Rejestr Umów – System CLM dla Microsoft 365

Rejestr umów to centralna baza wszystkich kontraktów firmy z pełną historią, terminami i workflow. System CLM (Contract Lifecycle Management) w Microsoft 365 zapewnia kontrolę nad cyklem życia umowy — od projektu po archiwum. softXspace365 dostarcza gotowy rejestr umów z podpisem elektronicznym, obiegiem akceptacji i alertami terminowymi.

Skontaktuj się Umów demo
Rejestr Umów – System CLM dla Microsoft 365

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia

Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.

Co to jest Rejestr Umów?

Rejestr umów – centralna baza kontraktów firmy

Rejestr umów co to jest? Rejestr umów to centralna, elektroniczna baza wszystkich kontraktów firmy — z pełną historią, terminami, stronami umowy, kwotami i dokumentami załącznikami. Zastępuje rozproszone arkusze Excel i fizyczne szafki — wszystkie umowy w jednym miejscu, dostępne z komputera i telefonu.

Nowoczesny rejestr umów nie jest tylko listą — to system system zarządzania umowami i DMS z workflow akceptacji, alertami o wygaśnięciu, podpisem elektronicznym i integracją z ERP. Przekształca chaos umowny w kontrolowany proces — kluczowy element zarządzania umowami w firmie.

Kluczowe Funkcje Rejestru Umów

Cztery podstawowe funkcje elektronicznego rejestru umów — bez których firma traci kontrolę nad kontraktami.

  • Centralna baza umów

    Centralna baza umów

    Wszystkie umowy w jednym miejscu: aktywne, wygasające, historyczne. Wyszukiwanie pełnotekstowe, filtry po kontrahencie, kwocie, dacie.

  • Metadane i klasyfikacja

    Metadane i klasyfikacja

    Typy umów (najem, usługi, NDA, pracownicze), kwoty, waluty, strony, daty. Automatyczna ekstrakcja z PDF przez OCR i AI.

  • Alerty i terminy

    Alerty i terminy

    Powiadomienia 90/60/30 dni przed wygaśnięciem, automatyczna lista renegocjacji, eskalacja zaległych akceptacji.

  • Audit trail i compliance

    Audit trail i compliance

    Pełna historia zmian każdej umowy — kto, kiedy, co. Zgodność z RODO, ISO 27001, wymogami audytu i compliance sektorowego.

Contract Lifecycle Management (CLM)

Contract Lifecycle Management – cykl życia umowy

Contract lifecycle management co to? Contract Lifecycle Management (CLM) to zestaw procesów i narzędzi obejmujących pełny cykl życia umowy — od pomysłu i negocjacji, przez akceptacje i podpis, po wykonanie, odnowienie i archiwum. System CLM (CLM system) to platforma IT wspierająca wszystkie etapy tego cyklu.

Według analityków Gartner firmy z wdrożonym CLM oszczędzają 9-12% na kontraktach — szybsza akceptacja (55% mniej czasu), mniej błędów (80% redukcja opóźnień), lepsza kontrola terminów (zero utraconych deadline'ów). CLM to must-have dla firm z 100+ umowami rocznie.

Etapy Cyklu Życia Umowy w CLM

Sześć etapów CLM — każdy wymaga dedykowanego wsparcia systemu i workflow.

  • Tworzenie z szablonów

    Tworzenie z szablonów

    Generowanie umów z szablonów firmowych (najem, usługi, pracownicze) z automatycznym wypełnianiem pól z CRM.

  • Negocjacja i wersjonowanie

    Negocjacja i wersjonowanie

    Redlining, track changes, wymiana wersji z kontrahentem. Wszystkie wersje w rejestrze z komentarzami i historią.

  • Akceptacje i obieg

    Akceptacje i obieg

    Workflow akceptacji: dział biznesowy → prawny → finansowy → zarząd. Eskalacja terminowa, zastępstwa urlopowe.

  • Podpis elektroniczny

    Podpis elektroniczny

    Podpis elektroniczny kwalifikowany lub zaawansowany. Zgodność z eIDAS i ustawą o podpisie.

  • Wykonanie i monitoring

    Wykonanie i monitoring

    Śledzenie wykonania, faktury związane z umową, kamienie milowe, płatności. Integracja z ERP i systemem księgowym.

  • Odnowienie i archiwum

    Odnowienie i archiwum

    Alerty przed wygaśnięciem, renegocjacja, archiwum zgodne z PDF/A. Dostęp do historii po zamknięciu umowy.

