System zarządzania dokumentami – Baltic City Council

Funkcjonalność 

• Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji 
• Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, prowadzenie szablonów dokumentów 
• Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe i regulaminy wewnętrzne 
• Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów 
• Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu 
• Kreator ścieżek do zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej 
• Wsparcie dla szablonów dokumentów i współpracy nad projektem dokumentu 
• Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
• Moduł HR 
• Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja i przenoszenie 
• Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
• Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów 
• Przetwarzanie dokumentów w grupach 

Wyniki wdrożenia 

• Zautomatyzowano podstawowe procesy biurowe 
• Skrócono czas przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał) 
• Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami 
• Zwiększenie dyscypliny pracy

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Association Of Amalgamated Terr, zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz.