soft Xpansion logo

Меnu

Elektroniczny Obieg Faktur i KSeF na Microsoft 365

softXspace365 oferuje kompleksowy elektroniczny obieg faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Automatyzuj przetwarzanie faktur kosztowych i sprzedażowych, kontroluj zatwierdzanie faktur i zapewnij zgodność z przepisami – wszystko na platformie Microsoft 365, z której już korzystasz. System obiegu faktur softXspace365 wspiera zarządzanie fakturami na każdym etapie – od wpływu dokumentu, przez workflow faktur i zatwierdzanie, aż po księgowanie i archiwizację. Automatyzacja faktur eliminuje ręczne przetwarzanie i redukuje błędy.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Obieg Faktur – Od Wpływu do Księgowania

Co to jest DMS? – Definicja i Kluczowe Funkcje

Obieg faktur to uporządkowany proces przetwarzania dokumentów finansowych w organizacji – od momentu otrzymania lub wystawienia faktury, przez weryfikację i zatwierdzenie, aż po księgowanie i archiwizację.

Etapy obiegu faktur kosztowych (zakupowych):

1. Wpływ faktury: Faktura trafia do systemu – z e-maila, skanu, KSeF, EDI lub ręcznie wprowadzona. Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI) rozpoczyna przetwarzanie faktur.
2. Rejestracja: Nadanie numeru wewnętrznego, przypisanie do dostawcy, kategoryzacja, wstępna dekretacja. System fakturowania automatycznie klasyfikuje dokumenty.
3. Weryfikacja merytoryczna: Sprawdzenie czy towar/usługa została dostarczona, porównanie z zamówieniem i protokołem odbioru.
4. Zatwierdzanie faktur: Akceptacja przez osoby upoważnione zgodnie z matrycą uprawnień (wartość, kategoria, budżet). Workflow faktur kieruje dokument do właściwych osób.
5. Dekretacja księgowa: Przypisanie kont, MPK, projektów, stawek VAT. Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem.
6. Księgowanie: Zapis w systemie FK, generowanie przelewu lub dodanie do paczki płatności.
7. Archiwizacja: Trwałe przechowywanie z pełną ścieżką audytu zgodnie z przepisami (min. 5 lat).

Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 automatyzuje każdy z tych etapów, redukując czas przetwarzania faktur o 70%.


Obieg Faktur w Firmie – Praktyczne Wdrożenie

Obieg faktur w firmie wymaga dopasowania do specyfiki organizacji – struktury, procesów, wymagań compliance. Elektroniczny obieg faktur w firmie z softXspace365 jest elastyczny i konfigurowalny bez programowania. Oto kluczowe elementy skutecznego wdrożenia

  • Mapowanie procesu

    Zidentyfikuj wszystkie osoby zaangażowane w obieg faktur, ich role i odpowiedzialności. Określ ścieżki zatwierdzania dla różnych typów faktur.

  • Matryca uprawnień

    Zdefiniuj kto może zatwierdzać faktury o jakiej wartości, z jakiej kategorii, od jakiego dostawcy. Uwzględnij zastępstwa i eskalacje

  • Integracja z systemami

    Obieg faktur w firmie musi komunikować się z:

    • Systemem FK/ERP (księgowanie)
    • Systemem zakupowym (zamówienia)
    • Bankowością (płatności)
    • KSeF (e-faktury)

  • Automatyzacja faktur

    Zautomatyzuj powtarzalne czynności:

    • Ekstrakcja danych z faktur (OCR)
    • Routing do odpowiednich osób
    • Przypomnienia i eskalacje
    • Kontrola duplikatów
    • Dekretacja na podstawie reguł

  • Raportowanie i kontrola

    • Status faktur w czasie rzeczywistym
    • Analiza terminowości płatności
    • Kontrola budżetu
    • Raporty dla audytu

Workflow Faktur – Automatyczne Ścieżki Zatwierdzania

Workflow faktur w softXspace365 to konfigurowalne ścieżki zatwierdzania dostosowane do struktury i polityki organizacji. Automatyzacja faktur eliminuje ręczne przekazywanie dokumentów. Workflow faktur eliminuje zagubione dokumenty i zapewnia terminową realizację płatności. Typy workflow faktur:

  • Sekwencyjny

    Faktura przechodzi kolejno przez zdefiniowane etapy – weryfikacja → kierownik → dyrektor → księgowość.

