System zarządzania dokumentami — Shakhivska Community

Elektroniczny system zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także spotkania osobiste i wydarzenia w społeczności. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu

Funkcjonalność 

  • Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji 
  • Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów 
  • Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp. 
  • Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów 
  • Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu 
  • Konstruktor ścieżek do zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej 
  • Wsparcie dla szablonów dokumentów i współpracy nad projektem dokumentu 
  • Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
  • Moduł HR 
  • Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp. 
  • Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
  • Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
  • Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów 

Wyniki wdrożenia 

  • Zautomatyzowano procesy pracy kancelarii głównej 
  • Skrócono czas przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał) 
  • Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami 
  • Poprawa dyscypliny pracy pracowników

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm, zarządzanie dokumentami dla Baltic City Council, administrative services center auto — Mariupol City Cou, automatyzacja procesów dla Naftogaz, system ECM dla Kernel.

Shakhivska Amalgamated Territorial Community | Case Studies | soft Xpansion
Strona internetowa

  • shahivska-gromada.gov.ua 

Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Podobne przypadki

Ministry of Energy | Case Study | soft Xpansion
Document Management System — Ministry of Energy

Wrzesień, 2022

The electronic document management system includes management and administrative functions, as well as classical document management, which allows to automate outgoing, incoming, internal, and regulatory documents

Poznaj więcej
Association of ATCs | Case Study | soft Xpansion
Document Management System — Association of ATCs

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents, as well as personal reception and events in the organization. The project implements an individual process for each type of document, as well as possibility of batch processing

Poznaj więcej
Energodar City Council | Case Study | soft Xpansion
Document Management System — Energodar City Council

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents, as well as personal reception and events in the community, and also provides integration with the System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEI EB). The project implements an individual process for each type of document 

Poznaj więcej