Weltweiter Tag ohne Papier — digital mit EDMS
19 November 2021
Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter täglich 40 Blatt Papier verbraucht? Das sind über 10.000 Blatt pro Jahr — und ein erheblicher Anteil davon landet im Müll, oft schon nach einmaligem Gebrauch. Der Weltweite Tag ohne Papier erinnert uns daran, den Papierverbrauch zu reduzieren und digitale Alternativen zu nutzen.
Was ist der Weltweite Tag ohne Papier?
Der Weltweite Tag ohne Papier (World Paper Free Day) wird jährlich am vierten Donnerstag im Oktober begangen. Die Initiative wurde von der Association for Intelligent Information Management (AIIM) ins Leben gerufen und fordert Unternehmen und Organisationen auf, den Einsatz von Papier in ihren Arbeitsabläufen zu überdenken und den Übergang zu digitalen Dokumentenprozessen zu beschleunigen. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur Umweltschutz, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen.
Die wahren Kosten papierbasierter Dokumentenverwaltung
Papierbasierte Prozesse verursachen in Unternehmen erhebliche verdeckte Kosten:
- Druckkosten — Papier, Toner, Wartung und Strom für Drucker summieren sich auf Tausende Euro jährlich
- Lagerkosten — physische Archive benötigen Bürofläche, die alternativ produktiv genutzt werden könnte
- Zeitverlust — Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten
- Fehleranfälligkeit — manuelle Dateneingabe und papierbasierte Freigabeprozesse sind fehleranfällig
- Compliance-Risiken — fehlende Versionskontrolle und unvollständige Prüfpfade bei Papierarchiven
- Umweltbelastung — die Papierproduktion ist einer der größten industriellen Wasserverbraucher weltweit
Wie elektronisches Dokumentenmanagement diese Probleme löst
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) eliminiert papierbasierte Prozesse und bietet:
- Zentrales digitales Archiv — alle Dokumente an einem Ort mit elektronischer Archivierung, Volltextsuche und sofortigem Zugriff
- Automatisierte Workflows — softXspace automatisiert Dokumentenrouting, Freigabeprozesse und Benachrichtigungen
- Digitale Signaturen — qualifizierte elektronische Signaturen (QES) ersetzen handschriftliche Unterschriften
- Vertragsmanagement — digitaler Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung
- Compliance und Prüfpfad — lückenlose Dokumentation aller Aktionen für Audit-Sicherheit
Die softXspace-Plattform bietet LowCode/NoCode-Tools, mit denen Unternehmen ihre Dokumentenprozesse ohne Programmierung digitalisieren können.
Papierloses Büro mit Microsoft 365
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, bietet softXspace365 eine sofort einsatzbereite Lösung für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung — direkt in Teams, SharePoint und Power Platform. Die Kombination aus softXspace365 und Microsoft-Technologien ermöglicht einen schnellen Übergang zum papierlosen Büro — Go-Live in nur 7 Tagen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Weltweite Tag ohne Papier?
Der Weltweite Tag ohne Papier wird jährlich am vierten Donnerstag im Oktober begangen. Er ruft Unternehmen und Organisationen auf, den Papierverbrauch zu reduzieren und den Übergang zu digitalen Dokumentenprozessen zu beschleunigen.
Wie viel können Unternehmen durch papierloses Dokumentenmanagement einsparen?
Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse bis zu 60 % der Dokumentenverwaltungskosten einsparen können — durch Wegfall von Druck-, Lager- und Versandkosten sowie deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten.
Welche Werkzeuge bietet soft Xpansion für das papierlose Büro?
soft Xpansion bietet die softXspace-Plattform (LowCode/NoCode DMS) und softXspace365 (Microsoft 365-native Lösung) für Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, elektronische Archivierung und Prozessautomatisierung.
Werden Sie Teil der papierlosen Bewegung
Wir sind stolz, dass unsere Systeme für elektronisches Dokumentenmanagement, elektronische Archive und Prozessautomatisierung bereits helfen, natürliche Ressourcen zu schützen — in den Branchen Banking, Fertigung, öffentlicher Sektor und Agribusiness.
Nutzen Sie den Weltweiten Tag ohne Papier als Anlass, Ihre Dokumentenprozesse zu überdenken. Ob mit softXspace oder softXspace365 — soft Xpansion unterstützt Sie beim Übergang zum papierlosen Büro.
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