System zarządzania umowami — Risoil S.A.

Uporządkowanie procesu prowadzenia działalności kontraktowej przedsiębiorstwa. Automatyzacja obejmuje wszystkie kluczowe działania i etapy procesu kontraktowego - od weryfikacji i akredytacji kontrahenta, zainicjowania projektu umowy, jej zatwierdzenia i podpisania, po monitorowanie realizacji zobowiązań kontraktowych z automatycznymi przypomnieniami o przedłużeniu lub zamknięciu

Funkcjonalność

Pozwala zautomatyzować procesy utrzymywania dokumentów związanych z umowami (umowa, umowa dodatkowa, specyfikacja, akt, załącznik itp.)
Prowadzenie katalogu kontrahentów, proces weryfikacji i akredytacji kontrahenta. Wsparcie dla akredytacji w kilku kategoriach
Integracja z usługami online YouControl w celu weryfikacji kontrahenta i automatycznego otrzymywania danych o nim
Automatyczne przypomnienie o ponownej akredytacji kontrahenta
Wsparcie dla standardowych i niestandardowych szablonów dokumentów umownych oraz ścieżek ich zatwierdzania/podpisywania
Automatyczne określanie ścieżki dokumentu w zależności od rodzaju umowy, kwoty, waluty lub innych warunków
Automatyczne generowanie i wypełnianie szablonów dokumentów umownych DOCX, XLSX na podstawie danych zawartych w karcie dokumentu
Możliwość ręcznej edycji bloków dostępnych do edycji w wygenerowanych dokumentach
Dostępność konstruktora zatwierdzeń, który umożliwia tworzenie ścieżek zatwierdzeń z dowolną liczbą etapów i zatwierdzających oraz zapisywanie ścieżek do dalszego wykorzystania
Możliwość "zdalnego" (poza biurem) wykonywania funkcji zatwierdzania i obsługi dokumentów umownych
Wsparcie dla wspólnej, jednoczesnej edycji dokumentu przez zatwierdzających, dodawania komentarzy i dołączania dodatkowych plików w trakcie procesu zatwierdzania
Możliwość edycji dokumentów online z wykorzystaniem Office 365
Zapisywanie wszystkich działań w historii dokumentu, kontrola nad wersjonowaniem i rewizjami dokumentów
Szybkie wyszukiwanie dokumentów w systemie po różnych atrybutach
Śledzenie statusu, terminu i postępu realizacji zobowiązań umownych, z funkcją przypomnienia

Wyniki wdrożenia

Skrócenie czasu na przygotowanie i zatwierdzenie pakietu dokumentacji umownej
Uproszczenie interakcji pomiędzy pracownikami różnych działów w procesie pracy z umowami
Usystematyzowanie i sklasyfikowanie wszystkich działań umownych organizacji
Eliminacja błędów związanych z przeglądaniem nieaktualnych wersji dokumentów oraz utratą dokumentów dzięki możliwości śledzenia ich ruchu
Znaczna redukcja czasu poświęcanego na poszukiwanie dokumentów, optymalizacja czasu pracy pracowników

Powiązane case studies: Zarządzanie negocjacjami umów — UKRSIBBANK, System zarządzania dokumentami — Shakhivska Community, Automatyzacja procesów biznesowych — Metinvest, System ankiet pracowniczych — Logit Management Consulting, System zarządzania dokumentami — Bank Portal.