Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Obieg Faktur – Od Wpływu do Księgowania
Rozwiązanie platforma DMS/EOD z KSeF dostarcza kompletny pakiet funkcji.
Obieg faktur to uporządkowany proces przetwarzania dokumentów finansowych w organizacji – od momentu otrzymania lub wystawienia faktury, przez weryfikację i zatwierdzenie, aż po księgowanie i archiwizację.
Etapy obiegu faktur kosztowych (zakupowych):
1. Wpływ faktury: Faktura trafia do systemu – z e-maila, skanu, KSeF, EDI lub ręcznie wprowadzona. Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI) rozpoczyna przetwarzanie faktur.
2. Rejestracja: Nadanie numeru wewnętrznego, przypisanie do dostawcy, kategoryzacja, wstępna dekretacja. System fakturowania automatycznie klasyfikuje dokumenty.
3. Weryfikacja merytoryczna: Sprawdzenie czy towar/usługa została dostarczona, porównanie z zamówieniem i protokołem odbioru.
4. Zatwierdzanie faktur: Akceptacja przez osoby upoważnione zgodnie z matrycą uprawnień (wartość, kategoria, budżet). Workflow faktur kieruje dokument do właściwych osób.
5. Dekretacja księgowa: Przypisanie kont, MPK, projektów, stawek VAT. Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem.
6. Księgowanie: Zapis w systemie FK, generowanie przelewu lub dodanie do paczki płatności.
7. Archiwizacja: Trwałe przechowywanie z pełną ścieżką audytu zgodnie z przepisami (min. 5 lat).
Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 automatyzuje każdy z tych etapów, redukując czas przetwarzania faktur o 70%.
Obieg Faktur w Firmie – Praktyczne Wdrożenie
Obieg faktur w firmie wymaga dopasowania do specyfiki organizacji – struktury, procesów, wymagań compliance. Elektroniczny obieg faktur w firmie z softXspace365 jest elastyczny i konfigurowalny bez programowania. Oto kluczowe elementy skutecznego wdrożenia
-
Mapowanie procesu
Zidentyfikuj wszystkie osoby zaangażowane w obieg faktur, ich role i odpowiedzialności. Określ ścieżki zatwierdzania dla różnych typów faktur.
-
Matryca uprawnień
Zdefiniuj kto może zatwierdzać faktury o jakiej wartości, z jakiej kategorii, od jakiego dostawcy. Uwzględnij zastępstwa i eskalacje
-
Integracja z systemami
Obieg faktur w firmie musi komunikować się z:
- Systemem FK/ERP (księgowanie)
- Systemem zakupowym (zamówienia)
- Bankowością (płatności)
- KSeF (e-faktury)
-
Automatyzacja faktur
Zautomatyzuj powtarzalne czynności:
- Ekstrakcja danych z faktur (OCR)
- Routing do odpowiednich osób
- Przypomnienia i eskalacje
- Kontrola duplikatów
- Dekretacja na podstawie reguł
-
Raportowanie i kontrola
- Status faktur w czasie rzeczywistym
- Analiza terminowości płatności
- Kontrola budżetu
- Raporty dla audytu
Workflow Faktur – Automatyczne Ścieżki Zatwierdzania
Workflow faktur w softXspace365 to konfigurowalne ścieżki zatwierdzania dostosowane do struktury i polityki organizacji. Automatyzacja faktur eliminuje ręczne przekazywanie dokumentów. Workflow faktur eliminuje zagubione dokumenty i zapewnia terminową realizację płatności. Typy workflow faktur:
-
Sekwencyjny
Faktura przechodzi kolejno przez zdefiniowane etapy – weryfikacja → kierownik → dyrektor → księgowość.
-
Równoległy
Kilka osób zatwierdza jednocześnie – np. weryfikacja merytoryczna i budżetowa.
-
Warunkowy
Ścieżka zależy od parametrów faktury – wartość, kategoria, dostawca, przekroczenie budżetu.
-
Reguły routingu
- Faktury < 5000 PLN → tylko kierownik działu
- Faktury 5000-20000 PLN → kierownik + dyrektor
- Faktury > 20000 PLN → zarząd
- Faktury inwestycyjne → dodatkowo kontroling
-
Funkcje automatyczne
- Powiadomienia e-mail i Teams
- Przypomnienia przed terminem
- Eskalacja przy opóźnieniu
- Zastępstwa (delegacje uprawnień)
- Komentarze i załączniki w procesie
-
SLA i monitoring
- Czas na zatwierdzenie każdego etapu
- Alerty przy przekroczeniu SLA
- Dashboard z "wąskimi gardłami"
Zatwierdzanie Faktur – Kontrola i Compliance
Zatwierdzanie faktur to kluczowy etap w obiegu dokumentów finansowych. Prawidłowo skonfigurowany proces zapewnia kontrolę wydatków i zgodność z polityką firmy. Zatwierdzanie faktur w softXspace365 jest szybkie, transparentne i w pełni kontrolowane.
-
Poziomy zatwierdzania
- Merytoryczny: Czy usługa/towar została dostarczona zgodnie z zamówieniem?
- Budżetowy: Czy są środki w budżecie?
- Formalny: Czy faktura jest poprawna pod względem VAT, danych?
- Księgowy: Czy dekretacja jest prawidłowa?
-
Matryca zatwierdzania
System fakturowania softXspace365 pozwala definiować szczegółowe reguły:
- Limity kwotowe per stanowisko
- Kategorie wydatków wymagające dodatkowej akceptacji
- Dostawcy wymagający specjalnej weryfikacji
- Przekroczenia budżetu wymagające eskalacji
-
Mobilne zatwierdzanie
Zarządzanie fakturami możliwe z dowolnego urządzenia – Microsoft faktury dostępne w aplikacji Teams na telefonie. Zatwierdzanie jednym kliknięciem
-
Audit trail
Pełna historia zatwierdzania faktur – kto, kiedy, jaką decyzję podjął, z jakim komentarzem. Niezbędne dla audytu i compliance
KSeF Integracja – Krajowy System e-Faktur
Rozwiązanie softXspace365 dostarcza pełen pakiet funkcji dla Microsoft 365.
KSeF integracja z softXspace365 zapewnia pełną automatyzację obsługi e-faktur zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. KSeF jest obowiązkowy w Polsce od 2026 roku, a obowiązek wystawiania faktur wchodzi etapami. Ostatni etap przypada na 1 stycznia 2027 roku.
Otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od tego, od kiedy firma ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Harmonogram wdrożenia KSeF:
- Od 1 lutego 2026: podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł
- Od 1 kwietnia 2026: pozostali podatnicy VAT, z wyjątkiem firm, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł (brutto) miesięcznie: te mają czas do końca 2026 roku
- Od 1 stycznia 2027: wszyscy pozostali, w tym firmy wcześniej odroczone (do 10 000 zł brutto miesięcznie)
Źródło: Ministerstwo Finansów, Zakres obowiązkowego KSeF.
Jak działa integracja KSeF?
Faktury sprzedażowe:
- Tworzysz fakturę w softXspace365
- System automatycznie wysyła do KSeF (API)
- KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
- Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF
Faktury zakupowe:
- softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
- OCR nie jest potrzebny, bo dane są ustrukturyzowane
- Faktura trafia do obiegu faktur
- Workflow faktur kieruje do zatwierdzania
Korzyści z KSeF:
- Eliminacja faktur papierowych
- Automatyczna weryfikacja kontrahentów
- Jednolity format, czyli łatwiejsze przetwarzanie faktur
- Faktury ustrukturyzowane przechowuje KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia. Poza KSeF pozostają między innymi faktury z kas rejestrujących, paragony z NIP i dokumenty od kontrahentów zagranicznych, a po upływie 10 lat faktury trzeba przechowywać we własnym zakresie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego
softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF oraz obieg faktur po stronie firmy: KSeF dostarcza fakturę, a akceptacja i dekretacja pozostają po Państwa stronie.
Jak działa integracja KSeF?
softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF oraz obieg faktury kosztowej po stronie firmy.
-
Faktury sprzedażowe
- Tworzysz fakturę w softXspace365
- System automatycznie wysyła do KSeF (API)
- KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
- Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF
-
Faktury zakupowe
- softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
- OCR nie jest potrzebny, bo dane są ustrukturyzowane
- Faktura trafia do obiegu faktur
- Workflow faktur kieruje do zatwierdzania
-
Korzyści z KSeF
- Eliminacja faktur papierowych
- Automatyczna weryfikacja kontrahentów
- Jednolity format, czyli łatwiejsze przetwarzanie faktur
- Faktury ustrukturyzowane przechowuje KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia. Poza KSeF pozostają między innymi faktury z kas rejestrujących, paragony z NIP i dokumenty od kontrahentów zagranicznych, a po upływie 10 lat faktury trzeba przechowywać we własnym zakresie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego
System Obiegu Faktur – Funkcje i Możliwości
System obiegu faktur softXspace365 to kompletne rozwiązanie do zarządzania fakturami w organizacji. Zbudowany natywnie na Microsoft 365, integruje się z Teams, SharePoint, Outlook i Power Platform. Elektroniczny obieg faktur w systemie softXspace365 obsługuje tysiące dokumentów miesięcznie bez dodatkowego nakładu pracy. Kluczowe funkcje systemu fakturowania:
-
Import faktur z wielu źródeł
- KSeF (automatyczny odbiór e-faktur)
- E-mail (rozpoznawanie załączników)
- Skany (OCR z ekstrakcją danych)
- EDI (dla kluczowych dostawców)
- Ręczne wprowadzanie
-
Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI)
- System rozpoznaje dane z faktur – numer, data, kwoty, pozycje, NIP dostawcy.
- Przetwarzanie faktur bez ręcznego przepisywania.
-
Zarządzanie fakturami
- Centralny rejestr wszystkich faktur
- Statusy i śledzenie w czasie rzeczywistym
- Wyszukiwanie i filtrowanie
- Historia zmian i komentarzy
- Załączniki (zamówienia, protokoły)
-
Microsoft faktury – natywna integracja
- Powiadomienia w Teams
- Zatwierdzanie z Outlook
- Przechowywanie w SharePoint
- Automatyzacja w Power Automate
- Raportowanie w Power BI
-
Integracja z systemami FK/ERP
- SAP, Dynamics 365, Comarch, Symfonia
- Automatyczna dekretacja
- Export zatwierdzonych faktur
- Synchronizacja statusów płatności
Automatyzacja Faktur – Oszczędność Czasu i Kosztów
Automatyzacja faktur to klucz do efektywnego zarządzania finansami firmy. softXspace365 eliminuje ręczne, powtarzalne czynności w obiegu faktur. Automatyzacja faktur w softXspace365 zwraca się już w pierwszych miesiącach użytkowania. Co można zautomatyzować?
-
Import i rejestracja
- Automatyczne pobieranie z KSeF
- Rozpoznawanie faktur w załącznikach e-mail
- OCR dla skanów i zdjęć
- Automatyczna kategoryzacja
-
Workflow i routing
- Kierowanie do właściwych osób na podstawie reguł
- Automatyczne przypomnienia
- Eskalacja przy opóźnieniach
- Zastępstwa podczas nieobecności
-
Dekretacja
- Automatyczne przypisanie kont na podstawie dostawcy/kategorii
- Sugestie MPK i projektów
- Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem
-
Księgowanie i płatności
- Export do systemu FK po zatwierdzeniu
- Generowanie paczek płatności
- Automatyczne rozliczenie zaliczek
-
ROI z automatyzacji faktur
- 70-80% szybsze przetwarzanie faktur
- 90% mniej błędów (brak ręcznego przepisywania)
- Terminowe płatności = wykorzystanie skont
- Mniejsze zatrudnienie w administracji
Zarządzanie Fakturami – Pełna Kontrola Finansów
Zarządzanie fakturami w softXspace365 daje pełną widoczność i kontrolę nad dokumentami finansowymi organizacji. Zarządzanie fakturami w softXspace365 to pełna kontrola nad finansami firmy.
-
Dashboard i raportowanie
- Status wszystkich faktur w czasie rzeczywistym
- Faktury oczekujące na zatwierdzenie
- Faktury przeterminowane
- Analiza terminowości płatności
- Kontrola budżetu per dział/projekt
-
Wyszukiwanie i filtrowanie
- Po numerze, dacie, kwocie, dostawcy
- Po statusie w workflow faktur
- Po osobie zatwierdzającej
- Pełnotekstowe wyszukiwanie w treści
-
Alerty i powiadomienia
- Zbliżający się termin płatności
- Faktury blokujące budżet
- Przekroczenia limitów
- Nowe faktury do zatwierdzenia
-
Raportowanie dla zarządu
- Wartość faktur w obiegu
- Średni czas przetwarzania faktur
- Koszty per dostawca/kategoria
- Trendy i prognozy
-
Zarządzanie dostawcami
- Kartoteka dostawców
- Historia faktur i płatności
- Ocena terminowości dostaw
- Warunki płatności
System Fakturowania na Microsoft 365
System fakturowania softXspace365 wykorzystuje pełnię możliwości platformy Microsoft 365. Pracujesz w znanym środowisku – bez konieczności nauki nowych narzędzi. Microsoft faktury w softXspace365 to pełna integracja z ekosystemem, z którego już korzystasz. Obieg faktur w firmie działa bez dodatkowej infrastruktury. Integracja z Microsoft 365:
-
Microsoft Teams
- Powiadomienia o nowych fakturach
- Zatwierdzanie bez opuszczania Teams
- Dyskusje przy fakturach
- Bot do szybkich zapytań o status
-
Microsoft Outlook
- Automatyczne rozpoznawanie faktur w załącznikach
- Zatwierdzanie z poziomu e-mail
- Powiadomienia o zadaniach
-
SharePoint
- Bezpieczne przechowywanie faktur
- Kontrola wersji dokumentów
- Uprawnienia i audit trail
-
Power Automate
- Automatyzacja workflow faktur
- Integracje z systemami zewnętrznymi
- Niestandardowe powiadomienia
-
Power BI
- Dashboardy finansowe
- Analiza kosztów
- Raporty dla zarządu
Przetwarzanie Faktur – OCR i Sztuczna Inteligencja
Przetwarzanie faktur w softXspace365 wykorzystuje zaawansowane technologie OCR i AI do automatycznej ekstrakcji danych.
Jak działa OCR faktur?
1. Skanowanie/import:
Faktura trafia do systemu jako obraz (skan, zdjęcie, PDF).
2. Rozpoznawanie tekstu:
Technologia OCR konwertuje obraz na tekst. AI identyfikuje strukturę dokumentu.
3. Ekstrakcja danych:
System automatycznie rozpoznaje:
- Numer faktury i data wystawienia
- Dane dostawcy (nazwa, NIP, adres)
- Kwoty (netto, VAT, brutto)
- Pozycje i ilości
- Termin płatności
- Numer konta bankowego
4. Walidacja:
Porównanie z danymi w systemie – weryfikacja NIP, sprawdzenie duplikatów.
5. Automatyczna kategoryzacja:
Na podstawie dostawcy i treści – przypisanie kategorii wydatku.
Dokładność przetwarzania:
- 95%+ dla standardowych faktur
- 99%+ dla faktur z KSeF (dane ustrukturyzowane)
- Uczenie maszynowe poprawia dokładność w czasie
Obsługiwane formaty:
- PDF (natywne i skanowane)
- Obrazy (JPG, PNG, TIFF)
- Faktury z KSeF (XML)
- E-faktury EDI
Przetwarzanie faktur w softXspace365 eliminuje ręczne przepisywanie i związane z tym błędy.
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż Elektroniczny Obieg Faktur z softXspace365
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak elektroniczny obieg faktur softXspace365 może usprawnić zarządzanie fakturami w Twojej firmie. Pokażemy obieg faktury kosztowej od wpływu do księgowania, razem z odbiorem faktur z KSeF.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
