Останнім часом типовим запитом, при впровадженні систем управління договірними документами чи автоматизації інших бізнес-процесів, стало налаштування можливості отримувати, відправляти та підписувати документи із різних сервісів ЕДО в робочому кабінеті співробітника. В цій статті розказуємо про можливості підключення конектора до сервісу M.E.Doc або Вчасно із продуктами на базі платформи softXspace.
Чому наші замовники обирають підключення конекторів
Сьогодні на ринку України є біля десятка популярних онлайн сервісів для обміну юридично значущими документами, при цьому навіть невелика компанія може одночасно працювати із декількома з них. З нашого досвіду, зазвичай це 2-3 сервіси з допомогою яких компанія обмінюється підписаними електронними документами із контрагентами. Це призводить до того, що уповноважені підписувати документи керівники компанії або структурних підрозділів, змушені кожного дня декілька разів заходити у різні сервіси для виконання рутинної задачі - підписати десятки документи. Звичайно, крім незручності, це несе ряд ризиків та проблем, зокрема:
- Складність роботи з документами в декількох системах, без можливості обробки задач в одному місці;
- Затримки у часі при підписанні документів (іноді до 2-3 тижнів);
- Несвоєчасне виконання зобов’язань за договорами;
- Затримки в отриманні платежів від клієнтів;
- Плутанина із документами на підпис через не персоніфіковані задачі;
- Втрата документів та відсутність моніторингу процесів;
- Низький рівень контролю делегованих повноважень на підписання;
- Складність пошуку документів через відсутність єдиного реєстру.
Особливо ці ризики стають критичними, якщо компанія не має внутрішньої системи автоматизації процесів документообігу, керування договорами, управління закупівлями, ведення реєстру контрагентів. Звісно, сама наявність таких рішень вже забезпечить прозорість процесів, контрольованість задач та надасть багато інших переваг для бізнесу. Однак це не вирішує проблем із рутинним опрацюванням документів при взаємодії компанії з сотнями чи навіть тисячами контрагентів, які мають свої кабінети в різних онлайн сервісах. Тобто, постає питання пов’язування різноманітних зовнішніх сервісів із власною системою.
Саме для вирішення такої задачі ми пропонуємо використання конекторів для сервісів документообігу, зокрема M.E.Doc і Вчасно (одні з найбільш поширених в Україні), які можуть підключатися до наших готових рішень на базі платформи softXspace. Такі конектори дозволять не витрачати дорогоцінний час на постійні перемикання із кабінету в кабінет, а також допоможуть менше турбуватися щодо термінів підписання або помилкової втрати документів у великому потоці даних. Таким чином, наші замовники можуть працювати одночасно з усіма своїми внутрішніми завданнями та обмінюватись документами з контрагентами з єдиного робочого простору.
Процес підключення та налаштування конекторів
Оскільки ми пропонуємо функціонально та технічно готові до використання конектори, типовий процес їх налаштування для замовника є дуже простим:
- Замовник надає дані корпоративних облікових записів на сервісах M.E.Doc або Вчасно;
- Ми спільно узгоджуємо типи документів та їх метадані, які потрібно синхронізувати;
- Додаємо налаштований конектор до робочої схеми бізнес-процесу опрацювання документів.
Можливості та переваги
Після підключення конектора усі співробітники замовника які повинні створювати, узгоджувати, підписувати, контролювати або виконувати інші дії з документами, отримують такі можливості:
1. Автоматизація обміну документами з контрагентами
- Коли контрагент надсилає документ зі свого облікового запису на зовнішньому сервісі, наша система автоматично отримує відповідні файли з метаданими, визначає унікальний ID, розподіляє документи у відповідні реєстри, призначає відповідальних співробітників тощо. Те ж саме, але у зворотньому порядку, відбувається при поверненні/надсиланні документа контрагенту через його сервіс обміну.
- Всі процеси відбуваються автоматично за визначеним правилами, які можуть бути адаптовані під конкретний процес у замовника. При цьому, якщо зовнішній сервіс передбачає фіксацію статусу документа без його фактичної передачі, це також здійснюється автоматично.
- Також при інтеграції із Вчасно є можливість отримувати або відправляти документи «в одну сторону», наприклад листи на ознайомлення.
- Цікавою можливістю також є попередня верифікація контрагента, з яким компанія обмінюється документом, в цьому випадку ми додатково перевіряємо чи в системі достатньо даних про контрагента та чи не потрібно його додатково акредитувати.
2. Співробітники здійснюють всі операції по документах в одному місці
- Співробітники отримують завдання на опрацювання документа в своєму особистому кабінеті внутрішньої системи, незалежно від того з якого стороннього сервісу надійшов документ. При цьому, їм навіть не обов’язково періодично перевіряти чергу завдань, адже система відправляє на електронну пошту сповіщення та нагадування щодо необхідності опрацювання документів або зміни їх статусів. А далі, співробітники, в залежності від внутрішніх процедур, можуть запустити процес узгодження або підписання документа всередині компанії або відхилити його автору з поясненнями виявлених недоліків.
3. Підписання документів
- Відповідальні за підписання документів просто отримують завдання на підпис у внутрішній системі і накладають цифровий підпис або відхиляють отримане. Зазвичай, керівники щодня підписують десятки документів і ця кількість зростає кратно у звітні періоди, отже це дійсно полегшення роботи, коли все відбувається в режимі єдиного вікна.
Більш того, в нашій системі можна організувати швидкий перегляд і пакетне підписання документів, щоб виконувати підписання однотипних документів ще швидше.
4. Формується єдиний реєстр документів
- Усі документи, які надходили або були надіслані через сервіси, будуть зберігатись у відповідних реєстрах внутрішньої системи. Так, наприклад, при організації договірного документообігу усі підписані договори, акти та рахунки будуть зберігатись у внутрішній системі із доступом 24/7, можливістю пошуку, фільтрації, експорту, збереженням історії проходження процесів та обміну.
Нещодавно, наш конектор для M.E.Doc отримав покращену функціональність у вигляді реалізації повноцінної синхронізації даних. У складних сценаріях компанія більше не змушена обирати між опрацюванням документів виключно через сторонній сервіс або в нашій системі. Відтепер можна самостійно вирішити з якими документами зручніше працювати в тій чи іншій системі, а також може паралельно контролювати статуси усіх документів, незалежно від місця їх внутрішнього опрацювання. Крім того, таким чином ще й гарантується безперервність процесу навіть при форс-мажорних обставинах. Під час розробки цієї функціональності спеціалістами soft Xpansion було виявлено вузькі місця у технічній реалізації режиму синхронізації з боку сервісу. Ми запропонували відповідні зміни та спільно із командою розробників M.E.Doc опрацювали шляхи вдосконалення, які будуть реалізовані. В майбутньому це допоможе усім користувачам M.E.Doc реалізовувати більш функціональну інтеграцію з будь-якою власною інформаційною системою.
Безперечно, усі ці можливості дозволяють значно спростити роботу як співробітників та керівників компанії так і їх контрагентів, зберегти час, зменшити ризики та покращити рівень взаємодій й сервісу для контрагентів.
Ми й надалі продовжуємо розвивати функціональність існуючих конекторів та вже працюємо над подібними рішеннями для інтеграції з іншими онлайн-сервісами юридично значущого документообігу.
Портал контрагентів - унікальний сервіс для всіх ваших клієнтів, партнерів та постачальників
А для тих компаній, які шукають індивідуальне рішення для взаємодії зі своїми контрагентами, ми пропонуємо наш готовий продукт – портал контрагентів softXspace.ClientPortal. Це повністю інтегроване портальне рішення із платформою softXspace та продуктами на її основі, яке дозволяє організувати юридично значущий електронний документообіг із сотнями або тисячами контрагентів (в т. ч. потенційними). Його використання позбавить вас взагалі від усіх компромісів у порівнянні з роботою через сторонні сервіси. Крім того, ми можемо адаптувати його під брендбук вашої компанії і це стане спеціальним майданчиком для роботи з вашими контрагентами, через який ви зможете не тільки обмінюватися підписаними документами та інформацією, але й ділитись важливими новинами, акціями та надавати інші сервіси для своїх клієнтів, партнерів або постачальників.
