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Document Management System

Das elektronische Dokumentenmanagement-System umfasst Management- und Verwaltungsfunktionen sowie die klassische Dokumentenverwaltung, die es ermöglicht, ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente zu automatisieren

Funktionalität 

  • Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Geschäftsprozessverzeichnis 
  • Bearbeitung eingehender Dokumente: 

  1. Registrierung, Überprüfung, Ausführung (Antworten-Vorbereitung), Überwachung des Durchführungsstatus 
  2. Barcode-Unterstützung 
  3. Archivierung 

  • Bearbeitung von Ausgangsdokumenten: Möglichkeit zur Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen, Freigabe und Unterzeichnung, Registrierung, Möglichkeit zum Versand über das SEI EB-System, Archivierung 
  • Interne Dokumente: Offizielle Korrespondenz, Bearbeitung von Protokollen, Aufträgen, Buchhaltung, Personaldokumenten, etc. 
  • Designer für den Freigabeweg von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt 
  • Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf 
  • Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw. 
  • Modul zum Scannen von Dokumenten direkt in das System, ohne zuvor eine gescannte Kopie auf dem PC zu speichern 
  • Attributsuche für Dokumente, einschließlich Volltextsuche (nach Dokumentinhalt) mit der Möglichkeit, Suchvorlagen für die Erstellung von Berichten zu speichern 
  • HR-Modul 
  • Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter 
  • Veranstaltungskalender mit der Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen und die für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zu buchen (Ausstattung, Hallen, Sitzungszimmer usw.) 

Implementierungsergebnisse 

  • Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Beschlussfassung) und Beschleunigung der Suche durch die Mitarbeiter 
  • Minimierung von Fehlerrisiken bei der Bearbeitung von Dokumenten 
  • Erhöhung der Ausführungsdisziplin der Mitarbeiter 
  • Kostensenkung bei Druck und Ablage von Dokumenten

Website

  • cyberpolice.gov.ua  

Branche
Produkte und Services
Land

  • Ukraine

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