Automatyzacja procesów komisji przetargowej – Naftogaz Group

Funkcjonalności 

• Konto osobiste użytkownika to jednolity korporacyjny standard prezentacji informacji z centralnym dostępem do wszystkich funkcji systemu: 

1. moje zadania – rejestr bieżących zadań użytkownika 
2. rejestr spraw 
3. rejestr spotkań 
4. rejestr zleceń 

• Jednolita logika przedstawiania informacji: karty, zadania, elementy business intelligence tego samego typu 
• Cienki klient: do pracy z systemem wystarczy przeglądarka internetowa, nowoczesny projekt adaptacyjny, przeglądanie i edycja dokumentów bezpośrednio w przeglądarce internetowej 
• Automatyzacja procedury składania wniosków (spraw) do Komisji Przetargowej: kontrola spraw, zatwierdzanie, rozpatrywanie, podpisywanie protokołu z wykorzystaniem QES 
• Automatyzacja procedury obsługi spotkań: planowanie spotkania, dodawanie spraw, rozpatrywanie spraw ze spotkań przez członków komisji przetargowej 
• Automatyzacja przetwarzania zleceń, kontrola ich realizacji 
• Automatyczne generowanie protokołu z narad na podstawie szablonu, wyświetlanie w protokole informacji o QES sygnatariuszy 
• Automatyczne określanie kworum i przetwarzanie wyników głosowań 
• Elastyczna konfiguracja powiadomień dla użytkowników systemu o konieczności podjęcia określonych decyzji lub nadchodzących wydarzeniach 
• Wyszukiwanie atrybutów według kryteriów, wyszukiwanie z wykorzystaniem operatorów logicznych, zapisywanie szablonów wyszukiwania do dalszego wykorzystania 
• Zarządzanie szablonami standardowych pytań, alertów, instrukcji do zadań, formularzy dokumentów drukowanych 
• Konfigurowanie katalogów, masek numerów rejestracyjnych, przypisywanie użytkowników do ról 
• Rejestr audytu działań użytkowników w systemie 

Wyniki wdrożenia 

• Zorganizowanie online procesu przeprowadzenia spotkania Komisji Przetargowej od przygotowania dokumentów do podpisania (z wykorzystaniem QES) protokołów 
• Oszczędność czasu pracy dzięki pełnej automatyzacji kluczowych procesów, co pozwoliło skrócić czas na zatwierdzanie, podpisywanie, wyszukiwanie dokumentów i uwolnić czas pracowników na inne priorytetowe zadania 
• Kontrola wersji dokumentów – pracownicy pracują z najnowszą wersją, a narzędzia współpracy dają możliwość jednoczesnej edycji dokumentów 
• Zmniejszone ryzyko utraty dokumentów lub ujawnienia poufnych informacji dzięki niezawodnemu i bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów i informacji w systemie 
• Uproszczona organizacja pracy pracowników – do rozpoczęcia pracy wymagana jest jedynie przeglądarka internetowa (cienki klient) 
• Poprawa dyscypliny pracy

Powiązane studia przypadków: automatyzacja procesów dla Metinvest, administrative services center auto – Mariupol City Cou, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank, zarządzanie dokumentami dla Niva Pereyaslavshchiny, usługa e-petycji dla Eastern Europe Foundation.