Dokumentenmanagementsystem — Cyber Police

Das elektronische Dokumentenmanagement-System umfasst Management- und Verwaltungsfunktionen sowie die klassische Dokumentenverwaltung, die es ermöglicht, ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente zu automatisieren

Funktionalität

Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Geschäftsprozessverzeichnis
Bearbeitung eingehender Dokumente:

Registrierung, Überprüfung, Ausführung (Antworten-Vorbereitung), Überwachung des Durchführungsstatus
Barcode-Unterstützung
Archivierung

Bearbeitung von Ausgangsdokumenten: Möglichkeit zur Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen, Freigabe und Unterzeichnung, Registrierung, Möglichkeit zum Versand über das SEI EB-System, Archivierung
Interne Dokumente: Offizielle Korrespondenz, Bearbeitung von Protokollen, Aufträgen, Buchhaltung, Personaldokumenten, etc.
Designer für den Freigabeweg von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt
Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.
Modul zum Scannen von Dokumenten direkt in das System, ohne zuvor eine gescannte Kopie auf dem PC zu speichern
Attributsuche für Dokumente, einschließlich Volltextsuche (nach Dokumentinhalt) mit der Möglichkeit, Suchvorlagen für die Erstellung von Berichten zu speichern
HR-Modul
Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter
Veranstaltungskalender mit der Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen und die für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zu buchen (Ausstattung, Hallen, Sitzungszimmer usw.)

Implementierungsergebnisse

Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Beschlussfassung) und Beschleunigung der Suche durch die Mitarbeiter
Minimierung von Fehlerrisiken bei der Bearbeitung von Dokumenten
Erhöhung der Ausführungsdisziplin der Mitarbeiter
Kostensenkung bei Druck und Ablage von Dokumenten