soft Xpansion logo

Меnu

System DMS – Zarządzanie Dokumentami Elektronicznymi

softXspace365 to profesjonalny system DMS zbudowany natywnie na platformie Microsoft 365. Centralizuj dokumenty firmy, automatyzuj zarządzanie obiegiem dokumentów i zapewnij zgodność z przepisami – wszystko w znanym środowisku Teams, SharePoint i Outlook. System zarządzania dokumentami klasy enterprise dostępny dla organizacji każdej wielkości. System DMS softXspace365 to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które wspiera elektroniczne zarządzanie dokumentami w firmach i instytucjach.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Co to jest DMS? – Definicja i Kluczowe Funkcje

Co to jest DMS? – Definicja i Kluczowe Funkcje

Co to jest DMS? DMS (Document Management System) to system informatyczny służący do zarządzania dokumentami w organizacji. Umożliwia przechowywanie, organizowanie, wyszukiwanie i kontrolowanie dostępu do dokumentów.

System DMS często nazywany jest również systemem EDM (Electronic Document Management) lub systemem ECM (Enterprise Content Management). To elektroniczny system zarządzania dokumentami, który eliminuje papierowy chaos i zapewnia pełną kontrolę nad dokumentami elektronicznymi.

Dokumenty Elektroniczne w Systemie DMS

Dokumenty elektroniczne w systemie DMS to nie tylko pliki PDF – to również dokumenty Word, dokumenty Excel, microsoft dokumenty wszystkich typów, a także skany, e-maile i formularze elektroniczne. Kluczowe funkcje profesjonalnego systemu DMS:

  • Centralne repozytorium dokumentów

    Wszystkie dokumenty firmy w jednym miejscu – koniec z szukaniem plików. System do obiegu dokumentów centralizuje całą dokumentację organizacji

  • Wersjonowanie dokumentów

    Każda zmiana dokumentu jest zapisywana. Wersjonowanie dokumentów pozwala wrócić do dowolnej poprzedniej wersji i sprawdzić, kto i kiedy wprowadził zmiany

  • Przeglądarka dokumentów

    Wbudowana przeglądarka dokumentów umożliwia podgląd plików bez pobierania – dokumenty Microsoft, PDF, obrazy dostępne bezpośrednio w przeglądarce

  • Kreator dokumentów

    Kreator dokumentów pozwala generować nowe dokumenty z szablonów. Automatyczne wypełnianie danymi z systemu przyspiesza pracę z dokumentami

  • Rejestracja dokumentów

    Automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących. System nadaje numery, daty i przypisuje dokumenty do spraw

System Zarządzania Dokumentami – Kompleksowe Rozwiązanie

System Zarządzania Dokumentami – Kompleksowe Rozwiązanie

System zarządzania dokumentami to fundament cyfrowego miejsca pracy. softXspace365 oferuje kompleksowy system zarządzania dokumentami elektronicznymi, który integruje się natywnie z ekosystemem Microsoft 365. System zarządzania dokumentacją softXspace365 wspiera zarządzanie dokumentami elektronicznymi na każdym etapie cyklu życia dokumentu – od utworzenia, przez obieg i zatwierdzanie, po archiwizację. 

Dlaczego warto wybrać profesjonalny system zarządzania dokumentami?

  1. Eliminacja silosów informacyjnych: Dokumenty rozproszone po mailach, dyskach i chmurach osobistych są nieefektywne. System DMS centralizuje elektroniczne dokumenty całej organizacji w jednym repozytorium.
  2. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną: Zarządzanie dokumentacją elektroniczną obejmuje cały cykl życia dokumentu. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją zapewnia zgodność z politykami retencji.
  3. Proces obiegu dokumentów: Zdefiniowany proces obiegu dokumentów eliminuje ręczne przekazywanie plików. Karta obiegu dokumentów jest generowana automatycznie dla każdego dokumentu.

Zarządzanie Dokumentami w Firmie

Zarządzanie Dokumentami w Firmie

Zarządzanie dokumentami w firmie wymaga systematycznego podejścia. Niezależnie od wielkości organizacji, chaos dokumentowy generuje realne koszty.

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją w firmie wymaga systematycznego podejścia. System elektronicznego zarządzania dokumentacją automatyzuje klasyfikację, indeksowanie i wyszukiwanie.

Dla firm produkcyjnych kluczowe jest zarządzanie dokumentacją techniczną – instrukcje, procedury, certyfikaty. System DMS wspiera kontrolę wersji dokumentacji technicznej.

Jak uporządkować dokumenty w firmie? Wdrożenie systemu DMS to najskuteczniejszy sposób na uporządkowanie dokumentów.

System do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia:

  • Jednolite repozytorium dla wszystkich dokumentów
  • Spójne nazewnictwo i klasyfikację metadanymi
  • Automatyczny obieg umów i innych dokumentów
  • Zarządzanie plikami z kontrolą wersji
  • Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:

  • Szybszy dostęp do informacji
  • Eliminacja duplikatów i błędnych wersji
  • Pełna historia zmian każdego dokumentu
  • Zgodność z przepisami o przechowywaniu dokumentów

DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft

DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft

DMS SharePoint to naturalne połączenie systemu zarządzania dokumentami z platformą Microsoft 365. softXspace365 wykorzystuje SharePoint jako fundament, rozszerzając go o zaawansowane funkcje DMS klasy enterprise.

Zalety podejścia DMS SharePoint:

  • Natywna integracja z Microsoft dokumenty: Dokumenty dostępne bezpośrednio w Teams, Outlook i aplikacjach Office. Excel dokumenty, Word i PowerPoint – wszystko w jednym ekosystemie. 
  • Zarządzanie dokumentami online: Cloud DMS na SharePoint umożliwia zarządzanie dokumentami online z dowolnego miejsca i urządzenia. DMS SaaS eliminuje potrzebę własnej infrastruktury.
  • Procesowanie dokumentów: Automatyczne procesowanie dokumentów przychodzących – OCR, klasyfikacja, routing do odpowiednich osób. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów skraca czas przetwarzania o 70%.
  • Aplikacje dla firm: softXspace365 to aplikacje dla firm zbudowane na Power Platform. Natywne aplikacje dla firm Microsoft 365 zapewniają spójne doświadczenie użytkownika.

Dokumenty Word i Excel w Systemie DMS

Dokumenty Word i Excel w Systemie DMS

Dokumenty Word i dokumenty Excel są natywnie obsługiwane w systemie DMS SharePoint. Użytkownicy edytują pliki bezpośrednio w przeglądarce lub w aplikacjach desktopowych Office, a system automatycznie zarządza wersjami.

Obsługiwane formaty dokumentów:

  • Dokumenty Word (.docx, .doc) – edycja online i offline
  • Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls) – współpraca w czasie rzeczywistym
  • Dokumenty PDF – podgląd, adnotacje, konwersja
  • Dokumenty Microsoft wszystkich typów
  • Obrazy, multimedia, pliki CAD
Dzięki natywnej integracji z Microsoft 365, praca z dokumentami odbywa się w znanym środowisku – bez konieczności przełączania między aplikacjami.

Systemy Zarządzania Dokumentami – Jak Wybrać?

Systemy Zarządzania Dokumentami – Jak Wybrać?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania dokumentami – od prostych rozwiązań po zaawansowane platformy ECM. Jak wybrać właściwy system zarządzania dokumentami dla swojej organizacji?

Porównanie typów systemów:

  • System zarządzania dokumentami open source: Rozwiązania open source jak Alfresco oferują podstawowe funkcje bez kosztów licencji, ale wymagają własnej infrastruktury i wsparcia IT. System zarządzania dokumentami open source może być opcją dla firm z silnym zespołem IT.
  • Komercyjne systemy zarządzania dokumentami: rozwiązania oferują gotowe funkcjonalności i wsparcie producenta. Systemy zarządzania dokumentami tej klasy są łatwiejsze we wdrożeniu.
  • DMS natywny dla Microsoft 365 (softXspace365): System DMS zbudowany na Power Platform i SharePoint. Pełna integracja z istniejącym środowiskiem Microsoft, bez duplikacji danych i systemów.

System do Obiegu Dokumentów

System do Obiegu Dokumentów

Wybór systemu do obiegu dokumentów to kluczowa decyzja dla każdej organizacji. Kluczowe kryteria wyboru:

  • Integracja: Czy system do obiegu dokumentów integruje się z Twoimi narzędziami?
  • Model wdrożenia: Cloud DMS vs. on-premise
  • DMS cena: Koszty licencji, wdrożenia, utrzymania
  • Funkcje workflow: Elektronicznego obiegu dokumentów
  • Skalowalność: Czy system poradzi sobie ze wzrostem?
softXspace365 spełnia wszystkie te kryteria – natywna integracja z Microsoft 365, model SaaS, konkurencyjna cena i nieograniczona skalowalność w chmurze Azure.

Szyfrowanie Dokumentów i Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo to fundament każdego profesjonalnego systemu DMS. softXspace365 oferuje wielowarstwową ochronę dokumentów. Szyfrowanie dokumentów w softXspace365 działa na wielu poziomach:

  • Szyfrowanie dokumentów

    • Szyfrowanie w spoczynku (AES-256): Bezpieczne przechowywanie dokumentów na dyskach Azure Storage
    • Szyfrowanie w transmisji (TLS 1.3): Wszystkie dokumenty przesyłane przez szyfrowane połączenie
    • Szyfrowanie na poziomie dokumentu: Dodatkowa ochrona dla dokumentów wrażliwych

  • Zabezpieczenie dokumentów RODO

    Zabezpieczenie dokumentów RODO wymaga kompleksowego podejścia:

    • Kontrola dostępu na poziomie dokumentu
    • Audit trail wszystkich operacji
    • Anonimizacja danych osobowych
    • Prawo do bycia zapomnianym

  • Przechowywanie dokumentów przepisy

    System DMS automatyzuje zgodność z przepisami o przechowywaniu dokumentów:

    • Polityki retencji dla różnych typów dokumentów
    • Automatyczna archiwizacja po upływie terminu
    • Audyt dokumentów dla kontrolerów
    • Certyfikaty ISO 27001, SOC 2

Obieg Umów i Dokumentów

Obieg Umów i Dokumentów

Obieg umów to jeden z najczęstszych procesów automatyzowanych w systemie DMS.

softXspace365 wspiera pełny cykl życia umowy – od draftu po archiwizację.

System do elektronicznego obiegu dokumentów softXspace365 automatyzuje:

  • Obieg umów – wieloetapowe zatwierdzanie, negocjacje, podpisywanie
  • Karta obiegu dokumentów – automatycznie generowana historia przepływu
  • Proces obiegu dokumentów – konfigurowalne ścieżki zatwierdzania
  • Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – szybkie uruchomienie standardowych procesów

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:
  • Skrócenie czasu zatwierdzania z dni do godzin
  • Pełna transparentność statusu dokumentu
  • Automatyczne powiadomienia i eskalacje
  • Eliminacja błędów przy ręcznym przekazywaniu

Integracje Systemu DMS

Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami integrują się z ekosystemem IT organizacji. Dzięki natywnej integracji z Microsoft 365, system DMS softXspace365 nie wymaga złożonych projektów integracyjnych. softXspace365 – integracje:

  • Microsoft 365 (natywne)

    • SharePoint – przechowywanie dokumentów
    • Teams – współpraca, Microsoft dokumenty
    • Outlook – rejestracja dokumentów z poczty
    • Power Automate – zarządzanie obiegiem dokumentów
    • Power BI – analityka dokumentów

  • Formaty dokumentów

    • Dokumenty Word (.docx, .doc)
    • Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls)
    • Dokumenty elektroniczne wszystkich typów
    • PDF, obrazy, multimedia

  • Systemy biznesowe

    • ERP (SAP, Dynamics, Comarch)
    • CRM (Dynamics 365, Salesforce)
    • Aplikacje dla firm branżowe

System DMS w Twojej Lokalizacji

System DMS w Twojej Lokalizacji

System DMS softXspace365 działa w 100% online – wdrażamy zdalnie w całej Polsce bez względu na lokalizację Twojej firmy.

Szybkie wdrożenie online:
Cały proces – od konfiguracji, przez migrację dokumentów, po szkolenie zespołu – realizujemy zdalnie. Bez konieczności wizyt on-site, bez przestojów w pracy firmy.

Obsługujemy firmy w całej Polsce:
DMS Warszawa, DMS Poznań, DMS Katowice, Kraków, Wrocław, Gdańsk, Łódź i każde inne miasto – wszędzie tam, gdzie masz dostęp do internetu.

Co obejmuje zdalne wdrożenie?

  • Konfiguracja systemu DMS w Twoim środowisku Microsoft 365
  • Migracja istniejących dokumentów do nowego repozytorium
  • Szkolenia online dla użytkowników i administratorów
  • Wsparcie techniczne w języku polskim
System DMS softXspace365 działa w chmurze Microsoft Azure z centrami danych w Europie. Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest w Warszawie, Katowicach czy małej miejscowości – masz dostęp do tych samych funkcji, tego samego wsparcia i tej samej jakości usługi.

Najczęściej Zadawane Pytania

Co to jest DMS? DMS (Document Management System) to system informatyczny do zarządzania dokumentami elektronicznymi w organizacji. System ECM (Enterprise Content Management) to rozszerzona wersja DMS obejmująca zarządzanie wszystkimi treściami organizacji.  Profesjonalny system DMS (nazywany również systemem EDM lub ECM) oferuje:

  • Centralne repozytorium dokumentów elektronicznych
  • Wersjonowanie dokumentów i historię zmian
  • System do obiegu dokumentów z workflow
  • Kontrolę dostępu i zarządzanie plikami
  • Przeglądarkę dokumentów online
  • Kreator dokumentów z szablonów

softXspace365 to nowoczesny system DMS zbudowany natywnie na platformie Microsoft 365 – pełna integracja z Teams, SharePoint, Outlook i aplikacjami Office.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami softXspace365 różni się od tradycyjnych rozwiązań tym, że nie wymaga przełączania między aplikacjami – praca z dokumentami odbywa się w znanym środowisku Microsoft.

System DMS cena zależy od wielu czynników. DMS cena typowo składa się z:

Model licencjonowania:

  • Per użytkownik/miesiąc (DMS SaaS, Cloud DMS)
  • Per użytkownik jednorazowo (on-premise)
  • Per wolumen dokumentów
Czynniki wpływające na cenę systemu DMS:
  • Liczba użytkowników
  • Wymagana pojemność (bezpieczne przechowywanie dokumentów)
  • Funkcjonalność (podstawowa vs. enterprise)
  • Integracje z innymi systemami
  • Poziom wsparcia i SLA
softXspace365 – model cenowy:
  • softXspace365 działa w modelu SaaS na Microsoft 365. Korzystasz z istniejących licencji Microsoft, co znacząco obniża TCO.
Skontaktuj się po indywidualną wycenę.

Jak uporządkować dokumenty w firmie? To jedno z najczęstszych pytań przed wdrożeniem systemu DMS.

Kroki do uporządkowania dokumentów:

  1. Audyt dokumentów: Zidentyfikuj gdzie są dokumenty firmy – dyski, maile, chmury osobiste. Oceń skalę problemu.
  2. Zdefiniuj strukturę: Ustal logiczny podział dokumentacji. Zarządzanie dokumentacją w firmie wymaga spójnej taksonomii.
  3. Wdróż system do elektronicznego obiegu dokumentów: Ręczne utrzymanie porządku jest niemożliwe. System zarządzania dokumentacją automatyzuje organizację.
  4. Migracja dokumentów: Procesowanie dokumentów przy migracji – OCR, klasyfikacja, nadanie metadanych.
  5. Szkolenie: Praca z dokumentami w nowym systemie wymaga przeszkolenia pracowników.
softXspace365 oferuje gotowe szablony struktur i narzędzia do migracji istniejących dokumentów. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów trwa od 2 tygodni.

Profesjonalne archiwum cyfrowe w chmurze jest zazwyczaj
bezpieczniejsze niż lokalne przechowywanie:

  • Bezpieczeństwo softXspace365:
  • Centra danych Microsoft Azure z certyfikatami ISO 27001
  • Szyfrowanie danych AES-256
  • Georeplikacja między regionami
  • SLA na poziomie 99,9%+
  • Zgodność z RODO
Archiwum elektroniczne softXspace365 na platformie
Microsoft Azure spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa
enterprise dla dokumentów elektronicznych.

Dodatkowe zabezpieczenia:

  • Multi-Factor Authentication
  • Kontrola dostępu oparta na rolach
  • Pełna ścieżka audytu
  • Automatyczne kopie zapasowe

Wdróż Profesjonalny System DMS z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak system DMS softXspace365 może uporządkować zarządzanie dokumentami w firmie i usprawnić elektroniczny obieg dokumentów. Dołącz do firm, które już wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami z softXspace365!

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami