Міжнародний день без паперу
06 листопада 2021
Чи знали ви, що пересічний офісний працівник щодня використовує близько 40 аркушів паперу, з яких приблизно половина стає відходами? На жаль, багато підприємств досі використовують традиційні системи зберігання документів, що потребують багато простору, спеціального обладнання та дороговартісного обслуговування.
Що таке Міжнародний день без паперу?
Міжнародний день без паперу — це щорічна світова кампанія, спрямована на зменшення обсягів паперу, який люди використовують у професійній та особистій діяльності. Кампанія, ініційована Міжнародною асоціацією інтелектуального управління інформацією (AIIM), привертає увагу до надмірного споживання паперу та поширює переваги сучасних безпаперових технологій. У цей день підприємства, державні установи та громадяни закликаються хоча б на один день повністю відмовитися від паперу.
Реальна вартість паперового документообігу
Для бізнесу паперові процеси створюють приховані витрати, що накопичуються з часом:
- Витрати на зберігання — фізичні архіви потребують спеціального простору, клімат-контролю та безпеки
- Витрати на друк — папір, тонер, обслуговування принтерів, електроенергія
- Витрачений час — пошук документів у шафах займає 5–15 хвилин на документ
- Ризик втрати — паперові документи можуть постраждати від пожежі, затоплення або просто загубитися
- Відповідність вимогам — ведення аудиторських записів і контроль доступу для паперових документів є трудомістким
- Екологічний вплив — пересічний офіс генерує 1,5 тонни паперових відходів на рік
Як електронний документообіг вирішує ці проблеми
Перехід до електронного документообігу та відмова від паперових документів допомагає компаніям та державним установам економити місце та кошти, підвищувати продуктивність співробітників, спрощувати обмін та забезпечувати безпеку інформації.
Платформа softXspace Business від soft Xpansion дозволяє організаціям повністю перейти на безпаперовий документообіг:
- Генерація документів за шаблонами — створення договорів, рахунків та актів за лічені хвилини
- Автоматизовані маршрути погодження — цифрова маршрутизація замість збору підписів на папері
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — юридично значущі документи без паперу
- Безпечний електронний архів — доступ до документів 24/7 з будь-якого пристрою
- Інтеграція з ERP та CRM — автоматичний обмін даними між системами
Безпаперовий офіс у Microsoft 365
Для організацій, які вже використовують Microsoft 365, soft Xpansion пропонує softXspace365 — інструменти для документообігу та автоматизації процесів, вбудовані в екосистему Microsoft. Команди можуть створювати, погоджувати, підписувати та архівувати документи без єдиного аркуша паперу — все у звичному середовищі Microsoft.
Найчастіші запитання
Що таке Міжнародний день без паперу?
Щорічна кампанія з підвищення обізнаності, що заохочує організації зменшити споживання паперу шляхом впровадження систем електронного документообігу. Вона підкреслює екологічні, фінансові та операційні переваги безпаперової роботи.
Скільки може зекономити компанія, відмовившись від паперу?
Організації зазвичай скорочують витрати на обробку документів на 40–60% після впровадження електронного документообігу. Додаткова економія — за рахунок ліквідації витрат на зберігання, зменшення витрат на друк та прискорення пошуку документів.
Які інструменти soft Xpansion пропонує для безпаперового офісу?
Платформу softXspace для документообігу та softXspace365 для Microsoft 365 — документообіг, управління договорами, електронний архів, КЕП та автоматизовані маршрути погодження.
Ми пишаємося тим, що наші системи електронного документообігу, електронні архіви та системи автоматизації бізнес-процесів вже допомагають зберігати природні ресурси та довкілля.
Екосвідомі підприємства та держава обирають безпаперове життя, зелену планету та soft Xpansion!
Зв'яжіться з нами для консультації щодо переходу на електронний документообіг.
