Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, elektroniczne akta osobowe, workflow wniosków urlopowych, onboarding pracowników, portal samoobsługi HR oraz integracja z systemami kadrowo-płacowymi.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest System HR w Microsoft 365?
Co to jest system HR? System HR (system kadrowy, aplikacja HR, platforma HR) to oprogramowanie wspierające dział HR w zarządzaniu pracownikami — od rekrutacji i onboardingu, przez elektroniczne akta osobowe, obieg wniosków i ewidencję czasu pracy, po offboarding. System HR dla firm centralizuje dokumentację pracowniczą i automatyzuje procesy kadrowe.
HR w Microsoft 365 (hr microsoft) to nowoczesne podejście — zamiast osobnej aplikacji kadrowej dział HR korzysta z platforma HR i DMS dla Microsoft 365 natywnie zintegrowanego z SharePoint, Teams i Power Platform. Aplikacja do zarządzania pracownikami dostępna jest z poziomu Teams, bez dodatkowej infrastruktury. Proces HR (zatrudnienie, urlop, ocena, rozstanie) przebiega w jednym środowisku — bez przełączania między systemami. Portal pracownika HR jest częścią szerszego portalu firmowego (intranetu) zbudowanego na SharePoint. Zarządzanie pracą zespołu w Microsoft 365 — od planowania urlopów i ewidencji czasu pracy, przez delegacje i szkolenia, po oceny okresowe i feedback bieżący.
Elektroniczne Akta Osobowe w SharePoint
Elektroniczne akta osobowe (teczka pracownika, e-teczka, dokumentacja pracownicza cyfrowa) to rewolucja w zarządzaniu dokumentami kadrowymi. Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 2019 r. pracodawca może prowadzić akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej — z zachowaniem struktury cztery części (A, B, C, D) i okresu retencji 10 lat.
Teczka pracownika w SharePoint to bezpieczne repozytorium z kontrolą uprawnień na poziomie dokumentu, wersjonowaniem i pełnotekstowym wyszukiwaniem. Digitalizacja dokumentów z OCR pozwala zmigrować papierowe archiwum HR do chmury w kilka tygodni. Dostęp do akt — tylko dla uprawnionych kadrowców, audit log zapisuje każde otwarcie dokumentu (RODO compliant).
Co Zawierają Elektroniczne Akta Osobowe
Cztery części akt osobowych zgodnie z polskim Kodeksem Pracy, prowadzone elektronicznie w SharePoint.
-
Część A – Dokumenty rekrutacyjne
CV, list motywacyjny, świadectwa, dyplomy, referencje. Wszystko z etapu rekrutacji, przed nawiązaniem stosunku pracy.
-
Część B – Stosunek pracy
Umowa o pracę, aneksy, zakresy obowiązków, dokumenty awansowe, ocena okresowa. Rdzeń teczki pracownika.
-
Część C – Rozwiązanie umowy
Wypowiedzenie, porozumienie, świadectwo pracy, rozliczenia końcowe. Dokumenty z offboardingu.
-
Część D – Kary porządkowe
Upomnienia, nagany, kary finansowe. Usuwane automatycznie po 1 roku zgodnie z Kodeksem Pracy.
Obieg Wniosków Urlopowych w Teams
Obieg wniosków urlopowych (zarządzanie urlopami, wnioski pracownicze) to najczęstszy proces HR w firmie. Pracownik składa wniosek w Teams, kierownik zatwierdza jednym kliknięciem, dział kadr otrzymuje automatyczne powiadomienie. Cała ścieżka od złożenia do zatwierdzenia zamyka się w 2-3 dni zamiast tygodnia.
Workflow urlopowy w softXspace365 automatycznie sprawdza saldo urlopowe pracownika, koliduje z urlopami zespołu (kalendarz zastępstw), i aktualizuje integrację z systemem kadrowo-płacowym. Power Automate obsługuje eskalacje (kierownik nieobecny → zastępca), podpis elektroniczny potwierdza decyzję. Wnioski urlopowe, chorobowe, delegacje i sprzęt — wszystko w jednym portalu.
Onboarding i Offboarding Pracownika
Onboarding pracownika (proces wdrożenia) i offboarding pracownika (offboarding system, rozwiązanie umowy) to dwa kluczowe punkty cyklu życia pracownika. Automatyzacja tych procesów w Microsoft 365 skraca czas HR o 60-70% i eliminuje błędy ręczne.
Onboarding pracownika – Automatyzacja
Nowy pracownik w pierwszym dniu dostaje pakiet: konto Microsoft 365, dostępy do Teams i SharePoint, sprzęt (laptop, telefon), plan szkoleń — wszystko generowane automatycznie na podstawie stanowiska. Checklist IT + HR + kierownik przebiega równolegle, bez e-mailowego pingu.
Offboarding pracownika – Checklist
Offboarding system automatyzuje odebranie dostępów, zwrot sprzętu, przekazanie obowiązków i wygenerowanie świadectwa pracy. Zamiast checklist Excel — automatyczny workflow z terminami i powiadomieniami dla IT, HR i księgowości.
Kroki Onboardingu Nowego Pracownika
Pięć głównych etapów onboardingu zautomatyzowanych w softXspace365.
-
Przygotowanie pre-boarding
Kontrakt podpisany cyfrowo, e-teczka utworzona, dostępy zamówione. 7 dni przed rozpoczęciem pracy.
-
Dzień 1 – Powitanie w Teams
Konto Microsoft 365 aktywne, kanał Teams z mentorem, pakiet welcome. Pracownik w biurze lub zdalnie — proces identyczny.
-
Szkolenia produktowe
Plan szkoleń automatyczny na podstawie stanowiska. Szkolenia Microsoft 365, szkolenia Microsoft Office i compliance — w LMS.
-
Zadania 30/60/90 dni
Kierownik widzi postęp adaptacji w dashboardzie. Check-iny automatyczne, ankieta satysfakcji.
-
Ocena próby
Automatyczne przypomnienie o końcu okresu próbnego. Formularz oceny, decyzja o przedłużeniu — cyfrowo.
Portal Pracownika – Samoobsługa
Portal pracownika (samoobsługa pracownicza, portal usługowy HR) to centralne miejsce, gdzie pracownik załatwia wszystkie sprawy kadrowe. Zamiast mailować do HR — loguje się w Teams, klika "Wniosek urlopowy" lub "Zaświadczenie o zatrudnieniu" i otrzymuje dokument automatycznie. Dział HR odciążony o 40-60% rutynowych pytań.
Portal w softXspace365 obsługuje: wnioski urlopowe i chorobowe, delegacje, zaświadczenia, dostęp do pasków płacowych, dane osobowe (zmiana adresu, konta bankowego), benefit platform, oceny okresowe. Aplikacja do zarządzania pracownikami działa w przeglądarce i w Teams — desktop, mobile, tablet.
Funkcje Portalu Pracownika
Sześć modułów samoobsługi HR najczęściej używanych w portalu pracownika.
-
Wnioski i zgody
Urlop, chorobowy, delegacja, sprzęt, szkolenie. Zatwierdzenia z podpisem elektronicznym.
-
Paski płacowe i PIT
Dostęp do historycznych dokumentów płacowych. PIT-11 i PIT-40 do pobrania, roczne zestawienia.
-
Dane osobowe
Pracownik sam aktualizuje adres, konto bankowe, kontakt awaryjny. Bez tickets do HR.
-
Zaświadczenia automatyczne
Zaświadczenie o zatrudnieniu, o zarobkach, do banku. Generowanie w 30 sekund z podpisem kwalifikowanym.
-
Benefit platform
Multisport, prywatna opieka medyczna, karty paliwowe. Zmiana pakietu jednym kliknięciem.
-
Ocena i feedback
Oceny okresowe 360°, self-assessment, feedback bieżący. Kalibracja w zespole, plan rozwoju.
System Kadrowy w Chmurze Microsoft
System kadrowy w chmurze Microsoft to alternatywa dla on-premise HR software (Symfonia, Comarch ERP, Optima). HR w Microsoft 365 oznacza, że dane pracownicze, workflow i portal działają w Azure — z SLA 99,9%, pełnym backupem i replikacją geograficzną. Nie potrzebujesz własnych serwerów HR.
Integracja z Microsoft 365 jest natywna: Entra ID (dawne Azure AD) dostarcza tożsamość, SharePoint — repozytorium e-teczek, Teams — kanał komunikacji, Power BI — dashboardy HR (rotacja, absencja, koszty). Szkolenia Microsoft 365, szkolenia Office 365, szkolenia Microsoft Office i elektroniczny obieg dokumentów szkolenie dla działu HR dostarczamy w pakiecie wdrożeniowym.
Digitalizacja HR – Korzyści dla Firmy
Pięć kluczowych korzyści z digitalizacja HR i cyfryzacja HR w Microsoft 365.
-
60-70% mniej pracy operacyjnej HR
Automatyzacja wniosków, zaświadczeń, onboardingu. Kadrowi zajmują się strategią, nie papierami.
-
RODO compliance out-of-the-box
Audit log dostępu do akt, retention policies, prawo do bycia zapomnianym. Zgodność z ISO 27001.
-
Szybszy onboarding (2 dni zamiast tygodnia)
Nowy pracownik produktywny od pierwszego dnia — konta, dostępy, plan szkoleń gotowe.
-
Oszczędność archiwum papierowego
Eliminacja segregatorów, szaf, archiwum zewnętrznego. 10 lat retencji w SharePoint za ułamek kosztu.
-
Dashboardy HR w Power BI
Rotacja, absencja, koszty wynagrodzeń, koszty szkoleń — Power BI w czasie rzeczywistym.
System HR w softXspace365
softXspace365 dostarcza kompletny pakiet HR natywnie zintegrowany z Microsoft 365 — bez dodatkowych licencji na zewnętrzne systemy kadrowe. Moduły: elektroniczne akta osobowe, workflow urlopowy, onboarding/offboarding, portal pracownika, dashboardy Power BI, integracja z systemami płacowymi (Symfonia, Comarch, enova365).
Klient dostaje: gotowe szablony e-teczek zgodne z polskim Kodeksem Pracy, workflow HR w Power Automate, portal pracownika w Teams, elektroniczny obieg dokumentów HR z podpisem kwalifikowanym. Wdrożenie 4-8 tygodni dla 50-500 pracowników. Zaufali nam liderzy sektorów agro, FMCG, bankowości i administracji publicznej.
Zakres Wdrożenia Systemu HR
Pięć etapów wdrożenia systemu HR w Microsoft 365 z softXspace365.
-
Audyt procesów HR
Mapa obecnych procesów, punktów bólu, integracji. Definicja priorytetów i KPI cyfryzacji HR.
-
Migracja akt osobowych
Digitalizacja papierowego archiwum z OCR. Klasyfikacja dokumentów AI, import do SharePoint z uprawnieniami.
-
Konfiguracja workflow HR
Wnioski urlopowe, onboarding, offboarding, ocena okresowa. Integracja z systemem kadrowo-płacowym.
-
Portal pracownika i Teams
Publikacja portalu, aplikacja Teams, szkolenia dla HR i pracowników. Rollout etapami — pilot, pilot2, full.
-
Szkolenia i hypercare
Warsztaty dla HR, dokumentacja, helpdesk 30 dni. Iteracje optymalizacyjne na podstawie feedback.
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij Automatyzować HR w Microsoft 365
Pokażemy demo e-teczek, workflow urlopowego, onboardingu i portalu pracownika w softXspace365. 30 minut z konsultantem Microsoft Partner.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
