System zarządzania dokumentami — Cyber Police

System elektronicznego zarządzania dokumentami obejmuje funkcje zarządcze i administracyjne, a także klasyczne zarządzanie dokumentami, które pozwala na automatyzację dokumentów wychodzących, przychodzących, wewnętrznych, regulacyjnych i prawnych

Funkcjonalność

Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych
Przetwarzanie dokumentów przychodzących:

rejestracja, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
obsługa kodów kreskowych
archiwizacja

Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów wg szablonów, zatwierdzanie i podpisywanie, rejestracja, archiwizacja
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, zarządzeń, dokumentów księgowych, kadrowych itp.
Projektant ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Obsługa szablonów dokumentów z możliwością współpracy nad projektem dokumentu
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja, archiwizacja, przekazywanie itp.
Skanowanie dokumentów bezpośrednio do systemu bez konieczności zapisywania zeskanowanej kopii na komputerze
Wyszukiwanie atrybutowe dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (wg treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych
Moduł kadrowy
Wymiana pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Kalendarz wydarzeń z możliwością planowania wydarzeń i rezerwowania niezbędnych zasobów do ich realizacji (sprzęt, sale konferencyjne itp.)

Wyniki wdrożenia

Skrócony czas przetwarzania (przygotowanie, zatwierdzenie, podpisanie, wykonanie uchwały) i poszukiwania dokumentów przez pracowników
Minimalizacja ryzyka popełnienia błędów podczas pracy z dokumentami
Poprawa dyscypliny wykonawczej pracowników
Zmniejszenie kosztów drukowania i przechowywania dokumentów

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Globus Bank, zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Shakhivska Amalgamated Territor, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz, zarządzanie dokumentami dla Association Of Amalgamated Terr.