl der internen Prozesse als auch des Austauschs dieser Dokumente verbessert die Effizienz, minimiert Fehler und gewährleistet eine zeitnahe Kommunikation innerhalb des Geschäfts-Workflows.

Nach unseren Daten generiert ein durchschnittliches Unternehmen jährlich etwa 1.200 Vertragsdokumente, und die Automatisierung des Vertragsmanagements kann die Verwaltungskosten um ca. 228.000 $ pro Jahr senken und 2.550 Arbeitsstunden einsparen. Mit der Einführung eines Vertragsmanagementsystems können Unternehmen ihre häufigsten Herausforderungen überwinden, Einnahmen sichern und die Leistung des gesamten Betriebs steigern.

Wie Vertragsautomatisierung die Unternehmenseffizienz steigert

Vertragsautomatisierung ist eine transformative Lösung für Unternehmen, die komplexe Workflow-Prozesse einfach handhabbar macht. Organisationen können Ineffizienzen eliminieren, Fehler reduzieren und Zeit für wertschöpfendere Arbeit freimachen, indem sie den gesamten Vertragslebenszyklus automatisieren. So steigert Vertragsautomatisierung die Effizienz und spart Ressourcen für ein Unternehmen mit 1.200 Verträgen jährlich:

Optimierte Vertragserstellung

Die manuelle Vertragserstellung ist typischerweise ein sich wiederholender, unübersichtlicher Prozess mit zahlreichen Abstimmungsrunden, der die Vertragsbereitstellung verlangsamen kann. Mit Werkzeugen wie Klauselbibliotheken, vorgefertigten Vorlagen und automatisierter Dokumentengenerierung können Unternehmen diese Probleme beseitigen und die benötigte Zeit von Stunden auf Minuten reduzieren. Ein Unternehmen mit 1.200 Verträgen jährlich kann 28.000 $ und 320 Arbeitsstunden einsparen — erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen bei gleichzeitiger Konsistenz aller Dokumente.

Beschleunigte Freigaben

Engpässe im Freigabeprozess können zu Verzögerungen führen, die den Umsatz und die Kundenzufriedenheit des Unternehmens beeinträchtigen. Workflow-Automatisierung bedeutet, dass Verträge automatisch an die richtigen Stakeholder weitergeleitet werden, mit Echtzeit-Benachrichtigungen und standardisierten Freigabeschritten, was 810 Stunden pro Jahr einspart. Dies ermöglicht nicht nur eine schnellere Bearbeitung, sondern reduziert auch freigabebezogene Fehler. Automatisierung spart Unternehmen jährlich Hunderte von Stunden und Zehntausende von Euro an Effizienzgewinnen.

Vereinfachte Unterschriftsprozesse

Das Ausdrucken und Versenden von Verträgen zur Unterschrift ist ein zeitraubender Vorgang. Mit digitalen Signaturen können Verträge rund um die Uhr unterzeichnet werden, was 9 Arbeitsstunden und ca. 9.000 $ pro Jahr einspart. Bürokratische Verzögerungen werden eliminiert und gleichzeitig die Einhaltung der Freigabestandards sichergestellt. Für Organisationen mit hohem Vertragsvolumen bedeutet dies erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen gegenüber traditionellen Unterschriftsverfahren.

Dokumentenaustausch und Zusammenarbeit

Der manuelle Austausch und die Bearbeitung von Dokumenten verursacht Versionierungsprobleme und Missverständnisse. Automatisierung ermöglicht den reibungslosen Dokumentenfluss zwischen Mitarbeitern und Vertragspartnern in einer sicheren Online-Umgebung. Dies beschleunigt nicht nur den Workflow, sondern reduziert auch das Risiko verlorener oder fehlgeleiteter Dokumente und spart Unternehmen erhebliche Zeit und Mühe.

Zentralisierte Ablage mit schnellem Zugriff

Verträge sind jederzeit sicher, organisiert und verfügbar. Unternehmen können mit automatisierten Systemen Dokumente sofort abrufen, Fristen überwachen und ein strukturiertes Archiv pflegen. Dies reduziert das Risiko, wichtige Vereinbarungen zu verlieren und bei Audits oder Prüfungen durchzufallen.

Vertragsautomatisierung: Messbare Ergebnisse

Für Unternehmen, die 1.200 Vertrags-Workflows jährlich verwalten, kann die Automatisierung 2.550 Stunden Mitarbeiterzeit und bis zu 228.000 $ an Kosten einsparen. Die Einsparungen resultieren aus effizienterer Erstellung, schnelleren Freigaben und optimierten Unterschrifts- und Archivierungsprozessen.

Organisationen, die Vertragsautomatisierung einsetzen, verbessern die operative Effizienz, Zusammenarbeit, Genauigkeit und Compliance. Dieser Wandel ermöglicht es Unternehmen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während Routineprozesse der Technologie überlassen werden.

Kernkomponenten der Vertragsautomatisierung

Ein umfassendes Set an Funktionen der Vertragsautomatisierung ermöglicht die Automatisierung des gesamten Vertragslebenszyklus mit gesteigerter Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Im Folgenden die Kernkomponenten eines effektiven Vertragsautomatisierungssystems:

Dokumentengenerierung und Vorlagen

Vorab genehmigte Vorlagen automatisieren den Prozess der Dokumentenerstellung, sparen Zeit und gewährleisten Konsistenz. Schnelle Anpassungen sind mit Vorlagen möglich, während gleichzeitig die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Standards sichergestellt wird, was wiederkehrende Aufgaben und Fehler reduziert.

Digitale Signatur

Sofortige Vertragsunterzeichnung bedeutet keine Verzögerungen mehr durch physischen Papierkram — mit sicheren und rechtlich bindenden digitalen Signaturen. Diese Funktion stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher und bietet ein nahtloses und sicheres Unterzeichnungserlebnis.

Dokumentenablage

Alle Verträge werden in einer zentralisierten Ablage gespeichert und bieten sicheren und organisierten Zugriff. Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen es Unternehmen, benötigte Dokumente schnell zu finden, ihren Status zu überwachen und die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien sicherzustellen, was das Risiko verlorener oder fehlgeleiteter Verträge verringert.

Lebenszyklus-Automatisierung

Durch die Automatisierung des gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Verlängerung werden Engpässe beseitigt. Dank der Workflows durchlaufen Verträge vordefinierte Schritte wie Freigabe, Verhandlung und Ausführung, was den Prozess häufig beschleunigt und Verzögerungen reduziert.

Zusammenarbeit mit Vertragspartnern

Unternehmen können mit externen Partnern effizient zusammenarbeiten, dank vereinfachter Kollaborationstools. In einer sicheren Umgebung können Vertragspartner Verträge prüfen, kommentieren und darauf zugreifen — ohne das Chaos von E-Mail-Korrespondenz.

Dokumentenanalyse

Echtzeit-Analysen bieten Unternehmen wertvolle Einblicke in die Vertragsperformance und Trends. Unternehmen können Bearbeitungszeiten, Compliance-Raten und Verlängerungszyklen verfolgen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Vertragsmanagement-Strategien zu optimieren.

Pflichtenkontrolle

Die Nachverfolgung vertraglicher Pflichten ist notwendig, um Risiken und Strafen zu vermeiden. Die Automatisierung hält Sie auf Kurs, indem sie Erinnerungen und Benachrichtigungen zu allen wichtigen Fristen wie Verlängerungen oder Lieferverpflichtungen sendet, sodass Unternehmen ihre Verpflichtungen einhalten und bei Stakeholdern präsent bleiben.

Anpassbarkeit an Geschäftsanforderungen

Der LowCode/NoCode-Ansatz ermöglicht es Anwendern, maßgeschneiderte Prozesse für jeden Dokumententyp einfach zu gestalten, Formulare anzupassen und Vorlagen ohne Programmierkenntnisse zu ändern. Dies gibt dem System die Fähigkeit, schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden. Diese schnellen und einfachen Änderungen erhöhen die operative Flexibilität und halten das System im Einklang mit den speziellen Anforderungen jeder Organisation.

Durch die Integration dieser Kernkomponenten bereichert die Vertragsautomatisierung Unternehmen mit Effizienz, Kollaborationsgenauigkeit und Sicherheit ihrer Vertragsprozesse.

Fallstudien: Die Wirkung der Vertragsautomatisierung

Kernel

Seit über 8 Jahren nutzt Kernel, ein führendes Unternehmen im Agrarsektor, die Vertragsautomatisierung. Kernel verarbeitet jährlich über 100.000 elektronische Dokumente durch die Automatisierung des Vertrags-Dokumentenmanagements und der Interaktionen mit Vertragspartnern. Das Unternehmen verfügt über Integrationen mit verschiedenen internen und externen Systemen wie ERP, CRM, BI und anderen. Die Implementierung eines B2B-Portals für die Zusammenarbeit mit Vertragspartnern — einschließlich Lieferanten, Kunden und Partnern — vereinfacht die Interaktion mit über 6.500 Vertragspartnern. Dies beschleunigt die Dokumenten-Workflows erheblich und verbessert deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit.

Novus

Die bekannte Einzelhandelskette Novus implementierte Automatisierungssysteme in ihre Vertragsmanagement-Prozesse. Durch die Einführung einer Vertragsmanagement-Software auf Basis der softXspace-Plattform und die Integration mit vertrauenswürdigen EDI-Plattformen vereinfachte und beschleunigte Novus seine Prozesse, reduzierte manuelle Fehler und verkürzte Freigabezeiten. Das Unternehmen verbesserte seine Abläufe und ermöglichte Abteilungen und Vertragspartnern eine schnellere Zusammenarbeit, was die Produktivität und Compliance insgesamt steigerte.

Risoil S.A.

Risoil S.A., einer der Hauptakteure in den Bereichen Logistik und Agribusiness, nutzte die Vertragsautomatisierung zur Optimierung seiner Dokumentenmanagement-Prozesse. Durch die Einführung fortschrittlicher elektronischer Dokumenten-Workflows und die Einbindung von YouControl steigerte Risoil S.A. die Transparenz und Compliance erheblich. Mit dieser Automatisierung auf Basis von softXspace365 für M365 konnte das Unternehmen Verträge reibungslos bearbeiten, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern verbessern und die operative Exzellenz steigern.

Nibulon

Nur 2 Jahre nach der Implementierung der Vertragsautomatisierung hat Nibulon, ein bedeutender ukrainischer Getreideproduzent und -exporteur, herausragende Ergebnisse erzielt. Heute verarbeitet Nibulon jährlich über 180.000 elektronische Dokumente durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows und Interaktionen mit Vertragspartnern. Das Unternehmen hat seine Abläufe mit über 3.500 Vertragspartnern optimiert, Verzögerungen eliminiert und die Genauigkeit der Vertragsausführung gesteigert. Dank der LowCode/NoCode-Fähigkeiten der Vertragsmanagement-Software wurde die Implementierung in nur zwei Monaten abgeschlossen und entwickelt sich weiter — ohne Programmierbedarf.

NDA

Ein weltweit führendes Agrarunternehmen nutzt die Vertragsautomatisierung seit über 4 Jahren zur Optimierung seiner Abläufe. Das Unternehmen verarbeitet jährlich mehr als 31.000 elektronische Dokumente mit einer robusten CLM-Software, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit verbessert. Das Unternehmen integriert sich nahtlos mit dem B2B-Portal auf Basis von softXspace ClientPortal, was eine effektive Zusammenarbeit mit über 650 Vertragspartnern ermöglicht. Durch die Automatisierung der Dokumenten-Workflows wurden administrative Arbeitsbelastungen reduziert, Fehler minimiert und die Kommunikation im gesamten Betrieb verbessert.

Wie Sie das richtige System zur Automatisierung des Vertragsmanagements auswählen

Die Auswahl des besten Systems zur Automatisierung des Vertragsmanagements ist entscheidend, um Ihre Vertragsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Um sicherzustellen, dass Sie eine Lösung wählen, die den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, berücksichtigen Sie die folgenden Schlüsselfaktoren:

Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Sie benötigen ein System mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, das keine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter erfordert. Eine ideale Lösung sollte Ihnen die Freiheit geben, Workflows und Geschäftsprozesse nach Ihren eigenen Anforderungen anzupassen.

End-to-End-Vertragslebenszyklus-Management

Das System sollte den gesamten Prozess abdecken — von der Vertragserstellung und Freigabe-Workflows über die Ausführung und Archivierung bis hin zur Verlängerungsverfolgung. Der gesamte Prozess wird von Anfang bis Ende automatisiert.

Integrierte Vorlagen und Klauselbibliotheken

Vorlagen und Klauselbibliotheken ermöglichen eine schnelle und fehlerfreie Vertragserstellung. Das System sollte auch die Speicherung vorab genehmigter Klauseln unterstützen, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.

Integrationsmöglichkeiten

Suchen Sie eine Plattform, die nahtlos mit Ihren bestehenden Tools zusammenarbeitet: CRM, ERP, Dokumentenmanagement (DMS), DWH, CSP, staatliche Register usw. Datenintegration eliminiert manuelle Eingaben und reduziert Fehler über Plattformen hinweg.

Unterstützung digitaler Signaturen

Vertragsunterzeichnung sollte sicher und rechtskonform sein, daher sollten digitale Signaturen Teil einer robusten Lösung sein. Damit werden Freigaben beschleunigt und Unterschriftsverzögerungen eliminiert.

Ablage und Sicherheit

Alle Verträge werden sicher in einer zentralisierten Ablage gespeichert und sind leicht zugänglich. Achten Sie auf Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Berechtigungen, Verschlüsselung und Compliance mit regulatorischen Standards.

Analysen und Berichtswesen

Vertragsanalyse-Tools bieten Einblicke in die Vertragsperformance mit Transparenz bei KPIs, Engpässen und Verlängerungsfristen. Datengetriebene Entscheidungsfindung wird durch aufschlussreiches Berichtswesen unterstützt.

Skalierbarkeit und Support

Das System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen, sodass es steigende Vertragsvolumina und Komplexität bewältigen kann. Prüfen Sie, ob der Anbieter guten Kundensupport und regelmäßige Updates bietet.

Mit diesen Faktoren im Blick können Sie ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements auswählen, das nicht nur die Unternehmenseffizienz steigert, sondern auch bessere Compliance, Sicherheit und Zusammenarbeit in allen Vertragsprozessen gewährleistet.

Die soft Xpansion-Lösung für die Vertragsautomatisierung

soft Xpansion bietet eine umfassende Vertragsautomatisierungslösung, die interne Vertragsmanagement-Software mit einem B2B-Client Portal kombiniert, das Workflows vereinfacht und den Dokumenten- und Datenaustausch mit Vertragspartnern optimiert. Wir bieten ein Vertragsmanagementsystem auf Basis der LowCode/NoCode-Plattform softXspace und eine fertige Anwendung für Microsoft 365. Funktionen wie Mitarbeiterkonten, Register, Vorlagen, Kollaboration, sichere digitale Signaturen, Workflows, Ablage und LowCode-Anpassung machen es Unternehmen einfach, Verträge zu verwalten, Compliance sicherzustellen und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Die integrierte Client-Portal-Lösung bündelt alle Aktivitäten mit Vertragspartnern in einem Fenster — wie Akkreditierung, Dokumentenaustausch, Freigaben, Unterzeichnung usw. Sie beschleunigt die Zusammenarbeit und minimiert Verzögerungen durch Checklisten, fertige Vorlagen und automatisierte Benachrichtigungen.

Die Lösung unterstützt auch wichtige Prozesse wie den juristischen Dokumentenaustausch, Beschaffungs-Workflows sowie Unternehmens-News und Preislistenaktualisierungen. soft Xpansion wird durch leistungsstarke Integrationen mit ERP, ECM, CRM und anderen Systemen unterstützt, um einen vernetzten und effizienten Vertragslebenszyklus zu gewährleisten.

Fazit

Ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements automatisiert den gesamten Vertragslebenszyklus, spart Zeit, eliminiert Fehler und verbessert die Compliance. Unternehmen können Zeit sparen, die Zusammenarbeit verbessern und die vollständige Kontrolle über Verträge gewinnen, indem sie Workflows, Freigaben und Archivierung automatisieren.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements?

Ein System zur Automatisierung des Vertragsmanagements ist eine Software, die den gesamten Vertragslebenszyklus automatisiert — von der Erstellung über die Ausführung bis zur Archivierung. Es umfasst Vertragserstellung, Freigaben und Workflow-Automatisierung, was Zeit spart, Fehler reduziert und die Compliance verbessert.

Was ist Vertragsautomatisierung und wie steigert sie die Unternehmenseffizienz?

Vertragsautomatisierung beschleunigt Prozesse durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Vertragserstellung unter Verwendung von Klauselbibliotheken und vorab genehmigten Vorlagen. Mit digitalen Signaturen und Datenintegration werden Freigaben schnell erteilt und der Datentransfer verläuft nahtlos, was Hindernisse abbaut und die operative Effizienz steigert.

Warum sollte eine zentralisierte Ablage im Vertragsmanagement verwendet werden?

Dank zentralisierter Ablage werden alle Verträge sicher an einem Ort gespeichert und sind leicht zu suchen, abzurufen und zu verwalten. Sie gewährleistet Versionskontrolle, Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und schnelle Vertragsanalyse und -verwaltung.

Wie funktioniert Workflow-Automatisierung in einem Vertragsmanagementsystem?

Die Vertragsfreigabe und -ausführung werden automatisiert, indem Dokumente nach vordefinierten Regeln an die richtigen Stakeholder weitergeleitet werden. Engpässe werden beseitigt, automatisierte Benachrichtigungen für ausstehende Aufgaben gesendet und sichergestellt, dass Verträge reibungslos jede Phase durchlaufen.

Welche Bedeutung haben Klauselbibliotheken und digitale Signaturen im Vertragsmanagement?

Klauselbibliotheken bieten vorab genehmigte Geschäftsbedingungen, die konsistent über verschiedene Verträge hinweg verwendet werden. Digitale Signaturen ermöglichen sichere und rechtlich bindende Freigaben ohne manuelle Papierarbeit.

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