Dokumentenautomatisierung in Microsoft 365 — Go-Live in 1 Woche

Typische Herausforderungen im Dokumentenmanagement

Viele Organisationen arbeiten bereits im Microsoft-365-Ökosystem und nutzen Tools wie Outlook, Teams und SharePoint. Dennoch bleiben Dokumenten-Workflows und Geschäftsprozesse oft fragmentiert. Freigabezyklen ziehen sich über Wochen hin, Aufgabenverantwortlichkeiten sind intransparent und Dateien sind über mehrere Speicherorte verstreut.

Das Ergebnis? Zeitverschwendung, menschliche Fehler, doppelte Daten und unnötige Geschäftsrisiken. Workflow-Automatisierung in Microsoft 365 ist nicht nur eine Frage des Komforts — sie verschafft einen Wettbewerbsvorteil.

Unsere schlüsselfertige Lösung für die Microsoft-365-Automatisierung

softXspace365 ist eine sofort einsatzbereite Lösung für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung, vollständig integriert in die Microsoft-365-Umgebung.

Die Lösung enthält einen vorgefertigten Prozesskatalog mit Vertrags-Workflows, Eingangs- und Ausgangs-Dokumentenverarbeitung und interner Dokumentenweiterleitung. Sie bietet intuitive Tools für Aufgabenmanagement, digitale Signaturen (QES-konform), vorlagenbasierte Dokumentenerstellung, integrierte Kommunikationsfunktionen und vieles mehr. Dank der No-Code-Oberfläche kann die gesamte Lösung in nur 24 Stunden implementiert werden.

Dokumenten- und Aufgabenmanagement — alles an einem Ort

Mit softXspace365 ist die Dokumentenverarbeitung vollständig automatisiert — von der Erstellung über die Freigabe und Unterzeichnung bis zur Archivierung. Es ist nicht mehr notwendig, Dateien per E-Mail hin und her zu senden oder deren Status manuell zu verfolgen.

Kernfunktionen umfassen:

• Persönliche Dashboards — Jeder Mitarbeiter erhält einen digitalen Arbeitsbereich mit allen Aufgaben, Dokumenten und Nachrichten an einem zentralen Ort.
• Einheitliche Oberfläche — Kein Wechseln zwischen Apps. Alle Funktionen sind direkt in Microsoft Teams zugänglich.
• Prozessweiterleitung und Vorlagen — Vordefinierte, skalierbare Workflows mit strukturierter Datenerfassung.
• Digitale Signaturen — Rechtskonform und mit rechtlicher Gültigkeit.
• Dokumentenvorlagen — Standardisierte Vorlagen sparen Zeit und gewährleisten die Einhaltung von Unternehmensstandards.
• Automatisierte Benachrichtigungen — Echtzeit-Alerts für neue Aufgaben, Freigabestufen oder Signaturanfragen über Teams und E-Mail.
• E-Archiv — Sicheres, zentralisiertes Dokumentenarchiv mit einfachem Abruf.
• Analysen und Berichte — Power-BI-Integration bietet Dashboards und Analysen zur Leistungsüberwachung und Prozessoptimierung.

Schnelle Bereitstellung und Implementierung — Go-Live in nur 7 Tagen

Wir bieten eine Expressbereitstellung der softXspace365-Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in Microsoft 365. Innerhalb von nur 7 Tagen konfigurieren wir Ihr System und starten ein voll funktionsfähiges MVP. Dies umfasst Dokumentenvorlagen, Freigabe-Routing, Metadatenformulare, Verzeichnisse und rollenbasierten Zugriff.

Keine langwierigen Implementierungszyklen — Ihr Team kann das System innerhalb einer Woche nutzen. Die No-Code-Plattform ermöglicht es Ihrem Team, Workflows selbstständig zu ändern und zu skalieren, ohne Entwickler einzubeziehen.

Das Ergebnis? Ein einheitlicher digitaler Arbeitsbereich, in dem alle Dokumente, Aufgaben, Freigaben und Kommunikation in Microsoft Teams integriert sind. Das System automatisiert bis zu 80 % der internen Prozesse und reduziert den Zeitaufwand für Routineaufgaben um das 2- bis 3-Fache.

Bereit, den ersten Schritt zur digitalen Transformation zu machen?

Fordern Sie eine kostenlose Demo an, erhalten Sie eine Produktpräsentation oder testen Sie die Plattform noch heute mit Ihren realen Geschäfts-Workflows.

Häufig gestellte Fragen

Was ist softXspace365?

Eine Komplettlösung zur Automatisierung von Workflows und Dokumentenmanagement innerhalb von Microsoft 365. Sie integriert sich nahtlos mit Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel und unterstützt ein No-Code-Konfigurationsmodell.

Welche Dokumententypen können verwaltet werden?

Alle gängigen Geschäftsdokumente: Verträge, Rechnungen, Abnahmeprotokolle, Eingangs-/Ausgangskorrespondenz, HR-Unterlagen, interne Mitteilungen, Sitzungsprotokolle, Angebote usw. Jeder Dokumententyp verfügt über strukturierte Metadaten und Vorlagen.

Benötige ich Entwickler für die Konfiguration?

Nein. Das Produkt ist zu 100 % Low-Code/No-Code. Alle Workflows, Vorlagen und Formulare sind über einen visuellen Editor konfigurierbar.

Wie schnell können wir starten?

Wir bieten eine Expressbereitstellung in 7 Tagen. Sie erhalten ein funktionierendes System mit konfigurierten Vorlagen, Rollen, Workflows und Berechtigungen.

Wird die digitale Signatur unterstützt?

Ja. Das System unterstützt QES, DocuSign, eSign und Adobe Acrobat Sign. Es kann auch mit nationalen E-Signatur-Anbietern für rechtlich verbindliche digitale Transaktionen integriert werden.

Welche Analysetools sind enthalten?

softXspace365 integriert sich mit Power BI, um Dashboards und Berichte über Workflow-Effizienz, Aufgabenperformance und Funktionsnutzung bereitzustellen.

Können wir softXspace365 vor einer Entscheidung testen?

Ja! Sie können eine Live-Demo anfordern, eine Produktpräsentation erhalten oder einen Testpiloten mit Ihren tatsächlichen Geschäftsprozessen starten.

Bereit, Ihre Microsoft-365-Umgebung zu automatisieren? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose 1-Wochen-Implementierungsbewertung.

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