Автоматизація процесів та документообіг у Microsoft 365 за 7 днів

Типові проблеми документообігу

Багато компаній уже працюють у середовищі Microsoft 365: використовують Outlook, Teams, SharePoint. Але при цьому документообіг і бізнес-процеси часто залишаються неструктурованими. Узгодження документів триває тижнями, немає прозорості у виконанні задач, все зберігається в різних місцях.

Це призводить до втрати часу, людських помилок, дублювання інформації та ризиків для бізнесу. Автоматизація у Microsoft 365 – це не лише про зручність, а й про конкурентну перевагу.

Наше готове рішення для автоматизації в середовищі Microsoft 365

softXspace365 – це коробкове рішення для документообігу та автоматизації процесів. Платформа інтегрується з усією інфраструктурою Microsoft 365.

Рішення містить готовий каталог процесів: договірний документообіг, внутрішній та зовнішній документообіг. Ви також отримуєте зручній інструменти роботи із завданнями, цифровий підпис (КЕП), генерацію документів за шаблонами, інструменти комунікацію та багато інших корисних функцій для бізнесу. Рішення впроваджується за 24 години завдяки no-code підходу – все налаштовується через простий інтерфейс.

Робота з документами та завданнями – все в одному вікні

Усі дії з документами в softXspace365 повністю автоматизовані – від створення до погодження, підписання та архівації. Вам більше не потрібно надсилати файли поштою або вручну відстежувати їх статус.

Система забезпечує:

• Індивідуальні кабінети. Кожен співробітник отримує власний цифровий простір, де зібрані всі задачі, документи та повідомлення в одному місці
• Все в одному місці. Немає потреби перемикатися між різними програмами – всі функції доступні безпосередньо у Microsoft Teams через зручний і зрозумілий інтерфейс
• Маршрутизація та каталог процесів. Чітка маршрутизація документів із фіксацією даних та готовий масштабований каталог процесів.
• Цифровий підпис. Підписання цифровим підписом (КЕП) відповідає законодавчим нормам України та гарантує юридичну силу підписаних документів.
• Шаблони документів. Документи створюються за готовими шаблонами, які економлять ваш час та гарантують відповідність корпоративним стандартам.
• Повідомлення та нагадування. Повідомлення про нові задачі, етапи узгодження чи підписання автоматично надходять у Teams та на електронну пошту
• Електронний архів. Система забезпечує централізоване і безпечне зберігання документів у хмарі
• Аналітика та звіти. Завдяки інтеграції з Power BI у softXspace365 доступна розширена аналітика, яка допомагає ефективно контролювати та оптимізувати робочі процеси

Швидке впровадження – старт за 7 днів

Ми пропонуємо експрес-впровадження готового рішення для автоматизації бізнес-процесів у середовищі Microsoft 365. За 7 днів ми адаптуємо систему та запускаємо MVP: налаштовуємо шаблони документів, картки, маршрути погодження, довідники та рольові моделі доступу.

Ви не витрачаєте місяці на впровадження – система готова до використання за один тиждень. Завдяки no-code підходу ви зможете самостійно адаптувати процеси до змін у компанії без залучення розробників.

Після впровадження ви отримуєте єдиний цифровий простір, де всі документи, задачі, погодження та комунікація об’єднані в інтерфейсі Microsoft Teams. Система автоматизує до 80% внутрішніх процедур, скорочуючи час на виконання рутинних задач у 2–3 рази.

🟢 Готові зробити перший крок до цифрової трансформації вашого офісу?

Замовте безкоштовну демонстрацію, отримайте презентацію продукту або протестуйте систему на реальних бізнес-процесах вже сьогодні.

🔗 Запросити демо і ми налаштуємо ваш новий цифровий офіс за 7 днів.

Найчастіші запитання

Що таке softXspace365?

softXspace365 – це коробкове рішення для автоматизації бізнес-процесів і документообігу в середовищі Microsoft 365. Система повністю інтегрована з Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel та підтримує no-code налаштування.

Які документи можна обробляти в системі?

У системі можна працювати з усіма видами бізнес-документів: договори, акти, рахунки, вхідні та вихідні документи, протоколи, накази, кадрові документи, комерційні пропозиції тощо. Усі документи мають шаблони та структуровані картки.

Чи потрібні розробники для впровадження та налаштування?

Ні, рішення побудоване за no-code підходом. Це означає, що всі налаштування – маршрути, шаблони, картки – можна змінювати без програмування, за допомогою візуального конструктора.

Як швидко можна почати працювати з системою?

Ми пропонуємо експрес-впровадження за 7 днів. Ви отримаєте повністю готове до використання рішення з налаштованими процесами, шаблонами та доступами.

Чи працює система з електронними підписами?

Так, підтримуються всі основні засоби підпису: КЕП, DocuSign, eSign, Acrobat Sign. Також можливе підключення до державних сервісів для юридично значущого документообігу.

Які інструменти аналітики доступні?

Система інтегрується з Power BI, надає дашборди для відстеження ефективності процесів, контроль задач і звіти про використання функцій. Чи можна протестувати softXspace365 перед покупкою?

Чи можна протестувати softXspace365 перед покупкою?

Так! Ви можете замовити демо, отримати презентацію продукту або провести тестовий запуск на власних процесах.

Пов'язані статті:

• Автоматизація документообігу: трансформація ефективності бізнесу
• Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
• Case study: автоматизація роботи з контрагентами на платформі softXspace
• Оптимізація управління договорами за допомогою Low-Code рішень

Читайте також: презентація рішень на виставці КомУнТех 2021.