Zarządzanie Umowami w Firmie

Zarządzanie umowami w firmie – platforma CLM

Zarządzanie umowami (ang. contract management, zarządzanie kontraktami) to dyscyplina biznesowa obejmująca pracę z umowami od strony prawnej, finansowej i operacyjnej. W dużych firmach za zarządzanie umowami odpowiadają działy prawne, compliance i finansów — CLM daje im wspólną platformę.

System do zarządzania umowami (program do zarządzania umowami) powinien obsługiwać różne typy kontraktów: umowy z klientami (sprzedażowe), dostawcami (zakupowe), pracownicze (HR), najmu, NDA, licencyjne, ubezpieczeniowe. softXspace365 CLM obsługuje wszystkie typy umów w jednej platformie Microsoft 365.

Obieg Umów w Organizacji

Obieg umów to przepływ umowy przez struktury firmy — od inicjatora, przez weryfikacje prawne i finansowe, po podpis obu stron. Tradycyjny obieg w firmach bez CLM trwa 2-8 tygodni — z e-mailami, wersjami Word i ręcznym pilnowaniem akceptacji. Z CLM: 2-10 dni, z pełnym audit trail.

Nowoczesny obieg umów wykorzystuje Power Automate jako silnik automatyzacji i elektroniczny obieg dokumentów jako fundament. Wszystkie powiadomienia trafiają do Microsoft Teams, akceptacje przez jedno kliknięcie, wersjonowanie automatyczne.

Podpis Elektroniczny Umów

Podpis Elektroniczny Umów to finałowy etap cyklu życia umowy w CLM. Zastępuje papier, kurierów i ręczne skanowanie — umowa podpisywana jest online, obie strony otrzymują e-mail z potwierdzeniem, kopia trafia do rejestru umów automatycznie.

W Polsce dostępne są trzy poziomy podpisu: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Dla większości umów B2B wystarczy zaawansowany (kompatybilny z eIDAS), dla umów o wartości prawnej równej pismu ręcznemu wymagany jest kwalifikowany. softXspace365 integruje się z popularnymi dostawcami podpisu elektronicznego — mSzafir, Signius, Autenti, DocuSign.

Rejestr Umów w softXspace365

Rejestr umów w softXspace365 – podpis elektroniczny

softXspace365 dostarcza kompletny rejestr umów i system CLM dla Microsoft 365 — bez osobnej infrastruktury i dodatkowych licencji. Wszystkie umowy, akceptacje i archiwum natywnie w SharePoint, workflow w Power Automate, dashboardy w Power BI.

Klient dostaje gotowe szablony umów, workflow akceptacji dopasowany do branży (B2B, produkcja, usługi), integrację z podpisem kwalifikowanym, alerty w Teams i Power BI dashboardy CLM. Wdrożenie w 4-6 tygodni zamiast miesięcy z systemami enterprise.

Gotowe Rozwiązania CLM w softXspace365

Pięć gotowych komponentów rejestru umów dostarczanych w platformie softXspace365.

  • Biblioteka umów

    Biblioteka umów

    Centralny rejestr wszystkich umów z metadanymi, wyszukiwaniem pełnotekstowym i podglądem PDF bezpośrednio w Teams.

  • Szablony umów

    Szablony umów

    Gotowe szablony dla typowych umów (B2B, NDA, najem, HR, IT). Generowanie z danymi z CRM.

  • Workflow akceptacji

    Workflow akceptacji

    Wielopoziomowe zatwierdzenia, eskalacja, zastępstwa. Integracja z Teams dla szybkich akceptacji.

  • Podpis elektroniczny

    Podpis elektroniczny

    Podpis kwalifikowany i zaawansowany, eIDAS compliance. Integracja z mSzafir, Signius, Autenti.

  • Dashboardy CLM

    Dashboardy CLM

    Power BI dashboardy: wygasające umowy, ryzyka, szczytowe koszty, renegocjacje. Mobilny dostęp dla zarządu.

Wdrożenie Rejestru Umów

Wdrożenie rejestru umów – szkolenia soft Xpansion

Wdrożenie rejestru umów z softXspace365 to gotowy pakiet dla firm korzystających z Microsoft 365. Microsoft Partner z 25+ lat doświadczenia i 250+ wdrożeniami w Polsce i Europie Środkowej. Typowy czas wdrożenia: 4-6 tygodni dla podstawowego pakietu CLM.

Zaufali nam liderzy sektorów agro (Risoil, KERNEL), FMCG, bankowości i administracji publicznej. Wdrożenia zgodne z RODO, ISO 27001, eIDAS oraz polskim prawem (ustawa o podpisie elektronicznym).

