Dokumentenmanagementsystem — Baltic City Council

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente sowie den persönlichen Kontakt mit den Bürgern sowie Veranstaltungen in der Kommune automatisiert. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jeden Dokumententyp 

Funktionalität

Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle
Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen
Interne Dokumente: Interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc.
Zugriff auf das persönliche Mitarbeiter-Konto: Zusammenstellung von Aufgaben und Dokumenten
Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit der Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen
Entwurf von Freigabe- und Genehmigungswegen, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch
Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung
HR-Modul
Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.
Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter
Dokumentenkoordination: parallel, sequenziell, gemischt
Erweiterte Dokumentensuche
Stapelverarbeitung von Dokumenten

Implementierungsergebnisse

Automatisierung der wichtigsten Büroverwaltungsprozesse
Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen)
Minimierung des Fehlerrisikos bei der Arbeit mit Dokumenten
Verbesserung der Leistungsdisziplin