System zarządzania dokumentami — Baltic City Council

Elektroniczny system zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także osobiste spotkania i wydarzenia w społeczności. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu

Funkcjonalność

Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, prowadzenie szablonów dokumentów
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów
Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
Konstruktor ścieżek do zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej
Wsparcie dla szablonów dokumentów i współpracy nad projektem dokumentu
Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
Moduł HR
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp.
Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
Przetwarzanie dokumentów w grupach

Wyniki wdrożenia

Zautomatyzowano podstawowe procesy biurowe
Skrócono czas przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał)
Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami
Zwiększenie dyscypliny pracy

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Association Of Amalgamated Terr, zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz.