Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego – w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Dokumenty w SharePoint i Teams, w jednym miejscu
softXspace365 przechowuje dokumenty w SharePoint Twojej firmy, a nie w osobnym systemie obok. Zespół pracuje w narzędziach, które już zna: Teams, Outlook, Word i Excel. Każda zmiana zapisuje się jako nowa wersja: widać, kto i kiedy ją wprowadził, i zawsze możesz wrócić do poprzedniej.
Dokumenty opisujesz metadanymi: typ dokumentu, strona, data, status. Dzięki temu wyszukiwanie działa także tam, gdzie struktura folderów już nie wystarcza. Prawa dostępu konfigurujesz elastycznie, aż do poziomu pojedynczego dokumentu. Masz do nich dostęp 24/7 z dowolnego urządzenia, w chmurze Microsoft 365 z kopią zapasową Azure i SLA Microsoft 365 na poziomie 99,9%.
Dokumenty Elektroniczne w Systemie DMS
Dokumenty elektroniczne w systemie DMS to nie tylko pliki PDF – to również dokumenty Word, dokumenty Excel, microsoft dokumenty wszystkich typów, a także skany, e-maile i formularze elektroniczne. Kluczowe funkcje profesjonalnego systemu DMS:
-
Centralne repozytorium dokumentów
Wszystkie dokumenty firmy w jednym miejscu – koniec z szukaniem plików. System do obiegu dokumentów centralizuje całą dokumentację organizacji
-
Wersjonowanie dokumentów
Każda zmiana dokumentu jest zapisywana. Wersjonowanie dokumentów pozwala wrócić do dowolnej poprzedniej wersji i sprawdzić, kto i kiedy wprowadził zmiany
-
Przeglądarka dokumentów
Wbudowana przeglądarka dokumentów umożliwia podgląd plików bez pobierania – dokumenty Microsoft, PDF, obrazy dostępne bezpośrednio w przeglądarce
-
Kreator dokumentów
Kreator dokumentów pozwala generować nowe dokumenty z szablonów. Automatyczne wypełnianie danymi z systemu przyspiesza pracę z dokumentami
-
Rejestracja dokumentów
Automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących. System nadaje numery, daty i przypisuje dokumenty do spraw
Umowy w Microsoft 365: rejestr, akceptacja, podpis i terminy
Umowy, aneksy, specyfikacje i załączniki trafiają do jednego katalogu, a karta kontrahenta przechowuje jego dane i historię współpracy. Ścieżkę uzgadniania ustawiasz jako sekwencyjną, równoległą lub mieszaną, a trasy, zadania i przypomnienia pojawiają się w Teams, gdzie zespół i tak pracuje.
Kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) składasz bezpośrednio w Teams, przez mSzafir lub SimplySign. Podpisywać możesz też przez Autenti, Adobe Acrobat Sign lub DocuSign. System kontroluje terminy i przypomina o przedłużeniu umowy z miesięcznym wyprzedzeniem. Uzgadnianie umowy skraca się z 2–3 tygodni do 1 godziny (dane z opisu modułu). Pełny cykl życia umowy obsługuje moduł softXspace365.Contract, który wdrożysz w 3–6 tygodni.
Procesy i akceptacje w Microsoft 365
Obieg akceptacji konfigurujesz bez programisty: zmieniasz pola, atrybuty kart i kroki procesu. softXspace365 korzysta z Power Automate, więc proces może sięgać poza same dokumenty, do innych aplikacji Microsoft 365 i systemów zewnętrznych.
softXspace365 integruje się natywnie z systemami ERP i CRM (Microsoft Dynamics 365, SAP ERP, enova365, Comarch Optima, Symfonia), a z własnymi systemami firmy łączy się przez REST API. Automatyczne powiadomienia i eskalacje pilnują, żeby dokument nie utknął u jednej osoby, a zespół widzi status każdej sprawy. O tym, jak uporządkować przepływ dokumentów między działami, piszemy na stronie obieg dokumentów w firmie.
DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft
DMS SharePoint to naturalne połączenie systemu zarządzania dokumentami z platformą Microsoft 365. softXspace365 wykorzystuje SharePoint jako fundament, rozszerzając go o zaawansowane funkcje DMS klasy enterprise.
Zalety podejścia DMS SharePoint:
- Natywna integracja z Microsoft dokumenty: Dokumenty dostępne bezpośrednio w Teams, Outlook i aplikacjach Office. Excel dokumenty, Word i PowerPoint – wszystko w jednym ekosystemie.
- Zarządzanie dokumentami online: Cloud DMS na SharePoint umożliwia zarządzanie dokumentami online z dowolnego miejsca i urządzenia. DMS SaaS eliminuje potrzebę własnej infrastruktury.
- Procesowanie dokumentów: Automatyczne procesowanie dokumentów przychodzących – OCR, klasyfikacja, routing do odpowiednich osób. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów skraca czas przetwarzania o 70%.
- Aplikacje dla firm: softXspace365 to aplikacje dla firm zbudowane na Power Platform. Natywne aplikacje dla firm Microsoft 365 zapewniają spójne doświadczenie użytkownika.
Dokumenty Word i Excel w Systemie DMS
Dokumenty Word i dokumenty Excel są natywnie obsługiwane w systemie DMS SharePoint. Użytkownicy edytują pliki bezpośrednio w przeglądarce lub w aplikacjach desktopowych Office, a system automatycznie zarządza wersjami.
Obsługiwane formaty dokumentów:
- Dokumenty Word (.docx, .doc) – edycja online i offline
- Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls) – współpraca w czasie rzeczywistym
- Dokumenty PDF – podgląd, adnotacje, konwersja
- Dokumenty Microsoft wszystkich typów
- Obrazy, multimedia, pliki CAD
Szyfrowanie Dokumentów i Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo to fundament każdego profesjonalnego systemu DMS. softXspace365 oferuje wielowarstwową ochronę dokumentów. Szyfrowanie dokumentów w softXspace365 działa na wielu poziomach:
-
Szyfrowanie dokumentów
- Szyfrowanie w spoczynku (AES-256): Bezpieczne przechowywanie dokumentów na dyskach Azure Storage
- Szyfrowanie w transmisji (TLS 1.3): Wszystkie dokumenty przesyłane przez szyfrowane połączenie
- Szyfrowanie na poziomie dokumentu: Dodatkowa ochrona dla dokumentów wrażliwych
-
Zabezpieczenie dokumentów RODO
Zabezpieczenie dokumentów RODO wymaga kompleksowego podejścia:
- Kontrola dostępu na poziomie dokumentu
- Audit trail wszystkich operacji
- Anonimizacja danych osobowych
- Prawo do bycia zapomnianym
-
Przechowywanie dokumentów przepisy
System DMS automatyzuje zgodność z przepisami o przechowywaniu dokumentów:
- Polityki retencji dla różnych typów dokumentów
- Automatyczna archiwizacja po upływie terminu
- Audyt dokumentów dla kontrolerów
- Certyfikaty ISO 27001, SOC 2
Obieg Umów i Dokumentów
Obieg umów to jeden z najczęstszych procesów automatyzowanych w systemie DMS.
softXspace365 wspiera pełny cykl życia umowy – od draftu po archiwizację.
System do elektronicznego obiegu dokumentów softXspace365 automatyzuje:
- Obieg umów – wieloetapowe zatwierdzanie, negocjacje, podpisywanie
- Karta obiegu dokumentów – automatycznie generowana historia przepływu
- Proces obiegu dokumentów – konfigurowalne ścieżki zatwierdzania
- Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – szybkie uruchomienie standardowych procesów
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:
- Skrócenie czasu zatwierdzania z dni do godzin
- Pełna transparentność statusu dokumentu
- Automatyczne powiadomienia i eskalacje
- Eliminacja błędów przy ręcznym przekazywaniu
Integracje Systemu DMS
Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami integrują się z ekosystemem IT organizacji. Dzięki natywnej integracji z Microsoft 365, system DMS softXspace365 nie wymaga złożonych projektów integracyjnych. softXspace365 – integracje:
-
Microsoft 365 (natywne)
- SharePoint – przechowywanie dokumentów
- Teams – współpraca, Microsoft dokumenty
- Outlook – rejestracja dokumentów z poczty
- Power Automate – zarządzanie obiegiem dokumentów
- Power BI – analityka dokumentów
-
Formaty dokumentów
- Dokumenty Word (.docx, .doc)
- Dokumenty Excel / Excel dokumenty (.xlsx, .xls)
- Dokumenty elektroniczne wszystkich typów
- PDF, obrazy, multimedia
-
Systemy biznesowe
- ERP (SAP, Dynamics, Comarch)
- CRM (Dynamics 365, Salesforce)
- Aplikacje dla firm branżowe
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż Profesjonalny System DMS z softXspace365
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak system DMS softXspace365 może uporządkować zarządzanie dokumentami w firmie i usprawnić elektroniczny obieg dokumentów. Dołącz do firm, które już wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami z softXspace365!
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
In the digital world, manual document management can be time-consuming, error-prone, and expensive.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
