Оптимізація управління договорами за допомогою Low-Code рішень

У більшості українських компаній процеси роботи з договорами залишаються складними, тривалими та залежними від людського фактору. Від ручного погодження документів до затвердження та архівації — кожен етап вимагає часу, ресурсів і зусиль. 

Автоматизація управління договорами за допомогою Low-Code платформ — це сучасне рішення, яке дозволяє бізнесу швидко впровадити цифрові процеси без необхідності залучення великих ІТ-команд. Інтерфейси з функцією drag-and-drop, готові шаблони договорів та гнучкі бізнес-процеси значно прискорюють обробку документів, знижують ризики помилок та покращують контроль. 

У цій статті ви дізнаєтесь: 

• що таке автоматизація договорів і як вона працює; 
• як low-code інструменти змінюють підхід до управління документами; 
• які переваги це дає українському бізнесу — від середніх компаній до великих підприємств.

Що таке автоматизація управління договорами? 

Автоматизація управління договорами — це цифрове рішення, яке охоплює всі етапи життєвого циклу договору: від створення, погодження та підписання — до оновлення, продовження чи архівації. 

Сучасні системи управління договорами (Contract Management Systems) дають можливість замінити ручні та паперові процеси на автоматизовані робочі сценарії. Вони включають: 

• генерацію договорів за шаблонами; 
• маршрути погодження з урахуванням структури компанії; 
• сповіщення про терміни дії договорів;
• централізоване зберігання та пошук документів;
• логування змін і контроль доступу;
• електронний підпис — у тому числі КЕП (кваліфікований електронний підпис), що актуально для України. 

Результат впровадження: менше ручної роботи, більше контролю, швидше погодження та прозорість усіх етапів роботи з договорами. 

Роль Low-Code інструментів в автоматизації управління договорами  

Розвиток технологій з низьким кодом (Low-Code) відкриває нові можливості для юристів, менеджерів та інших фахівців без технічної освіти. Вони можуть самостійно створювати, налаштовувати та автоматизувати процеси роботи з договорами — без необхідності писати програмний код.

Такі платформи поєднують зручні інтерфейси, готові модулі та функціонал drag-and-drop, завдяки чому компанії можуть швидко впроваджувати цифрові рішення для управління договорами.

• Gartner прогнозує, що до 2025 року 70% нових корпоративних додатків будуть створені із застосуванням Low-Code або No-Code платформ (у порівнянні з менш ніж 25% у 2020 році).
• За даними Research and Markets, світовий ринок систем управління життєвим циклом договорів (CLM) зросте з 1,7 млрд доларів у 2022 році до 4,1 млрд доларів у 2027, що пов'язано з активним впровадженням Low-Code підходів.

Що це дає українським компаніям?

• Швидкий запуск автоматизованих процесів погодження договорів;
• Можливість створювати власні шаблони та маршрути затвердження;
• Зменшення залежності від ІТ-фахівців;
• Гнучкість у налаштуванні — без програмування;
• Скорочення часу на підготовку та обробку договорів. 

✅Forrester стверджує: розробка на Low-Code платформах може бути у 10 разів швидшою, ніж традиційне програмування. 

⏱ Aberdeen зазначає, що компанії, які впровадили Low-Code для роботи з договорами, скоротили час обробки документів на 82%.

Завдяки таким інструментам українські компанії можуть швидко цифровізувати договірні процеси, знизити ризики та підвищити контроль на всіх етапах роботи з договорами — від створення до архівації. 

Основні процеси, які оптимізуються за допомогою Low-Code рішень для управління договорами

Сучасні Low-Code рішення докорінно змінюють підхід до управління договорами, перетворюючи складні ручні процеси на швидкі та зручні. Рішення охоплюють всі ключові етапи життєвого циклу договору — від створення до архівування, що дозволяє бізнесу підвищити прозорість, точність і швидкість роботи з документами. 

Створення договорів на основі шаблонів

Low-Code рішення дозволяють створювати уніфіковані договори за допомогою шаблонів, що відповідають внутрішнім політикам та юридичним вимогам. Динамічна система шаблонів з бібліотекою узгоджених положень автоматично заповнює дані з внутрішніх систем, без помилок і ризику несанкціонованих змін. Це дозволяє зменшити час на підготовку договору до 82%.

Затвердження договорів

Автоматизація процесу затвердження дозволяє уникнути затримок: система сама передає договір відповідальним особам на основі заздалегідь заданих маршрутів. Підтримуються протоколи ескалації для пришвидшеного ухвалення рішень, а також мобільний доступ, що дозволяє затверджувати документи з будь-якого пристрою. Уся історія редагувань та взаємодії зберігається, забезпечуючи прозорість і повний аудит договору.

Підписання договорів

Інтеграція електронного підпису дає змогу підписувати договори в електронному вигляді, пришвидшуючи процес укладення угод та усуваючи географічні обмеження. Сучасні рішення підтримують юридично значимі підписи відповідно до українського законодавства, eIDAS та ESIGN Act, з автентифікацією користувачів і фіксацією дій. Порівняно з паперовим підписанням, цифрове рішення дозволяє завершити процес підписання на 80% швидше.

Відстеження виконання умов договору

Інтерактивні дашборди та автоматичні сповіщення допомагають контролювати ключові дати, терміни виконання зобов’язань і потенційні ризики. Система нагадує про важливі події та дедлайни, що впливають на дотримання умов договору.

Оновлення та продовження дії договорів

Цифрове рішення відстежує строки завершення дії договорів і ініціює процес їх оновлення у задані терміни. Аналітика дозволяє виявити слабкі місця та автоматично рекомендувати зміни. Організація отримує до 90–120 днів на ухвалення обґрунтованих рішень, уникаючи неочікуваного автоматичного продовження та підвищуючи якість договірних умов.

Централізоване зберігання та архівування

Рішення для управління договорами на базі Low-Code забезпечують безпечне, централізоване сховище з гнучким пошуком та розмежуванням доступу. Вбудовані механізми шифрування та контроль доступу за ролями гарантують відповідність вимогам безпеки й конфіденційності, забезпечуючи доступ лише для уповноважених осіб. 

Як автоматизувати процеси роботи з договорами за допомогою Low-Code інструментів

Компанії, що використовують автоматизацію процесів через Low-Code інструменти, оптимізують операційну діяльність, усувають ручні операції та підвищують ефективність. Поєднання гнучких бізнес-процесів із попередньо створеними шаблонами та інтуїтивно зрозумілими інтерфейсами дозволяє автоматизувати навіть складні процеси, зокрема управління договорами.  

Нижче наведено покроковий план впровадження автоматизації за допомогою Low-Code рішень. 

Визначте процеси для автоматизації

Проаналізуйте поточні бізнес-процеси, щоб знайти повторювані ручні дії, які займають багато часу та створюють ризик помилок. Автоматизація процесів особливо ефективна для таких етапів управління договорами, як: 

• створення документів, 
• погодження умов, 
• етапи переговорів, 
• підписання, 
• контроль строків та оновлення договорів.

Оберіть відповідну Low-Code платформу

Оберіть Low-Code платформу, яка забезпечить безперебійну автоматизацію. Звертайте увагу на рішення, що пропонують: 

• інтуїтивно зрозумілі Low-Code інструменти з підтримкою drag-and-drop для зручного налаштування процесів,
• готові модулі системи та шаблони форм або процесів для прискореного запуску,
• гнучке налаштування під специфіку вашого бізнесу,
• інтеграцію з CRM, ERP, сервісами електронного підпису та іншими системами. 

Спроєктуйте робочий процес

• Скористайтесь інструментами моделювання процесів, наприклад BPMN 2.0. Визначте ключові етапи, такі як:
• введення даних (наприклад, реквізити договору, відповідальні особи),
• автоматичні тригери (повідомлення, маршрутизація документів),
• точки прийняття рішень (узгодження, відправка на доопрацювання, взаємодія з контрагентами),
• фінальні дії (збереження, передача на підпис, архівування).

Протестуйте робочий процес перед запуском

Перед впровадженням проведіть тестування, щоб виявити та усунути можливі помилки. Перевірте різні сценарії — від типових до нестандартних — щоб переконатися, що процес працює стабільно.

Навчіть команду ефективно користуватись системою

Організуйте навчальні сесії, демонстрації, надайте покрокові інструкції. Важливо, щоб співробітники розуміли, як працювати з новою централізованою системою управління договорами.

Відстежуйте ефективність і вдосконалюйте процес

Після запуску контролюйте ключові показники:

• час виконання процесу,
• рівень помилок,
• активність користувачів.

На основі цих даних регулярно оптимізуйте процеси, додавайте нові сценарії автоматизації та вдосконалюйте користувацький досвід. 

Переваги оптимізованого управління договорами за допомогою Low-Code інструментів

Поєднання сучасних систем управління життєвим циклом договорів, створених на базі Low-Code платформ, змінює підхід компаній до обробки юридичних документів і договірної роботи.

Компанії, що впроваджують автоматизацію бізнес-процесів, пов’язаних із договорами, зменшують ручне навантаження до 80% та суттєво знижують ризики, пов’язані з дотриманням регуляторних вимог. Організації, які переходять на цифрове управління договорами, усувають затримки в обробці документів, забезпечують безперервний контроль за зобов’язаннями, термінами та графіками виконання.

Low-Code інструменти для автоматизації роботи з договорами дозволяють:

• швидко створювати шаблони договорів,
• керувати стандартизованими маршрутами погодження,
• отримувати автоматичні нагадування щодо продовження строків дії договорів.

Така система сприяє:

• швидшому укладанню договорів,
• ефективнішому управлінню постачальниками,
• чіткій регламентації взаємодії між компанією та контрагентами відповідно до правових норм.

Завдяки централізованому сховищу документів, компанії можуть швидко знаходити потрібні договори, переглядати повну історію змін та відстежувати поточний статус.

Автоматизовані перевірки на відповідність, у поєднанні зі стандартизованими формулюваннями та проактивним контролем дедлайнів, значно покращують систему управління ризиками в компанії.

Low-Code рішення soft Xpansion для управління договорами 

Операційна ефективність сучасного бізнесу багато в чому залежить від якісного управління договорами — особливо для компаній, які прагнуть мінімізувати ризики, дотримуватись нормативних вимог і оптимізувати робочі процеси. 

Low-Code рішення від soft Xpansion пропонують гнучкий, безпечний і масштабований підхід до цифрового управління договорами — від створення й погодження до виконання та продовження строків дії. 

• Low-Code платформа softXspace та спеціальний готовий модулі на базі платформи – Система управління договорами softXspace.Contract, забезпечують автоматизоване управління життєвим циклом договорів, значно зменшуючи кількість ручної роботи та сприяючи ефективній взаємодії між усіма учасниками процесу.
• Для компаній, які використовують Microsoft 365, ми пропонуємо готове рішення для автоматизації softXspace365 — побудоване на базі Microsoft Power Platform для зручної та швидкої автоматизації договірної роботи у знайомому середовищі M365.
• Безумно невід’ємною частиною договірної роботи є взаємодія із контрагентами (клієнти, постачальники, замовники, перевізники та інші партнери компанії). Для того, щоб максимально спростити операції узгодження та підписання договорів, ми пропонуємо готове рішення – B2B портал для взаємодії із контрагентами softXspace.ClientPortal. 

Ключові функції Low-Code рішень для управління договорами від soft Xpansion: 

• Автоматизоване створення договорів. Використовуйте шаблони з автоматичним заповненням полів на основі атрибутів, бізнес-правил та реквізитів контрагентів.
• Повноцінне управління договірними документами. Сучасні інструменти пошуку, фільтрації, версіювання та спільного редагування документів забезпечують прозорість і швидкість роботи з договорами на всіх етапах. 
• Управління усіма договірними документами. Автоматизуйте створення, погодження та зберігання пов’язаних документів: рахунків, актів виконаних робіт, додатків та змін до договорів — усе в межах єдиного бізнес-процесу.
• Процеси підписання. Створюйте структуровані маршрути погодження та використовуйте електронні підписи (ДіяПідпис, ІІТ, DocuSign, Adobe Sign тощо) для юридично значущих угод. 
• Централізоване зберігання документів. Організуйте договори у захищеному цифровому сховищі з розширеним пошуком, категоризацією та керуванням доступом. 
• Співпраця та управління завданнями. Забезпечте командну роботу над договорами: редагування, коментування, делегування завдань і контроль за етапами виконання. 
• Інтеграція з ERP та CRM системами. Підключайтеся до SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce та інших систем для синхронізації договірних даних у реальному часі. 
• Контроль відповідності та аудит. Відстежуйте версії, історію погоджень та статуси відповідності — усе для повної прозорості та зниження юридичних ризиків. 
• Автоматичні нагадування. Отримуйте сповіщення про завершення термінів дії, перегляди та продовження договорів, щоб не допустити збоїв у роботі.
• Готові конектори до сервісів ЕДО та YouControl. Використовуйте інтеграцію з провідними сервісами електронного документообігу та перевірки контрагентів для пришвидшення процесів 
• Підключення B2B-порталу для роботи з контрагентами. Дозвольте партнерам, постачальникам і клієнтам зручно взаємодіяти через окремий портал: надсилати, узгоджувати та підписувати договори онлайн без додаткових витрат на впровадження 

Low-Code рішення soft Xpansion для управління договорами: 

• скорочують час обробки документів,
• зменшують кількість помилок,
• забезпечують повний контроль над життєвим циклом договорів.

Завдяки гнучкій архітектурі та налаштовуваним бізнес-процесам, наша платформа адаптується під специфіку вашого бізнесу — незалежно від галузі, структури або обсягу документообігу. 

Висновок

Автоматизація управління договорами за допомогою Low-Code рішень значно покращує бізнес-процеси, знижує трудовитрати, підвищує відповідність вимогам і забезпечує ефективну співпрацю між департаментами, а також покращує взаємодію із контрагентами. 

Наші готові продукти забезпечують гнучкість, безпечність та масштабованість рішень, які спрощують кожен етап роботи з договорами — від створення до погодження, підписання, виконання та поновлення.

👉 Звертайтесь до нас вже сьогодні, щоб замовити демо та дізнатися, як наші продукти можуть оптимізувати ваші процеси й підвищити продуктивність команди!

FAQ — Поширені запитання

Q1: Яку роль відіграють Low-Code інструменти в управлінні договорами?

Low-Code інструменти спрощують управління договорами завдяки візуальним інтерфейсам, шаблонам та гнучким бізнес-процесам. Вони дозволяють автоматизувати основні етапи роботи з договорами без залучення розробників.

Q2: Чому необхідно автоматизувати управління договорами?

Щоб зменшити кількість помилок, пришвидшити погодження, забезпечити прозорість, покращити взаємодію між командами та знизити витрати на адміністрування.

Q3: Які аспекти управління договорами можна автоматизувати?

Створення, погодження, підписання, оновлення, нагадування, зберігання та звітність — усе це можна автоматизувати за допомогою Low-Code платформ.

Q4: Яку Low-Code платформу обрати для мого бізнесу?

Обирайте рішення, яке поєднує простоту налаштувань, гнучкість процесів, інтеграції з іншими системами та підтримку електронного підпису. Рішення soft Xpansion відповідають всім цим критеріям.

Q5: Як навчання команди сприяє впровадженню Low-Code рішень?

Навчена команда швидше адаптується до нової системи, активніше використовує її функції та допомагає досягти максимального ефекту від автоматизації.

Q6: Чи можуть Low-Code рішення інтегруватися з існуючими системами?

Так. Рішення soft Xpansion легко інтегруються з CRM, ERP, сервісами ЕДО, електронного підпису, YouControl та іншими системами.

Q7: Чи можливо керувати великими обсягами договорів за допомогою Low-Code?

Звісно. Low-Code рішення масштабуються разом із вашим бізнесом і дозволяють централізовано обробляти великі обсяги договорів без втрати керованості.