Automatyzacja procesów i obieg dokumentów w Microsoft 365

Typowe wyzwania w zarządzaniu dokumentami

Wiele organizacji działa już w ekosystemie Microsoft 365, korzystając z Outlooka, Teams i SharePointa. Jednak przepływy dokumentów i procesy biznesowe często pozostają rozdrobnione. Cykle zatwierdzania ciągną się tygodniami, odpowiedzialność za zadania jest niejasna, a pliki są rozproszone po wielu lokalizacjach.

Rezultat? Stracony czas, błędy ludzkie, zduplikowane dane i niepotrzebne ryzyko biznesowe. Automatyzacja przepływów pracy w Microsoft 365 to nie tylko wygoda – to przewaga konkurencyjna.

Nasze rozwiązanie pod klucz dla automatyzacji Microsoft 365

softXspace365 to gotowe rozwiązanie do obiegu dokumentów i automatyzacji procesów, w pełni zintegrowane ze środowiskiem Microsoft 365.

Rozwiązanie zawiera katalog gotowych procesów obejmujący przepływy umowne, obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz routing dokumentów wewnętrznych. Oferuje intuicyjne narzędzia do zarządzania zadaniami, podpisy kwalifikowane (KPE), generowanie dokumentów z szablonów, wbudowaną komunikację i wiele więcej. Dzięki interfejsowi No-Code całe rozwiązanie może być wdrożone w zaledwie 24 godziny.

Obieg dokumentów i zarządzanie zadaniami – wszystko w jednym miejscu

Z softXspace365 obsługa dokumentów jest w pełni zautomatyzowana – od tworzenia po zatwierdzanie, podpisywanie i archiwizację:

• Spersonalizowane pulpity – każdy pracownik ma cyfrową przestrzeń roboczą z zadaniami, dokumentami i wiadomościami
• Jednolity interfejs – bez przełączania między aplikacjami, pełna funkcjonalność w Microsoft Teams
• Routing procesów i szablony – predefiniowane, skalowalne przepływy pracy
• Podpisy kwalifikowane – zgodne z przepisami, zapewniające moc prawną
• Szablony dokumentów – ustandaryzowane szablony oszczędzają czas
• Automatyczne powiadomienia – alerty w czasie rzeczywistym przez Teams i e-mail
• E-archiwum – bezpieczne, scentralizowane przechowywanie dokumentów
• Analityka i raporty – integracja z Power BI

Szybkie wdrożenie – uruchomienie w 7 dni

Oferujemy ekspresowe wdrożenie softXspace365. W ciągu 7 dni konfigurujemy system i uruchamiamy w pełni funkcjonalne MVP – szablony dokumentów, routing zatwierdzeń, formularze metadanych, katalogi i dostęp oparty na rolach.

Bez długich cyklów wdrożeniowych – Twój zespół może zacząć korzystać z systemu w ciągu tygodnia. Platforma No-Code umożliwia samodzielne modyfikowanie i skalowanie przepływów pracy.

Rezultat? Jednolita cyfrowa przestrzeń robocza, w której dokumenty, zadania, zatwierdzenia i komunikacja są zintegrowane w Microsoft Teams. System automatyzuje do 80% procesów wewnętrznych, skracając czas rutynowych zadań 2–3-krotnie.

Gotowy na pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatne demo lub przetestować platformę na swoich rzeczywistych procesach.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest softXspace365?

Gotowe rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy i obiegu dokumentów w Microsoft 365. Integruje się z Outlookiem, Teams, SharePoint, Word, Excel i obsługuje model konfiguracji No-Code.

Jakie typy dokumentów można obsługiwać?

Wszystkie typowe dokumenty biznesowe: umowy, faktury, akty odbioru, korespondencja, dokumenty HR, notatki wewnętrzne, protokoły, oferty handlowe – każdy ze strukturyzowanymi metadanymi i szablonami.

Czy potrzebuję programistów do konfiguracji?

Nie. Produkt jest w 100% Low-Code/No-Code. Wszystkie przepływy, szablony i formularze konfigurowane przez edytor wizualny.

Jak szybko można zacząć korzystać?

Oferujemy ekspresowe wdrożenie w 7 dni. Otrzymujesz działający system ze skonfigurowanymi szablonami, rolami, przepływami i uprawnieniami.

Czy obsługiwany jest podpis kwalifikowany?

Tak. System obsługuje KPE, DocuSign, eSign i Adobe Acrobat Sign, a także integrację z krajowymi dostawcami podpisu kwalifikowanego.

Jakie narzędzia analityczne są dostępne?

softXspace365 integruje się z Power BI, zapewniając pulpity i raporty dotyczące efektywności przepływów pracy i realizacji zadań.

Czy można przetestować softXspace365 przed zakupem?

Tak! Możesz poprosić o demo na żywo, otrzymać prezentację produktu lub uruchomić testowy pilot na swoich rzeczywistych procesach biznesowych.

Gotowy na automatyzację środowiska Microsoft 365? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną ocenę wdrożenia w 1 tydzień.

Powiązane artykuły:

• Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
• Webinar: przejście do elektronicznego obiegu dokumentów
• Usprawnienie zarządzania umowami z rozwiązaniami Low-Code
• Jak Novus zautomatyzował zarządzanie umowami: wyniki pierwszej fazy

Przeczytaj też: automatyzacja dokumentów dla Microsoft 365.

Przeczytaj też: cyfrowe miejsce pracy M365 dla Siloxene.