Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest Digitalizacja Dokumentów?
Digitalizacja dokumentów co to? Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania papierowych archiwów i plików analogowych w cyfrowe, strukturalne dane dostępne w systemach IT. Obejmuje skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR), klasyfikację i indeksowanie — efekt: wyszukiwalne archiwum elektroniczne i podstawa do automatyzacji procesów.
Cyfryzacja obiegu dokumentów wykracza poza samo skanowanie — łączy OCR z workflow, DMS i integracjami ERP. Digitalizacja firmy (digitalizacja biznesu) to strategia obejmująca przejście na elektroniczne obiegi dokumentów, e-faktury KSeF i systemy DMS.
Etapy Digitalizacji Dokumentów
Cztery kluczowe etapy procesu digitalizacji – od skanera po gotowe archiwum elektroniczne.
-
Skanowanie
Skanowanie dokumentów w wysokiej rozdzielczości — skanery rolkowe, płaskie, mobilne (telefon). JPG, PDF/A, TIFF dla archiwum.
-
OCR i rozpoznawanie
OCR rozpoznaje tekst z obrazów — litery, cyfry, tabele. Nowoczesne silniki AI radzą sobie z rękopisami, pieczątkami i formularzami.
-
Klasyfikacja i indeksowanie
AI rozpoznaje typ dokumentu (faktura, umowa, wniosek) i wyciąga metadane (NIP, data, kwota). Automatyczny routing do odpowiedniego folderu.
-
Archiwum elektroniczne
Dokumenty trafiają do bezpiecznego archiwum w Microsoft 365 / SharePoint z wyszukiwaniem pełnotekstowym, wersjonowaniem i uprawnieniami.
OCR – Rozpoznawanie Tekstu
OCR jak działa? OCR (Optical Character Recognition) to technologia automatycznego rozpoznawania tekstu z obrazów — skanów dokumentów, zdjęć, PDF-ów. OCR rozpoznawanie tekstu łączy analizę obrazu z modelami językowymi AI — silnik wykrywa linie, słowa, znaki i przekształca je w edytowalny tekst.
Nowoczesne systemy OCR (Azure AI Document Intelligence, Google Cloud Vision, Tesseract) osiągają 99%+ skuteczności dla wydruków komputerowych i 95%+ dla wysokiej jakości skanów. Rozpoznawanie dokumentów to szerszy proces — OCR plus klasyfikacja typu dokumentu (faktura, umowa, wniosek) plus ekstrakcja danych strukturalnych (NIP, data, kwota).
Funkcje OCR w Biznesie
Pięć kluczowych zastosowań OCR w cyfryzacji procesów firmowych.
-
OCR faktur (KSeF)
Automatyczne wyciąganie danych z faktur — sprzedawca, NIP, numer, kwota, pozycje. Walidacja i eksport do ERP. Integracja z obiegiem faktur KSeF.
-
OCR umów i dokumentów prawnych
Ekstrakcja klauzul, stron umowy, terminów wygaśnięcia. Automatyczna klasyfikacja typów umów (najem, kupno, NDA, HR).
-
OCR formularzy i wniosków
Rozpoznanie pól formularza, ekstrakcja danych klienta, wniosków HR, reklamacji. Zamiana papieru na strukturalne dane w bazie.
-
OCR dokumentów tożsamości
Rozpoznawanie paszportów, dowodów osobistych, certyfikatów. Kluczowe dla onboardingu klientów i compliance KYC/AML.
-
OCR rękopisów i notatek
Nowoczesne modele AI rozpoznają pisma odręczne, notatki ze spotkań, formularze wypełniane ręcznie. Przydatne w archiwizacji historycznej.
Skanowanie Dokumentów
Skanowanie dokumentów to pierwszy etap digitalizacji — przekształcenie papieru w obraz cyfrowy. Dokumenty word mogą powstawać bezpośrednio w formie elektronicznej, ale archiwa istniejące jako papier wymagają skanowania. Skanery mogą być płaskie (A4, A3), rolkowe (masowe archiwum), mobilne (kamera telefonu).
Parametry skanowania dla archiwum prawnie wiążącego: rozdzielczość 300 DPI dla czarno-białego tekstu, 600 DPI dla dokumentów z pieczątkami i podpisami, format PDF/A (zgodny z ISO 19005 dla długoterminowego archiwum). Integracja skanera z microsoft 365 przez Universal Print lub SharePoint Import.
Sposoby Skanowania Dokumentów
Cztery podejścia do skanowania dokumentów w firmie – od wolumenowego po mobilne.
-
Masowe skanowanie rolkowe
Skanery produkcyjne — 100+ stron na minutę, dwustronne, automatyczny podajnik. Dla dużych archiwów historycznych i projektów digitalizacji.
-
Skanery płaskie i MFP
Urządzenia wielofunkcyjne w biurze — skanowanie na żądanie, integracja z SharePoint, Email-to-folder. Codzienna digitalizacja.
-
Skanowanie mobilne
Aplikacje Microsoft Lens, Office Mobile — kamera telefonu + AI crop + OCR. Faktura od kuriera od razu w systemie.
-
Skanowanie zewnętrzne (outsourcing)
Firmy specjalistyczne dla masowej digitalizacji historycznej. Skanowanie, OCR, import do Microsoft 365 jako projekt jednorazowy.
Digitalizacja w softXspace365
platforma DMS z OCR integruje OCR z DMS, workflow i archiwum w jedną platformę — nie trzeba łączyć osobnych systemów skanowania, rozpoznawania i przechowywania. Cyfryzacja obiegu dokumentów z OCR staje się jednym procesem: dokument trafia do systemu, AI klasyfikuje i rozpoznaje dane, workflow uruchamia akceptacje, archiwum zapisuje wersję końcową.
Platforma korzysta z Azure AI Document Intelligence — silnika OCR premium-class Microsoft. Natywna integracja z elektronicznym obiegiem dokumentów, KSeF i CLM.
Gotowe Rozwiązania OCR w softXspace365
Pięć gotowych scenariuszy OCR dostarczanych w ramach platformy softXspace365 — bez konfiguracji od zera.
-
OCR faktur z KSeF
Skan → OCR → klasyfikacja → walidacja NIP i KSeF → routing do księgowości. Średnio 90% faktur przetwarzanych bez ręcznej interwencji.
-
OCR umów i klauzul
Skan umowy → ekstrakcja stron, terminów, klauzul specjalnych. Automatyczna aktualizacja rejestru umów CLM.
-
OCR dokumentów HR
Wnioski urlopowe, delegacje, zaświadczenia — OCR + klasyfikacja + integracja z systemem kadrowym.
-
OCR wniosków klienckich
Wnioski, reklamacje, formularze od klientów — OCR + routing do CRM + workflow odpowiedzi.
-
Archiwum cyfrowe
Masowa digitalizacja archiwum historycznego — OCR + klasyfikacja + import do SharePoint z pełnotekstowym wyszukiwaniem.
Wdrożenie Digitalizacji i OCR
Wdrożenie digitalizacji dokumentów z softXspace365 to gotowy pakiet — od konfiguracji skanerów po uruchomienie OCR i workflow. Microsoft Partner z 25+ lat doświadczenia, 250+ projektami w Polsce i Europie Środkowej. Typowy czas wdrożenia: 4-8 tygodni dla pełnego pakietu OCR+DMS.
Zaufali nam liderzy sektorów agro (Risoil, KERNEL), FMCG, bankowości i administracji publicznej. Projekty zgodne z RODO, ISO 27001 i wymaganiami archiwizacji prawnie wiążącej (PDF/A, e-doręczenia).
Zakres Wdrożenia Digitalizacji
Pięć etapów wdrożenia digitalizacji dokumentów i OCR — od analizy po szkolenia.
-
Audyt archiwum
Inwentaryzacja papieru, klasyfikacja dokumentów, priorytetyzacja digitalizacji. Plan migracji i harmonogram.
-
Konfiguracja OCR i klasyfikacji
Tuning silnika Azure Document Intelligence, modele dla faktur, umów, wniosków. Walidacja skuteczności.
-
Integracja ze skanerami
Konfiguracja MFP, Universal Print, Microsoft Lens. Skanowanie z biura, z telefonu, z outsourcingu.
-
Workflow i archiwum
Konfiguracja obiegów dokumentów, archiwum SharePoint, wyszukiwania pełnotekstowego, uprawnień RBAC.
-
Szkolenia i wsparcie
Warsztaty dla pracowników biurowych i administratorów. Dokumentacja, video tutoriale, helpdesk.
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij Digitalizację Dokumentów
Pokażemy demo OCR faktur KSeF i klasyfikacji dokumentów AI. 30 minut z konsultantem Microsoft Partner.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
