Konnektoren M.E.Doc und Vchasno für die softXspace-Plattform

28 März 2023

In letzter Zeit ist es bei der Einführung von Vertragsmanagementsystemen oder der Automatisierung anderer Geschäftsprozesse zu einer typischen Anforderung geworden, Dokumente aus verschiedenen EDI-Diensten direkt im persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters empfangen, versenden und signieren zu können. In diesem Artikel erläutern wir die Möglichkeiten der Anbindung von Konnektoren für M.E.Doc oder Vchasno an Produkte auf Basis der softXspace-Plattform.

Warum unsere Kunden EDI-Konnektoren wählen

Heute gibt es auf dem ukrainischen Markt etwa ein Dutzend beliebter Online-Dienste für den Austausch rechtlich verbindlicher Dokumente. Selbst ein kleines Unternehmen kann gleichzeitig mit mehreren davon arbeiten. Unserer Erfahrung nach nutzen Unternehmen in der Regel 2-3 Dienste, über die sie signierte elektronische Dokumente mit Vertragspartnern austauschen. Dies führt dazu, dass die zur Unterzeichnung befugten Führungskräfte täglich mehrfach verschiedene Dienste aufrufen müssen, um die Routineaufgabe zu erfüllen — Dutzende von Dokumenten zu signieren. Neben der Umständlichkeit birgt dies eine Reihe von Risiken und Problemen:

Schwierigkeit der Dokumentenarbeit in mehreren Systemen ohne Möglichkeit der Aufgabenbearbeitung an einem Ort
Zeitverzögerungen bei der Dokumentensignierung (teilweise bis zu 2-3 Wochen)
Verspätete Erfüllung von Vertragspflichten
Verzögerungen beim Zahlungseingang von Kunden
Dokumentenverwechslung durch nicht personalisierte Aufgaben
Dokumentenverlust und fehlende Prozessüberwachung
Geringes Kontrollniveau delegierter Signierungsbefugnisse
Schwierigkeit bei der Dokumentensuche aufgrund fehlender einheitlicher Register

Diese Risiken werden besonders kritisch, wenn das Unternehmen über kein internes System zur Automatisierung von Dokumentenprozessen, Vertragsmanagement oder Lieferantenregisterverwaltung verfügt. Natürlich bietet die Einführung solcher Lösungen bereits Prozesstransparenz und Aufgabenkontrolle. Allerdings löst dies nicht die Probleme der routinemäßigen Dokumentenverarbeitung bei der Interaktion mit Hunderten oder Tausenden von Vertragspartnern, die ihre Konten in verschiedenen Online-Diensten haben. Es stellt sich also die Frage der Anbindung verschiedener externer Dienste an das eigene System.

Genau für diese Aufgabe bieten wir EDI-Konnektoren für M.E.Doc und Vchasno (die am weitesten verbreiteten in der Ukraine) an, die sich an unsere fertigen Lösungen auf Basis der softXspace-Plattform anbinden lassen. Diese Konnektoren ermöglichen es, keine wertvolle Zeit mit dem ständigen Wechsel zwischen Oberflächen zu verschwenden und sich weniger Sorgen über Signierungsfristen oder versehentlichen Dokumentenverlust im großen Datenfluss zu machen. So können unsere Kunden gleichzeitig mit all ihren internen Aufgaben arbeiten und Dokumente mit Vertragspartnern aus einem einzigen Arbeitsbereich austauschen.

Anschluss und Einrichtung der Konnektoren

Da wir funktional und technisch einsatzbereite Konnektoren anbieten, ist der typische Einrichtungsprozess für den Kunden sehr einfach:

Der Kunde stellt die Daten seiner Unternehmenskonten bei M.E.Doc oder Vchasno bereit
Wir stimmen gemeinsam die Dokumententypen und Metadaten ab, die synchronisiert werden sollen
Der konfigurierte Konnektor wird in das Arbeitsschema des Geschäftsprozesses der Dokumentenverarbeitung eingebunden

Funktionen und Vorteile

Nach dem Anschluss des Konnektors erhalten alle Mitarbeiter des Kunden, die Dokumente erstellen, abstimmen, signieren, kontrollieren oder andere Aktionen mit Dokumenten ausführen müssen, folgende Möglichkeiten:

Automatisierter Dokumentenaustausch mit Vertragspartnern

Wenn ein Vertragspartner ein Dokument von seinem Konto beim externen Dienst sendet, empfängt unser System automatisch die entsprechenden Dateien mit Metadaten, identifiziert die eindeutige ID, verteilt Dokumente in die entsprechenden Register und weist verantwortliche Mitarbeiter zu. Dasselbe geschieht in umgekehrter Reihenfolge beim Zurücksenden oder Versenden eines Dokuments an den Vertragspartner über seinen Austauschdienst.

Alle Prozesse laufen automatisch nach definierten Regeln ab, die an den konkreten Prozess beim Kunden angepasst werden können. Wenn der externe Dienst eine Statusfixierung des Dokuments ohne seine physische Übertragung vorsieht, erfolgt auch dies automatisch.

Bei der Integration mit Vchasno besteht auch die Möglichkeit, Dokumente „in eine Richtung" zu empfangen oder zu senden, beispielsweise Informationsschreiben zur Kenntnisnahme.

Eine interessante Möglichkeit ist auch die Vorab-Verifizierung des Vertragspartners, mit dem das Unternehmen Dokumente austauscht — dabei prüfen wir zusätzlich, ob im System ausreichend Daten über den Vertragspartner vorhanden sind und ob eine zusätzliche Akkreditierung erforderlich ist.

Alle Operationen an einem Ort

Mitarbeiter erhalten die Aufgabe zur Dokumentenbearbeitung in ihrem persönlichen Dashboard des internen Systems, unabhängig davon, von welchem externen Dienst das Dokument eingegangen ist. Dabei müssen sie nicht einmal regelmäßig die Aufgabenwarteschlange prüfen, da das System E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zur Dokumentenbearbeitung oder Statusänderungen sendet. Anschließend können die Mitarbeiter je nach internen Verfahren den Abstimmungs- oder Signierungsprozess innerhalb des Unternehmens starten oder das Dokument mit Erläuterungen zu den festgestellten Mängeln an den Absender zurückweisen.

Dokumentensignierung

Die für die Dokumentensignierung Verantwortlichen erhalten einfach eine Signierungsaufgabe im internen System und bringen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) an oder lehnen das Erhaltene ab. In der Regel signieren Führungskräfte täglich Dutzende von Dokumenten, und diese Zahl steigt in Berichtsperioden um ein Vielfaches — das Arbeiten im Einzelfenstermodus ist daher eine echte Arbeitserleichterung.

Darüber hinaus bietet unser System die Möglichkeit der schnellen Vorschau und Stapelsignatur von Dokumenten, um die Signierung gleichartiger Dokumente noch schneller durchzuführen.

Einheitliches Dokumentenregister

Alle Dokumente, die über die Dienste eingegangen sind oder versendet wurden, werden in den entsprechenden Registern des internen Systems gespeichert. So werden beispielsweise bei der Organisation des Vertragsdokumentenumlaufs alle signierten Verträge, Akten und Rechnungen im internen System mit 24/7-Zugriff, Suchmöglichkeit, Filterung, Export sowie Verlaufsprotokollierung der Prozesse und des Austauschs im elektronischen Archiv aufbewahrt.

Kürzlich erhielt unser Konnektor für M.E.Doc eine verbesserte Funktionalität in Form einer vollwertigen Datensynchronisation. In komplexen Szenarien ist das Unternehmen nicht mehr gezwungen, zwischen der ausschließlichen Dokumentenverarbeitung über den externen Dienst oder in unserem System zu wählen. Während der Entwicklung dieser Funktionalität haben die Spezialisten von soft Xpansion Engpässe in der technischen Umsetzung identifiziert. Wir haben entsprechende Änderungen vorgeschlagen und gemeinsam mit dem M.E.Doc-Entwicklerteam Verbesserungswege erarbeitet, die in Zukunft allen M.E.Doc-Nutzern eine funktionalere Integration mit eigenen Informationssystemen ermöglichen werden.

Alle diese Möglichkeiten vereinfachen die Arbeit sowohl der Mitarbeiter und Führungskräfte als auch ihrer Vertragspartner erheblich, sparen Zeit, reduzieren Risiken und verbessern das Niveau der Interaktion und des Service für Vertragspartner.

Für Unternehmen, die eine individuelle Lösung für die Interaktion mit ihren Vertragspartnern suchen, bieten wir unser fertiges Produkt — das Vertragspartner-Portal softXspace.ClientPortal an. Diese vollständig integrierte Portallösung mit der softXspace-Plattform ermöglicht die Organisation eines rechtlich verbindlichen elektronischen Dokumentenaustauschs mit Hunderten oder Tausenden von Vertragspartnern. Darüber hinaus können wir es an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen — als spezielle Plattform für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten.

Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung.

Häufig gestellte Fragen

Was sind EDI-Konnektoren für Vchasno und M.E.Doc?

Fertige Integrationen, die den Austausch rechtlich verbindlicher Dokumente mit Vertragspartnern direkt aus softXspace-Produkten ermöglichen — ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.

Welche softXspace-Produkte unterstützen die Konnektoren?

softXspace.Contract (Vertragsmanagement), softXspace.Procurement (Beschaffung) und softXspace.ClientPortal (B2B-Vertragspartner-Portal).

Wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES) über die Konnektoren unterstützt?

Ja. Dokumente werden mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) direkt in der softXspace-Oberfläche über die API von Vchasno und M.E.Doc signiert.