soft Xpansion logo

Меnu

Obieg Dokumentów w Microsoft 365 – System Workflow

Wdróż profesjonalny obieg dokumentów w swojej firmie z softXspace365. Automatyzuj procesy, eliminuj papier i przyspieszaj decyzje dzięki systemowi workflow zintegrowanemu z Microsoft 365. Elektroniczny obieg dokumentów z pełną kontrolą od utworzenia do archiwizacji.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

System Obiegu Dokumentów – Automatyzacja Procesów Biznesowych

System Obiegu Dokumentów – Automatyzacja Procesów Biznesowych

System obiegu dokumentów to fundament cyfrowej transformacji każdej organizacji. Zamiast papierowych teczek, fizycznych podpisów i ręcznego przekazywania dokumentów – wszystkie procesy przebiegają elektronicznie, z pełną kontrolą i ścieżką audytu. Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie to podstawa efektywności operacyjnej i zgodności z przepisami. 

softXspace365 to nowoczesny system obiegu dokumentów zbudowany na platformie Microsoft 365. Wykorzystujesz znane narzędzia (Teams, SharePoint, Outlook) wzbogacone o profesjonalne funkcje DMS: automatyczne workflow, elektroniczny podpis, wersjonowanie i archiwizację zgodną z przepisami. 

 Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu obiegu dokumentów:

  • Eliminacja papierowej dokumentacji
  • Przyspieszenie procesów decyzyjnych o 60-80%
  • Pełna transparentność i kontrola nad statusem spraw
  • Zgodność z RODO i regulacjami branżowymi
  • Redukcja kosztów operacyjnych

Jako system elektronicznego obiegu dokumentów, softXspace365 zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami branżowymi.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentacją w formie cyfrowej. W przeciwieństwie do tradycyjnego archiwum papierowego, elektroniczny obieg zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów, automatyczne powiadomienia i pełną ścieżkę audytu. 

softXspace365 jako system elektronicznego obiegu dokumentów oferuje:

  • Automatyczne workflow z wielopoziomowymi akceptacjami
  • Integrację z Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook)
  • Obieg informacji w czasie rzeczywistym
  • Zgodność z RODO i przepisami archiwalnymi

Obieg Informacji w Firmie

Obieg Informacji w Firmie

Sprawny obieg informacji to klucz do efektywnej komunikacji w organizacji. softXspace365 łączy obieg dokumentów z obiegiem informacji — każdy dokument może być powiązany z zadaniami, komentarzami i powiadomieniami w Microsoft Teams.

Dzięki temu pracownicy otrzymują właściwe informacje we właściwym czasie, bez przeszukiwania skrzynek email czy folderów sieciowych.

Cyfrowy Obieg Dokumentów – Od Papieru do Chmury

Cyfrowy Obieg Dokumentów – Od Papieru do Chmury

Cyfrowy obieg dokumentów oznacza całkowitą eliminację papieru z procesów biznesowych. Dokumenty powstają, są przetwarzane, zatwierdzane i archiwizowane w formie elektronicznej – nigdy nie muszą być drukowane. 

 softXspace365 wspiera pełny cykl życia dokumentu: 

  • Tworzenie – z szablonów lub import istniejących plików
  • Obieg – automatyczne kierowanie do właściwych osób
  • Zatwierdzanie – wielopoziomowe akceptacje z workflow
  • Podpisywanie – elektroniczny podpis zgodny z eIDAS
  • Archiwizacja – bezpieczne przechowywanie z retencją

Przejście na cyfrowy obieg dokumentów to oszczędność czasu, pieniędzy i miejsca – a także krok w stronę ekologii

Obieg Dokumentów w Firmie

Obieg Dokumentów w Firmie

Obieg dokumentów w firmie musi być dostosowany do specyfiki organizacji. Inne potrzeby ma kancelaria prawna, inne firma produkcyjna, a jeszcze inne instytucja publiczna. softXspace365 oferuje elastyczne rozwiązanie, które konfigurujesz pod swoje wymagania.