  • Równoległy

    Kilka osób zatwierdza jednocześnie – np. weryfikacja merytoryczna i budżetowa.

  • Warunkowy

    Ścieżka zależy od parametrów faktury – wartość, kategoria, dostawca, przekroczenie budżetu.

  • Reguły routingu

    • Faktury < 5000 PLN → tylko kierownik działu
    • Faktury 5000-20000 PLN → kierownik + dyrektor
    • Faktury > 20000 PLN → zarząd
    • Faktury inwestycyjne → dodatkowo kontroling

  • Funkcje automatyczne

    • Powiadomienia e-mail i Teams
    • Przypomnienia przed terminem
    • Eskalacja przy opóźnieniu
    • Zastępstwa (delegacje uprawnień)
    • Komentarze i załączniki w procesie

  • SLA i monitoring

    • Czas na zatwierdzenie każdego etapu
    • Alerty przy przekroczeniu SLA
    • Dashboard z "wąskimi gardłami"

Zatwierdzanie Faktur – Kontrola i Compliance

Zatwierdzanie faktur to kluczowy etap w obiegu dokumentów finansowych. Prawidłowo skonfigurowany proces zapewnia kontrolę wydatków i zgodność z polityką firmy. Zatwierdzanie faktur w softXspace365 jest szybkie, transparentne i w pełni kontrolowane.

  • Poziomy zatwierdzania

    • Merytoryczny: Czy usługa/towar została dostarczona zgodnie z zamówieniem? 
    • Budżetowy: Czy są środki w budżecie?
    • Formalny: Czy faktura jest poprawna pod względem VAT, danych?
    • Księgowy: Czy dekretacja jest prawidłowa?

  • Matryca zatwierdzania

    System fakturowania softXspace365 pozwala definiować szczegółowe reguły:

    • Limity kwotowe per stanowisko
    • Kategorie wydatków wymagające dodatkowej akceptacji
    • Dostawcy wymagający specjalnej weryfikacji
    • Przekroczenia budżetu wymagające eskalacji

  • Mobilne zatwierdzanie

    Zarządzanie fakturami możliwe z dowolnego urządzenia – Microsoft faktury dostępne w aplikacji Teams na telefonie. Zatwierdzanie jednym kliknięciem

  • Audit trail

    Pełna historia zatwierdzania faktur – kto, kiedy, jaką decyzję podjął, z jakim komentarzem. Niezbędne dla audytu i compliance

KSeF Integracja – Krajowy System e-Faktur

System Zarządzania Dokumentami – Kompleksowe Rozwiązanie

KSeF integracja z softXspace365 zapewnia pełną automatyzację obsługi e-faktur zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce.

Harmonogram wdrożenia KSeF:

  • Od 1 lutego 2026: duże firmy (przychód > 200 mln PLN)
  • Od 1 kwietnia 2026: wszyscy podatnicy VAT

Jak działa integracja KSeF?

Faktury sprzedażowe:

  1. Tworzysz fakturę w softXspace365
  2. System automatycznie wysyła do KSeF (API)
  3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
  4. Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF

Faktury zakupowe:

  1. softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
  2. OCR nie jest potrzebny – dane są ustrukturyzowane
  3. Faktura trafia do obiegu faktur
  4. Workflow faktur kieruje do zatwierdzania

Korzyści z KSeF:

  • Szybszy zwrot VAT (40 zamiast 60 dni)
  • Eliminacja faktur papierowych
  • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
  • Jednolity format = łatwiejsze przetwarzanie faktur
  • Brak konieczności archiwizacji (KSeF przechowuje 10 lat)

softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – przygotuj się na obowiązek już dziś!


Jak działa integracja KSeF?

softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – przygotuj się na obowiązek już dziś!

  • Faktury sprzedażowe

    1. Tworzysz fakturę w softXspace365
    2. System automatycznie wysyła do KSeF (API)
    3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
    4. Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF

  • Faktury zakupowe

    1. softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
    2. OCR nie jest potrzebny – dane są ustrukturyzowane
    3. Faktura trafia do obiegu faktur
    4. Workflow faktur kieruje do zatwierdzania

  • Korzyści z KSeF

    • Szybszy zwrot VAT (40 zamiast 60 dni)
    • Eliminacja faktur papierowych
    • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
    • Jednolity format = łatwiejsze przetwarzanie faktur
    • Brak konieczności archiwizacji (KSeF przechowuje 10 lat)

System Obiegu Faktur – Funkcje i Możliwości

System obiegu faktur softXspace365 to kompletne rozwiązanie do zarządzania fakturami w organizacji. Zbudowany natywnie na Microsoft 365, integruje się z Teams, SharePoint, Outlook i Power Platform. Elektroniczny obieg faktur w systemie softXspace365 obsługuje tysiące dokumentów miesięcznie bez dodatkowego nakładu pracy. Kluczowe funkcje systemu fakturowania:

  • Import faktur z wielu źródeł

    • KSeF (automatyczny odbiór e-faktur)
    • E-mail (rozpoznawanie załączników)
    • Skany (OCR z ekstrakcją danych)
    • EDI (dla kluczowych dostawców)
    • Ręczne wprowadzanie

  • Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI)

    • System rozpoznaje dane z faktur – numer, data, kwoty, pozycje, NIP dostawcy.
    • Przetwarzanie faktur bez ręcznego przepisywania.

  • Zarządzanie fakturami

    • Centralny rejestr wszystkich faktur
    • Statusy i śledzenie w czasie rzeczywistym
    • Wyszukiwanie i filtrowanie
    • Historia zmian i komentarzy
    • Załączniki (zamówienia, protokoły)

  • Microsoft faktury – natywna integracja

    • Powiadomienia w Teams
    • Zatwierdzanie z Outlook
    • Przechowywanie w SharePoint
    • Automatyzacja w Power Automate
    • Raportowanie w Power BI

  • Integracja z systemami FK/ERP

    • SAP, Dynamics 365, Comarch, Symfonia
    • Automatyczna dekretacja
    • Export zatwierdzonych faktur
    • Synchronizacja statusów płatności

Automatyzacja Faktur – Oszczędność Czasu i Kosztów

Automatyzacja faktur to klucz do efektywnego zarządzania finansami firmy. softXspace365 eliminuje ręczne, powtarzalne czynności w obiegu faktur. Automatyzacja faktur w softXspace365 zwraca się już w pierwszych miesiącach użytkowania. Co można zautomatyzować?

  • Import i rejestracja

    • Automatyczne pobieranie z KSeF
    • Rozpoznawanie faktur w załącznikach e-mail
    • OCR dla skanów i zdjęć
    • Automatyczna kategoryzacja

  • Workflow i routing

    • Kierowanie do właściwych osób na podstawie reguł
    • Automatyczne przypomnienia
    • Eskalacja przy opóźnieniach
    • Zastępstwa podczas nieobecności

  • Dekretacja

    • Automatyczne przypisanie kont na podstawie dostawcy/kategorii
    • Sugestie MPK i projektów
    • Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem

  • Księgowanie i płatności

    • Export do systemu FK po zatwierdzeniu
    • Generowanie paczek płatności
    • Automatyczne rozliczenie zaliczek

  • ROI z automatyzacji faktur

    • 70-80% szybsze przetwarzanie faktur
    • 90% mniej błędów (brak ręcznego przepisywania)
    • Terminowe płatności = wykorzystanie skont
    • Mniejsze zatrudnienie w administracji

Zarządzanie Fakturami – Pełna Kontrola Finansów

Zarządzanie fakturami w softXspace365 daje pełną widoczność i kontrolę nad dokumentami finansowymi organizacji. Zarządzanie fakturami w softXspace365 to pełna kontrola nad finansami firmy.

  • Dashboard i raportowanie

    • Status wszystkich faktur w czasie rzeczywistym
    • Faktury oczekujące na zatwierdzenie
    • Faktury przeterminowane
    • Analiza terminowości płatności
    • Kontrola budżetu per dział/projekt

  • Wyszukiwanie i filtrowanie

    • Po numerze, dacie, kwocie, dostawcy
    • Po statusie w workflow faktur
    • Po osobie zatwierdzającej
    • Pełnotekstowe wyszukiwanie w treści

  • Alerty i powiadomienia

    • Zbliżający się termin płatności
    • Faktury blokujące budżet
    • Przekroczenia limitów
    • Nowe faktury do zatwierdzenia

  • Raportowanie dla zarządu

    • Wartość faktur w obiegu
    • Średni czas przetwarzania faktur
    • Koszty per dostawca/kategoria
    • Trendy i prognozy

  • Zarządzanie dostawcami

    • Kartoteka dostawców
    • Historia faktur i płatności
    • Ocena terminowości dostaw
    • Warunki płatności

System Fakturowania na Microsoft 365

System fakturowania softXspace365 wykorzystuje pełnię możliwości platformy Microsoft 365. Pracujesz w znanym środowisku – bez konieczności nauki nowych narzędzi. Microsoft faktury w softXspace365 to pełna integracja z ekosystemem, z którego już korzystasz. Obieg faktur w firmie działa bez dodatkowej infrastruktury. Integracja z Microsoft 365:

  • Microsoft Teams

    • Powiadomienia o nowych fakturach
    • Zatwierdzanie bez opuszczania Teams
    • Dyskusje przy fakturach
    • Bot do szybkich zapytań o status

  • Microsoft Outlook

    • Automatyczne rozpoznawanie faktur w załącznikach
    • Zatwierdzanie z poziomu e-mail
    • Powiadomienia o zadaniach

  • SharePoint

    • Bezpieczne przechowywanie faktur
    • Kontrola wersji dokumentów
    • Uprawnienia i audit trail

  • Power Automate

    • Automatyzacja workflow faktur
    • Integracje z systemami zewnętrznymi
    • Niestandardowe powiadomienia

  • Power BI

    • Dashboardy finansowe
    • Analiza kosztów
    • Raporty dla zarządu

Przetwarzanie Faktur – OCR i Sztuczna Inteligencja

DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft

Przetwarzanie faktur w softXspace365 wykorzystuje zaawansowane technologie OCR i AI do automatycznej ekstrakcji danych.

Jak działa OCR faktur?

1. Skanowanie/import:
Faktura trafia do systemu jako obraz (skan, zdjęcie, PDF).

2. Rozpoznawanie tekstu:
Technologia OCR konwertuje obraz na tekst. AI identyfikuje strukturę dokumentu.

3. Ekstrakcja danych:
System automatycznie rozpoznaje:

  • Numer faktury i data wystawienia
  • Dane dostawcy (nazwa, NIP, adres)
  • Kwoty (netto, VAT, brutto)
  • Pozycje i ilości
  • Termin płatności
  • Numer konta bankowego

4. Walidacja:
Porównanie z danymi w systemie – weryfikacja NIP, sprawdzenie duplikatów.

5. Automatyczna kategoryzacja:
Na podstawie dostawcy i treści – przypisanie kategorii wydatku.

Dokładność przetwarzania:

  • 95%+ dla standardowych faktur
  • 99%+ dla faktur z KSeF (dane ustrukturyzowane)
  • Uczenie maszynowe poprawia dokładność w czasie

Obsługiwane formaty:

  • PDF (natywne i skanowane)
  • Obrazy (JPG, PNG, TIFF)
  • Faktury z KSeF (XML)
  • E-faktury EDI

Przetwarzanie faktur w softXspace365 eliminuje ręczne przepisywanie i związane z tym błędy.


Elektroniczny Obieg Faktur – FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania)

Elektroniczny obieg faktur to cyfrowy proces zarządzania fakturami w organizacji – od momentu wpływu dokumentu, przez weryfikację i zatwierdzanie faktur, aż po księgowanie i archiwizację.

Czym różni się od tradycyjnego obiegu?

  • Brak papieru – wszystko w systemie
  • Automatyzacja faktur – OCR, routing, przypomnienia
  • Pełna transparentność – wiesz gdzie jest każda faktura
  • Szybkość – dni zamienione w godziny
  • Zgodność – audit trail, RODO, KSeF

Kluczowe elementy elektronicznego obiegu faktur:

  • Centralny rejestr faktur
  • Workflow faktur z wielopoziomowym zatwierdzaniem
  • Integracja z KSeF i systemami FK
  • Raportowanie i dashboardy
  • Bezpieczna archiwizacja

Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 to nowoczesny system obiegu faktur zbudowany na Microsoft 365.


KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce.

Kluczowe informacje o KSeF:

  • Obowiązkowy od 2026 dla wszystkich podatników VAT
  • Duże firmy: od 1 lutego 2026
  • Wszyscy: od 1 kwietnia 2026

Jak działa KSeF?

  1. Sprzedawca wystawia fakturę w swoim systemie
  2. Faktura jest wysyłana do KSeF (format XML)
  3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
  4. Nabywca odbiera fakturę z KSeF
  5. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat

Korzyści z KSeF:

  • Szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60)
  • Eliminacja faktur papierowych i skanów
  • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
  • Jednolity format ułatwia automatyzację faktur

KSeF integracja z softXspace365:
softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – automatyczny odbiór i wysyłkę faktur. Obieg faktur startuje automatycznie po pobraniu dokumentu z KSeF.


Automatyzacja obiegu faktur wymaga kilku kroków:

Krok 1: Analiza obecnego procesu
Zmapuj obecny obieg faktur w firmie:

  • Skąd wpływają faktury?
  • Kto je przetwarza i zatwierdza?
  • Jakie są wąskie gardła?
  • Ile czasu zajmuje przetwarzanie faktur?

Krok 2: Wybór systemu obiegu faktur
Wybierz rozwiązanie dopasowane do potrzeb:

  • Integracja z istniejącymi systemami (FK, ERP)
  • Obsługa KSeF
  • Skalowalność i łatwość konfiguracji

Krok 3: Konfiguracja workflow faktur
Zdefiniuj automatyczne ścieżki zatwierdzania:

  • Reguły routingu (wartość, kategoria, dostawca)
  • Matryca uprawnień dla zatwierdzania faktur
  • Eskalacje i zastępstwa

Krok 4: Integracja źródeł
Skonfiguruj automatyczny import:

  • KSeF integracja (API)
  • E-mail (rozpoznawanie załączników)
  • OCR dla skanów

Krok 5: Wdrożenie i szkolenie

  • Pilotaż z wybranym działem
  • Szkolenie użytkowników
  • Monitoring i optymalizacja

softXspace365 wspiera każdy z tych kroków – od analizy, przez konfigurację, po szkolenia.


Koszt elektronicznego obiegu faktur zależy od kilku czynników:

Model cenowy:

  • Per użytkownik: Miesięczna opłata za osobę z dostępem
  • Per dokument: Opłata za przetwarzanie faktur
  • Hybrid: Kombinacja obu modeli

Czynniki wpływające na cenę:

  • Liczba użytkowników w workflow faktur
  • Wolumen faktur (miesięcznie/rocznie)
  • Funkcje (OCR, KSeF integracja)
  • Poziom wsparcia i SLA

ROI – zwrot z inwestycji:

  • 70-80% szybsze przetwarzanie faktur
  • 90% mniej błędów
  • Terminowe płatności = wykorzystanie skont
  • Mniejsze zatrudnienie w administracji

softXspace365 – model cenowy:
Subskrypcja per użytkownik, wykorzystująca istniejące licencje Microsoft 365. Zarządzanie fakturami bez dodatkowych opłat za wolumen.

Skontaktuj się po bezpłatną wycenę.


Wdróż Elektroniczny Obieg Faktur z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak elektroniczny obieg faktur softXspace365 może usprawnić zarządzanie fakturami w Twojej firmie. Przygotuj się na KSeF z softXspace365 – już dziś!

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami