Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest Aplikacja PDF?
Co to jest aplikacja PDF? Aplikacja PDF (pdf aplikacja, tools pdf, PDF Narzędzia) to oprogramowanie do tworzenia, edycji, podpisywania i konwersji plików w formacie PDF (Portable Document Format). Standard PDF dokumenty stworzony przez Adobe w 1993 roku jest dziś uniwersalnym formatem dokumentów biznesowych — od umów po faktury. Niniejsza strona to PDF – Narzędzia do Podpisywania i Tworzenia w Microsoft 365.
Najpopularniejsze aplikacje PDF na rynku: Adobe Acrobat (de facto standard), Foxit, Nitro, oraz wbudowane narzędzia w Microsoft 365 (Word eksport, Edge przeglądarka). Microsoft PDF (PDF w Microsoft 365) to natywna obsługa formatu we wszystkich aplikacjach Office. PDF PL w polskich firmach — standard dla umów, faktur, raportów i dokumentów prawnych. Wyszukiwane na pdf: "jak podpisać", "jak konwertować", "jak chronić".
Typy Narzędzi PDF dla Firm
Cztery główne kategorie aplikacji i narzędzi PDF używanych w polskich firmach. Wybór zależy od skali i potrzeb.
-
Edytory PDF (Adobe Acrobat)
Pełnofunkcyjne edytory: edycja tekstu i obrazów, OCR, konwersja, formularze. Adobe Acrobat Pro standard. Płatne, plan biznesowy.
-
Narzędzia online PDF
SmallPDF, ILovePDF, PDF24 — bezpłatne podstawowe operacje (konwersja, scalanie, kompresja). Bez instalacji, ograniczona funkcjonalność.
-
PDF w Microsoft 365
Word/Excel eksport do PDF, Edge jako reader, integracja z SharePoint i Teams. Microsoft PDF bez dodatkowych licencji.
-
Aplikacje firmowe (DMS+PDF)
softXspace365 łączy DMS, workflow, podpis elektroniczny i obsługę PDF w jednej platformie. PDF aplikacja dla wszystkich procesów firmowych.
Podpisywanie Dokumentów PDF
Podpisywanie dokumentów PDF to dziś standard w polskich firmach. Podpis pliku PDF, do pliku PDF, podpis online PDF — wszystkie te operacje opierają się na specyfikacji PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), zgodnej z eIDAS.
PDF podpis elektroniczny kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu. Podpis elektroniczny w PDF obsługiwany przez kwalifikowanych dostawców: mSzafir, Signius, Autenti, DocuSign. PDF podpis online umożliwia podpisywanie z przeglądarki — bez instalacji aplikacji.
Funkcje Podpisywania PDF w Firmie
Pięć kluczowych scenariuszy podpisywania PDF używanych w polskich firmach.
-
Podpis kwalifikowany (eIDAS)
Najwyższy poziom — moc prawna podpisu odręcznego. mSzafir, Asseco, Certum. Wymagany dla umów wartościowych i dokumentów urzędowych.
-
Podpis zaawansowany
Identyfikacja podpisującego, integralność dokumentu. Wystarczający dla większości umów B2B. Signius, Autenti, DocuSign.
-
Podpisywanie wieloosobowe
Workflow podpisów — umowa krąży między stronami z automatyczną kolejnością i powiadomieniami. Idealne dla CLM.
-
Podpis mobilny
Podpisywanie z telefonu — kierownik akceptuje umowę między spotkaniami. Aplikacje Adobe Sign, Autenti Mobile.
-
Pieczęć kwalifikowana
Pieczęć elektroniczna firmy — zastępuje papierową firmową pieczątkę. Stosowana dla faktur KSeF i dokumentów księgowych.
Tworzenie i Konwersja PDF
Tworzenie PDF z dokumentów Word, Excel, PowerPoint to najczęstsza operacja biurowa. Microsoft 365 ma wbudowaną funkcję eksportu do PDF — bez dodatkowego oprogramowania. Dokumenty w PDF generowane z szablonów softXspace365 zachowują pełną zgodność z Microsoft PAdES i ISO 32000.
Konwersja PDF → Word, PDF → Excel, PDF → PowerPoint odbywa się przez OCR (rozpoznawanie tekstu) i parsing struktury. OCR dokumentów w softXspace365 wykorzystuje Azure AI Document Intelligence — premium-class engine z dokładnością 99%+ dla wydruków komputerowych.
Funkcje Tworzenia i Konwersji PDF
Sześć podstawowych operacji tworzenia i konwersji PDF, które wspiera softXspace365.
-
Word/Excel/PPT → PDF
Eksport z aplikacji Office. Zachowanie formatowania, czcionek, hyperlinków. PDF/A dla archiwum prawnie wiążącego.
-
PDF → Word (OCR)
Konwersja zwrotna z rozpoznawaniem tekstu. Edytowalne dokumenty z zachowaniem layoutu.
-
Generowanie z szablonów
Automatyczne tworzenie umów, faktur, raportów z danych ERP/CRM. Tworzenie dokumentow bez ręcznego copy-paste.
-
Scalanie i dzielenie PDF
Łączenie wielu PDF w jeden dokument. Wyciąganie wybranych stron. Reorganizacja kolejności.
-
Kompresja i optymalizacja
Redukcja rozmiaru pliku bez utraty jakości. Konwersja do PDF/A dla długoterminowego archiwum.
-
Formularze interaktywne
Tworzenie wypełnianych formularzy PDF — wnioski, ankiety, formularze HR. Auto-collect danych do Microsoft 365.
PDF w Microsoft 365 – Natywna Integracja
PDF w Microsoft 365 (PDF w ekosystemie M365) ma natywną obsługę we wszystkich aplikacjach platformy. Word eksportuje do PDF jednym kliknięciem. Edge wbudowany jako PDF reader. SharePoint przechowuje i wyświetla PDF z preview. Teams udostępnia PDF w kanałach z komentarzami w czasie rzeczywistym.
PDF Windows — Microsoft 365 dla Windows i Mac działa identycznie. PDF do dowolnej operacji: PDF do wysłania mailem, PDF do archiwum, PDF do akceptacji w Teams. Integracja Adobe Acrobat z Microsoft 365 (przez add-in) rozszerza możliwości o pełną edycję i konwersję.
PDF Tools w softXspace365
platforma DMS z narzędziami PDF dostarcza kompletny zestaw narzędzi PDF natywnie zintegrowanych z Microsoft 365 — bez dodatkowych licencji Adobe Acrobat dla typowych operacji biurowych. Wszystko działa w SharePoint, Teams i Outlook.
Klient dostaje: generowanie PDF z szablonów (umowy, faktury, raporty), podpis elektroniczny PDF z kwalifikowanym certyfikatem, OCR rozpoznawanie, archiwizację PDF/A i workflow akceptacji. Wdrożenie 4-6 tygodni — gotowe szablony dla typowych procesów.
Gotowe Rozwiązania PDF w softXspace365
Pięć gotowych komponentów do pracy z PDF dostarczanych w platformie softXspace365.
-
Generator umów PDF
Automatyczne tworzenie umów z szablonów Word → PDF/A. Wypełnianie pól z CRM, integracja z rejestrem umów.
-
PDF KSeF i obieg faktur
Konwersja faktur PDF → KSeF XML. Workflow faktur z OCR.
-
Podpisywanie PDF w Teams
Karty PDF w czat Teams z przyciskiem Podpisz. Kierownik akceptuje z telefonu w 2 kliknięcia.
-
Archiwum PDF/A
Długoterminowe przechowywanie zgodne z ISO 19005. Wyszukiwanie pełnotekstowe, retention policies.
-
Konwersja masowa
Bulk konwersja archiwum: papier → skan → OCR → PDF/A. Klasyfikacja AI, import do SharePoint.
Wdrożenie Narzędzi PDF w Firmie
Wdrożenie kompleksowego pakietu PDF tools z softXspace365 to gotowe rozwiązanie dla firm w Microsoft 365. Microsoft Partner z 25+ lat doświadczenia, 250+ projektów w Polsce i Europie Środkowej. Typowy czas wdrożenia: 4-6 tygodni dla pakietu podstawowego (50-200 użytkowników).
Zaufali nam liderzy sektorów agro (Risoil, KERNEL), FMCG, bankowości i administracji publicznej. Wdrożenia zgodne z RODO, ISO 27001, eIDAS oraz polskim prawem (ustawa o podpisie elektronicznym i archiwizacja PDF/A).
Zakres Wdrożenia
Pięć etapów wdrożenia narzędzi PDF — od audytu po szkolenia użytkowników.
-
Audyt obecnych procesów
Mapa typów dokumentów PDF, wolumenu, sygnatariuszy. Strategia digitalizacji historycznego archiwum.
-
Konfiguracja generatora
Szablony PDF dla umów, faktur, raportów. Integracja z Word, Excel, CRM. Brand identity firmy.
-
Integracja podpisu i KSeF
Konektory do mSzafir, Signius, Autenti, DocuSign. KSeF integration dla obiegu faktur. PAdES compliance.
-
Archiwum PDF/A
Migracja historycznych dokumentów do SharePoint z OCR i klasyfikacją AI. Pełnotekstowe wyszukiwanie.
-
Szkolenia użytkowników
Warsztaty: tworzenie PDF, podpisywanie, konwersja. Dokumentacja, video tutoriale, helpdesk.
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij Pracować z PDF w Microsoft 365
Pokażemy demo generowania PDF z szablonów, podpisywania i archiwum PDF/A. 30 minut z konsultantem Microsoft Partner.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