Zakres Wdrożenia Rejestru Umów

Pięć etapów wdrożenia rejestru umów i systemu CLM — od migracji historycznej po szkolenia.

  • Migracja historycznego archiwum

    Migracja historycznego archiwum

    Digitalizacja papierowych umów, OCR, import do rejestru. Klasyfikacja typów, ekstrakcja metadanych.

  • Konfiguracja szablonów

    Konfiguracja szablonów

    Personalizacja szablonów firmowych: sprzedaż, zakup, HR, najem, NDA. Logo, klauzule, struktury prawne.

  • Workflow akceptacji

    Workflow akceptacji

    Konfiguracja obiegów dla różnych typów umów i progów kwotowych. Role RACI, zastępstwa urlopowe.

  • Integracja podpisu i ERP

    Integracja podpisu i ERP

    Integracja z mSzafir, Signius, Autenti (podpis). Konektory do SAP, Comarch, Dynamics 365 (faktury z umów).

  • Szkolenia i wsparcie

    Szkolenia i wsparcie

    Warsztaty dla działu prawnego, biznesu, IT. Dokumentacja, video tutoriale, helpdesk. Governance CLM.

Powiązane rozwiązania

Rejestr Umów – FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania)

Rejestr umów co to jest? Rejestr umów to centralna elektroniczna baza wszystkich kontraktów firmy z historią, terminami, stronami, kwotami i załącznikami. Zastępuje rozproszone arkusze Excel i papierowe szafki. Nowoczesny rejestr umów obejmuje workflow akceptacji, alerty terminowe, podpis elektroniczny i dashboardy zarządu.

Jak prowadzić rejestr umów? Najprostszy rejestr umów możesz prowadzić w Excelu, ale przy 100+ umowach to przestaje wystarczać. Profesjonalny rejestr wymaga systemu CLM z metadanymi, workflow, audit trail i integracją z podpisem. softXspace365 dostarcza gotowy rejestr umów w Microsoft 365 — bez wielotygodniowej konfiguracji.

Contract lifecycle management co to? Contract Lifecycle Management (CLM) to zestaw procesów i narzędzi obejmujących pełny cykl życia umowy — od tworzenia i negocjacji, przez akceptacje i podpis, po wykonanie, odnowienie i archiwum. System CLM automatyzuje 6 etapów cyklu i daje firmie 9-12% oszczędności na kontraktach (Gartner).

Jakie typy umów obsługuje CLM? Profesjonalny system CLM obsługuje wszystkie typy kontraktów: sprzedażowe (B2B), zakupowe (dostawcy), pracownicze (HR), najmu, NDA, licencyjne, ubezpieczeniowe. softXspace365 dostarcza szablony dla najczęstszych typów umów w polskim biznesie, z możliwością dodawania własnych kategorii.

Czy rejestr umów jest zgodny z RODO? Tak, jeśli system obsługuje Row-Level Security, audit trail, szyfrowanie i retention policies. softXspace365 działa w ramach Microsoft 365 z certyfikacją ISO 27001 i SOC. Zgodność z RODO, eIDAS, ustawą o podpisie elektronicznym. Umowy z danymi osobowymi chronione zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Nasi klienci

ING Bank | Case Studies | soft Xpansion
ING Bank

Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie

Raiffeisen Bank | Case Studies | soft Xpansion
Raiffeisen Bank

Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy

ArcelorMittal | Case Studies | soft Xpansion
ArcelorMittal

Światowy lider w produkcji stali

Servier | Case Studies | soft Xpansion
Servier

Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie

Logo firmy KERNEL — producent oleju słonecznikowego
KERNEL

Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy

COFCO Agri Resources Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
COFCO Agri Resources Ukraine

Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych

Siloxene | Case Studies | soft Xpansion
Siloxene

Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych

Xerox | Case Studies | soft Xpansion
Xerox

Światowy lider na rynku sprzętu biurowego

SER Group
SER Group

Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści

Naftogaz Digital Technologies | Case Studies | soft Xpansion
Naftogaz Digital Technologies

Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy

Eastern Europe Foundation | Case Studies | soft Xpansion
Eastern Europe Foundation

Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska

Zacznij Porządkować Umowy Firmy

Pokażemy demo rejestru umów z szablonami, workflow akceptacji i podpisem elektronicznym. 30 minut z konsultantem Microsoft Partner.

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej
  • Obieg kadrowy dla 16 000 pracowników Avrory

    Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora

    kwiecień, 2026

    Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.

    Czytaj więcej
  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.

    Czytaj więcej
  • Elektroniczny obieg na platformie Low-Code

    Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej