Webinar: Übergang zum elektronischen Dokumentenumlauf

03 November 2023

Am 2. November 2021 führte soft Xpansion sein erstes Webinar für den öffentlichen Sektor durch — mit Unterstützung der Vereinigung kleiner Städte der Ukraine (Asotsiatsia malykh mist Ukrainy) zum Thema „Wie kann man schnell und komfortabel vom papierbasierten zum elektronischen Dokumentenumlauf wechseln?". Ziel war es, Kommunalverwaltungen und Gemeinden eine praxisnahe Einführung in moderne Dokumentenmanagement-Systeme zu geben.

Referenten und Inhalte

Oleh Pidenko und Andrii Prosiekov berichteten über die Erfahrungen mit der Einführung moderner IT-Lösungen im öffentlichen Sektor, typische Probleme bei der Dokumentenarbeit in Organen der lokalen Selbstverwaltung (ОМС) und deren Lösungen. Die Referenten demonstrierten die Vorteile und Entwicklungsperspektiven der Lösung softXspace Government — aufgebaut auf der Open-Source-Plattform Alfresco Community Edition.

Automatisierte Prozesse mit softXspace Government

Die Lösung sorgt für transparente, kontrollierte und steuerbare automatisierte Prozesse:

Eingehende und ausgehende Dokumente
Interne Korrespondenz
Anweisungen, Verfügungen und Beschlüsse
Sitzungsprotokolle und Entscheidungen
Aufbau eines elektronischen Dokumentenarchivs
Kontrolle der Dokumentenausführung
Personalverwaltung

Funktionale Möglichkeiten und Integration

Resolutionen, Aufgaben, Delegation und Ausführungskontrolle
E-Mail-Benachrichtigungen über Ereignisse und Aufgaben
Gleichzeitige Dokumentenbearbeitung direkt im System
Scan-Modul mit QR- und Barcode-Erkennung
Event-Kalender und Volltextsuche
Qualifizierte elektronische Signatur (ЕЦП/КЕП / QES)
Rollen- und Sicherheitsmodell
Arbeit mit Dokumentenvorlagen
REST-API-Integration mit internen/externen Portalen und Fachsystemen

Vorteile der Plattform

Basis: Alfresco Community Edition — Open-Source
Betrieb auf einem vollständig kostenlosen Stack möglich (OS, DBMS, App- und Such-Server)
Minimale Anforderungen an die Server-Infrastruktur
Sehr hohe Geschwindigkeit — Kernoperationen in bis zu 2 Sekunden
Garantiestufe Г2, Konformität mit ДСТУ-4145-2002
Möglichkeit des Aufbaus eines KSZI (Komplexes Informationsschutzsystem)

Spezialangebot für Gemeinden

Ziel des Webinars war auch die Präsentation eines Spezialangebots von soft Xpansion für ukrainische Gemeinden: die Einführung eines typischen Funktionsumfangs mit einem geringen Projektbudget. Dank Alfresco Community Edition und Konfiguration über die LowCode-Plattform können auch kleine Kommunen digitale Dokumentenprozesse realisieren, ohne hohe Lizenz- und Infrastrukturkosten tragen zu müssen. Praxisbeispiele aus dem Ministerium für digitale Transformation zeigen den konkreten Mehrwert.

Wir danken allen Teilnehmern und der Vereinigung kleiner Städte der Ukraine für das positive Feedback. Die Aufzeichnung des Webinars ist auf unserem YouTube-Kanal verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Alfresco Community Edition?

Alfresco Community Edition ist eine kostenlose Open-Source-Plattform für Enterprise Content Management (ECM). Auf ihrer Basis baut soft Xpansion die Lösung softXspace Government auf — mit voll integrierten Workflows, elektronischer Signatur, Archivierung und Rollenmanagement für den öffentlichen Sektor der Ukraine.

Was ist KSZI und warum ist es wichtig?

KSZI (Komplexes Informationsschutzsystem) ist eine gesetzliche Anforderung für staatliche Einrichtungen in der Ukraine. Es gewährleistet den Datenschutz gemäß ДСТУ-Normen. softXspace Government unterstützt den Aufbau eines KSZI mit Garantiestufe Г2 und Kryptografie nach ДСТУ-4145-2002.

Wie hoch sind die Kosten für softXspace Government in einer Gemeinde?

Für Gemeinden bietet soft Xpansion ein Spezialpaket mit typischem Funktionsumfang bei minimalem Projektbudget. Die Lösung läuft auf einem vollständig kostenlosen Software-Stack (Linux, PostgreSQL, Apache, Solr) — dadurch entfallen Lizenzkosten für Kern-Infrastruktur. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.