Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest DMS? – Definicja i Kluczowe Funkcje
Rozwiązanie gotowy system DMS/EOD dostarcza kompletny pakiet funkcji.
Co to jest DMS? DMS (Document Management System) to system informatyczny służący do zarządzania dokumentami w organizacji. Umożliwia przechowywanie, organizowanie, wyszukiwanie i kontrolowanie dostępu do dokumentów.
System DMS często nazywany jest również systemem EDM (Electronic Document Management) lub systemem ECM (Enterprise Content Management). To elektroniczny system zarządzania dokumentami, który eliminuje papierowy chaos i zapewnia pełną kontrolę nad dokumentami elektronicznymi.
System EDM (Electronic Document Management) to angielski odpowiednik DMS. Konkurenci na rynku PL: SmartPoint DMS, uPoint DMS — softXspace365 oferuje natywną integrację z Microsoft 365. Profesjonalne zarzadzanie plikami i zarzadzanie dokumentami (bez polskich znaków diakrytycznych — popularne wyszukiwania).
Dokumenty Elektroniczne w Systemie DMS
Dokumenty elektroniczne w systemie DMS to nie tylko pliki PDF – to również dokumenty Word, dokumenty Excel, microsoft dokumenty wszystkich typów, a także skany, e-maile i formularze elektroniczne. Kluczowe funkcje profesjonalnego systemu DMS:
-
Centralne repozytorium dokumentów
Wszystkie dokumenty firmy w jednym miejscu – koniec z szukaniem plików. System do obiegu dokumentów centralizuje całą dokumentację organizacji
-
Wersjonowanie dokumentów
Każda zmiana dokumentu jest zapisywana. Wersjonowanie dokumentów pozwala wrócić do dowolnej poprzedniej wersji i sprawdzić, kto i kiedy wprowadził zmiany
-
Przeglądarka dokumentów
Wbudowana przeglądarka dokumentów umożliwia podgląd plików bez pobierania – dokumenty Microsoft, PDF, obrazy dostępne bezpośrednio w przeglądarce
-
Kreator dokumentów
Kreator dokumentów pozwala generować nowe dokumenty z szablonów. Automatyczne wypełnianie danymi z systemu przyspiesza pracę z dokumentami
-
Rejestracja dokumentów
Automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących. System nadaje numery, daty i przypisuje dokumenty do spraw
System Zarządzania Dokumentami – Kompleksowe Rozwiązanie
System zarządzania dokumentami to fundament cyfrowego miejsca pracy. softXspace365 oferuje kompleksowy system zarządzania dokumentami elektronicznymi, który integruje się natywnie z ekosystemem Microsoft 365. System zarządzania dokumentacją softXspace365 wspiera zarządzanie dokumentami elektronicznymi na każdym etapie cyklu życia dokumentu – od utworzenia, przez obieg i zatwierdzanie, po archiwizację.
Dlaczego warto wybrać profesjonalny system zarządzania dokumentami?
- Eliminacja silosów informacyjnych: Dokumenty rozproszone po mailach, dyskach i chmurach osobistych są nieefektywne. System DMS centralizuje elektroniczne dokumenty całej organizacji w jednym repozytorium.
- Zarządzanie dokumentacją elektroniczną: Zarządzanie dokumentacją elektroniczną obejmuje cały cykl życia dokumentu. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją zapewnia zgodność z politykami retencji.
- Proces obiegu dokumentów: Zdefiniowany proces obiegu dokumentów eliminuje ręczne przekazywanie plików. Karta obiegu dokumentów jest generowana automatycznie dla każdego dokumentu.
Zarządzanie Dokumentami w Firmie
Zarządzanie dokumentami w firmie wymaga systematycznego podejścia. Niezależnie od wielkości organizacji, chaos dokumentowy generuje realne koszty.
Profesjonalne zarządzanie dokumentacją w firmie wymaga systematycznego podejścia. System elektronicznego zarządzania dokumentacją automatyzuje klasyfikację, indeksowanie i wyszukiwanie.
Dla firm produkcyjnych kluczowe jest zarządzanie dokumentacją techniczną – instrukcje, procedury, certyfikaty. System DMS wspiera kontrolę wersji dokumentacji technicznej.
Jak uporządkować dokumenty w firmie? Wdrożenie systemu DMS to najskuteczniejszy sposób na uporządkowanie dokumentów.
System do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia:
- Jednolite repozytorium dla wszystkich dokumentów
- Spójne nazewnictwo i klasyfikację metadanymi
- Automatyczny obieg umów i innych dokumentów
- Zarządzanie plikami z kontrolą wersji
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:
- Szybszy dostęp do informacji
- Eliminacja duplikatów i błędnych wersji
- Pełna historia zmian każdego dokumentu
- Zgodność z przepisami o przechowywaniu dokumentów
DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft
DMS SharePoint to naturalne połączenie systemu zarządzania dokumentami z platformą Microsoft 365. softXspace365 wykorzystuje SharePoint jako fundament, rozszerzając go o zaawansowane funkcje DMS klasy enterprise.
Zalety podejścia DMS SharePoint:
- Natywna integracja z Microsoft dokumenty: Dokumenty dostępne bezpośrednio w Teams, Outlook i aplikacjach Office. Excel dokumenty, Word i PowerPoint – wszystko w jednym ekosystemie.
- Zarządzanie dokumentami online: Cloud DMS na SharePoint umożliwia zarządzanie dokumentami online z dowolnego miejsca i urządzenia. DMS SaaS eliminuje potrzebę własnej infrastruktury.
- Procesowanie dokumentów: Automatyczne procesowanie dokumentów przychodzących – OCR, klasyfikacja, routing do odpowiednich osób. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów skraca czas przetwarzania o 70%.
- Aplikacje dla firm: softXspace365 to aplikacje dla firm zbudowane na Power Platform. Natywne aplikacje dla firm Microsoft 365 zapewniają spójne doświadczenie użytkownika.
Dokumenty Word i Excel w Systemie DMS
Dokumenty Word i dokumenty Excel są natywnie obsługiwane w systemie DMS SharePoint. Użytkownicy edytują pliki bezpośrednio w przeglądarce lub w aplikacjach desktopowych Office, a system automatycznie zarządza wersjami.
Obsługiwane formaty dokumentów:
- Dokumenty Word (.docx, .doc) – edycja online i offline
- Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls) – współpraca w czasie rzeczywistym
- Dokumenty PDF – podgląd, adnotacje, konwersja
- Dokumenty Microsoft wszystkich typów
- Obrazy, multimedia, pliki CAD
Systemy Zarządzania Dokumentami – Jak Wybrać?
Na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania dokumentami – od prostych rozwiązań po zaawansowane platformy ECM. Jak wybrać właściwy system zarządzania dokumentami dla swojej organizacji?
Porównanie typów systemów:
- System zarządzania dokumentami open source: Rozwiązania open source jak Alfresco oferują podstawowe funkcje bez kosztów licencji, ale wymagają własnej infrastruktury i wsparcia IT. System zarządzania dokumentami open source może być opcją dla firm z silnym zespołem IT.
- Komercyjne systemy zarządzania dokumentami: rozwiązania oferują gotowe funkcjonalności i wsparcie producenta. Systemy zarządzania dokumentami tej klasy są łatwiejsze we wdrożeniu.
- DMS natywny dla Microsoft 365 (softXspace365): System DMS zbudowany na Power Platform i SharePoint. Pełna integracja z istniejącym środowiskiem Microsoft, bez duplikacji danych i systemów.
System do Obiegu Dokumentów
Wybór systemu do obiegu dokumentów to kluczowa decyzja dla każdej organizacji. Kluczowe kryteria wyboru:
- Integracja: Czy system do obiegu dokumentów integruje się z Twoimi narzędziami?
- Model wdrożenia: Cloud DMS vs. on-premise
- DMS cena: Koszty licencji, wdrożenia, utrzymania
- Funkcje workflow: Elektronicznego obiegu dokumentów
- Skalowalność: Czy system poradzi sobie ze wzrostem?
Szyfrowanie Dokumentów i Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo to fundament każdego profesjonalnego systemu DMS. softXspace365 oferuje wielowarstwową ochronę dokumentów. Szyfrowanie dokumentów w softXspace365 działa na wielu poziomach:
-
Szyfrowanie dokumentów
- Szyfrowanie w spoczynku (AES-256): Bezpieczne przechowywanie dokumentów na dyskach Azure Storage
- Szyfrowanie w transmisji (TLS 1.3): Wszystkie dokumenty przesyłane przez szyfrowane połączenie
- Szyfrowanie na poziomie dokumentu: Dodatkowa ochrona dla dokumentów wrażliwych
-
Zabezpieczenie dokumentów RODO
Zabezpieczenie dokumentów RODO wymaga kompleksowego podejścia:
- Kontrola dostępu na poziomie dokumentu
- Audit trail wszystkich operacji
- Anonimizacja danych osobowych
- Prawo do bycia zapomnianym
-
Przechowywanie dokumentów przepisy
System DMS automatyzuje zgodność z przepisami o przechowywaniu dokumentów:
- Polityki retencji dla różnych typów dokumentów
- Automatyczna archiwizacja po upływie terminu
- Audyt dokumentów dla kontrolerów
- Certyfikaty ISO 27001, SOC 2
Obieg Umów i Dokumentów
Obieg umów to jeden z najczęstszych procesów automatyzowanych w systemie DMS.
softXspace365 wspiera pełny cykl życia umowy – od draftu po archiwizację.
System do elektronicznego obiegu dokumentów softXspace365 automatyzuje:
- Obieg umów – wieloetapowe zatwierdzanie, negocjacje, podpisywanie
- Karta obiegu dokumentów – automatycznie generowana historia przepływu
- Proces obiegu dokumentów – konfigurowalne ścieżki zatwierdzania
- Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – szybkie uruchomienie standardowych procesów
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:
- Skrócenie czasu zatwierdzania z dni do godzin
- Pełna transparentność statusu dokumentu
- Automatyczne powiadomienia i eskalacje
- Eliminacja błędów przy ręcznym przekazywaniu
Integracje Systemu DMS
Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami integrują się z ekosystemem IT organizacji. Dzięki natywnej integracji z Microsoft 365, system DMS softXspace365 nie wymaga złożonych projektów integracyjnych. softXspace365 – integracje:
-
Microsoft 365 (natywne)
- SharePoint – przechowywanie dokumentów
- Teams – współpraca, Microsoft dokumenty
- Outlook – rejestracja dokumentów z poczty
- Power Automate – zarządzanie obiegiem dokumentów
- Power BI – analityka dokumentów
-
Formaty dokumentów
- Dokumenty Word (.docx, .doc)
- Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls)
- Dokumenty elektroniczne wszystkich typów
- PDF, obrazy, multimedia
-
Systemy biznesowe
- ERP (SAP, Dynamics, Comarch)
- CRM (Dynamics 365, Salesforce)
- Aplikacje dla firm branżowe
System DMS w Twojej Lokalizacji
System DMS softXspace365 działa w 100% online – wdrażamy zdalnie w całej Polsce bez względu na lokalizację Twojej firmy.
Szybkie wdrożenie online:
Cały proces – od konfiguracji, przez migrację dokumentów, po szkolenie zespołu – realizujemy zdalnie. Bez konieczności wizyt on-site, bez przestojów w pracy firmy.
Obsługujemy firmy w całej Polsce:
DMS Warszawa, DMS Poznań, DMS Katowice, Kraków, Wrocław, Gdańsk, Łódź i każde inne miasto – wszędzie tam, gdzie masz dostęp do internetu.
Co obejmuje zdalne wdrożenie?
- Konfiguracja systemu DMS w Twoim środowisku Microsoft 365
- Migracja istniejących dokumentów do nowego repozytorium
- Szkolenia online dla użytkowników i administratorów
- Wsparcie techniczne w języku polskim
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż Profesjonalny System DMS z softXspace365
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak system DMS softXspace365 może uporządkować zarządzanie dokumentami w firmie i usprawnić elektroniczny obieg dokumentów. Dołącz do firm, które już wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami z softXspace365!
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
