Управління договорами вручну — це складний, тривалий і схильний до помилок процес, який уповільнює роботу компанії та призводить до зайвих витрат. Завдяки сучасним технологіям автоматизації цей процес можна зробити значно ефективнішим, швидшим і безпечнішим.
Система автоматизації управління договорами охоплює весь життєвий цикл договору та пов’язаних із ним документів — від створення та погодження до підписання, виконання та зберігання. Вона:
✔️ усуває помилки завдяки стандартизованим шаблонам та автоматизованим перевіркам,
✔️ прискорює узгодження завдяки цифровим підписам і зручним робочим процесам,
✔️ оптимізує співпрацю між внутрішніми відділами та контрагентами,
✔️ забезпечує прозорість та контроль на всіх етапах роботи з договорами.
Чому це важливо?
У сучасному бізнесі швидкість та точність документообігу мають вирішальне значення. Використання автоматизованої системи допомагає компаніям оптимізувати процеси, мінімізувати ризики та підвищити продуктивність, що безпосередньо впливає на зростання та прибутковість.
У цій статті ми розглянемо ключові переваги, основні функції та реальні кейси впровадження систем автоматизації договорів.
Що таке система автоматизації управління договорами?
Система автоматизації управління договорами — це сучасне цифрове рішення, яке оптимізує всі етапи роботи з договорами:
- Створення та використання шаблонів,
- Узгодження та внесення змін,
- Підписання за допомогою цифрового підпису,
- Контроль виконання та моніторинг зобов’язань,
- Зберігання та аналіз договорів у єдиному інформаційному середовищі.
Автоматизація договорів дозволяє значно скоротити час на кожному з цих етапів завдяки централізованим реєстрам, автоматизованим шаблонам, цифровим підписам, інструментам для співпраці та контролю задач.
Що ще можна автоматизувати?
Окрім договорів, система дозволяє працювати з рахунками, актами, додатковими угодами, специфікаціями та іншими документами, що робить її універсальним інструментом для комплексного управління документообігом.
Інтеграція та безпека
- Централізоване сховище гарантує цілодобовий доступ до документів, контроль версій і надійне зберігання.
- Інтеграція з ERP, CRM та іншими системами забезпечує синхронізацію даних у всій ІТ-екосистемі компанії.
- Використання цифрових підписів дозволяє перейти на повністю цифровий документообіг.
Завдяки автоматизації управління договорами бізнес отримує не лише контроль та ефективність, а й реальні конкурентні переваги.
Навіщо бізнесу потрібна система управління договорами?
Ефективне управління договорами має критичне значення для бізнесу, але багато компаній досі нехтують автоматизацією цих процесів. Відповідно до дослідження World Commerce and Contracting, неефективне управління договорами може коштувати підприємствам до 9% їхнього річного доходу.
Основні проблеми ручного управління договорами
❌ Відсутність контролю та помилки – 40% компаній повідомляють про проблеми з розподілом завдань, що призводить до затримок і помилок.
❌ Складність обробки великих обсягів договорів – 89% підприємств витрачають надто багато ресурсів на управління типовими договорами, хоча цей процес можна автоматизувати.
❌ Відстеження виконання зобов’язань – без централізованої системи легко пропустити терміни, що може спричинити фінансові втрати та порушення зобов’язань.
❌ Відсутність узгодженості та прозорості – без автоматизації складно гарантувати, що всі договори відповідають корпоративним політикам та законодавчим вимогам.
Як автоматизація вирішує ці проблеми?
Система управління договорами softXspace.Contract та рішення для взаємодії з контрагентами softXspace.ClientPortal забезпечують:
✔️ Повний контроль над процесами – автоматизовані робочі процеси, контроль задач та централізоване сховище документів.
✔️ Простий та швидкий обмін документами – договори, рахунки, акти, замовлення, специфікації, графіки платежів тощо.
✔️ Значну економію ресурсів – компанія, яка щорічно створює 1200 договірних документів, може зекономити до 228 000 $ на адміністративних витратах і 2 550 робочих годин.
Завдяки автоматизації компанії можуть підвищити ефективність, мінімізувати ризики та оптимізувати витрати, спрямовуючи ресурси на розвиток бізнесу, а не на рутинну документацію.
Як автоматизація договірних процесів покращує ефективність бізнесу?
Автоматизація договорів — це не просто спрощення документообігу, а трансформаційне рішення, яке усуває неефективні процедури, зменшує кількість помилок і звільняє час для стратегічних завдань.
Основні переваги автоматизації договорів
1. Швидке створення документів
📌 Раніше: створення договору вручну займало години або навіть дні.
✅ Тепер: автоматизовані шаблони дозволяють формувати документ за кілька хвилин.
💰 Економія: 28 000 $ та 320 годин щорічно для компанії з 1200 договорами на рік.
2. Автоматизоване узгодження
📌 Раніше: вузькі місця в процесі затвердження уповільнювали роботу та знижували ефективність.
✅ Тепер: система автоматично спрямовує документи потрібним особам, забезпечуючи швидке погодження без затримок.
💰 Економія: сотні годин щорічно, десятки тисяч доларів на підвищенні продуктивності.
3. Спрощене підписання документів
📌 Раніше: паперове підписання займало час і вимагало фізичної присутності.
✅ Тепер: цифровий підпис дозволяє підписувати документи онлайн у будь-який час, з будь-якого місця.
📌 Результат: швидкість, безпека та повна юридична відповідність.
4. Оптимізований обмін документами
📌 Раніше: ручний обмін файлів спричиняв плутанину, дублювання та втрату документів.
✅ Тепер: автоматизоване керування версіями та миттєвий обмін документами у безпечному цифровому середовищі.
5. Централізоване зберігання та швидкий пошук
📌 Раніше: документи губилися, їх важко було знайти або відстежити терміни.
✅ Тепер: структуроване сховище з пошуком 24/7, нагадуваннями про дедлайни та контрольними списками.
Реальні результати автоматизації
🚀 Економія: до 2 550 робочих годин та 228 000 $ на рік.
📈 Продуктивність: менше ручної роботи → більше стратегічних можливостей.
⚡ Гнучкість: легка адаптація системи під потреби компанії.
Автоматизація договорів дозволяє компаніям зосередитися на розвитку, передаючи рутинні завдання технологіям. Бізнес отримує швидкість, точність та відповідність стандартам, що підвищує конкурентоспроможність та фінансову ефективність.
Як автоматизація договірних процесів покращує ефективність бізнесу
Автоматизація договорів — це дійсно трансформаційне рішення для компаній. Організації можуть позбавитись неефективних ручних процедур, зменшити кількість помилок та заощадити час для більш важливої роботи, автоматизувавши весь життєвий цикл договору.
Ось як автоматизація підвищує ефективність і економить ресурси для компанії, яка керує 1200 контрактами на рік:
Швидке створення документу
Створення договору або акту вручну, як правило, є рутинним та заплутаним процесом, який може значно сповільнити підписання та виконання договору. Використовуючи такі інструменти як автоматизовані шаблони та створення пов’язаних документів на основі існуючих, підприємства можуть скоротити час на підготовку документу з годин та іноді днів до декілької хвилин. Бізнес, який обробляє 1200 контрактів на рік, може заощадити 28 000 доларів США та 320 робочих годин!
Автоматизовані процеси узгодження
Вузькі місця в процесі затвердження також можуть призвести до затримок, що може знизити дохід компанії та задоволеність клієнтів. Автоматизація означає, що контракти автоматично спрямовуються до потрібних зацікавлених сторін із сповіщеннями в реальному часі та стандартизованими етапами затвердження. Це не тільки пришвидшує процес, але й зменшує кількість помилок, пов’язаних із затвердженням. Автоматизація економить підприємствам сотні годин щорічно, заощаджуючи їм десятки тисяч доларів на підвищенні ефективності.
Спрощені процеси підписання
Тривалий процес підписання та розсилки договорів призводить до значних витрат часу. Завдяки цифровим підписам будь-який документ можна підписати із будь-якого місця в будь-який час. Це усуває бюрократичні затримки, а також забезпечує дотримання стандартів безпеки та юридичної значущості. Це означає економію часу для організацій, які керують великими обсягами контрактів і пов’язані з цим витрати на традиційні методи підписання й логістики документів.
Обмін документами та співпраця
Ручний обмін документами створює проблеми з керуванням версіями та спричиняє непорозуміння. Автоматизація забезпечує безперебійну передачу файлів між співробітниками та контрагентами в безпечному онлайн-середовищі. Це пришвидшує робочий процес і мінімізує ризик втрати документів, заощаджуючи компаніям час та ресурси.
Централізоване зберігання та з легким пошуком
Контракти структуровано зберігаються із доступом 24/7. В рамках системи можна миттєво знаходити документи, відстежувати терміни виконання та організувати структурований електронний архів. Це знижує ризики втрати важливих угод та проблем із проходженням аудитів і перевірок.
Автоматизація договорів: реальні результати
Автоматизація може заощадити 2550 робочих годин і до 228 000 доларів щорічно для підприємств, які генерують 1200 договірних документів в рік. Економія досягається завдяки швидшому створенню, узгодженню, цифровому підписанню та прозорому зберіганню документів.
Організації, що використовують автоматизовані системи - покращують операційну ефективність, точність і відповідність стандартам. Це дозволяє бізнесу зосередитися на стратегічних завданнях, передаючи рутинні процеси технологіям.
Основні компоненти автоматизованої системи управління договорами
Система автоматизації договорів оптимізує весь життєвий цикл роботи з документами завдяки таким ключовим компонентам:
Кабінети співробітників та управління задачами
Кожен співробітник має доступ до персонального кабінету, де він може ініціювати та обробляти документи, відстежувати свої задачі та контролювати дедлайни. Єдина робоча панель дозволяє швидко знаходити потрібні документи та взаємодіяти з ними. Важливою перевагою є можливість роботи з будь-якого пристрою у зручний час.
Генерація документів та шаблони
Попередньо затверджені шаблони значно прискорюють створення договорів та пов’язаних документів. Користувач обирає тип документа і ключові параметри, а система автоматично застосовує відповідний шаблон та заповнює необхідні дані. Це мінімізує помилки та гарантує відповідність корпоративним політикам і правовим нормам.
Цифровий підпис
Миттєве підписання документів усуває затримки, пов’язані з паперовою логістикою. Цифрові підписи відповідають законодавчим нормам та забезпечують юридичну силу електронних документів, що спрощує процеси узгодження та затвердження.
Автоматизація процесів
Для кожного типу договору налаштовуються індивідуальні автоматизовані процеси, які гарантують прозоре проходження всіх етапів узгодження та контролю. Автоматичні сповіщення та маршрутизація документів знижують ризик затримок і помилок.
Співпраця з контрагентами
Автоматизовані процеси спрощують обмін документами із зовнішніми партнерами. Контрагенти можуть використовувати персональні кабінети на B2B-порталі для перегляду, коментування, підписання та доступу до документів без необхідності ведення комунікації через електронну пошту.
Контроль зобов’язань
Система автоматично відстежує договірні зобов’язання, надсилаючи нагадування та сповіщення про ключові терміни. Це допомагає уникнути прострочень, штрафних санкцій і фінансових ризиків.
Централізоване зберігання документів
Усі договори зберігаються в єдиному захищеному сховищі, що забезпечує швидкий доступ, зручну навігацію та контроль версій. Завдяки розширеному пошуку компанії можуть легко знаходити необхідні документи та відстежувати їхній статус.
Аналітика та контроль ефективності
Інструменти аналітики в реальному часі дозволяють оцінювати ефективність роботи з договорами, відстежувати всі етапи їх виконання та виявляти можливості для оптимізації бізнес-процесів.
Легка адаптація до потреб бізнесу
Системи на основі low-code/no-code дозволяють компаніям легко налаштовувати та змінювати процеси без залучення програмістів. Гнучкі інструменти конфігурації дають змогу швидко адаптувати систему до змін у законодавстві чи внутрішніх вимогах бізнесу, зберігаючи ефективність і зручність у користуванні.
Реальні кейси: Як автоматизація договорів змінює бізнес
Kernel
Kernel, лідер аграрного сектору, вже понад 8 років ефективно використовує автоматизацію договорів. Щорічно компанія обробляє понад 100 000 електронних документів, автоматизуючи документообіг та взаємодію з контрагентами. Завдяки інтеграції з ERP, CRM, BI та іншими внутрішніми й зовнішніми системами, процеси стали більш прозорими та контрольованими. Впровадження B2B-порталу дозволило оптимізувати співпрацю з 6500+ контрагентами, значно підвищивши швидкість та точність документообігу.
Novus
Відома торгова мережа Novus автоматизувала управління договорами завдяки платформі softXspace та інтеграції з системами ЕДО. Це дозволило зменшити ручні помилки, прискорити затвердження документів і підвищити ефективність усіх відділів компанії. Завдяки автоматизації процеси стали швидшими та простішими, що покращило продуктивність і відповідність внутрішнім стандартам.
Risoil S.A.
Компанія Risoil S.A., ключовий гравець у логістичному та агробізнес-секторах, застосувала автоматизацію для управління договорами та документообігом. Впровадження YouControl та автоматизованих процесів на базі softXspace365 для M365 зробило діяльність компанії прозорішою та ефективнішою. Це дозволило Risoil S.A. безперешкодно обробляти договори та оптимізувати співпрацю з усіма зацікавленими сторонами.
Нібулон
За два роки після впровадження автоматизованої системи управління договорами компанія «Нібулон» досягла вражаючих результатів. Наразі щорічно обробляється понад 180 000 електронних документів, що дозволяє ефективно працювати з 3500+ контрагентами. Автоматизація усунула затримки та підвищила точність виконання договорів. Важливу роль у швидкому впровадженні (лише 2 місяці) відіграли Low-Code/No-Code-рішення, які дозволяють компанії самостійно розширювати функціональність системи без залучення програмістів.
NDA
Світовий лідер у сфері сільськогосподарської продукції понад 4 роки використовує автоматизацію договорів для оптимізації операцій. Щороку компанія обробляє 31 000+ електронних документів, що значно покращує точність і надійність документообігу. Інтеграція з B2B-порталом на базі softXspace ClientPortal дозволяє ефективно працювати з 650+ контрагентами, зменшуючи адміністративне навантаження, мінімізуючи помилки та покращуючи комунікацію в усіх процесах.
Як вибрати правильну систему автоматизації управління договорами
Вибір відповідної системи автоматизації управління договорами є ключовим кроком до підвищення ефективності бізнес-процесів. Щоб знайти оптимальне рішення, яке відповідатиме вашим потребам, врахуйте такі важливі фактори:
1. Простота використання та гнучкість
Обирайте систему з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, яка не потребує тривалого навчання співробітників. Важливо, щоб рішення дозволяло легко налаштовувати робочі процеси відповідно до специфіки вашого бізнесу без залучення програмістів.
2. Повний життєвий цикл договору
Система повинна охоплювати всі етапи роботи з договорами:
- створення та узгодження,
- підписання та виконання,
- автоматизацію супутніх документів (рахунки, акти, додаткові угоди),
- контроль задач, перевірку даних, контроль версій файлів,
- організоване та безпечне зберігання.
3. Бібліотека шаблонів документів
Наявність шаблонів дозволяє швидко генерувати договори та інші документи без необхідності щоразу заповнювати їх вручну. Це значно зменшує час на підготовку та мінімізує ризик помилок.
4. Інтеграція з іншими системами
Обирайте платформу, яка бездоганно інтегрується з вашими внутрішніми та зовнішніми системами, такими як:
- CRM та ERP для управління взаємодією з клієнтами та фінансами,
- Сервіси електронного документообігу (Вчасно, Медок, Документ.Онлайн тощо),
- B2B-портали та державні реєстри для перевірки контрагентів та швидкого обміну документами.
5. Підтримка цифрового підпису
Договірні процеси повинні відповідати законодавчим вимогам. Система має підтримувати КЕП (кваліфікований електронний підпис) та інші цифрові підписи для безпечного та юридично значущого погодження документів без паперових процесів.
6. Безпечне зберігання та доступність
Централізоване сховище повинно забезпечувати:
- цілодобовий доступ (24/7) до документів,
- гнучке управління правами доступу,
- шифрування даних,
- відповідність міжнародним стандартам безпеки.
7. Аналітика та звітність
Інструменти аналітики повинні дозволяти:
- відстежувати ключові показники ефективності (KPI) договорів,
- знаходити вузькі місця у процесах,
- створювати зручні звіти для прийняття обґрунтованих рішень.
Відкрийте новий рівень автоматизації договорів із рішеннями від soft Xpansion
soft Xpansion пропонує комплексні рішення для автоматизації договорів, які охоплюють усі ключові процеси — від створення та узгодження до підписання, зберігання та аналітики.
Ми пропонуємо пакет готових рішень на базі платформи Low-Code/No-Code softXspace: модуль управління договорами та B2B портал для взаємодії із контрагентами.
Крім того, для користувачів екосистеми Microsoft 365 ми розробили спеціалізоване рішення, що інтегрується у ваші корпоративні процеси без зайвих зусиль – softXspace365.
Наші системи містять усе необхідне для ефективного управління договорами:
✅ Гнучке управління процесами – автоматизація всіх етапів договорів та супутніх документів (рахунки, акти, додаткові угоди), налаштування без програмування, готові каталоги процесів та форм «з коробки»
✅ Централізоване сховище – безпечне зберігання, контроль версій, швидкий доступ до документів в е-Архіві
✅ Розширені можливості співпраці – шаблони, реєстри, автоматичні сповіщення, колаборація, спільна робота онлайн.
✅ Безпечні цифрові підписи – підтримка КЕП та відповідність усім юридичним нормам.
✅ Інтеграція з ERP, ECM, CRM, ЕДО та іншими системами – безперебійна взаємодія у вашій бізнес-екосистемі
B2B-портал для контрагентів – єдине цифрове вікно для співпраці
Наше рішення для B2B-взаємодії об’єднує постачальників, клієнтів і партнерів в єдину екосистему та може бути підключено до модулів на базі платформи softXspace так й для softXspace365, де можна:
✔️ швидко проходити акредитацію,
✔️ обмінюватися документами та погоджувати їх,
✔️ підписувати договори онлайн,
✔️ отримувати оновлення прайс-листів і корпоративні новини.
Висновок
Автоматизація договорів дозволяє компаніям заощаджувати час, усувати помилки, підвищувати прозорість процесів і покращувати відповідність вимогам. Завдяки нашим рішенням ви отримуєте повний контроль над життєвим циклом договорів, автоматизуєте ключові процеси та спрощуєте співпрацю як всередині компанії, так і з контрагентами.
💡 Готові впровадити ефективну систему управління договорами? Зв’яжіться з нами вже сьогодні для персональної консультації:
👉 https://softxpansion.global/ua/contacts
FAQ
Що таке система автоматизації управління договорами?
Це програмне забезпечення, яке оптимізує весь життєвий цикл договорів — від створення до виконання та архівування. Вона дозволяє швидко генерувати договори, автоматизувати їх узгодження, підписання, контролювати виконання та зменшувати ризики завдяки єдиному цифровому середовищу. Окрім самих договорів, система також автоматизує супутні документи, такі як акти, рахунки та додаткові угоди тощо.
Як автоматизація договорів допомагає бізнесу працювати ефективніше?
Автоматизація усуває рутинні процеси, прискорюючи створення договорів за допомогою шаблонів і бібліотек стандартних положень. Завдяки цифровим підписам та інтеграції даних процеси узгодження відбуваються швидше, а обмін інформацією стає безперебійним. Крім того, система спрощує обробку пов’язаних документів, що зменшує навантаження на співробітників і мінімізує помилки.
Як працює автоматизація процесів в системі управління договорами?
Договірні документи автоматично передаються відповідним учасникам процесу згідно з заданими правилами маршрутизації. Це усуває затримки, забезпечує своєчасне виконання завдань через автоматичні нагадування та сприяє безперебійному проходженню договорів і супутніх документів через усі етапи узгодження.
Яку роль цифрові підписи в управлінні договорами?
Цифрові підписи є юридично обов’язковими, гарантують безпеку та прискорюють процес затвердження, виключаючи необхідність друку та ручного підпису.
Чому варто використовувати централізоване сховище для управління договорами?
Централізоване сховище забезпечує безпечне збереження всіх договорів та супутніх документів, спрощує пошук, доступ і керування ними. Воно підтримує контроль версій, сприяє дотриманню політик збереження та спрощує аналіз і управління договірною документацією, включаючи рахунки, акти та додаткові угоди.