Niezależnie od branży, profesjonalny obieg dokumentów rozwiązuje wspólne problemy:

  • Gubienie dokumentów i chaos informacyjny
  • Długi czas oczekiwania na decyzje
  • Brak kontroli nad wersjami dokumentów
  • Trudności w odnalezieniu historycznych danych
  • Ryzyko związane z przechowywaniem dokumentów papierowych

Rozwiązania dla Każdej Branży

  • Produkcja i Przemysł

    Obieg dokumentacji technicznej, procedur jakościowych, instrukcji stanowiskowych. Integracja z systemami ERP i automatyczne powiadomienia o zmianach w dokumentacji.

  • Finanse i Bankowość

    Bezpieczny obieg umów, wniosków kredytowych i dokumentów compliance. Zgodność z regulacjami KNF i pełna ścieżka audytu każdej operacji.

  • Administracja Publiczna

    Elektroniczny obieg pism, wniosków i decyzji administracyjnych. Zgodność z KPA i integracja z ePUAP. Archiwizacja zgodna z ustawą archiwalną.

  • Ochrona Zdrowia

    Obieg dokumentacji medycznej z zachowaniem poufności danych pacjentów. Zgodność z RODO i regulacjami sektorowymi.

  • Usługi Profesjonalne

    Zarządzanie umowami, projektami i dokumentacją kliencką. Współdzielenie dokumentów z zewnętrznymi interesariuszami w bezpiecznym środowisku.

  • Handel i Dystrybucja

    Obieg zamówień, faktur i dokumentów logistycznych. Integracja z systemami magazynowymi i automatyzacja procesów zakupowych.

System Workflow – Automatyzacja Przepływu Dokumentów

System Workflow – Automatyzacja Przepływu Dokumentów

System workflow to silnik napędzający elektroniczny obieg dokumentów. Definiujesz ścieżki przepływu, warunki i akcje – system automatycznie kieruje dokumenty do właściwych osób i pilnuje terminów. 

W softXspace365 workflow opiera się na Power Automate – natywnym narzędziu Microsoft 365. Oznacza to:

  • Niskie koszty utrzymania (brak dodatkowych licencji)
  • Łatwą integrację z innymi aplikacjami Microsoft
  • Możliwość rozbudowy bez programowania (low-code)
  • Niezawodność infrastruktury Azure 

System workflow w softXspace365 obsługuje nawet najbardziej złożone scenariusze: wielopoziomowe zatwierdzenia, eskalacje, warunki warunkowe, równoległe ścieżki i automatyczne powiadomienia.

Co to jest Workflow? – Definicja i Zastosowania

Co to jest Workflow? – Definicja i Zastosowania

Co to jest workflow? Workflow (przepływ pracy) to zdefiniowana sekwencja kroków, które dokument lub sprawa musi przejść od początku do końca procesu. Każdy krok może wymagać akcji konkretnej osoby lub być wykonany automatycznie. 

Przykładowy workflow zatwierdzania faktury:

  • Faktura wpływa do systemu (skan lub e-faktura)
  • System automatycznie rozpoznaje dane (OCR)
  • Faktura trafia do osoby odpowiedzialnej merytorycznie
  • Po akceptacji merytorycznej – do działu finansów
  • Księgowy weryfikuje i wprowadza do systemu FK
  • Faktura zostaje zarchiwizowana 

Każdy krok jest śledzony, a przekroczenie terminu powoduje automatyczną eskalację. To właśnie workflow – zautomatyzowany, kontrolowany przepływ pracy.

Workflow Document Management – Zarządzanie Dokumentami

Workflow Document Management – Zarządzanie Dokumentami

Workflow document management łączy automatyzację procesów z profesjonalnym zarządzaniem dokumentami. To nie tylko przepływ pracy, ale również: 

  • Kontrola wersji – każda zmiana jest zapisywana, możesz wrócić do dowolnej poprzedniej wersji
  • Metadane – dokumenty są opisane i łatwe do wyszukania
  • Uprawnienia – granularna kontrola dostępu na każdym etapie
  • Audit trail – pełna historia operacji na dokumencie 

softXspace365 to kompletne rozwiązanie workflow document management dla firm, które potrzebują więcej niż prostego obiegu zatwierdzania.

