Automatyzacja procesów komisji przetargowej — Naftogaz Group

Rozwiązanie ma za zadanie zautomatyzować i zoptymalizować obieg dokumentów organu kolegialnego spółki - Komisji Przetargowej, w celu zapewnienia wygodnego i szybkiego formowania spraw do rozpatrzenia, organizowania posiedzeń organu kolegialnego oraz monitorowania realizacji jego decyzji

Funkcjonalności

Konto osobiste użytkownika to jednolity korporacyjny standard prezentacji informacji z centralnym dostępem do wszystkich funkcji systemu:

moje zadania - rejestr bieżących zadań użytkownika
rejestr spraw
rejestr spotkań
rejestr zleceń

Jednolita logika przedstawiania informacji: karty, zadania, elementy business intelligence tego samego typu
Cienki klient: do pracy z systemem wystarczy przeglądarka internetowa, nowoczesny projekt adaptacyjny, przeglądanie i edycja dokumentów bezpośrednio w przeglądarce internetowej
Automatyzacja procedury składania wniosków (spraw) do Komisji Przetargowej: kontrola spraw, zatwierdzanie, rozpatrywanie, podpisywanie protokołu z wykorzystaniem QES
Automatyzacja procedury obsługi spotkań: planowanie spotkania, dodawanie spraw, rozpatrywanie spraw ze spotkań przez członków komisji przetargowej
Automatyzacja przetwarzania zleceń, kontrola ich realizacji
Automatyczne generowanie protokołu z narad na podstawie szablonu, wyświetlanie w protokole informacji o QES sygnatariuszy
Automatyczne określanie kworum i przetwarzanie wyników głosowań
Elastyczna konfiguracja powiadomień dla użytkowników systemu o konieczności podjęcia określonych decyzji lub nadchodzących wydarzeniach
Wyszukiwanie atrybutów według kryteriów, wyszukiwanie z wykorzystaniem operatorów logicznych, zapisywanie szablonów wyszukiwania do dalszego wykorzystania
Zarządzanie szablonami standardowych pytań, alertów, instrukcji do zadań, formularzy dokumentów drukowanych
Konfigurowanie katalogów, masek numerów rejestracyjnych, przypisywanie użytkowników do ról
Rejestr audytu działań użytkowników w systemie

Wyniki wdrożenia

Zorganizowanie online procesu przeprowadzenia spotkania Komisji Przetargowej od przygotowania dokumentów do podpisania (z wykorzystaniem QES) protokołów
Oszczędność czasu pracy dzięki pełnej automatyzacji kluczowych procesów, co pozwoliło skrócić czas na zatwierdzanie, podpisywanie, wyszukiwanie dokumentów i uwolnić czas pracowników na inne priorytetowe zadania
Kontrola wersji dokumentów - pracownicy pracują z najnowszą wersją, a narzędzia współpracy dają możliwość jednoczesnej edycji dokumentów
Zmniejszone ryzyko utraty dokumentów lub ujawnienia poufnych informacji dzięki niezawodnemu i bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów i informacji w systemie
Uproszczona organizacja pracy pracowników - do rozpoczęcia pracy wymagana jest jedynie przeglądarka internetowa (cienki klient)
Poprawa dyscypliny pracy

Powiązane studia przypadków: automatyzacja procesów dla Metinvest, administrative services center auto — Mariupol City Cou, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank, zarządzanie dokumentami dla Niva Pereyaslavshchiny, usługa e-petycji dla Eastern Europe Foundation.