Dokumentenmanagementsystem – Shakhivska Community

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das die Verarbeitung ausgehenden, eingehender, interner und regulatorischer Dokumente sowie persönliche Vorsprachetermine und Veranstaltungen in der Shakhivska-Region automatisiert. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jeden Dokumententyp

Funktionalität 

  • Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle 
  • Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen 
  • Interne Dokumente: interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc. 
  • Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenfassung von Aufgaben und Dokumenten 
  • Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit der Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen 
  • Designer für Freigabe- und Genehmigungswege, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch 
  • Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf 
  • Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung 
  • HR-Modul 
  • Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw. 
  • Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter 
  • Dokumentenkoordination: parallel, sequenziell, gemischt 
  • Erweiterte Dokumentensuche 

Implementierungsergebnisse 

  • Automatisierung der wichtigsten Büroverwaltungsprozesse 
  • Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen) 
  • Minimierung des Fehlerrisikos bei der Arbeit mit Dokumenten 
  • Verbesserung der Leistungsdisziplin

Verwandte Fallstudien: Dokumentenmanagement für Minister Of Energy And Environm, Dokumentenmanagement für Baltic City Council, administrative services center auto – Mariupol City Cou, Prozessautomatisierung für Naftogaz, ECM-System für Kernel.

Shakhivska Amalgamated Territorial Community
Website

  • shahivska-gromada.gov.ua 

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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