Obieg Dokumentacji w Firmie – Wszystkie Typy Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentacji – Wszystkie Typy Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentacji w softXspace365 obejmuje wszystkie typy dokumentów występujących w organizacji: 

Dokumenty przychodzące:

  • Faktury od dostawców
  • Pisma urzędowe i korespondencja
  • Umowy i aneksy od kontrahentów
  • Wnioski i zapytania od klientów

Dokumenty wewnętrzne:

  • Regulaminy i procedury
  • Notatki służbowe i decyzje
  • Protokoły spotkań
  • Dokumentacja projektowa

Dokumenty wychodzące: 

  • Oferty i umowy dla klientów
  • Pisma i odpowiedzi urzędowe
  • Faktury sprzedażowe
  • Raporty i sprawozdania

Każdy typ dokumentu może mieć własny workflow, metadane i zasady archiwizacji. System jest w pełni konfigurowalny – dopasowujesz go do swoich procesów, nie odwrotnie.

Elektroniczny Obieg Faktur – Automatyzacja od Wpływu do Zapłaty

Elektroniczny Obieg Faktur – Automatyzacja od Wpływu do Zapłaty

Elektroniczny obieg faktur to jeden z najpopularniejszych przypadków użycia systemu obiegu dokumentów. Faktury kosztowe stanowią znaczącą część dokumentacji w każdej firmie – ich automatyzacja przynosi natychmiastowe korzyści. 

softXspace365 oferuje kompletny moduł obiegu faktur:

Wpływ faktury:

  • Import e-faktur (KSeF, EDI, Peppol)
  • Skanowanie faktur papierowych z OCR
  • Automatyczne rozpoznawanie danych

Obieg i zatwierdzanie:

  • Automatyczne przypisanie do centrum kosztów
  • Wielopoziomowa akceptacja merytoryczna
  • Zatwierdzenie przez osoby uprawnione kwotowo 
  • Weryfikacja budżetowa

Księgowanie i archiwizacja:

  • Integracja z systemem FK (SAP, Comarch, Sage, inne)
  • Automatyczne dekretowanie
  • Archiwizacja zgodna z przepisami podatkowymi
Szczegóły znajdziesz na stronie

Korzyści z Wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

  • Oszczędność Czasu

    Dokumenty przepływają automatycznie – bez noszenia teczek, szukania na biurkach i czekania na powrót z urlopu. Średni czas obsługi dokumentu spada o 60-80%.

  • Oszczędność Kosztów

    Eliminacja kosztów papieru, druku, przechowywania i wysyłki. Mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię archiwum. ROI widoczny już w pierwszym roku.

  • Pełna Kontrola

    Wiesz, gdzie jest każdy dokument i na jakim etapie procesu. Dashboardy pokazują status spraw w czasie rzeczywistym. Żaden dokument się nie zgubi.

  • Zgodność z Przepisami

    Automatyczne stosowanie polityk retencji i archiwizacji. Pełna ścieżka audytu dla kontrolerów. Zgodność z RODO, KPA i regulacjami branżowymi.

  • Praca Zdalna

    Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca – biura, domu, podróży służbowej. Pełna funkcjonalność na urządzeniach mobilnych przez Microsoft Teams.

  • Ciągłość Biznesu

    Dokumenty w chmurze są bezpieczne nawet w przypadku awarii lub katastrofy. Automatyczne kopie zapasowe i odzyskiwanie danych zapewniają ciągłość działania.

Najczęściej Zadawane Pytania o Obieg Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest prawnie obowiązkowy dla wszystkich firm – to kwestia wyboru i optymalizacji procesów. Jednak pewne przepisy promują lub wymagają cyfryzacji:

Sektor publiczny:

  • Od 2019 r. obowiązuje e-fakturowanie w zamówieniach publicznych
  • Od 2021 r. EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) jest
    preferowane w administracji

Sektor prywatny:

  • Od 2024 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy
    dla wszystkich podatników VAT
  • RODO wymaga odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów z danymi
    osobowymi

softXspace365 pomaga spełnić wszystkie te wymagania, jednocześnie
usprawniając wewnętrzne procesy firmy.

Workflow (przepływ pracy) to zdefiniowana sekwencja kroków, które dokument, zadanie lub sprawa musi przejść w ramach procesu biznesowego. Workflow określa:

  • Kto wykonuje poszczególne działania
  • Co musi być zrobione na każdym etapie
  • Kiedy i w jakiej kolejności następują kroki
  • Jakie warunki muszą być spełnione do przejścia dalej

Przykłady workflow w firmie:

  • Obieg faktury kosztowej (od wpływu do zapłaty)
  • Zatwierdzanie wniosku urlopowego
  • Akceptacja umowy przez prawnika i zarząd
  • Publikacja treści marketingowej

W softXspace365 workflow tworzysz wizualnie, bez programowania, korzystając z narzędzia Power Automate.

Koszt systemu obiegu dokumentów zależy od wielu czynników:

Model licencjonowania:

  • Licencja wieczysta vs subskrypcja (SaaS)
  • Opłata za użytkownika vs opłata za organizację

Zakres wdrożenia:

  • Liczba użytkowników i działów
  • Liczba typów dokumentów i workflow
  • Potrzeby integracyjne (ERP, FK, inne systemy)

Koszty towarzyszące:

  • Szkolenia użytkowników
  • Migracja istniejących dokumentów
  • Wsparcie i rozwój systemu

softXspace365 oferuje elastyczny model cenowy oparty na subskrypcji. Wykorzystujesz istniejące licencje Microsoft 365, co znacząco obniża TCO. Skontaktuj się po indywidualną wycenę.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie składa się z kilku etapów: 

1. Analiza (2-4 tygodnie)

  • Mapowanie istniejących procesów dokumentowych
  • Identyfikacja dokumentów i ich ścieżek obiegu
  • Określenie wymagań i oczekiwań

2. Konfiguracja (2-6 tygodni)

  • Instalacja systemu w środowisku Microsoft 365
  • Konfiguracja typów dokumentów i metadanych
  • Budowa workflow i automatyzacji

3. Testy i szkolenia (2-3 tygodnie)

  • Testy z użytkownikami kluczowymi
  • Szkolenia dla wszystkich użytkowników
  • Korekty na podstawie feedbacku

4. Uruchomienie produkcyjne

  • Migracja istniejących dokumentów (opcjonalnie)
  • Wsparcie w pierwszych tygodniach pracy
  • Optymalizacja i rozwój systemu

Całość trwa zwykle 2-4 miesiące. softXspace365 oferuje wsparcie na każdym etapie wdrożenia.

Tak, softXspace365 oferuje integracje z popularnymi systemami ERP: 

Gotowe konektory:

  • SAP (S/4HANA, Business One)
  • Microsoft Dynamics 365
  • Comarch ERP (Optima, XL, Altum)
  • Sage Symfonia
  • Enova365

Integracja przez API:

  • REST API do wymiany danych
  • Webhooks dla powiadomień w czasie rzeczywistym
  • Power Automate dla niestandardowych przepływów

Typowe scenariusze integracji:

  • Import faktur z ERP do obiegu zatwierdzania
  • Eksport zatwierdzonych dokumentów do FK
  • Synchronizacja kontrahentów i centrów kosztów 
  • Automatyczne księgowanie po akceptacji

Skontaktuj się z nami, aby omówić integrację z Twoim systemem.

System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to oprogramowanie do zarządzania dokumentacją w formie cyfrowej. Automatyzuje procesy akceptacji, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów, eliminując papierową dokumentację i usprawniając obieg informacji w organizacji.

Wdróż Obieg Dokumentów w Firmie z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak elektroniczny obieg dokumentów w softXspace365 może usprawnić procesy w Twojej firmie. Nasi eksperci pokażą Ci system w działaniu, odpowiedzą na pytania i pomogą zaplanować wdrożenie dostosowane do Twoich potrzeb.

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami