Konektory M.E.Doc i Vchasno dla platformy softXspace
28 marca 2023
W ostatnim czasie przy wdrażaniu systemów zarządzania umowami lub automatyzacji innych procesów biznesowych typowym wymaganiem stała się możliwość odbierania, wysyłania i podpisywania dokumentów z różnych usług EDI bezpośrednio w osobistym obszarze pracy pracownika. W tym artykule wyjaśniamy możliwości podłączenia konektorów do M.E.Doc lub Vchasno do produktów opartych na platformie softXspace.
Dlaczego nasi klienci wybierają konektory EDI
Dziś na ukraińskim rynku dostępnych jest około dziesięciu popularnych usług online do wymiany prawnie wiążących dokumentów. Nawet małe przedsiębiorstwo może pracować z kilkoma jednocześnie. Z naszego doświadczenia firmy zazwyczaj korzystają z 2-3 usług, przez które wymieniają podpisane dokumenty elektroniczne z kontrahentami. Prowadzi to do tego, że osoby decyzyjne uprawnione do podpisywania muszą codziennie wielokrotnie logować się do różnych usług, aby wykonać rutynowe zadanie — podpisać dziesiątki dokumentów. Oprócz niedogodności wiąże się to z szeregiem ryzyk i problemów:
- Trudność pracy z dokumentami w wielu systemach bez możliwości obsługi zadań w jednym miejscu
- Opóźnienia czasowe przy podpisywaniu dokumentów (czasem do 2-3 tygodni)
- Opóźnione wypełnianie zobowiązań umownych
- Opóźnienia w otrzymywaniu płatności od klientów
- Pomyłki dokumentowe z powodu niepersonalizowanych zadań
- Utrata dokumentów i brak kontroli procesu
- Niski poziom kontroli delegowanych uprawnień do podpisywania
- Trudność wyszukiwania dokumentów z powodu braku jednolitych rejestrów
Te ryzyka stają się szczególnie krytyczne, gdy firma nie ma wewnętrznego systemu automatyzacji procesów dokumentowych, zarządzania umowami lub zarządzania rejestrem dostawców. Oczywiście wdrożenie takich rozwiązań daje już transparentność procesów i kontrolę zadań. Jednak nie rozwiązuje to problemów rutynowego przetwarzania dokumentów przy interakcji z setkami lub tysiącami kontrahentów, którzy mają konta w różnych usługach online. Pojawia się więc pytanie o podłączenie różnych zewnętrznych usług do własnego systemu.
Właśnie do tego zadania oferujemy konektory EDI do M.E.Doc i Vchasno (najpopularniejsze w Ukrainie), które można podłączyć do naszych gotowych rozwiązań opartych na platformie softXspace.
Podłączenie i konfiguracja konektorów
Podłączenie konektora wymaga jedynie skonfigurowania danych dostępowych API M.E.Doc lub Vchasno. Po skonfigurowaniu system automatycznie synchronizuje przychodzące i wychodzące dokumenty, a wszystkie operacje są wykonywane bezpośrednio w interfejsie softXspace — bez konieczności przełączania się między systemami.
Funkcje i korzyści
Podstawowe możliwości zapewniane przez konektory EDI:
- Automatyczny odbiór dokumentów od kontrahentów
- Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP)
- Wysyłanie podpisanych dokumentów do usług EDI
- Zmiana statusu dokumentu w softXspace
- Jednolity rejestr wszystkich dokumentów EDI
- Śledzenie historii i audytu każdego dokumentu
Zautomatyzowana wymiana dokumentów z kontrahentami
Platforma softXspace z konektorami EDI zapewnia pełną ciągłość procesu wymiany dokumentów: od utworzenia umowy lub faktury, przez wielopoziomową akceptację wewnętrzną, podpisywanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, po automatyczną wysyłkę kontrahentowi przez usługę EDI oraz odbiór jego podpisanej odpowiedzi — wszystko bez opuszczania systemu softXspace.
Wszystkie operacje w jednym miejscu
Wszystkie dokumenty, które dotychczas trzeba było obsługiwać w różnych serwisach EDI, teraz są dostępne w jednym interfejsie softXspace. To drastycznie zmniejsza liczbę kontekstowych przełączeń, minimalizuje ryzyko pomyłek i umożliwia menedżerom zatwierdzanie dziesiątek dokumentów w kilka minut.
Podpisywanie dokumentów
Dokumenty są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP) bezpośrednio w interfejsie softXspace — przez API M.E.Doc i Vchasno. Wszystkie podpisane dokumenty są automatycznie zapisywane w centralnym archiwum elektronicznym z pełną ścieżką audytu.
Jednolity rejestr dokumentów
softXspace buduje jednolity, przeszukiwalny rejestr wszystkich dokumentów — niezależnie od tego, przez którą usługę EDI zostały wymienione z kontrahentami. Dzięki temu odpadają problemy ze znalezieniem dokumentu czy kontrolą statusu wykonania umowy.
Wszystkie te możliwości znacząco upraszczają pracę zarówno pracownikom i menedżerom, jak i ich kontrahentom, oszczędzają czas, zmniejszają ryzyka i podnoszą poziom interakcji oraz obsługi kontrahentów.
Dla firm poszukujących indywidualnego rozwiązania do interakcji z kontrahentami oferujemy nasz gotowy produkt — Portal kontrahenta softXspace.ClientPortal. To w pełni zintegrowane portalowe rozwiązanie z platformą softXspace umożliwia organizację prawnie wiążącej elektronicznej wymiany dokumentów z setkami lub tysiącami kontrahentów. Dodatkowo możemy je dostosować do corporate identity Twojej firmy — jako dedykowaną platformę współpracy z Twoimi klientami, partnerami i dostawcami.
Skontaktuj się z nami w sprawie indywidualnej konsultacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czym są konektory EDI do Vchasno i M.E.Doc?
Gotowe integracje umożliwiające wymianę prawnie wiążących dokumentów z kontrahentami bezpośrednio z produktów softXspace — bez konieczności przełączania między systemami. Konektory automatycznie synchronizują dokumenty przychodzące i wychodzące.
Jakie produkty softXspace wspierają konektory?
softXspace.Contract (zarządzanie umowami), softXspace.Procurement (zakupy) oraz softXspace.ClientPortal (portal B2B dla kontrahentów) — wszystkie produkty w ekosystemie softXspace.
Czy podpis kwalifikowany (KEP) jest wspierany przez konektory?
Tak. Dokumenty są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP) bezpośrednio w interfejsie softXspace — przez API Vchasno i M.E.Doc, z pełnym zachowaniem standardów eIDAS dla wiążącej prawnie wymiany dokumentów z kontrahentami.
