Dokumentenmanagementsystem — Baltic City Council

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente sowie den persönlichen Kontakt mit den Bürgern sowie Veranstaltungen in der Kommune automatisiert. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jeden Dokumententyp 

Funktionalität 

  • Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle 
  • Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen 
  • Interne Dokumente: Interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc. 
  • Zugriff auf das persönliche Mitarbeiter-Konto: Zusammenstellung von Aufgaben und Dokumenten 
  • Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit der Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen 
  • Entwurf von Freigabe- und Genehmigungswegen, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch 
  • Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf 
  • Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung 
  • HR-Modul 
  • Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw. 
  • Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter 
  • Dokumentenkoordination: parallel, sequenziell, gemischt 
  • Erweiterte Dokumentensuche 
  • Stapelverarbeitung von Dokumenten   

Implementierungsergebnisse 

  • Automatisierung der wichtigsten Büroverwaltungsprozesse 
  • Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen) 
  • Minimierung des Fehlerrisikos bei der Arbeit mit Dokumenten 
  • Verbesserung der Leistungsdisziplin 

Verwandte Fallstudien: Dokumentenmanagement für Association Of Amalgamated Terr, Dokumentenmanagement für Rubizhne City Council, Dokumentenmanagement für Metinvest, Dokumentenmanagement für Cyberpolice, Dokumentenmanagement für Turbogaz.

Baltic City Council | Case Studies | soft Xpansion
Website

  • balta-rada.gov.ua

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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